Kısaca: Fizyoterapi randevu sistemi, terapist seanstayken çalan telefonu açan ve danışanın seans randevusunu Google Takvim'e yazan bir düzendir. Alodiyo bu işi yapan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, danışanla konuşur ve randevuyu alır; terapist de elindeki seansı yarıda bırakmaz.
Alodiyo, fizyoterapi merkezinizin numarasına gelen aramayı açan, danışanla konuşan ve seans randevusunu Google Takvim'e yazan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. İyi bir fizyoterapi randevu sistemi, terapist elini danışandan çekmeden yeni randevuların alınmasını sağlar. Siz egzersiz programını sürdürürken telefondaki danışan da cevabını alır.
Aşağıda telefonun seansı nasıl böldüğünü ve Alodiyo'nun randevuyu hangi adımlarla aldığını bulacaksınız. Kurulumu kendiniz nasıl yapacağınızı, bilgi bankasına hangi fizyoterapi bilgilerini yazacağınızı ve seans arasında panelde neye bakacağınızı da adım adım anlattık. Son bölümdeki tablo, merkezinizin yapısına göre öne çıkan özellikleri gösteriyor.
Seans sırasında çalan telefon terapisti nasıl böler
Seans sırasında çalan telefon, terapistin dikkatini danışandan alır ve seansın akışını keser. Fizyoterapide terapist çoğu zaman danışanın yanındadır. Bir eli danışanın omzunda, gözü hareketin doğruluğundadır.
Telefon çaldığında terapistin önünde iki seçenek kalır. Ya seansı durdurup telefonu açar ya da aramayı çalmaya bırakır. Birinci seçenekte içerideki danışan bekler, ikinci seçenekte dışarıdaki danışan cevapsız kalır.
Küçük merkezlerde çoğu zaman sekreter yoktur ya da sekreter başka bir işle uğraşır. Bankoda ödeme alınırken, yeni gelen danışan karşılanırken ya da dosyalar düzenlenirken telefon yine çalar. Bankonun en kalabalık olduğu anda telefonun da çalması fizyoterapi merkezlerinde tanıdık bir durumdur.
Seansın bölünmesinin görünmeyen bir yüzü de vardır. Danışan, kendisine ayrılan zamanın telefona gittiğini görür. Terapist de aramanın ardından egzersizin hangi tekrarında kaldığını hatırlamaya çalışır.
Fizyoterapi randevu sistemi telefonda nasıl çalışır
Fizyoterapi randevu sistemi telefonda şöyle çalışır: danışan merkezinizin numarasını arar, yapay zekâ telefon asistanı aramayı açar, danışanla konuşur, randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. Terapist bu sırada seansına devam eder. Arama bittiğinde özeti panelinize düşer.
Alodiyo bu akışta bankoda telefonu açan kişinin işini üstlenir. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Danışan hangi gün ve saatte gelmek istediğini söyler, asistan randevuyu alır.
Asistanın neyi bileceğini siz belirlersiniz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları bilgi bankasına yazarsınız. Asistan danışanın sorularını bu bilgilere göre cevaplar.
Aynı anda birden fazla arama gelirse aramalar planınıza göre birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Böylece bir danışan randevu alırken bir başkası çalışma saatlerini öğrenir.
Randevu almanın genel mantığını daha ayrıntılı okumak isterseniz randevu sistemi sayfamız konuyu adım adım anlatıyor.
Asistan bir seans randevusunu hangi adımlarla alır
Asistan bir seans randevusunu aramayı açarak, danışanın isteğini dinleyerek, gün ve saati netleştirerek ve randevuyu Google Takvim'e yazarak alır. Terapist bu sırada seansta kalır. Aramanın sonucunu seans bitince panelde görür.
Örneğin bir salı sabahı, saat 10.30'da tek terapistli bir fizyoterapi merkezini düşünün. Terapist, diz ameliyatı sonrası rehabilitasyona gelen bir danışanla çalışıyor. Tam o sırada telefon iki kez üst üste çalıyor.
Birinci aramada bir danışan, doktorunun yönlendirmesiyle seanslara başlamak istediğini söylüyor. Asistan danışanın adını ve hangi gün gelmek istediğini soruyor. Perşembe öğleden sonrası için randevu alınıyor ve Google Takvim'e yazılıyor.
İkinci aramada daha önce merkeze gelmiş bir danışan, cumartesi açık olup olmadığınızı soruyor. Asistan bilgi bankasındaki çalışma saatlerine göre cevap veriyor ve danışanın isteğiyle cumartesi sabahı için randevu alıyor. Seans bittiğinde terapist iki aramanın özetini panelde okuyor; diz rehabilitasyonu seansı ise hiç durmadan sürmüş oluyor.
Arayan danışanın kaydı nereye gider
Her arayanın numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır. Danışan yeniden aradığında bu arama da aynı karta bağlanır. Bir danışanın kaç kez aradığını ve ne istediğini tek yerde görürsünüz.
Alodiyo'yu merkezinize adım adım nasıl kurarsınız
Alodiyo'yu merkezinize kurmak için bilgi bankasını doldurur, karşılama cümlesini yazar, randevuların Google Takvim'e yazılmasını ayarlar ve numaranızı bağlarsınız. Kurulumu panelden kendiniz yaparsınız. Takıldığınız bir yerde destek ekibi 7/24 yanınızdadır.
Aşağıdaki liste, bir fizyoterapi merkezinin kurulumda izleyeceği sırayı gösteriyor:
- Panelde bilgi bankasını açın; hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Asistanın aramayı açarken söyleyeceği karşılama cümlesini panelden yazın.
- Asistanın aldığı randevuların Google Takvim'inize yazılmasını ayarlayın.
- Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da yeni bir 0850 veya şehir kodlu numara için başvurun.
- Arama bittiğinde e-posta alacak bildirim kişilerinizi belirleyin.
- Kendi cep telefonunuzdan merkezin numarasını arayın ve bir seans randevusu alın.
- Panelde arama özetine, arama kaydına ve Google Takvim'e düşen randevuya bakın.
Karşılama cümlesine ne yazmalısınız
Karşılama cümlesi için önerilen yapı üç parçadan oluşur: merkezinizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Onaylı örnek şöyledir: "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Örnek İşletme yerine merkezinizin adını yazarsınız.
Numaranızı değiştirmeden başlamak
Danışanlarınızın ezbere bildiği numarayı koruyabilirsiniz. Bugünkü numaranızı asistana yönlendirmeniz yeterli olur. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır; santral seçeneklerini sanal santral sayfamızda bulabilirsiniz. Yeni numara isterseniz başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
Bilgi bankasına hangi fizyoterapi bilgilerini yazmalısınız
Bilgi bankasına danışanların telefonda en çok sorduğu bilgileri yazmalısınız: hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, fiyatlarınız ve sık sorulan sorular. Asistan bu bilgilerle konuşur. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
Bir fizyoterapi merkezinin bilgi bankasında yer alabilecek başlıklar şunlardır:
- Merkezde verilen hizmetler, örneğin ortopedik rehabilitasyon, sporcu rehabilitasyonu ve manuel terapi.
- Hafta içi, cumartesi ve pazar çalışma saatleriniz.
- Tek seans ve paket seans fiyatlarınız.
- İlk seansa gelirken danışanın yanında getirmesini istediğiniz belgeler.
- Merkezin adresi, otopark durumu ve toplu taşımayla nasıl gelineceği.
- Randevu değiştirme ve iptal konusundaki merkez kuralınız.
- Anlaşmalı olduğunuz özel sağlık sigortaları.
Asistan bilmediği soruda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse bir geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Diyelim ki bir danışan, merkezinizin belirli bir özel sağlık sigortasıyla anlaşması olup olmadığını soruyor. Bu bilgiyi bilgi bankasına henüz yazmadınız. Asistan kesin bilgi veremediğini söylüyor ve danışanın isteğiyle geri arama talebi açıyor; siz de seans arasında danışanı arayıp cevabı veriyorsunuz.
Tedaviyle ilgili sorularda da aynı yol izlenir. Bilgi bankasına yazdığınız genel bilgilerin dışındaki konuları terapistle konuşulacak konular olarak bırakırsınız. Danışan da geri arama talebiyle terapistinize ulaşır.
Akşam ve hafta sonu arayan danışana ne olur
Akşam ve hafta sonu arayan danışanın aramasını da asistan açar, çünkü asistan saatten bağımsız çalışır. Merkeziniz kapalıyken gelen arama da seans randevusuna dönüşebilir. Danışan ertesi sabahı beklemeden randevusunu alır.
Gün içinde çalışan bir danışan, seans planını iş çıkışında, akşam yemeğinden sonra ya da hafta sonu düşünebilir. Telefonu açan kimse olmadığında bu niyet bir sonraki güne kalır. Fizyoterapi randevu sistemi, danışanın aradığı anda randevusunu almasına imkân verir.
Diyelim ki bir pazar akşamı, saat 21.00'de bir ofis çalışanı boyun ağrısı için merkezinizi arıyor. Bilgi bankanızda çarşamba akşamları geç saate kadar açık olduğunuz yazıyor. Asistan danışana bu bilgiyi veriyor, çarşamba akşamı için randevuyu alıyor ve Google Takvim'e yazıyor.
Pazartesi sabahı merkezi açtığınızda bu randevu takviminizde hazır bekliyor. Arama özetinde danışanın ne istediğini, Müşteri kartında da numarasını görüyorsunuz. Pazar akşamı telefonla hiç ilgilenmediğiniz hâlde haftanın ilk randevularından biri yerini almış oluyor.
Seans arasında panelde hangi bilgileri görürsünüz
Seans arasında panelde her aramanın özetini, ses kaydını, arayanın Müşteri kartını ve açılan geri arama taleplerini görürsünüz. İki seans arasındaki kısa molada sabahki aramaları hızla gözden geçirirsiniz. Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür.
Aşağıdaki tablo, panelde gördüğünüz her bilginin bir fizyoterapi merkezinde ne işe yaradığını gösteriyor:
| Paneldeki bilgi | Size ne gösterir | Fizyoterapi merkezinde kullanımı |
|---|---|---|
| Arama özeti | Arama bittikten sonra konuşmanın kısa özetini | Seans arasında hangi danışanın ne istediğini okumak |
| Arama kaydı | Aramanın ses kaydını | Danışanın isteğini kendi sözleriyle dinlemek |
| Müşteri kartı | Arayanın numarasıyla açılan kaydı ve bağlı aramaları | Aynı danışanın önceki aramalarını tek yerde görmek |
| Geri arama talebi | Danışanın geri aranmak istediğini | Asistanın cevap veremediği soruları terapiste iletmek |
| Arama raporları | Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını | Telefonun en çok hangi saatlerde çaldığını görüp günü buna göre planlamak |
Arama raporları günü planlamanıza nasıl yardım eder
Arama raporları, aramaların hangi saatte ve haftanın hangi gününde yoğunlaştığını gösterir. Akşam saatlerinde çok arama geliyorsa akşam seanslarını artırmayı düşünebilirsiniz. Kaçırılan aramaları ve her asistanın sonuçlarını da aynı ekranda görürsünüz.
Duygu analizi ve sistem bağlantısı ne ekler
Duygu analizi Pro ve üstü planlarda panelinize bir katman daha ekler. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Bir danışanın randevu değişikliğinden hoşnut kalmadığını böylece fark eder, onu seans arasında arayabilirsiniz.
Aramaları ve danışan bilgisini isterseniz Salesforce'a ya da kendi sisteminize de gönderirsiniz. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.
Hangi fizyoterapi merkezi hangi özellikleri kullanmalı
Hangi özelliği kullanacağınız merkezinizin büyüklüğüne, çalışma saatlerine ve danışanlarınızın randevu alma alışkanlığına göre değişir. Alodiyo sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla fizyoterapi merkezinize göre ayarlanır. Bazı özellikler bütün planlarda vardır, bazıları Pro ve üstü planlardadır.
Aşağıdaki tablo, farklı fizyoterapi merkezi türleri için hangi özelliklerin öne çıktığını gösteriyor:
| Merkez türü | Telefondaki durum | Öne çıkan özellik |
|---|---|---|
| Tek terapistli merkez | Telefonu seanstaki terapist açmaya çalışır | Gelen aramalar, Randevu ve Google Takvim'e yazılan randevular |
| Birkaç terapistli merkez | Bankoya aynı saatlerde birden fazla arama gelir | Aynı anda gelen aramaların birlikte karşılanması ve Arama raporları |
| Akşam ve hafta sonu yoğun merkez | Danışanlar mesai sonrası arar | Saatten bağımsız açılan aramalar ve Arama özeti |
| İnternetten randevu almayı seven danışanların merkezi | Danışan telefon yerine internete yönelir | Randevu sayfası (Pro ve üstü) |
| Yabancı danışanların da geldiği merkez | Arayan farklı bir dilde konuşur | Çoklu dil (Pro ve üstü) |
| Paket seans sorularını ve randevuları ayırmak isteyen merkez | Paket seans soruları ile randevu istekleri karışır | Satış ve randevu için ayrı asistan (Pro ve üstü) |
Randevu sayfası telefona nasıl eşlik eder
Randevu sayfası, danışanın internetten kendisi randevu almasını sağlar. Telefonla aramayı sevmeyen danışan da böylece seansını ayarlar. Randevu sayfası Pro ve üstü planlarda bulunur; telefonla arayan danışanın randevusunu ise asistan alır.
Planların karşılaştırması ve fiyatları için fiyatlandırma sayfamıza göz atabilirsiniz. Asistanın telefonda yaptığı bütün işleri görmek isterseniz sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıç olur.
Sık sorulan sorular
Fizyoterapi randevu sistemi için numaramı değiştirecek miyim?
Hayır, bugünkü numaranızı koruyabilirsiniz. Numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz. Dilerseniz yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara da alabilirsiniz.
Asistanın aldığı seans randevuları nereye yazılır?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Terapist takvimine baktığında yeni randevuyu görür. Aramanın özeti de panelde ayrıca yer alır.
Asistan danışana tedavi hakkında bilgi verir mi?
Asistan, bilgi bankasına sizin yazdığınız bilgilerle konuşur. Bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Danışan isterse geri arama talebi açılır, siz de danışanı arayıp konuşursunuz.
Fizik tedavi merkezim kapalıyken gelen aramaları kim açar?
Merkeziniz kapalıyken gelen aramaları da asistan açar. Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramaları da karşılar. Aldığı randevuyu Google Takvim'e yazar, özeti de panelinizde bekler.
Aynı danışanın aramalarını nasıl takip ederim?
Her arayanın numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır. Danışanın sonraki aramaları da aynı karta bağlanır. Bir danışanın geçmiş aramalarını, özetlerini ve kayıtlarını tek yerde görürsünüz.
Danışan internetten kendisi seans randevusu alabilir mi?
Evet, Randevu sayfası ile danışan internetten kendisi randevu alır. Randevu sayfası Pro ve üstü planlarda bulunur. Telefonla arayan danışanların randevusunu ise asistan alır.
Alodiyo'nun fiyatlarını nerede görebilirim?
Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur ve aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfamızda yer alır. Merkezinizin ihtiyacına göre planları orada karşılaştırabilirsiniz.
Özet
- Fizyoterapi randevu sistemi, terapist seanstayken çalan telefonu açar ve seans randevusunu Google Takvim'e yazar.
- Alodiyo aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve akşam ile hafta sonu gelen aramaları da karşılar.
- Asistan, bilgi bankasına yazdığınız hizmet, saat ve fiyat bilgileriyle danışanın sorularını cevaplar.
- Her arama bittiğinde arama özeti, arama kaydı ve Müşteri kartı panelde sizi bekler.
- Randevu sayfası, Çoklu dil ve Duygu analizi Pro ve üstü planlarda merkezinize eşlik eder.
Seanslarınız bölünmeden randevularınızın alınması için Alodiyo'yu merkezinizde bugün kurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
