Kısaca: Diş kliniğinde hasta kaybı çoğunlukla iki yerden olur: açılmayan telefon ve unutulan randevu. Alodiyo kliniğinizin telefonunu 1 saniyeden kısa sürede açar, randevuyu alıp Google Takvim'inize yazar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile randevusu yaklaşan hastaları arayıp hatırlatma da yaptırırsınız.
Bir hasta adayı internette yakınındaki diş kliniklerini arar, sizi bulur ve numaranızı çevirir. Telefon çalar ama resepsiyon o sırada bir hastanın çıkışını yapıyordur. Arayan birkaç çalıştan sonra kapatır ve listedeki bir sonraki kliniği arar. Çoğu zaman bir daha sizi aramaz.
Bu yazı, kliniğinizde hastaların nerede kaybolduğunu kendi rakamlarınızla nasıl göreceğinizi ve bu kaybı azaltmak için hangi adımları atabileceğinizi anlatır. Örneklerdeki sayılar varsayımdır; hesabı kendi kliniğinizin rakamlarıyla yapmanız için verildi.
Hasta kaybı nerede başlar
Diş kliniğinde kayıp çoğu zaman tedavi koltuğunda değil, telefonda başlar. Yeni hasta ilk temasını büyük ölçüde telefonla kurar. Ağrısı olan, fiyat soran, çocuğu için randevu isteyen herkes önce arar. Bu ilk arama açılmazsa hasta kliniğinizi hiç tanımadan başka bir yere gider.
İkinci kayıp noktası randevu günüdür. Randevu alıp gelmeyen hasta, o saati başka bir hastaya verme şansını da götürür. Hekim boş bekler, koltuk boş kalır, gün planı kayar.
Bu iki kayıp birbirinden bağımsız görünse de aynı kökten gelir: klinikte telefonla ilgilenecek boş bir el her zaman yoktur.
Kendi rakamlarınızı ölçün
Kaybı konuşmadan önce ölçmek işe yarar. Bir hafta boyunca şu dört sayıyı not edin:
- Günde kaç arama geliyor, hangi saatlerde yoğunlaşıyor.
- Bu aramaların kaçı açılmadan bitiyor.
- Açılan aramaların kaçı randevu isteği.
- Alınan randevuların kaçında hasta gelmiyor.
Santral ya da operatör paneliniz cevapsız aramaları gösteriyorsa sayıları oradan alırsınız. Göstermiyorsa resepsiyonda bir hafta boyunca basit bir çetele tutmak da yeterli bir başlangıçtır.
Kaybı nasıl hesaplarsınız
Hesap dört çarpandan oluşur: cevapsız arama sayısı, bunların içinde randevu isteyenlerin payı, bu kişilerden kliniğe gelecek olanların payı ve ortalama hasta değeri.
Örnek bir klinik varsayalım. Günde 40 arama alıyor, bunların 12'si açılmıyor. Açılmayan aramaların yarısı randevu isteği, bu kişilerin de yarısı aranan kliniğe gelecek hastalar. Bu varsayımla günde 3 hasta başka kliniğe gider. Ortalama hasta değerini kendi ilk muayene ve tedavi ortalamanızdan hesaplayıp bu sayıyla çarptığınızda günlük kaybınızı görürsünüz.
Bu hesabın amacı korkutmak değil, öncelik belirlemektir. Kaybın büyük kısmı öğle arasında mı, akşam saatlerinde mi, yoksa mesai dışında mı oluşuyor? Cevap, nereden başlayacağınızı söyler.
Telefon neden açılmıyor
Resepsiyonun aynı anda yaptığı işler
Resepsiyon telefona bakarken bir yandan da gelen hastayı karşılar, kayıt alır, ödeme yapar ve hekime bilgi taşır. Önünde bekleyen hastayı bırakıp telefona koşmak her zaman olmaz.
Yoğun saatlerin üst üste binmesi
Hastaların en çok aradığı saatler, kliniğin en kalabalık olduğu saatlerdir. Çalışan hastalar öğle arasında ya da iş çıkışında arar. Klinik de tam bu saatlerde doludur.
Öğle arası ve mesai dışı
Öğle arasında resepsiyon masası boş kalabilir. Gece başlayan bir diş ağrısı da sabah klinik açılmadan telefonu çaldırır. Bu saatlerde gelen aramalar kimse duymadan biter.
Tek hat
Hat meşgulken gelen ikinci arama çoğu klinikte hiç karşılanmaz. Arayan meşgul sesi duyar ve vazgeçer.
Yapay zekâ telefon asistanı ne yapar
Alodiyo, kliniğinize gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Arayanı sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle karşılar, ne istediğini dinler ve ona göre konuşur.
- Randevu alır: Hastanın istediği günü ve saati konuşur, randevuyu Google Takvim'inize yazar.
- Soruları cevaplar: Çalışma saatleri, adres, anlaşmalı kurumlar ve hizmetler gibi soruları Bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle cevaplar.
- Tedavi sorusunu hekime bırakır: Tedaviye dair sorularda kesin bilgi vermez; arayan isterse geri arama talebi açar.
- Özet bırakır: Her aramanın kim olduğunu, ne istediğini ve nasıl bittiğini panelinize özet olarak yazar.
Asistan, arayanın numarasıyla müşteri kartını da açar. Daha önce arayan bir hasta tekrar aradığında geçmiş görüşmeleri aynı kartta görürsünüz.
Bilgi bankasına neler yazılır
Asistan, hastaların sorularını sizin Bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle cevaplar. Ne kadar açık yazarsanız cevaplar da o kadar kliniğinize benzer. Diş kliniği için iyi bir başlangıç listesi şudur:
- Çalışma günleri ve saatleri, öğle arası ve resmi tatillerdeki durum.
- Açık adres, kat bilgisi, otopark ve toplu taşıma ile ulaşım.
- Verdiğiniz hizmetler: muayene, dolgu, kanal tedavisi, çekim, implant, ortodonti, beyazlatma, çocuk diş hekimliği.
- Anlaşmalı kurumlar ve sigortalar.
- Ödeme seçenekleri.
- İlk muayeneye gelirken yanında getirilecekler, örneğin varsa eski röntgenler.
- Acil ağrıda hastanın ne yapacağı ve kliniğe ne zaman ulaşabileceği.
- Hangi soruların hekime bırakılacağı: tedavi seçimi, ilaç ve fiyatın muayeneye bağlı olduğu durumlar.
Karşılama cümlesi de kısa ve sıcak olmalıdır. Örneğin: "Merhaba, kliniğimizi aradınız. Randevu için mi arıyorsunuz, bir sorunuz mu var?" Hasta ilk cümlede neden aradığını söyler ve konuşma doğru yere gider.
Ekip içinde iş bölümü
Asistan telefonu açtığında resepsiyonun işi azalmaz, değişir. Resepsiyon artık telefona koşmak yerine arama özetlerine bakar ve geri arama talebi açılmış hastaları arar. Hekim, tedaviye dair soruları özetten görür ve hastayı uygun bir saatte arar.
Bu iş bölümünü baştan konuşmak işe yarar: geri arama taleplerine kim dönecek, gün içinde özetlere hangi saatlerde bakılacak, hatırlatma listesi hangi gün hazırlanacak. Küçük bir düzen, telefonun gün boyunca kesintisiz yürümesini sağlar.
Randevuya gelmeyen hasta
Hastanın randevuya gelmemesinin en sık nedeni unutmaktır. Randevu bir hafta sonraya alınmışsa günü gelene kadar akıldan çıkabilir. Ağrısı geçen hasta randevuyu önemsemeyebilir, son anda çekinen hasta da gelmeyebilir.
Hatırlatma bu kaybı azaltır. Alodiyo'da Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliğiyle randevusu yaklaşan hastaların listesini hazırlarsınız. Asistan listedeki kişileri arar, randevuyu hatırlatır ve hastanın gelip gelmeyeceğini sorar. Her aramanın özeti panelinize düşer; kimin geleceğini, kimin saat değiştirmek istediğini ve kimin gelemeyeceğini buradan görürsünüz.
Gelemeyeceğini söyleyen hastanın saati boşalır. Bu saati bekleyen bir başka hastaya vermek için ekibiniz özetlere bakarak hareket eder.
İnternetten randevu
Bazı hastalar aramak yerine kendi seçmeyi tercih eder. Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ile hastalarınız uygun saati internetten kendileri seçer. Telefondan ve internetten gelen randevular aynı takvime düştüğü için iki kanal birbirini ezmez.
Randevu gününü planlamak
Telefon düzene girdiğinde gün planı da kolaylaşır. Birkaç basit alışkanlık işe yarar:
- Tampon süre: Randevular arasında birkaç dakika boşluk bırakmak, bir gecikmenin bütün günü kaydırmasını önler.
- Tedaviye göre süre: Kontrol ile kanal tedavisi aynı sürede bitmez. Takviminizde tedavi türüne göre farklı süreler ayırın.
- Yoğunluğu dengelemek: Haftanın bazı sabahları çabuk dolar. Sakin günleri ve saatleri Bilgi bankasına yazarsanız, asistan uygun gün soran hastaya bu bilgiyi verir.
Nereden başlamalı
1. Ölçün
Bir hafta boyunca arama, cevapsız arama ve gelmeyen hasta sayılarını not edin.
2. En büyük kaybı seçin
Kaybın büyüğü açılmayan aramalardaysa önce telefona, randevuya gelmeyen hastalardaysa önce hatırlatmaya odaklanın.
3. Küçük başlayın
Asistanı önce öğle arası ve mesai dışı için devreye almak iyi bir başlangıçtır. Kurulumu panelden kendiniz yaparsınız; bugünkü numaranızı yönlendirerek başlarsınız.
4. Bilgi bankasını doldurun
Çalışma saatlerinizi, adresinizi, anlaşmalı kurumları ve hizmetlerinizi yazın. Asistan sorulara bu bilgilerle cevap verir.
5. Özetleri okuyun
İlk haftalarda arama özetlerini düzenli okuyun. Hastaların en çok ne sorduğunu görür, Bilgi bankasını buna göre tamamlarsınız.
Sık sorulan sorular
Asistan tedavi hakkında bilgi verir mi?
Hayır. Tedaviye dair sorularda kesin bilgi vermez. Arayan isterse geri arama talebi açar, hekim ya da ekibiniz hastayı arar.
Mevcut numaramız değişir mi?
Değişmez. Bugünkü numaranızı yönlendirerek başlarsınız; hastalarınız aynı numarayı aramaya devam eder.
Destek ne zaman ulaşılabilir?
Destek her planda 7/24 açıktır.
Özet
- Diş kliniğinde hasta kaybı en çok açılmayan telefonda ve unutulan randevuda olur.
- Kaybı kendi rakamlarınızla bir haftada ölçebilirsiniz.
- Alodiyo aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevuyu Google Takvim'e yazar ve her aramanın özetini bırakır.
- Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile hatırlatma araması, Randevu sayfası ile internetten randevu yaparsınız.
Telefonu açan bir asistanla hastalarınız ilk aramada size ulaşır. Hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Örneklerdeki sayılar varsayımdır. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
