Kısaca: Beyanname dönemi telefon yoğunluğunu, büronuzun aramalarını açan bir yapay zekâ telefon asistanıyla yönetebilirsiniz. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramaları birlikte karşılar ve sık soruları sizin yazdığınız bilgi bankasından cevaplar. Bilmediği konuda kesin bilgi veremediğini söyler, arayan isterse geri arama talebi açar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
Beyanname dönemi telefon yoğunluğu, beyannamelerin son günlerine doğru mükelleflerin aynı saatlerde büroyu aramasıdır. Alodiyo, işletmenizin numarasına gelen aramaları açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Mali müşavirlik ve muhasebe bürolarında yoğun dönemin telefon yükünü asistana bırakıp ekibinizi beyannamelerin başında tutmak için kullanabilirsiniz.
Yazının devamında telefonun yoğun dönemde büroyu neden zorladığını, mükelleflerin hangi soruları sorduğunu ve aramaların nasıl karşılandığını anlatıyoruz. Alodiyo'yu büronuza adım adım nasıl kuracağınızı ve hangi özelliğin hangi büroya uyduğunu da gösteriyoruz.
Beyanname dönemi telefon yoğunluğu neden büroyu zorlar
Beyanname dönemi telefon yoğunluğu büroyu zorlar, çünkü telefona bakan kişi ile beyannameyi hazırlayan kişi çoğu zaman aynı kişidir. Küçük bir büroda ekip birkaç kişiden oluşur. Herkes hem ekran başındadır hem de telefona yetişmeye çalışır.
Her arama bir dikkat kesintisidir. Mali müşavir bir beyanname kontrolünün ortasında telefonu açar ve mükellefe cevap verir. Kapattığında kaldığı satırı yeniden bulmaya çalışır. Yoğun günlerde bu döngü defalarca tekrarlanır.
Telefonu açmamak da çözüm olmaz. Cevap alamayan mükellef çoğu zaman yeniden arar ya da mesaj atar. Yoğun bir günde aynı kişiyle iki kez ilgilenmiş olursunuz.
Örneğin bir muhasebe bürosu düşünün: ayın son haftası, saat 10.15. İki çalışan ekranda beyanname kontrol ediyor. Telefon çalıyor; bir kafe sahibi faturalarını nereye bırakacağını soruyor. Aynı dakikada bir kuyumcu ile bir serbest meslek sahibi de arıyor ve çalışan birini açarken diğer ikisi cevap bekliyor.
Sahnedeki büro iki şeyi aynı anda taşır: cevap bekleyen mükellefleri ve yarıda kalan beyanname kontrolünü. Yapay zekâ telefon asistanı telefonu açar, ekibinizi ekranın başında bırakır. Böylece iki yük de hafifler.
Mükellefler beyanname döneminde en çok neyi sorar
Mükelleflerin beyanname döneminde sorduğu soruların önemli bir bölümü büronuzun işleyişiyle ilgilidir ve cevabı önceden yazılabilir. Belge listesi, teslim saati ve teslim yolu her mükellefe aynı biçimde anlatılır. Bu tür sorular yapay zekâ telefon asistanının cevaplamasına uygundur.
Yoğun dönemde sık duyulan soru türleri şunlardır:
- Hangi belgeleri getirmem ya da göndermem bekleniyor?
- Belgeleri büroya hangi saatlerde bırakabilirim?
- Faturaları e-postayla mı, elden mi teslim etmeliyim?
- Büro hafta sonu açık mı?
- Mali müşavirimle ne zaman konuşabilirim?
- Beyannamem hazırlandı mı?
İlk beş soru büronuzun kurallarıyla ilgilidir. Cevabını bir kez yazarsınız, asistan her arayana aynı açıklıkla söyler. Son soru ise mükellefe özeldir ve sizin kontrolünüzü ister.
Asistanı kurarken bu ayrımı baştan yapın. Genel soruların cevapları bilgi bankasına girer. Mükellefe özel sorularda arayan isterse asistan geri arama talebi açar, ekibiniz uygun zamanda döner.
Aynı anda gelen aramalar nasıl karşılanır
Alodiyo, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramaları birlikte karşılar. Beyanname dönemi telefon yoğunluğunun en çok hissedildiği an, birkaç mükellefin aynı dakikada aramasıdır. Plan sınırınız içinde üç mükellef aynı dakikada aradığında üçü de asistanla konuşur.
Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Arayan uzun süre çalan bir telefon yerine büronuzun karşılama cümlesini duyar. Konuşma bittiğinde arama özeti panelinizde yerini alır.
Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı da artar. Büronuzun yoğunluğuna uyan planı seçersiniz. Planları ve aralarındaki farkları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Akşam ve hafta sonu gelen aramalar
Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar. Beyanname döneminde bazı mükellefler kendi işleri bittikten sonra, akşam saatlerinde arar. Sabah büroyu açtığınızda bu aramaların özetleri ve geri arama talepleri panelde sizi bekler.
Yoğun saatleri önceden görmek
Arama raporları, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini de aynı raporda bulursunuz. Bir önceki dönemin raporuna bakarak bu dönem hangi günlere hazırlanacağınızı planlarsınız.
Bilgi bankası sık soruları nasıl cevaplar
Bilgi bankası, büronuzun bilgilerini asistana öğrettiğiniz alandır ve asistan sık soruları buradaki bilgiyle cevaplar. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları buraya yazarsınız. Bilgiyi kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz.
İçeriği siz belirlersiniz. Büronuz adına söylenen her cümle sizin onayınızdan geçer. Mükellef telefonda büronuzun kendi kuralını duyar.
Bilgi bankasına neler yazılır
Beyanname dönemi için bilgi bankasına birkaç başlık eklemek iyi bir başlangıçtır. Mükellef türüne göre istenen belgelerin listesini yazın. Belge teslim yollarını, yani e-posta, elden teslim ya da kargo seçeneklerini ekleyin.
Büronun yoğun dönem çalışma saatlerini de yazın. Hafta sonu açık olduğunuz günler varsa onları belirtin. Ücretli ek hizmetleriniz varsa fiyatlarını da ekleyebilirsiniz.
Her cevabı kısa ve net yazın. Telefonda dinlenen bir cevap kısa olduğunda anlaşılır kalır. Asistan sizin yazdığınız bilgiyi arayana sade bir dille aktarır.
Bilgiyi web sitenizden aktarmak
Web sitenizde hizmetlerinizi ve sık sorulanları anlatan sayfalar varsa bu bilgiyi bilgi bankasına aktarabilirsiniz. Aktardıktan sonra beyanname dönemine özel notları ekleyin. Dönem bittiğinde bu notları güncellersiniz.
Bir akşam araması
Diyelim ki saat 21.40 ve büronuz çoktan kapandı. Bir kırtasiye sahibi dükkânını kapattıktan sonra arıyor ve yıllık beyan için hangi belgeleri getireceğini soruyor. Asistan bilgi bankanızdaki listeyi sırayla söylüyor, büronun sabah kaçta açıldığını da ekliyor.
Mükellef belgelerini teslim etmek için bir saat istiyor. Asistan telefonda randevu alıyor ve randevu Google Takvim'inize yazılıyor. Sabah takviminize baktığınızda gün içinde kimin, ne zaman geleceğini görüyorsunuz; randevu akışının ayrıntıları randevu sistemi sayfamızda yer alır.
Evrak teslimini randevuyla saatlere yaymak, mükelleflerin aynı saatte kapıya gelmesinin önüne geçmenize yardım eder. Herkes kendi saatinde gelir. Ekibiniz gelen mükellefle rahatça ilgilenir.
Asistan bilmediği bir soruda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Asistan bu kurala göre çalışır. Bilgi bankasında olmayan bir konuda tahmin yürütmek yerine durumu açıkça söyler.
Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür, arama özeti de yanında yer alır. Ekibiniz kimin, hangi konuda dönüş beklediğini tek bakışta anlar.
Mali müşavirlik bürosunda bu kural özellikle değerlidir. Mükellef "Beyannamem verildi mi?" ya da "Benim durumumda hangi indirim uygulanır?" diye sorabilir. Bu sorular mükellefe özeldir ve cevabı sizin kontrolünüzdedir; asistan konuyu not alır, cevabı uzmana bırakır.
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Geri arama talepleri de panelde yerini alır. Yoğun bir günde bir çalışanınızı öğleden sonra bu talepleri sırayla aramakla görevlendirebilirsiniz.
Alodiyo büronuzda adım adım nasıl kurulur
Alodiyo'yu büronuza panelden kendiniz kurarsınız; akış asistanı oluşturmak, bilgi bankasını doldurmak ve numaranızı bağlamaktan oluşur. Asistan sektörden bağımsız çalışır. Bilgi bankası ve talimatla mali müşavirlik bürosunun işine göre ayarlanır.
Aşağıdaki adımlar, yoğun dönem öncesinde asistanı büronuzda hazır hâle getirme sırasını gösterir:
- Panelden asistanınızı oluşturun ve karşılama cümlesini yazın; önerilen yapı büronuzun adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler.
- Bilgi bankasına belge listelerini, teslim yollarını, yoğun dönem çalışma saatlerini ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Talimata, beyannamenin durumu gibi mükellefe özel sorularda cevabı ekibinize bırakmasını yazın.
- Google Takvim'inizi bağlayın; asistanın telefonda aldığı randevular takviminize yazılır.
- Arama bitince e-posta alacak bildirim kişilerini ekleyin.
- Numaranızı bağlayın: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da asistanı mevcut santralinize veya 0850 numaranıza bağlayın.
- Kendi cep telefonunuzdan büroyu arayın, birkaç sık soru sorun ve arama özetini panelde okuyun.
Yeni bir numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu numara seçebilirsiniz. Yeni numara başvurusu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Santral kullanan bürolar için seçenekleri sanal santral sayfamızda bulabilirsiniz.
Son adımdaki deneme aramasını atlamayın. Bilgi bankasına yazdığınız cevabı mükellefin kulağından duymak, eksik kalan cümleyi kolayca gösterir. Düzeltmeyi bilgi bankasında yapar, aynı soruyu yeniden sorarsınız.
Arama özeti ve raporlar ekibinize ne kazandırır
Arama özeti, yoğun dönemde her aramayı dinlemeden ne konuşulduğunu bilmenizi sağlar. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Kimin aradığını, ne sorduğunu ve asistanın ne cevap verdiğini birkaç satırda okursunuz.
Ayrıntıyı duymak istediğinizde arama kaydını açarsınız. Aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Mükellefin ne dediğini kendi kulağınızla duyarsınız.
Müşteri kartı ile mükellef geçmişi
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Aynı mükellef dönem içinde birkaç kez aradıysa bütün aramalarını tek kartta görürsünüz. İlk aramada ne sorduğunu, sonrakilerde neyi takip ettiğini sırayla izlersiniz.
Arama kayıtları ve müşteri bilgileri için veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Duygu analizi ile öncelik belirlemek
Duygu analizi, Pro ve üstü planlarda arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her aramanın yanında bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür.
Beyanname döneminde endişeli bir mükellefi erken fark etmek değerlidir. İşaretlenen aramaları listenizin başına alırsınız. Geri dönüşlere önce bu mükelleflerden başlarsınız.
Raporlarla bir sonraki döneme hazırlanmak
Arama raporları, asistan başına sonuçları da gösterir. Dönem bittiğinde bu raporlara bakıp en yoğun gün ve saatleri not alırsınız. Bir sonraki beyanname döneminde ekip planını ve bilgi bankasını buna göre hazırlarsınız.
Hangi Alodiyo özelliği hangi büroya uygun
Her büronun yoğun dönem ihtiyacı farklıdır ve özellikler bu ihtiyaca göre seçilir. Beyanname dönemi telefon yoğunluğu tek kişilik bir büroda başka, birkaç çalışanlı bir muhasebe bürosunda başka yaşanır. Aşağıdaki tablo, büronuzun durumuna göre işe yarayan özelliği ve hangi planda bulunduğunu gösterir.
| Büronun durumu | İşe yarayan özellik | Hangi planda |
|---|---|---|
| Telefon ile masa işi aynı kişide toplanan tek kişilik büro | Gelen aramalar ve Arama özeti | Bütün planlarda |
| Aynı saatlerde çok sayıda arama alan büro | Aynı anda gelen aramaların birlikte karşılanması | Bütün planlarda, sayı plana göre artar |
| Evrak teslimini saatlere yaymak isteyen büro | Randevu ve Google Takvim | Bütün planlarda |
| Mükellefin internetten kendi saatini seçmesini isteyen büro | Randevu sayfası | Pro ve üstü |
| Belgesi eksik mükellefleri hatırlatma amacıyla aramak isteyen büro | Dış aramalar | Pro ve üstü |
| Yabancı uyruklu mükellefleri olan büro | Çoklu dil | Pro ve üstü |
| Memnuniyeti düşük aramaları ayırıp önce onlara dönmek isteyen büro | Duygu analizi | Pro ve üstü |
| Bilgi ve randevu işini ayrı asistanlara vermek isteyen büro | Birden fazla asistan | Pro ve üstü |
Dış aramalar, yoğun dönemde zaman alan bir işi üstlenir. Asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Belgesi eksik mükelleflere hatırlatma yapmak için listeyi siz hazırlarsınız.
Çoklu dil, asistanın arayanın dilinde yanıt vermesini sağlar. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan da kurabilirsiniz. Örneğin bir asistan mükellef sorularını cevaplarken diğeri randevulara bakar.
Sanal sekreterin büroda üstlendiği diğer işleri sanal sekreter sayfamızda ayrıca anlattık. Plan seçerken tabloyu büronuzun durumuyla karşılaştırmanız yeterlidir. Destek ekibimiz 7/24 çalışır ve plan seçiminde aklınıza takılanı cevaplar.
Sık sorulan sorular
Beyanname dönemi telefon yoğunluğunda asistan bütün aramaları açar mı?
Asistan, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramaları birlikte karşılar. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı da artar. Arama raporlarında kaçırılan aramaları ve en yoğun saatleri görür, planınızı büronuzun yoğunluğuna göre seçersiniz.
Asistan mükellefe vergi konusunda bilgi verir mi?
Asistan, bilgi bankasına sizin yazdığınız bilgiyle cevap verir. Bilgi bankasında olmayan bir konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Mükellef isterse geri arama talebi açılır, konu sizin uzmanlığınıza kalır.
Mevcut büro numaramla kullanabilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz. Asistanı mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlayabilirsiniz. Mükellefleriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder.
Büro kapalıyken gelen aramalara ne olur?
Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramaları da açar. Her aramanın özeti panelinize düşer, bildirim kişilerinize e-posta gider. Sabah geldiğinizde kimin aradığını ve kimin geri arama beklediğini görürsünüz.
Arama kaydını sonradan dinleyebilir miyim?
Evet, aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Karşılama cümlesinde aramanın kaydedildiğini söylemenizi öneriyoruz. Bu cümleyi panelden kendiniz yazarsınız.
Bir mükellefin bütün aramalarını tek yerde görebilir miyim?
Evet, Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır. Aynı mükellefin bütün aramaları bu karta bağlanır. Dönem boyunca neyi sorduğunu ve neyi takip ettiğini sırayla izlersiniz.
Alodiyo planlarının fiyatlarını nereden görebilirim?
Planlar Starter, Pro, Business ve Elit'tir; aylık ya da yıllık seçilir. Fiyatlar ve planların içerdiği özellikler fiyatlandırma sayfamızda yer alır.
Özet
- Beyanname dönemi telefon yoğunluğu, telefon ile beyanname işi aynı ekipte toplandığı için büroyu zorlar.
- Alodiyo aramaları 1 saniyeden kısa sürede açar ve planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramaları birlikte karşılar.
- Sık sorular, sizin yazdığınız ya da web sitenizden aktardığınız bilgi bankasıyla cevaplanır.
- Asistan bilmediği konuda kesin bilgi veremediğini söyler, arayan isterse geri arama talebi açar.
- Arama özeti, Müşteri kartı ve Arama raporları yoğun dönemi izlemenize ve bir sonraki döneme hazırlanmanıza yardım eder.
Yoğun dönem gelmeden asistanınızı kurun ve bilgi bankanızı bugünden doldurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
