İç mimar görüşme randevusu: toplantıdayken talep kaçmasın

Kısaca: Siz toplantıdayken iç mimar görüşme randevusunu bir yapay zekâ telefon asistanı telefonda alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır, aramanın özeti panelinize düşer. Toplantıdan çıktığınızda kimin aradığını, hangi mekân için aradığını ve hangi gün geleceğini panelde görürsünüz.

İç mimar görüşme randevusu, müşteri adayının evini, ofisini ya da dükkânını iç mimara anlatmak için yaptığı ilk buluşmanın gün ve saatidir. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. İç mimarlık ofisinde yeni bir proje çoğu kez bir telefonla başlar. O telefon da bazen siz bir sunumun ya da şantiye toplantısının ortasındayken çalar.

Aşağıda, toplantıdayken gelen bir aramanın ilk buluşma randevusuna nasıl döndüğünü adım adım anlatıyoruz. Arayanın müşteri kartında nasıl saklandığını, arama özetinin size neler söylediğini ve kurulumu kendi panelinizden nasıl yaptığınızı da göreceksiniz.

İç mimar görüşme randevusu telefonda nasıl alınır

Telefonda ilk buluşma randevusu, arayanın ihtiyacı birkaç soruyla anlaşıldıktan sonra bir gün ve saatte uzlaşılarak alınır. Telefonun öbür ucundaki kişi çoğu zaman ne istediğini tam bilmez. "Salonu biraz değiştirmek istiyorum" diyen biri, konuşma ilerledikçe mutfağı ve banyoyu da işin içine katabilir.

İç mimarlık ofisini arayanlar farklı ihtiyaçlarla gelir. Arayan, yeni aldığı daireyi taşınmadan önce yenilemek isteyen bir ev sahibi olabilir. Kafe ya da mağaza açmaya hazırlanan bir girişimci de olabilir. Çalışan sayısı artan ve ofisini yeniden düzenlemek isteyen bir şirket yöneticisi de arayabilir.

İlk aramanın amacı projeyi çözmek değildir. Amaç, arayanı tanımak ve onu doğru hazırlıkla ilk buluşmaya davet etmektir.

Telefonda alınan bir randevu şu üç bilgiye dayanır:

• Arayanın kim olduğu ve hangi mekân için aradığı öğrenilir.
• Projenin kapsamı kabaca anlaşılır.
• İlk buluşmanın günü, saati ve yeri netleşir.

Alodiyo bu akışı sizin yerinize yürütür: asistan telefonda randevuyu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Takviminizi açtığınızda yeni ilk buluşma diğer işlerinizin arasında yerini almış olur.

Toplantıdayken gelen aramaları kim karşılar

Toplantıdayken gelen aramaları yapay zekâ telefon asistanı karşılar. Asistanınız yoksa ve ofiste telefona bakan kimse de yoksa arama açılmadan kalır. Küçük iç mimarlık ofislerinde kurucu iç mimar hem tasarımı yapar hem müşteriyle buluşur hem de telefonu açar ve bu üç iş sık sık aynı saate denk gelir.

Örneğin salı günü saat 14.30'da bir konut projesinin malzeme sunumundasınız. Masada kumaş ve parke numuneleri var, karşınızda müşteriniz oturuyor ve telefonunuz sessizde. O sırada Kadıköy'de yeni aldığı daireyi taşınmadan önce yenilemek isteyen biri ofisinizi arıyor. Sunum bittiğinde ekranda bir cevapsız arama görüyorsunuz ve arayanın kim olduğunu, ne istediğini bilmeden geri dönüyorsunuz.

Alodiyo ile aynı sahne şöyle ilerler. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Dairenin semtini, oda sayısını ve hangi alanların yenileneceğini sorar, ardından ilk buluşma randevusunu alır.

Sunumu bitirip telefona baktığınızda randevu Google Takvim'inizde, arayanın müşteri kartı açılmış ve aramanın özeti panelde olur. Sunuma ayırdığınız dikkat bölünmez, yeni talep de kayda geçer.

Yapay zekâ telefon asistanı ilk aramada neleri sorar

Yapay zekâ telefon asistanı, ilk aramada sizin talimata yazdığınız soruları sorar. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankasıyla talimat sayesinde iç mimarlık işinize göre ayarlanır. Hangi soruların sorulacağına siz karar verirsiniz.

İç mimarlık ofislerinde ilk aramada işe yarayan sorular şunlardır:

• Mekân konut mu, ofis mi, yoksa mağaza ya da kafe gibi bir ticari alan mı?
• Mekân hangi şehirde ve hangi semtte?
• Mekân yaklaşık kaç metrekare ve kaç oda ya da bölümden oluşuyor?
• Komple tasarım mı isteniyor, yoksa tek bir oda ya da alan mı?
• Arayan kişi işin ne zaman başlamasını istiyor?
• İlk buluşma ofiste mi, yoksa mekânda mı yapılacak?

Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazarsınız ya da bu bilgileri web sitenizden aktarırsınız. Arayan kişi "Proje çizimi de yapıyor musunuz?" ya da "Uygulamayı da üstleniyor musunuz?" diye sorduğunda asistan cevabı sizin yazdığınız bilgiden verir.

Fiyat sorulduğunda asistan ne der

Fiyat sorulduğunda asistan, bilgi bankasına yazdığınız fiyat bilgisini paylaşır. Fiyatı ilk buluşmada konuşmayı tercih ediyorsanız bunu da bilgi bankasına yazarsınız. Asistan da arayana bu yolu anlatır.

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soru gelirse "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır, talep ve arama özeti panelinize düşer.

Alodiyo'yu iç mimarlık ofisinize nasıl kurarsınız

Alodiyo'yu kurmak için karşılama cümlenizi, bilgi bankanızı ve talimatınızı panelden hazırlar, ardından numaranızı asistana bağlarsınız. Adımların hepsini kendi panelinizden yaparsınız. Destek ekibi 7/24 çalışır.

Aşağıdaki adımlar, bir iç mimarlık ofisinin kurulumu hangi sırayla yapacağını gösteriyor:

1. Karşılama cümlesini yazın. Panelde işletmenizin adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen bir cümle hazırlayın.
2. Bilgi bankasını doldurun. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
3. İlk aramada sorulacakları talimata yazın. Mekân türü, konum, metrekare ve başlangıç zamanı gibi soruları asistanın talimatına ekleyin.
4. İlk buluşma kurallarını belirtin. İlk buluşmayı hangi günlerde yaptığınızı ve arayanın yanında neler getirmesini istediğinizi bilgi bankasına ekleyin.
5. Numaranızı bağlayın. Mevcut ofis numaranızı asistana yönlendirin ya da yeni bir numarayla başlayın.
6. Bildirim alacak kişileri seçin. Arama bittiğinde e-posta bildirimi alacak ekip arkadaşlarınızı belirleyin.
7. Kendi telefonunuzdan ofisinizi arayın. Bir müşteri gibi konuşun, ardından arama özetini panelde okuyun ve arama kaydını dinleyin.

Dördüncü adım iç mimarlık ofisleri için ayrıca değerlidir. Bilgi bankasına "İlk buluşmaya mekânın planını ya da fotoğraflarını getirin" yazdığınızda asistan bunu arayan kişiye söyler. Müşteri de ilk buluşmaya neyi getireceğini bilerek gelir.

Telefonla alınan randevunun yanında randevu akışını bütün olarak görmek isterseniz randevu sistemi sayfamız bu yapıyı ayrıntılı anlatır.

Müşteri kartı arayanı sonraki aramalarda nasıl saklar

Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen her arama aynı karta bağlanır. Arayanı elle kaydetmezsiniz. İlk aramadan itibaren o kişinin ofisinizle bütün telefon geçmişi tek kartta toplanır.

Diyelim ki cumartesi sabahı saat 09.15'te Eskişehir'de kafe açmaya hazırlanan biri ofisinizi arıyor. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için aramayı açar. Dükkânın yaklaşık büyüklüğünü ve açılış hedefini sorar, pazartesi için ilk buluşma randevusunu alır. Arayanın numarasıyla müşteri kartı açılır ve aramanın özeti karta bağlanır.

Aynı kişi pazar akşamı yeniden arar ve kiraladığı dükkânın planını getirip getirmeyeceğini sorar. Bilgi bankanızda bu konuda bir not varsa asistan cevabı verir. İkinci arama da aynı müşteri kartına bağlanır.

Pazartesi sabahı müşteri kartını açtığınızda iki aramanın özetini art arda okursunuz. Kafenin büyüklüğünü, açılış hedefini ve arayanın aklındaki soruları bilerek masaya oturursunuz. Müşteri de kendini ikinci kez baştan anlatmaz.

Müşteri bilgisini kendi sisteminize göndermek

Müşteri listenizi başka bir yerde tutuyorsanız aramaları ve müşteri bilgisini oraya da gönderirsiniz. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gider. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.

Arama özeti toplantı çıkışında size ne anlatır

Arama özeti, toplantı çıkışında kimin aradığını ve ne istediğini kısa biçimde anlatır. Özet her arama bittikten sonra panelde görünür. Aramayı baştan dinlemeden özeti okur, hangi proje için arandığınızı öğrenirsiniz.

Ayrıntıyı merak ettiğiniz aramalarda arama kaydını panelden dinlersiniz. Arayanın ses tonunu, tereddüt ettiği noktaları ve kullandığı ifadeleri kendi kulağınızla duyarsınız. İlk buluşmaya hazırlanırken bu ayrıntılar işinize yarar.

Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Proje asistanınızı bildirim kişilerine eklediyseniz yeni randevudan o da haberdar olur. Geri arama talepleri de panelde görünür ve kimin sizden dönüş beklediğini oradan takip edersiniz.

Duygu analizi ve arama raporları

Pro ve üstü planlarda duygu analizi her aramadan sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir, panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Analiz arama sırasında değil, arama bittikten sonra çalışır.

Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, aramaların saate ve haftanın günlerine dağılımını gösterir. İç mimarlık ofisi için saat dağılımı ayrıca işe yarar. Aramaların hangi saatlerde yoğunlaştığını görür, sunum ve şantiye ziyaretlerinizi buna göre planlarsınız.

Hangi iç mimarlık ofisine hangi kurulum uygun

Gününü sahada geçiren tek kişilik bir stüdyoya bütün planlarda olan telefonla randevu, müşteri kartı ve arama özeti uygundur. Web sitesinden talep alan, yabancı müşteriyle çalışan ya da birden fazla asistan isteyen ofise Pro ve üstü özellikler uyar. Ofisin çalışma biçimi hangi özelliğin öne çıkacağını belirler.

Aşağıdaki tablo, iç mimarlık ofislerinin farklı durumlarında hangi özelliğin işe yaradığını ve hangi planda bulunduğunu gösteriyor:

Randevu sayfası, web sitenizi ziyaret eden kişinin ilk buluşma randevusunu internetten kendisinin almasını sağlar. Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur.

Dış aramalarda asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Birden fazla asistan kurduğunuzda örneğin bir asistanı yeni müşteri randevularına, diğerini süren projelerin sorularına ayırırsınız. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak aylık ya da yıllık sunulur ve güncel ayrıntılar fiyatlandırma sayfamızda yer alır.

Ofis numaranızı değiştirmeden nasıl başlarsınız

Ofis numaranızı değiştirmeden başlamak için bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Müşterilerinizin, kartvizitinizin ve web sitenizin bildiği numara aynı kalır.

Alodiyo mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Yeni bir numarayla başlamak isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz. Yeni numara başvurusu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Santral seçeneklerini sanal santral sayfamızda ayrıntılı bulursunuz.

Aynı anda birden fazla kişi ofisinizi aradığında aramalar planınızın sınırı içinde birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı da artar. Yeni bir projenizin duyurulduğu ya da bir yayında ofisinizin adının geçtiği günlerde bu ayrıntı önem kazanır.

Karşılama cümlesi ve kişisel veriler

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Kişisel verilerle ilgili ayrıntılar Alodiyo'nun KVKK Aydınlatma Metni'ndedir ve veri sorumlusu Webito Yazılım'dır.

Telefonun açılmasından randevunun takvime yazılmasına kadar asistanın üstlendiği işleri bütün olarak görmek isterseniz sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıçtır.

Sık sorulan sorular

İç mimar görüşme randevusu için arayandan hangi bilgiler alınır?

Hangi bilgilerin alınacağına siz karar verirsiniz ve bunları asistanın talimatına yazarsınız. İç mimarlık ofisleri genellikle mekânın türünü, konumunu, yaklaşık büyüklüğünü ve işin ne zaman başlaması istendiğini sorar. Asistan bu bilgileri aldıktan sonra randevuyu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır.

Aynı müşteri ikinci kez ararsa önceki konuşmayı görebilir miyim?

Evet, arayanın numarasıyla açılan müşteri kartı o numaradan gelen bütün aramaları bir araya getirir. Her aramanın özeti karta bağlanır. İlk buluşmadan önce kartı açıp aramaların özetini art arda okursunuz.

Toplantıdayken yeni bir randevu alındığını nasıl öğrenirim?

Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bir bildirim görünür. Randevu Google Takvim'inize yazıldığı için takviminizi açtığınızda yeni ilk buluşmayı görürsünüz. Aramanın özetini ve arama kaydını panelden açarsınız.

Asistan bilmediği bir soruya nasıl cevap verir?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve aramanın özeti panelinize düşer, siz de uygun bir saatte arayan kişiye dönersiniz.

Mevcut ofis numaramı kullanmaya devam edebilir miyim?

Evet, bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Müşterileriniz sizi bildikleri numaradan aramaya devam eder.

Müşteriler ilk buluşma randevusunu internetten kendileri alabilir mi?

Evet, Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ile müşteri internetten kendisi randevu alır. Web sitenizden bu sayfaya bağlantı verirsiniz. Böylece telefonla arayan da internetten gelen de ilk buluşma randevusuna ulaşır.

Arayan kişi yapay zekâyla konuştuğunu bilir mi?

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız ve önerilen yapıda asistanın bir yapay zekâ asistanı olduğu söylenir. Aynı cümlede aramanın kaydedildiği de belirtilir. Önerilen yapıyı kullandığınızda arayan kişi konuşmanın başında kiminle konuştuğunu bilir.

Özet

• Siz proje toplantısındayken yapay zekâ telefon asistanı aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve ilk buluşma randevusunu alır.
• Alınan randevu Google Takvim'inize yazılır, arama bittiğinde e-posta bildirimi gelir.
• Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve sonraki aramalar aynı karta bağlanır.
• Her aramanın özeti panelde görünür, ayrıntı için arama kaydını dinlersiniz.
• Kurulumu karşılama cümlesi, bilgi bankası ve talimatla kendi panelinizden yaparsınız.

Toplantıdayken gelen talepleri ilk buluşma randevusuna çevirmek için Alodiyo'yu bugün kendi panelinizden kurun.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.