Kısaca: Teklif takip araması, teklif gönderdiğiniz kişiyi kısa bir aramayla arayıp teklifin ulaşıp ulaşmadığını, aklına takılan maddeyi ve karar tarihini öğrenmektir. Alodiyo'da bu aramaları yapay zekâ telefon asistanı Dış aramalar özelliğiyle yapar ve her aramanın özeti panelinize düşer. Panelden kurduğunuz bağlantıyla aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gider.
Teklif takip araması, teklif sürecindeki sessizliği bozan kısa bir telefon aramasıdır. Amacı satış konuşması yapmak değil, kararın önünde ne durduğunu öğrenmektir. Teklif hazırlayan birçok işletme aynı anı yaşar: teklif e-postayla gider, müşteri "inceleyip döneceğim" der ve günler sessiz geçer. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, listenizdeki kişileri Dış aramalar ile arayan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır.
Aşağıda takip aramasının ne zaman yapılacağını, hangi soruların sorulacağını ve sonuçların nasıl kayda geçeceğini anlatıyoruz. Yazının ortasında Alodiyo'da bu akışın adım adım nasıl kurulduğunu bulacaksınız. Sonda da işletme türlerine göre bir tablo var.
Teklif takip araması ne işe yarar
Teklif takip araması, gönderdiğiniz teklifin müşteri tarafında nerede durduğunu öğrenmenize yarar. Teklif sonrası sessizliğin birden fazla nedeni olabilir. Teklif yanlış kişiye gitmiş, müşteri bir maddeye takılmış ya da kararı başka biri veriyor olabilir. Kısa bir arama hangisinin geçerli olduğunu ortaya çıkarır.
Aramanın getirdiği asıl şey bilgidir. Teklif okunmadıysa nereye ulaştığını öğrenirsiniz. Okunduysa ve bir soru varsa, soruyu cevaplayıp işi ilerletirsiniz. Müşteri başka teklifler de bekliyorsa, kararın ne zaman verileceğini öğrenir ve takviminizi buna göre kurarsınız.
E-posta hatırlatması ile telefon araması arasındaki fark
E-posta hatırlatması gelen kutusunda bir satır daha olur; telefon araması ise müşteriye soru sorma alanı açar. Müşteri telefonda "Fiyat tamam, teslim tarihine takıldım" gibi bir cümleyi kolayca söyler. Aynı cümleyi yazıya dökmeye çoğu zaman vakit ayırmaz. Takip aramasının farkı, bu açık cümleyi doğrudan duymanızı sağlamasıdır.
Teklif gönderdikten sonra ne zaman aramalısınız
En doğru zaman, müşterinin teklifi okumaya vakit bulduğu ama kararını henüz vermediği aralıktır. Çok erken aranan müşteri teklifi henüz açmamış olur. Çok geç aranan müşteri ise kararını çoktan vermiştir.
Doğru aralığı bulmak için teklifin kendisine bakın. Teklifte geçerlilik tarihi varsa aramayı o tarihten önce yapın. Müşteri ön konuşmada "Ay sonunda karar vereceğiz" dediyse aramayı ay sonundan önce planlayın. Teklif bir keşif ya da toplantı sonrası gittiyse, konuşulanlar müşterinin aklındayken arayın.
Hangi gün ve saatte aramalı
Arama saatini müşterinin iş temposuna göre seçin. Bir ofis yöneticisi sabahın ilk saatlerinde e-postalarla uğraşır, öğleden sonra daha rahat konuşur. Bir restoran sahibi ise öğle ve akşam servisinde telefona bakmakta zorlanır. Alodiyo'nun Arama raporları aramalarınızın saatlere ve haftanın günlerine nasıl dağıldığını gösterir; takip planınızı bu tabloya bakarak düzenlersiniz.
Takip aramasında hangi sorular sorulur
Takip aramasında az ve net soru sorulur; amaç müşteriyi sıkıştırmak değil, kararın önündeki engeli öğrenmektir. Her soru tek bir şeyi öğrenmeye yöneliktir. Sorular arasında müşteriye konuşma payı bırakılır.
Takip aramasında sorulabilecek temel soruları aşağıdaki liste gösterir.
- Gönderdiğimiz teklif size ulaştı mı?
- Teklifi inceleme fırsatınız oldu mu?
- Teklifle ilgili aklınıza takılan bir madde var mı?
- Kararı sizinle birlikte veren başka biri var mı?
- Kararınızı ne zaman vermeyi düşünüyorsunuz?
- Sizi bu konuda tekrar ne zaman arayalım?
Her aramada altı soruyu birden sormayın, müşterinin durumuna göre seçin. Teklif okunmadıysa ulaştığı adresi doğrulayıp aramayı kısa tutun. Müşteri bir maddeye takıldıysa maddeyi not edin ve cevabı teklifi hazırlayan kişiye bırakın. Kararı başka biri veriyorsa o kişinin adını ve ne zaman ulaşılabileceğini öğrenin.
Takip aramasında nelerden kaçınılır
Takip aramasında baskı dili kullanılmaz; "Bugün karar verirseniz" gibi cümleler müşteriyi geri çeker. Teklifte olmayan bir indirim ya da tarih telefonda söz olarak verilmez. Asistana da aynı çizgiyi talimatla öğretirsiniz. Nasıl yapıldığını Alodiyo bölümünde adım adım anlatıyoruz.
Takip aramaları elle yapılınca neden aksar
Teklif takip araması elle yapıldığında çoğu zaman aksar, çünkü teklifi veren kişi genellikle işi yapan kişidir. İşletme sahibi sahada, şantiyede ya da müşterinin yanındadır. Takip listesi bir deftere ya da telefonun notlarına yazılır ve günün telaşında geriye düşer.
Diyelim ki İzmir'de klima montajı ve bakımı yapan bir firmanın sahibisiniz. Salı günü altı farklı ofise teklif gönderdiniz ve cuma geldi. Sabahtan beri Bornova'da bir montajdasınız, öğleden sonra Karşıyaka'da keşfiniz var. Akşam eve döndüğünüzde altı teklifin hiçbirini arayamadığınızı fark ediyor ve listeyi pazartesiye bırakıyorsunuz.
Pazartesi de tablo değişmez, çünkü yeni haftanın işleri de sahadadır. Takip araması "yarın yaparım" listesinin en altında kalır. Müşteri tarafında ise teklif, diğer tekliflerin arasında beklemeye devam eder. Müşterinin aklındaki soruyu ilk duyan, ilk arayan firma olur.
Alodiyo ile teklif takip araması nasıl yapılır
Alodiyo'da teklif takip araması Dış aramalar özelliğiyle yapılır: asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Asistan sektörden bağımsız çalışır; Bilgi bankası ve talimatla teklif takibine göre ayarlanır.
Alodiyo'da bir teklif takip akışını kurmanın adımlarını aşağıdaki liste sırayla gösterir.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da bu bilgileri web sitenizden aktarın.
- Asistana talimat yazın: kimi aradığını, hangi teklifi takip ettiğini ve hangi soruları soracağını açıkça belirtin.
- Talimata asistanın söz vermeyeceği konuları da ekleyin; örneğin teklifte olmayan bir indirim ya da teslim tarihi.
- Teklif gönderdiğiniz kişilerden aranacakların listesini hazırlayın.
- Aramalar ve müşteri bilgisi teklifleri izlediğiniz yere gitsin diye Salesforce ya da kendi sisteminizle bağlantıyı panelden kurun.
- Dış aramaları başlatın; asistan listedeki kişileri arar.
- Aramalar bittikçe panelde Arama özetini okuyun, merak ettiğiniz aramanın Arama kaydını dinleyin.
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur. Teklif takibi için bir asistan, gelen aramalar ve randevular için başka bir asistan çalıştırabilirsiniz. Böylece her asistanın talimatı kendi işine göre sade kalır. Arama raporlarında asistan başına sonucu ayrı ayrı görürsünüz.
Asistan ne söyler, ne söylemez
Asistana neyi bileceğini Bilgi bankası, nasıl konuşacağını talimat öğretir. Bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soru gelirse "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Müşterinin sorusu arama özetinde görünür ve cevabı siz verirsiniz. Fiyat ve teslim tarihi gibi teklife özel konular böylece sizde kalır.
Pro ve üstü planlarda ses klonu da kullanılır: asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Teklifi sizinle konuşmuş bir müşteri, takip aramasında tanıdık bir sesle karşılaşır.
Örnek bir takip günü
Örneğin Gaziantep'te gıda firmalarına ambalaj üreten bir işletme, pazartesi günü sekiz firmaya toplu sipariş teklifi gönderdi. Çarşamba sabahı bu firmalar Dış aramalar listesine eklenir ve asistan aramaya başlar. İşletme sahibi o sırada bir müşterinin fabrikasında numune sunumundadır. Öğle arasında panele baktığında ulaşılan firmaların arama özetleri onu bekler.
Özetlerden biri şöyle okunur: "Satın alma sorumlusu teklifi okumuş, fiyatı uygun bulmuş, teslimin bir hafta öne çekilip çekilemeyeceğini soruyor." Bir diğeri: "Teklif muhasebeye gitmiş, kararı genel müdür veriyor, perşembe öğleden sonra aranmak istiyor." Üçüncüsünde müşteri ek indirim sormuş, asistan bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söylemiş ve soru özete not edilmiş. İşletme sahibi akşamüstü önce bu üç kişiyi arar, çünkü hangisinin neye takıldığını artık bilir.
Arama sonuçları kendi sisteminize nasıl aktarılır
Arama sonuçları, panelden kurduğunuz bağlantıyla Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Aramalar ve müşteri bilgisi seçtiğiniz sisteme gider. Teklifleri hangi programda izliyorsanız, takip aramalarının sonucunu da orada görürsünüz.
Panelde de her aramanın izi durur. Arama özeti konuşmanın ana noktalarını okunur bir metin olarak verir. Arama kaydı aramanın sesini panelden dinlemenizi sağlar. Pro ve üstü planlarda bunlara Duygu analizi eklenir.
Duygu analizi takip aramasında ne işe yarar
Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde her arama için duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Teklif takibinde işaretli aramalar, önce ilgilenmek isteyeceğiniz müşterileri öne çıkarır. Bütün özetleri okumaya vaktiniz yoksa işaretli aramalardan başlarsınız.
Bildirimler ve raporlar
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Satış sorumlunuz ya da ortağınız takip aramalarının bittiğinden kendi e-postasıyla haberdar olur. Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını, asistan başına sonucu gösterir. Haftalık takip toplantınızı bu raporun üzerinden yaparsınız.
Müşteri sizi geri aradığında ne olur
Müşteri takip aramasından sonra işletmenizi aradığında, asistan Gelen aramalar özelliğiyle aramayı açar ve müşteriyle konuşur. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalışır; akşam ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Teklifinizi akşam evde okuyan müşteri, sorusunu o akşam sorabilir.
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletme adınız, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır.
Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Müşteriyle ilgili aramaları tek kartta izlersiniz. Teklifi ekipte kim takip ederse etsin, aynı bilgiye bakarak konuşur.
Müşteri geri aradığında keşif ya da toplantı isteyebilir. Asistan telefonda randevu alır ve randevular Google Takvim'e yazılır. Pro ve üstü planlarda müşteri Randevu sayfası üzerinden internetten kendisi de randevu alır. Ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Asistanın gelen aramalardaki diğer işlerini sanal sekreter sayfamızda, arama trafiği yoğun işletmeler için kurulan akışı yapay zekâ çağrı merkezi sayfamızda bulabilirsiniz.
Teklif takip araması hangi işletmelere uygun
Teklif takip araması, teklif verip müşterinin kararını bekleyen her hizmet işletmesine ve başka işletmelere satış yapan her firmaya uygundur. Teklifin konusu değişse de aramanın amacı aynıdır: kararın önündeki engeli öğrenmek. Değişen, aramada öğrenilmek istenen bilgidir. Asistanın talimatını işletme türünüze göre yazarsınız.
Farklı işletme türlerinde teklif takip aramasının neyi öğrenmeye yöneldiğini aşağıdaki tablo gösterir.
| İşletme türü | Gönderilen teklif | Takip aramasında öğrenilen bilgi |
|---|---|---|
| Klima ve tesisat firması | Montaj ve bakım teklifi | Keşif tarihi, cihaz tercihi, işin başlangıç zamanı |
| Kurumsal temizlik firması | Aylık ofis temizliği teklifi | Hizmet günleri, başlangıç tarihi, karar veren kişi |
| Ambalaj ve matbaa üreticisi | Toplu sipariş teklifi | Miktar, teslim tarihi, numune isteği |
| Yazılım ve web ajansı | Proje teklifi | Kapsamla ilgili sorular, bütçeyi onaylayan kişi |
| Organizasyon firması | Etkinlik teklifi | Etkinlik tarihi, katılımcı bilgisi, menü tercihi |
| Mobilya imalatçısı | Ofis mobilyası teklifi | Ölçü, renk seçimi, teslim tarihi |
Tablodaki her satırda asistanın talimatı farklıdır. Klima firmasının asistanı keşif tarihini sorar, ajansın asistanı bütçeyi onaylayan kişiyi öğrenir. Bilgi bankasına yazdığınız hizmet bilgileri, asistanın genel sorulara cevap vermesine yardım eder. Teklife özel konular ise arama özetiyle size gelir.
Sık sorulan sorular
Teklif takip araması ne zaman yapılmalı?
Teklif takip araması, müşterinin teklifi okumaya vakit bulduğu ama kararını henüz vermediği aralıkta yapılır. Teklifte bir geçerlilik tarihi varsa arama o tarihten önce planlanır. Müşteri bir karar tarihi söylediyse, arama o tarihten önce yapılır.
Alodiyo'da Dış aramalar hangi planlarda var?
Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur, aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Asistan teklifle ilgili bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Soru arama özetinde görünür, müşteriyi siz ararsınız. Müşteri işletmenizi kendisi aradığında da isterse asistan geri arama talebi açar ve talep panelde görünür.
Takip aramalarının sonuçlarını Salesforce'a aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Teklifleri hangi sistemde izliyorsanız, takip sonuçlarını da orada görürsünüz.
Müşterinin teklife bakışını aramadan anlayabilir miyim?
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir, panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Arama kaydını dinleyerek konuşmanın tamamını da duyabilirsiniz.
Müşteri takip aramasından sonra beni geri ararsa ne olur?
Asistan gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve müşteriyle konuşur. Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Müşteri randevu isterse asistan randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar.
Takip aramalarında asistan benim sesimle konuşabilir mi?
Pro ve üstü planlarda ses klonu kullanılır. Asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Teklifi sizinle konuşmuş müşteri, takip aramasında tanıdık bir sesle karşılaşır.
Özet
- Teklif takip araması, teklifin müşteri tarafında nerede durduğunu ve kararın önündeki engeli öğrenmenizi sağlar.
- Arama, müşterinin teklifi okuduğu ama kararını vermediği aralıkta ve az sayıda net soruyla yapılır.
- Alodiyo'da Dış aramalar özelliğiyle asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
- Aramalar ve müşteri bilgisi, panelden kurduğunuz bağlantıyla Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir.
- Müşteri sizi geri aradığında asistan aramayı açar, Müşteri kartı açılır ve istenirse randevu alınır.
Alodiyo hesabınızı açın, asistanınızı işinize göre ayarlayın ve Dış aramalar için size uyan planı fiyatlandırma sayfamızdan seçin.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
