Pilates randevu sistemi: seansları telefonda kaçırmayın

Kısaca: Pilates randevu sistemi, eğitmen dersteyken gelen seans aramalarını karşılayan ve randevuları düzenli biçimde takvime yazan bir düzendir. Alodiyo bu düzende stüdyonuzun telefonunu açar, seans randevusunu alır ve Google Takvim'inize yazar. Pro ve üstü planlarda üyeleriniz randevu sayfasından kendi seanslarını da ayırır.

Pilates randevu sistemi, bir pilates ya da yoga stüdyosunda seans randevularının telefondan ve internetten düzenli biçimde alınmasını sağlayan bir yapıdır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Stüdyonuzun numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, arayanla konuşur ve seans randevusunu alır.

Bir pilates eğitmeninin elleri ders boyunca doludur. Reformer üzerinde bir öğrencinin omzunu düzeltirken telefona uzanmak dersi böler. Aşağıda, Türkiye'deki bir stüdyonun gününe göre asistanın neyi üstlendiğini, üyelerin randevu sayfasını nasıl kullandığını ve kurulumun hangi adımlarla yapıldığını bulacaksınız.

Pilates randevu sistemi nedir, stüdyoya ne kazandırır

Pilates randevu sistemi, üyelerin seans isteğini siz telefona uzanmadan karşılayan bir düzendir. Stüdyonuza iki yol açar: telefonu açan bir asistan ve üyelerin kendi yerini ayırdığı bir randevu sayfası. Randevular Google Takvim'inize yazılır.

Stüdyo sahibine ilk kazancı derstir. Eğitmen dersi bölmeden anlatır, öğrenci hareketin ortasında beklemez. Telefon çaldığında asistan aramayı açar ve arayanla konuşur.

İkinci kazanç düzendir. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Gün sonunda kimin aradığını ve ne istediğini kâğıt not karıştırmadan okursunuz.

Üçüncü kazanç üyeyi tanımaktır. Arayan her kişi için numarasıyla bir müşteri kartı açılır. Üye ikinci kez aradığında önceki aramaları aynı kartta durur.

Eğitmen dersteyken gelen aramayı kim karşılar

Eğitmen dersteyken gelen aramayı Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı karşılar. Asistan stüdyonuzun numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Siz dersinize devam edersiniz, aramanın sonucunu ders bitince panelde görürsünüz.

Örneğin İzmir'de tek eğitmenli bir reformer stüdyosu düşünün. Salı sabahı 10.00'da dört kişilik bir grup dersi başlar. Ders sırasında iki arama gelir: biri perşembe akşamı özel seans isteyen düzenli bir üyedir, diğeri ilk kez arayan ve ders fiyatlarını soran biridir.

Asistan iki aramayı da açar. Düzenli üyenin perşembe akşamı randevusunu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. İlk kez arayan kişiye, stüdyo sahibinin bilgi bankasına yazdığı ders türlerini ve fiyatları anlatır. Saat 11.00'de ders bittiğinde eğitmen telefonunu açar ve iki aramanın özetini panelde okur.

Asistan saatten bağımsız çalışır. Sabah dersinden önce, akşam son seanstan sonra ya da pazar günü gelen aramayı da açar. Aynı anda birden fazla arama geldiğinde planınızın sınırı içinde aramalar birlikte karşılanır.

Alodiyo seans aramasını adım adım nasıl karşılar

Alodiyo bir seans aramasını açılıştan özete kadar belli bir sırayla karşılar. Asistan önce kendini tanıtır, sonra arayanın isteğini anlar ve randevuyu alır. Arama bittiğinde bilgiler panelinizde olur.

Aşağıdaki adımlar, bir üyenin aradığı andan arama özetinin panele düştüğü ana kadar olanları sırayla gösterir.

1. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve sizin yazdığınız karşılama cümlesini söyler.
2. Arayanın ne istediğini dinler: seans randevusu, ders saatleri, fiyat ya da başka bir soru.
3. Soruları sizin bilgi bankasına yazdığınız stüdyo bilgileriyle yanıtlar.
4. Seans isteyen arayanın randevusunu telefonda alır.
5. Randevu Google Takvim'inize yazılır.
6. Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır.
7. Arama bittikten sonra arama özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-postayla gider.

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soru geldiğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse bir geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür.

Örneğin bir üye, belindeki bir rahatsızlık yüzünden hangi derse katılabileceğini soruyor olabilir. Sağlıkla ilgili bu tür soruları eğitmenin kendisi yanıtlamak ister. Asistan geri arama talebi açar, siz ders bitince üyeyi arar ve ona uygun programı konuşursunuz.

Aramanın ses kaydını da panelden dinlersiniz. Özette okuduğunuz bir ayrıntıyı üyenin kendi sözleriyle duymak istediğinizde arama kaydı hazırdır.

Üyeler randevu sayfasından yerini nasıl ayırır

Üyeler, Pro ve üstü planlarda açılan randevu sayfasından internet üzerinden kendi seanslarını ayırır. Üye telefon açmadan, kendine uygun saatte randevusunu alır. Bu randevular da Google Takvim'inize yazılır.

Diyelim ki Ankara'da hem yoga hem pilates dersi veren bir stüdyo var. Pazar akşamı 22.30'da bir üye, haftasını planlarken salı akşamı mat pilates dersine gitmeye karar verir. Stüdyonun paylaştığı randevu sayfası bağlantısını açar ve salı akşamı seansını kendisi ayırır.

Pazartesi sabahı stüdyo sahibi takvimini açtığında salı akşamı randevusunu orada görür. Kimse telefon açmamış, kimse mesaj beklememiştir. Gece plan yapan üye de, sabah takvime bakan eğitmen de işini kendi saatinde görmüştür.

Telefondaki asistan ile randevu sayfası birbirini tamamlar. Konuşmayı seven üye arar, saatini bilen üye sayfadan ayırır. Randevu sayfasının nasıl çalıştığını daha ayrıntılı görmek için randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.

Telefon mu randevu sayfası mı, kime hangisi uygun

Telefondaki asistan soru soran ve konuşarak karar veren üyeye, randevu sayfası ise saatini bilen üyeye daha uygundur. Bir stüdyoda iki tür üye de bulunur. İyi kurulmuş bir pilates randevu sistemi iki yolu birlikte açar ve her üye kendi alışkanlığına göre randevu alır.

Aşağıdaki tablo, stüdyonuzdaki farklı üye durumları için hangi yolun daha uygun olduğunu gösterir.

Çoklu dil, turistlerin ya da yabancı ailelerin yoğun yaşadığı semtlerdeki stüdyolarda ayrıca işe yarar. Yaz aylarında Bodrum'da ders veren bir stüdyoyu arayan yabancı bir misafir, kendi dilinde yanıt alır ve seansını ayırtır.

Bilgi bankasına hangi stüdyo bilgileri yazılır

Bilgi bankasına üyelerinizin telefonda en çok sorduğu bilgileri yazarsınız: ders türleri, çalışma saatleri, fiyatlar ve sık sorulanlar. Asistan arayanın sorusunu bu bilgilerle yanıtlar. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.

Bir pilates stüdyosunda bilgi bankası şu başlıkları taşıyabilir:

• Reformer, mat pilates ve yoga derslerinin farkı ve hangisinin kime uygun olduğu yazılır.
• Grup dersi ile özel seansın nasıl ayrıldığı anlatılır.
• Haftanın hangi günleri ve saatlerinde ders verildiği belirtilir.
• Tek ders ve paket fiyatları güncel hâliyle yazılır.
• İlk derse gelecek kişinin ne giyeceği ve yanına ne alacağı anlatılır.
• Stüdyoya nasıl ulaşılacağı ve araçla gelenlerin nereye park edeceği yazılır.
• Sağlıkla ilgili sorularda asistanın geri arama talebi açması talimat olarak eklenir.

Kısa ve net cümleler asistanın işini kolaylaştırır. "Reformer grup dersleri hafta içi 9.00, 18.00 ve 19.30'da" gibi bir cümle, uzun bir paragraftan daha anlaşılırdır. Yeni bir ders açtığınızda ya da fiyatınız değiştiğinde bilgi bankasını panelden güncellersiniz.

Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve verdiğiniz talimatlar onu stüdyonuza göre ayarlar. Aynı asistan bir yoga stüdyosunda nefes çalışmalarını, bir reformer stüdyosunda alet derslerini anlatır. Farkı sizin yazdığınız bilgi belirler.

Müşteri kartı, arama özeti ve raporlar ne gösterir

Müşteri kartı arayan üyenin bütün aramalarını tek yerde toplar, arama özeti her aramada ne konuşulduğunu kısaca anlatır, arama raporları ise stüdyonun telefon düzenini gösterir. Arayanın numarasıyla kart kendiliğinden açılır. Üye her aradığında yeni arama aynı karta bağlanır.

Bir stüdyo için müşteri kartı, üyeyi hatırlamanın kolay bir yoludur. Haftada iki kez arayan düzenli bir üyenin hangi günler seans istediğini kartında görürsünüz. İlk kez arayan biriyle düzenli bir üyeyi de birbirinden ayırırsınız.

Arama özeti, iki ders arasındaki kısa molada okunacak kadar derlidir. Aramada neyin konuşulduğunu gözden geçirir, gerekirse üyeyi geri ararsınız. Ayrıntıyı merak ettiğinizde arama kaydını dinlersiniz.

Arama raporlarında toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını görürsünüz. Aramaların en çok hangi saatlere denk geldiğini bilmek, haftalık ders programınızı planlarken size yol gösterir.

Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Örneğin yeni açtığınız sabah dersini düzenli üyelerinize duyurmak için bir liste hazırlarsınız. Asistanın yaptığı her aramanın özeti panelinizde görünür.

Stüdyonuzda kurulum hangi adımlarla yapılır

Stüdyonuzda kurulum, karşılama cümlesini yazmak, bilgi bankasını doldurmak ve numaranızı asistana bağlamakla yapılır. Pilates randevu sisteminin telefon tarafını bu adımlarla panelden kendiniz hazırlarsınız. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır.

Aşağıdaki adımlar, bir pilates ya da yoga stüdyosunun asistanı kendi numarasında çalıştırmak için izlediği sırayı gösterir.

1. Panelden karşılama cümlesini yazın; stüdyo adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini belirtin.
2. Bilgi bankasına ders türlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
3. Numaranızı belirleyin: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da yeni bir 0850 veya şehir kodlu numara alın.
4. Arama bittiğinde e-posta bildirimi alacak kişileri belirleyin.
5. Pro ve üstü bir plan kullanıyorsanız randevu sayfanızın bağlantısını üyelerinizle paylaşın.
6. Kendi cep telefonunuzdan stüdyo numaranızı arayın, asistanla konuşun ve arama özetini panelde okuyun.

Karşılama cümlesi için şu yapıyı kullanabilirsiniz: "Örnek Pilates Stüdyosu, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Arayan, kiminle konuştuğunu ilk cümlede öğrenir.

Yeni numara almak isteyen stüdyolarda başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Hâlihazırda bir santral kullanıyorsanız sanal santral sayfamızda asistanın santralle nasıl birlikte çalıştığını okuyabilirsiniz. Telefonu açan asistanın diğer işlerini merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıçtır.

Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız. Örneğin bir asistan yeni üyelerin sorularını yanıtlarken diğeri düzenli üyelerin seans randevularını alır. Stüdyonuz büyüdükçe işleri böyle ayırmak düzeni korur.

Sık sorulan sorular

Pilates randevu sistemi için yeni bir numara almalı mıyım?

Hayır, bugünkü stüdyo numaranızı asistana yönlendirebilirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Yeni bir numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara alırsınız; başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.

Asistan bilmediği bir soruya ne yanıt verir?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve arama özeti panelinize düşer, siz uygun bir anda üyeyi ararsınız.

Üyeler internetten kendileri randevu alabilir mi?

Evet, Pro ve üstü planlarda randevu sayfası açılır ve üyeler seanslarını internetten kendileri ayırır. Randevular Google Takvim'inize yazılır. Planların ayrıntısını fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.

Aynı anda iki üye ararsa ne olur?

Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Yoğun saatlerinize uygun planı fiyatlandırma sayfasından seçersiniz.

Arayan kişi yapay zekâyla konuştuğunu anlar mı?

Arayan bunu ilk cümlede öğrenir, çünkü karşılama cümlesini siz yazarsınız. Önerilen yapıda stüdyo adı, yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği söylenir. Üye en baştan kiminle konuştuğunu bilir.

Yoga stüdyosu için de aynı düzen kullanılır mı?

Evet, asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankasıyla işinize göre ayarlanır. Yoga derslerinizi, saatlerinizi ve fiyatlarınızı bilgi bankasına yazdığınızda asistan yoga dersi soran üyeyi de aynı biçimde karşılar. Hem yoga hem pilates veren stüdyolar iki ders türünü tek bilgi bankasında anlatır.

Alodiyo yabancı üyelerle konuşabilir mi?

Evet, Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Yabancı bir misafir stüdyonuzu aradığında kendi dilinde bilgi alır ve randevusunu ayırtır. Aramanın özeti panelinizde görünür.

Özet

• Pilates randevu sistemi, eğitmen dersteyken gelen seans aramalarını karşılayan ve randevuları takvime yazan bir düzendir.
• Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, soruları bilgi bankasındaki bilgilerle yanıtlar ve seans randevusunu alır.
• Randevular Google Takvim'e yazılır, her aramanın özeti ve kaydı panelde durur.
• Pro ve üstü planlarda üyeler randevu sayfasından seanslarını kendileri ayırır.
• Müşteri kartı ve arama raporları, üyelerinizi ve stüdyonuzun telefon düzenini tanımanıza yardım eder.

Alodiyo'yu stüdyonuzda kurun, bir sonraki dersinizi telefona uzanmadan verin.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.