Kısaca: Asistan başına çağrı raporu, birden fazla asistan kullanan bir işletmenin her asistanın sonucunu ayrı gördüğü rapordur. Alodiyo'da Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Bir sayının neden öyle olduğunu ilgili aramaların Arama özetinden okursunuz.
Asistan başına çağrı raporu, birden fazla yapay zekâ telefon asistanı kullanan bir işletmenin her asistanın sonucunu ayrı ayrı gördüğü rapordur. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız; örneğin biri satış sorularını karşılar, diğeri randevu alır. İki asistanın işi farklı olduğu için sonuçlarını da ayrı okumak istersiniz.
Aşağıda Arama raporlarındaki her bilginin size ne anlattığını, iki örnek işletme sahnesini ve raporu adım adım okuma sırasını bulacaksınız. Son bölümdeki tablo, ayrı asistanın hangi işletme türüne uyduğunu gösterir.
Asistan başına çağrı raporu ne işe yarar
Asistan başına çağrı raporu, hangi asistanın ne sonuç verdiğini toplam sayının içinde kaybolmadan görmenizi sağlar. Tek bir toplam sayı, işin hangi kısmının telefonda daha çok yer tuttuğunu söylemez. Satış soruları artarken randevu talepleri sakin seyredebilir. Toplama bakan biri bu farkı kaçırır.
Rapor üç soruda işinize yarar. Hangi asistan ne kadar iş görüyor? Telefonun yoğun saatleri hangi işten geliyor? Hangi asistanın aramalarını daha yakından okumak istersiniz?
Her soruya cevap ararken aynı sırayı izlersiniz: önce rapordaki sayıya, sonra o sayının arkasındaki aramaların özetine bakarsınız. Asistanınızın genel olarak neler yaptığını görmek isterseniz sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıçtır.
Satış ve randevu asistanını neden ayrı kurarsınız
Ayrı asistan, her iş kendi bilgisiyle ve kendi amacıyla yürüsün diye kurulur. Fiyat soran müşteriyle randevu isteyen müşteri telefondan farklı şeyler bekler. Pro ve üstü planlarda iki işi iki asistana verdiğinizde her biri kendi işine odaklanır.
Satış asistanı neyi üstlenir
Satış asistanı ürünlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları anlatır. Bu bilgiyi asistana Bilgi bankasıyla siz öğretirsiniz; ister kendiniz yazarsınız, ister web sitenizden aktarırsınız. Pro ve üstü planlarda satış asistanı Dış aramalar ile listenizdeki kişileri de arar ve her aramanın özetini bırakır.
Randevu asistanı neyi üstlenir
Randevu asistanı telefonda randevu ya da rezervasyon alır. Alınan randevular Google Takvim'e yazılır, ekibiniz günün programını takvimden görür. Randevu asistanına çalışma saatlerinizi ve hizmetlerinizi Bilgi bankasıyla öğretirsiniz.
İki asistan ayrı kurulduğunda sonuçlarını da ayrı değerlendirirsiniz. Satış asistanına satış gözüyle, randevu asistanına takvim gözüyle bakarsınız. Arama raporlarındaki asistan başına sonuç bu ayrımı panelinize taşır.
Arama raporlarında hangi bilgiler yer alır
Arama raporlarında toplam aramalar, kaçırılan aramalar, ortalama süre, saat dağılımı, haftanın günü dağılımı ve asistan başına sonuç yer alır. Her bilgi farklı bir soruya cevap verir. Aşağıdaki tablo, rapordaki her bilginin ne gösterdiğini ve okurken kendinize soracağınız soruyu özetler.
| Rapordaki bilgi | Ne gösterir | Kendinize soracağınız soru |
|---|---|---|
| Toplam aramalar | Asistanların karşıladığı aramaların toplamı | Telefondaki iş yükü aydan aya nasıl değişiyor? |
| Kaçırılan aramalar | Karşılanamayan aramaların sayısı | Yoğun saatlerime uyan bir planda mıyım? |
| Ortalama süre | Bir aramanın ortalama ne kadar sürdüğü | Arayanlar uzun konuşuyorsa hangi bilgiyi arıyor? |
| Saat dağılımı | Aramaların günün hangi saatlerinde geldiği | Ekibimin en çok hangi saatte desteğe ihtiyacı var? |
| Haftanın günü dağılımı | Aramaların hangi günlerde arttığı | Ekibimi hangi gün hangi işe ayırmalıyım? |
| Asistan başına sonuç | Her asistanın sonucunun ayrı görünmesi | Hangi asistanın aramalarını daha yakından okumalıyım? |
Tablodaki bilgiler birlikte okunduğunda anlam kazanır. Uzun ortalama süre tek başına iyi ya da kötü değildir. Satış tarafında uzun aramalar müşterinin ürünü merak ettiğini, randevu tarafında ise arayanın randevudan önce çok soru sorduğunu gösterebilir. Hangisinin geçerli olduğunu asistan başına sonuç ve Arama özeti birlikte söyler.
Saat ve gün dağılımını nasıl yorumlarsınız
Saat ve gün dağılımı, aramaların günün hangi saatlerinde ve haftanın hangi günlerinde yoğunlaştığını gösterir; özetlerle birlikte okunduğunda yoğunluğun hangi işten geldiğini anlarsınız. Satış soruları ile randevu talepleri çoğu işletmede farklı zamanlarda artar. Farkı görmek, ekibinizin haftasını planlamanıza yardım eder.
Diyelim ki Eskişehir'de perde ve stor satan bir mağazanız var. Satış asistanınız kumaş, model ve fiyat sorularını karşılıyor; randevu asistanınız ev ziyaretinde ölçü almak için randevu veriyor. Ay sonunda Arama raporlarını açtığınızda aramaların cumartesi öğleden sonra ve hafta içi sabahları yoğunlaştığını görüyorsunuz. Özetleri okuduğunuzda cumartesi aramalarının çoğunun kumaş ve fiyat sorusu olduğunu, hafta içi sabah aramalarının ise ölçü randevusu istediğini fark ediyorsunuz.
Raporla özet birlikte okunduğunda iki karar çıkar. Cumartesi günü mağazadaki ekibinizi vitrine ve içerideki müşterilere ayırırsınız, çünkü telefondaki ürün sorularını satış asistanı karşılıyor. Ölçü ekibinizin hafta içi programını sabah gelen randevulara göre kurarsınız; randevular Google Takvim'e yazıldığı için ekip günü oradan görür.
Aynı mağazada cumartesi öğleden sonra kaçırılan aramalar da göze çarpabilir. Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Yoğun saatlerinize uyan planı fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Arama özeti sayıların arkasını nasıl gösterir
Arama özeti, rapordaki bir sayının neden öyle olduğunu tek tek aramalar üzerinden gösterir. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Rapor nereye bakacağınızı söyler, özet orada ne konuşulduğunu anlatır.
Örneğin İzmir'de bir veteriner kliniği işlettiğinizi düşünün. Bir asistanınız mama ve bakım ürünleriyle ilgili soruları karşılıyor, diğeri muayene randevusu alıyor. Arama raporlarında pazartesi sabahları aramaların arttığını ve ortalama sürenin geçen ay not ettiğiniz değerden uzun olduğunu görüyorsunuz. Pazartesi sabahı aramalarının özetlerini açtığınızda arayanların randevu almadan önce aşı günlerini ve ücretleri sorduğunu okuyorsunuz.
Çözüm basittir: aşı günlerini ve ücret bilgisini randevu asistanına Bilgi bankasıyla öğretirsiniz. Sonraki ay ortalama süreye yeniden bakar, değişikliği raporda izlersiniz. Kliniğinize göre örnek kullanım için veteriner kliniği sayfamıza göz atabilirsiniz.
Arama kaydı ve Müşteri kartı
Bir özeti okurken aramanın tamamını duymak isterseniz Arama kaydını panelden dinlersiniz. Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Aynı müşteri önce satış asistanına fiyat sorup sonra randevu asistanından randevu aldıysa, iki aramayı da kartında görürsünüz.
Duygu analizi ile memnuniyeti okumak
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaların özetlerini okuduğunuzda memnuniyetin hangi konuda düştüğünü ve konunun hangi asistanın işine girdiğini görürsünüz.
Alodiyo'da asistanları adım adım nasıl karşılaştırırsınız
Alodiyo'da asistanlarınızı karşılaştırmak için Arama raporlarından başlar, sonra merak ettiğiniz aramaların özetine inersiniz. Raporu ayda bir ya da haftada bir aynı sırayla okumak, değişikliği izlemeyi kolaylaştırır. Aşağıdaki adımlar asistan başına çağrı raporunu her seferinde aynı düzenle okumanızı sağlar.
- Panelinizde Arama raporları ekranını açın.
- Asistan başına sonuçta her asistanın sonucunu ayrı ayrı inceleyin.
- Toplam aramaları ve kaçırılan aramaları bir kenara not edin.
- Ortalama süreyi geçen dönem not ettiğiniz değerle karşılaştırın.
- Saat dağılımında en yoğun saatleri belirleyin.
- Haftanın günü dağılımında öne çıkan günleri görün.
- Yoğun saatlerdeki aramaların Arama özetini okuyup arayanların hangi işi sorduğunu not edin.
- Özetten anlaşılmayan bir aramanın Arama kaydını dinleyin.
- Pro ve üstü planda Duygu analizinin işaretlediği aramaların hangi konuda toplandığına bakın.
- Bulduğunuz eksik bilgiyi ilgili asistana Bilgi bankasıyla öğretin.
Adımları birkaç ay sürdürdüğünüzde iki asistanın ritmini tanırsınız. Hangi mevsimde telefonun hangi işle dolduğunu, hangi soruların tekrar ettiğini öğrenirsiniz. Alodiyo panelindeki raporlar bu bilgiyi her ay aynı yerden okumanızı sağlar.
Rapordaki bulguyla asistanınızı nasıl iyileştirirsiniz
Rapordaki bulguyla asistanınızı iyileştirmenin en kısa yolu, eksik bilgiyi ilgili asistana Bilgi bankasıyla öğretmektir. Asistan sektörden bağımsız çalışır; Bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Her bulgu, bir asistana öğreteceğiniz yeni bir bilgiye dönüşür.
Geri arama taleplerini izleyin
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır, talep ve arama özeti panelinize düşer. Özetlerde aynı konuda tekrar eden geri arama talepleri görürseniz, o konuyu Bilgi bankasına eklemenin zamanı gelmiştir.
Talimatı ve Bilgi bankasını netleştirin
Özetlerde bir asistana kendi işi dışında sorular geldiğini görebilirsiniz. Böyle bir durumda o asistanın talimatını ve Bilgi bankasını, işini daha net anlatacak biçimde güncellersiniz.
Ekibinizi haberdar edin
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Satış sorumlunuzu ve ön masadaki çalışanınızı bildirim kişileri arasına aldığınızda ikisi de aramalardan haberdar olur. Aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize göndermek isterseniz, bağlantıyı Alodiyo panelinden kendiniz kurarsınız.
Randevu tarafını büyütmek isteyen işletmeler için Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası da vardır; müşteri internetten kendisi randevu alır. Telefondaki randevu akışını randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
Ayrı asistan hangi işletmeye uygundur
Ayrı asistan, telefonda iki farklı türde soru alan her işletmeye uygundur: bir yanda ürün ve fiyat soruları, öbür yanda randevu talepleri. İki işin bilgisi ve amacı ayrıldığında sonucunu da ayrı okumak anlam kazanır. Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde iki asistanın işi nasıl paylaşabileceğini örnekler.
| İşletme türü | Ürün ve fiyat sorularını karşılayan asistan | Randevu alan asistan |
|---|---|---|
| Perde ve mobilya mağazası | Kumaş, model ve fiyat sorularını anlatır | Ev ziyaretinde ölçü randevusu verir |
| Veteriner kliniği | Mama ve bakım ürünleriyle ilgili soruları karşılar | Muayene randevusu alır |
| Kuaför | Hizmet fiyatlarını ve satılan ürünleri anlatır | Saç kesimi ve boya randevusu alır |
| Fotoğraf stüdyosu | Çekim paketlerini ve fiyatlarını anlatır | Çekim günü için randevu alır |
| Bisiklet mağazası ve atölyesi | Model ve aksesuar sorularını karşılar | Bakım ve tamir randevusu alır |
Tablodaki her satırda iki asistanın sonucu farklı bir hikâye anlatır. Kuaförde bayram öncesi günlerde randevu talepleri artarken ürün soruları daha dengeli seyredebilir; rapor ile özetler bu farkı birlikte gösterir. Kuaför salonları için örnek kullanım kuaför sayfamızda yer alır.
Tek bir işiniz varsa tek asistan da yeterli olabilir; Arama raporları her planda panelinizde durur. Telefondaki sorular çeşitlendiğinde ikinci asistanı eklemek, müşterinize daha net bir karşılama, size de daha okunaklı bir asistan başına çağrı raporu sunar.
Sık sorulan sorular
Asistan başına çağrı raporu hangi planda kullanılır?
Arama raporları her planda panelinizde yer alır ve asistan başına sonucu gösterir. Birden fazla asistan Pro ve üstü planlarda kurulduğu için asistanları karşılaştırmak Pro ve üstünde anlam kazanır. Planları Starter, Pro, Business ve Elit olarak aylık ya da yıllık seçersiniz; ayrıntılar fiyatlandırma sayfamızdadır.
Raporda hangi bilgileri görürüm?
Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu görürsünüz. Bir sayının arkasını merak ettiğinizde ilgili aramaların Arama özetini açarsınız. Özetten anlaşılmayan bir aramanın Arama kaydını panelden dinlersiniz.
Satış ve randevu asistanının sonuçlarını ayrı görebilir miyim?
Evet, Arama raporlarındaki asistan başına sonuç her asistanın sonucunu ayrı gösterir. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Aynı müşterinin iki asistanla yaptığı aramalar Müşteri kartında bir arada durur.
Duygu analizi asistanları karşılaştırırken işe yarar mı?
Duygu analizi Pro ve üstü planlarda, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir, panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaların özetlerini okuyarak hangi asistana hangi bilgiyi öğreteceğinize karar verirsiniz.
Asistan bilmediği bir soru gelirse ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür. Tekrar eden konuları Bilgi bankasına ekleyerek asistanınızı güncel tutarsınız.
Ekibim her aramadan haberdar olur mu?
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Satış sorumlunuzu ve ön masadaki çalışanınızı bildirim kişileri arasına aldığınızda ikisi de aramaları takip eder. Arayan geri arama istediğinde açılan talep de panelinizde yer alır.
Arama bilgilerini kendi sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı Alodiyo panelinden kendiniz kurarsınız. Böylece asistanlarınızın aramalarını alıştığınız sistemde de izlersiniz.
Özet
- Asistan başına sonuç, satış ve randevu asistanlarınızın sonucunu ayrı ayrı gösterir.
- Toplam ve kaçırılan aramalar, ortalama süre, saat ve gün dağılımı telefonun ne zaman ve ne kadar yoğunlaştığını anlatır.
- Arama özeti ve Arama kaydı, rapordaki bir sayının arkasındaki aramayı anlamanızı sağlar.
- Rapordan çıkan her bulgu, ilgili asistana Bilgi bankasıyla öğreteceğiniz yeni bir bilgiye dönüşür.
- Birden fazla asistan Pro ve üstü planlarda kurulur.
Satış ve randevu asistanlarınızı kurup sonuçlarını Arama raporlarında karşılaştırmak için Alodiyo hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
