Kısaca: Katılım teyit araması, etkinliğinize kayıt yaptıran kişiyi etkinlikten önce arayıp gelip gelmeyeceğini sormaktır. Alodiyo'da bu aramaları Dış aramalar özelliğiyle asistan yapar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Siz de özetlere bakarak salonu, malzemeyi ve ikramı gerçek katılıma göre hazırlarsınız.
Atölye, seminer ya da tanıtım günü düzenleyen her işletme sahibi aynı soruyu sorar: kayıt olanların kaçı gerçekten gelecek? Katılım teyit araması bu soruyu etkinlik gününden önce telefonla cevaplar. Kayıtlı katılımcı aranır, katılımı sorulur ve cevabı not edilir.
Alodiyo, işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Teyit işinde asistan kayıt listenizdeki kişileri arar, katılımcıyla konuşur ve sonucu panelinize yazar. Siz de bir akşamı telefon başında geçirmek yerine özetleri okuyup kararınızı verirsiniz.
Katılım teyit araması ne işe yarar
Katılım teyit araması, kimin geleceğini etkinlik gününden önce öğrenmenizi ve hazırlığı bu cevaba göre yapmanızı sağlar. Kayıt formu doldurmak bir niyettir. O gün kapıdan girmek ise ayrı bir karardır. Telefonda sorulan kısa bir soru, niyeti net bir cevaba çevirir.
Net cevabın hazırlıktaki karşılığı somuttur. Kaç kişilik malzeme açacağınızı, kaç sandalye dizeceğinizi ve ikramı kaç kişiye göre sipariş edeceğinizi bilirsiniz. Gelmeyeceğini söyleyen kişinin yerini bekleme listenizdeki birine verirsiniz.
Telefonla teyit, e-postayla gönderilen hatırlatmadan farklı bir iş görür. Katılımcı cevabını aramada kendi sözleriyle söyler. Aynı aramada "Otopark var mı?" ya da "Yanıma ne getirmeliyim?" gibi sorularını da sorar. Asistan bu soruları sizin verdiğiniz bilgilerle cevaplar.
Teyit araması hangi etkinlikler için uygundur
Teyit araması; yer sayısının, malzemenin ya da ikramın katılımcı sayısına bağlı olduğu her etkinlik için uygundur. Atölyede masa düzeni, seminerde salon ve ikram, mağaza açılışında karşılama hazırlığı katılıma göre şekillenir. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır.
Aşağıdaki tablo, farklı etkinlik türlerinde teyit aramasında ne sorabileceğinizi ve arama özetinde neye bakacağınızı gösterir.
| Etkinlik türü | Teyit aramasında sorulacak soru | Arama özetinde bakılacak bilgi |
|---|---|---|
| Uygulamalı atölye (seramik, mutfak, ahşap, resim) | Katılıp katılmayacağı ve malzeme tercihi | Kesin katılım ve özel istekler |
| Seminer ya da eğitim günü | Katılım ve yanında başka birinin gelip gelmeyeceği | Kişi sayısı ve tarihle ilgili sorular |
| Ücretsiz bilgilendirme semineri | Gelmeyi hâlâ düşünüp düşünmediği | Gelmeyeceğini söyleyenler ve boşalan yerler |
| Mağaza açılışı ya da ürün tanıtımı | Davete katılım ve kaç kişi geleceği | Kişi sayısı ve ulaşım soruları |
| Çocuklara yönelik atölye | Katılım ve kaç çocukla gelineceği | Çocuk sayısı ve velilerin notları |
| Kurumsal eğitim ya da müşteri buluşması | Katılım ve katılacak kişinin adı | İsim değişiklikleri ve teyit edilen katılımcılar |
Örneğin İzmir'de cumartesi sabahları on iki kişilik seramik atölyesi düzenleyen bir işletme sahibini düşünün. Perşembe akşamı ders bitince kayıt listesini açar ve kişileri tek tek aramaya başlar. Açmayanlar için not almak ve aynı soruları yeniden cevaplamak bütün akşamını alır. Dış aramalar açık olduğunda listeyi asistan arar; işletme sahibi cuma sabahı özetlerden kimin geleceğini ve hangi yerin boşaldığını okur.
Boşalan iki yer, cuma günü bekleme listesindeki kişilere teklif edilir. Cumartesi sabahı masaya on iki kişilik çamur ve sır hazırlanır. Hazırlık tahmine değil, katılımcının verdiği cevaba dayanır.
Katılımcıyı ne zaman aramak daha doğru olur
Teyit aramasını etkinliğe birkaç gün kala yapmak çoğu etkinlik için dengeli bir zamandır. Çok erken yapılan arama, katılımcının planı belli olmadan cevap ister. Çok geç yapılan arama, boşalan yeri doldurmaya zaman bırakmaz. Birkaç gün önceki arama hem katılımcıya düşünme payı verir hem de size bekleme listesine dönme fırsatı bırakır.
Kayıt ile etkinlik arasındaki süre de zamanlamayı etkiler. Kaydı aylar önce alınan bir seminerde katılımcı tarihi unutabilir; teyit araması ona tarihi de hatırlatır. Kaydı bir hafta önce alınan atölyede tek tur arama çoğu zaman yeter. Uzun eğitim programlarında ilk oturumdan önce bir tur, programın ortasında ikinci bir tur planlayabilirsiniz.
Hangi düzeni seçerseniz seçin, her etkinlikte aynı zamanlamayı kullanmak teyidi bir alışkanlığa çevirir. Zamanlamayı zamanla inceltmek için Arama raporlarındaki gün ve saat dağılımına bakabilirsiniz.
Alodiyo ile katılım teyit araması nasıl yapılır
Alodiyo'da katılım teyit araması Dış aramalar özelliğiyle yapılır: asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda açıktır. Hazırlığı kendi takviminize göre siz yönetirsiniz; ilk etkinlikte kurduğunuz düzen sonrakilerde de işinize yarar.
Aşağıdaki adımlar, ilk teyit listenizi aratana kadarki akışı sırasıyla gösterir.
- Teyit için kullanacağınız asistanı seçin; Pro ve üstü planlarda gelen aramalar ve teyit aramaları için ayrı asistan kurabilirsiniz.
- Bilgi bankasına etkinliğin tarihini, saatini, adresini, süresini, fiyatını ve sık sorulan soruları yazın ya da bu bilgileri web sitenizden aktarın.
- Talimatı yazın ve asistanın kendini nasıl tanıtacağını, hangi soruyu soracağını, cevaba göre ne söyleyeceğini açık cümlelerle belirtin.
- Kayıtlı katılımcılarınızın adını ve telefon numarasını içeren arama listenizi hazırlayın.
- Listeyi Dış aramalara verin; asistan listedeki kişileri arar.
- Her arama bittiğinde panelde görünen Arama özetini okuyun ve katılım listenizi güncelleyin.
- Net cevap alınamayan kişileri ayrı bir listede toplayın ve ikinci tur için yeniden aratın.
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Teyit turu sürerken panel başında beklemezsiniz; atölyenizde ya da ofisinizde işinize devam edersiniz. Plan seçeneklerini ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Düzen bir kez kurulunca her yeni etkinlikte bilgi bankasındaki etkinlik bilgisini ve arama listesini yenilersiniz. Talimatınız büyük ölçüde aynı kalır. Haftalık atölye düzenleyen bir işletme için teyit, her hafta tekrarlanan sade bir rutine dönüşür.
Teyit aramasında asistan ne söyler, ne sorar
Asistan teyit aramasında sizin yazdığınız talimata göre konuşur ve talimattaki teyit sorusunu sorar. Talimatta açılış cümlesini, teyit sorusunu ve olası cevaplarda ne söyleneceğini belirlersiniz. İyi bir teyit talimatı kısadır ve tek bir ana soruya odaklanır: "Etkinliğe katılıyor musunuz?"
Örnek bir açılış şöyle yazılabilir: "Merhaba, Örnek Atölye'nin yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir. Cumartesi saat 11.00'deki seramik atölyesine kaydınız var, katılımınızı teyit edebilir miyim?" İşletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen bu yapı, Alodiyo'nun karşılama cümlesi için önerdiği yapıyla örtüşür.
Talimata cevaplara göre ne söyleneceğini de yazarsınız. Katılımcı "evet" derse asistan tarihi ve adresi kısaca hatırlatabilir. "Hayır" derse teşekkür eder ve yerin başka birine açılacağını söyler. Kararsız kalan katılımcıya "Kararınızı bu numarayı arayarak bize iletebilirsiniz" demesini isteyebilirsiniz.
Katılımcı soru sorduğunda
Katılımcının sorularını asistan bilgi bankasındaki bilgilerle cevaplar. Otopark, en yakın durak, kıyafet, getirilecek malzeme ve etkinliğin süresi gibi bilgileri önceden yazmak aramayı kısa ve net tutar. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Katılımcı isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Diyelim ki Ankara'da küçük işletmelere vergi semineri düzenleyen bir danışmanlık bürosunun kayıt listesinde altmış kişi var. Teyit aramasında bir katılımcı "Muhasebecimi de getirebilir miyim?" diye sorar. Bilgi bankasında ek katılımcı kuralı yazılıysa asistan cevabı verir; yazılı değilse kesin bilgi veremediğini söyler ve katılımcı isterse geri arama talebi açar. Büro sahibi akşam talebi panelde görür ve kararını katılımcıya kendisi iletir.
Büro sahibi aynı soruyu bilgi bankasına eklediğinde asistan sonraki seminerde bu soruyu kendisi cevaplar. Her teyit turu, bilgi bankanızı bir sonraki etkinlik için biraz daha tamamlar.
Arama özetleriyle katılım listesi nasıl takip edilir
Katılım teyit aramasının sonucunu, her arama bittiğinde panelde görünen Arama özetini okuyup katılımcıları gruplara ayırarak takip edersiniz. Katılımcı gelip gelmeyeceğini, bir sorusunu ya da notunu söylediyse özette yer alır.
Özetleri okurken katılımcıları şu üç gruba ayırabilirsiniz:
- Gelecek olanlar, etkinlik günü yaka kartı ve malzeme hazırlayacağınız kişilerdir.
- Gelmeyecek olanlar, yerini bekleme listesindeki birine açacağınız kişilerdir.
- Net cevap vermeyenler, ikinci tur teyit listesine alacağınız kişilerdir.
Ayrıntıya bakmak istediğinizde Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Katılımcının malzeme tercihini ya da özel isteğini kendi sözleriyle duymak hazırlığı doğru yapmanıza yardım eder. Böylece katılımcıyı yeniden aramadan ayrıntıyı netleştirirsiniz.
Duygu analiziyle dikkat edilecek aramalar
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Tarih değişikliğine üzülen ya da kayıtla ilgili bir konuda kırgın kalan katılımcıyı bu işaretten fark edersiniz. O kişiyi etkinlikten önce kendiniz arayıp dinleyebilirsiniz.
Sonuçları kendi sisteminize göndermek
Katılımcı listenizi kendi kayıt sisteminizde tutuyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Teyit sonuçlarını katılımcı bilgilerinin durduğu yerde görürsünüz.
Arama raporları teyit sürecinde neyi gösterir
Arama raporları, teyit turunun ve etkinlik öncesi telefon yoğunluğunun genel resmini gösterir. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu görürsünüz. Her etkinlikten sonra raporlara bakmak, bir sonraki teyit turunu planlamanıza yardım eder.
Aşağıdaki tablo, rapordaki her bilginin teyit sürecinde size ne anlattığını gösterir.
| Rapordaki bilgi | Teyit sürecinde size anlattığı |
|---|---|
| Toplam aramalar | Etkinlik döneminde telefonunuzun ne kadar yoğun olduğunu gösterir |
| Kaçırılan aramalar | Geri dönmeniz iyi olacak aramaları gösterir |
| Ortalama süre | Teyit aramalarının kısa ve net kalıp kalmadığını anlamanıza yardım eder |
| Saat ve haftanın günü dağılımı | Aramaların hangi gün ve saatlerde yoğunlaştığını gösterir ve bir sonraki turu planlamanıza yardım eder |
| Asistan başına sonuç | Teyit asistanıyla gelen aramaları karşılayan asistanın sonuçlarını ayrı ayrı gösterir |
Ortalama süre uzadıysa katılımcılar teyit aramasında çok soru soruyor olabilir. Sık gelen soruları bilgi bankasına eklemek ve talimatı sadeleştirmek aramaları kısa ve odaklı tutmaya yardım eder. Pro ve üstü planlarda teyit için ayrı asistan kurduysanız, teyit turunun sonucunu asistan başına sonuçta gelen aramalardan ayrı izlersiniz.
Katılımcı sizi geri ararsa ne olur
Katılımcı teyit aramasından sonra sizi geri ararsa, asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve katılımcıyla konuşur. Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Etkinlikten bir gün önce akşam adres soran katılımcı da cevabını alır.
Gelen aramada da asistan bilgi bankasındaki etkinlik bilgileriyle cevap verir. Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramaları karta bağlanır. Katılımcı isterse asistan geri arama talebi açar; talep panelinizde görünür. Gelen aramalardaki karşılama cümlesini de panelden siz yazarsınız.
Etkinlik öncesinde telefonunuz daha sık çalabilir. Aynı anda gelen aramalar planınıza göre birlikte karşılanır; plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Gelen aramaları karşılayan asistanı daha yakından tanımak için sanal sekreter sayfamıza bakabilirsiniz.
Son anda yer arayan yeni katılımcılar da sizi arayabilir. Asistan telefonda randevu ya da rezervasyon alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Ayrıntıları randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.
Teyit araması kimin sesiyle ve hangi dilde yapılır
Pro ve üstü planlarda teyit araması ses klonu ile sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle, Çoklu dil ile de katılımcının dilinde yapılır. Atölyenizi sizin sesinizden tanıyan katılımcı, teyit aramasında da aynı sesi duyar. Çoklu dil ile asistan karşısındaki kişinin dilinde yanıt verir.
Turistlere yönelik bir mutfak atölyesinde ya da uluslararası katılımlı bir seminerde teyit katılımcının dilinde ilerler. Bilgi bankasındaki etkinlik bilgileri bu aramalarda da kullanılır. Etkinlik dönemlerinde gelen aramaları ve Dış aramaları birlikte yürütmek istiyorsanız yapay zekâ çağrı merkezi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Kişisel veriler
Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Kayıt formunuzda katılımcılara etkinlik öncesinde telefonla aranabileceklerini belirtmek iyi bir alışkanlıktır. Kendi süreçlerinizin hukuki değerlendirmesini hukuk danışmanınızla yapabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Katılım teyit araması hangi Alodiyo planlarında yapılır?
Teyit aramaları Dış aramalar özelliğiyle yapılır ve Dış aramalar Pro ve üstü planlarda açıktır. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur; aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Teyit araması etkinlikten ne kadar önce yapılır?
Çoğu etkinlik için birkaç gün önce yapılan teyit dengeli bir zamandır. Katılımcı planını netleştirmiş olur, siz de boşalan yerleri bekleme listesine açacak zamanı bulursunuz. Uzun programlarda ilk oturumdan önce ve programın ortasında iki ayrı tur planlayabilirsiniz.
Asistan katılımcının sorusunun cevabını bilmiyorsa ne der?
Bilgi bankasında cevabı olmayan bir soruda asistan uydurmaz ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Katılımcı isterse geri arama talebi açılır, arama özeti de panelinize düşer. Soruyu bilgi bankasına eklediğinizde sonraki aramalarda cevabı asistan verir.
Teyit aramasını kaçıran katılımcı geri ararsa kim açar?
Katılımcı işletmenizin numarasını aradığında asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Gece ya da hafta sonu gelen aramalar da açılır. Asistan etkinlik bilgilerini bilgi bankasından cevaplar ve arama bitince özeti panelinize bırakır.
Teyit aramalarının sonucunu nereden takip ederim?
Her aramanın Arama özeti, arama bittikten sonra panelinizde görünür. Katılımcının sözlerini duymak istediğinizde Arama kaydını panelden dinlersiniz. Arama bitince kişilerinize e-posta bildirimi de gider.
Teyit aramaları benim sesimle yapılabilir mi?
Evet, Pro ve üstü planlarda ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Katılımcı, atölyenizden ya da seminerinizden tanıdığı sesi teyit aramasında da duyar.
Yabancı katılımcılarla teyit araması nasıl yapılır?
Pro ve üstü planlardaki Çoklu dil özelliğiyle asistan karşısındaki kişinin dilinde yanıt verir. Uluslararası katılımlı seminerlerde ya da turistlere yönelik atölyelerde teyit katılımcının dilinde ilerler.
Teyit sonuçlarını kendi kayıt sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Teyit sonuçları katılımcı listenizin durduğu sistemde toplanır.
Özet
- Katılım teyit araması, kayıtlı katılımcının etkinliğe gelip gelmeyeceğini etkinlikten önce telefonla öğrenmenizi sağlar.
- Dış aramalar özelliğiyle asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
- Bilgi bankası ve talimat sayesinde asistan katılımcının sorularını sizin yazdığınız bilgilerle cevaplar.
- Arama özeti, Arama kaydı ve Arama raporları ile katılım listenizi güncel tutar, bir sonraki teyit turunu planlarsınız.
Bir sonraki etkinliğinizin katılım listesini Alodiyo ile teyit etmek için hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
