Kısaca: Toplantı odası rezervasyonu, telefonu sizin yerinize açan bir yapay zekâ telefon asistanıyla alınır. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, gün, saat ve kişi sayısını sorar, rezervasyonu Google Takvim'e yazar. Pro ve üstü planlarda Rezervasyon sayfası da açılır ve müşteri odayı internetten kendisi ayırır.
Telefonla toplantı odası rezervasyonu, oda talebinin bir yapay zekâ telefon asistanı tarafından karşılanıp takvime yazılmasıdır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu ve rezervasyon alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Ortak çalışma alanında ya da ofis merkezinde numaranıza gelen aramayı karşılar, arayanla konuşur ve talebi takviminize işler. Asistanın genel yeteneklerini sanal sekreter sayfamızda bulabilirsiniz.
Rehber, Türkiye'de ortak çalışma alanı ya da ofis merkezi işleten kişiler için hazırlandı. Telefonla gelen oda taleplerinin nasıl karşılandığını, internetten rezervasyonun telefonla nasıl yan yana çalıştığını ve kurulumun hangi sırayla yapıldığını adım adım anlatıyoruz.
Ofis merkezlerinde toplantı odası talepleri neden dağılır
Toplantı odası talepleri, gün boyunca birçok yerden aynı anda geldiği için dağılır. Bir üye resepsiyona uğrar, bir firma telefonla arar, bir başkası mesaj atar. Her talep farklı bir deftere, bir not kâğıdına ya da birinin aklına yazılır.
Örneğin İstanbul'da üç toplantı odası olan bir ortak çalışma alanını düşünün. Salı sabahı saat 09.30'da resepsiyondaki çalışan yeni bir üyeye kart verirken kapıdaki kuryeyle de ilgilenir. Tam o sırada telefon çalar ve bir ajans perşembe öğleden sonrası için sekiz kişilik bir oda ister.
Resepsiyon çalışanı telefonu açar ama elinde kalem yoktur. Talebi aklında tutar, kuryeyi uğurlar, yeni üyenin sorusunu cevaplar. Öğle saatinde takvime baktığında ajansın hangi saati istediğini hatırlamaz.
Asıl dert oda sayısı değil, talebin kaydedildiği yerin belirsiz olmasıdır. Yapay zekâ telefon asistanı bu sahnede telefonun karşısına geçer. Ajansın aramasını açar, tarihi, saati ve kişi sayısını sorar, rezervasyonu Google Takvim'e yazar. Resepsiyon çalışanı da yeni üyesiyle ilgilenmeyi sürdürür.
Toplantı odası rezervasyonu için hangi bilgiler toplanır
Toplantı odası rezervasyonu sırasında asistan, sizin belirlediğiniz bilgileri arayana sorar. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve neyi soracağını siz bilgi bankası ve talimatla ayarlarsınız. Bir ofis merkezi için tipik bir soru listesi aşağıdaki gibidir.
Aşağıdaki liste, bir oda talebinde arayandan istenebilecek bilgileri gösterir:
- Rezervasyonu yapan kişinin adı ve firmasının adı.
- Toplantının yapılacağı gün.
- Başlangıç ve bitiş saati.
- Toplantıya katılacak kişi sayısı.
- Tercih edilen oda ya da oda büyüklüğü.
- Ekran, projeksiyon ya da yazı tahtası gibi ekipman istekleri.
- İkram ya da misafir karşılama gibi ek talepler.
Listeyi kendi işinize göre kısaltır ya da uzatırsınız. Tek odası olan küçük bir alan oda tercihi sorusunu listeden çıkarır. Beş odalı bir iş merkezinde ise kişi sayısı ve ekipman soruları doğru odayı bulmanızı kolaylaştırır.
Yapay zekâ telefon asistanı arayana neler anlatır
Asistan, bilgi bankasına yazdığınız her şeyi arayana anlatır. Oda kapasitelerini, ekipmanları, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları bilgi bankasına siz eklersiniz. Bilgiyi elle yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
Ortak çalışma alanlarına gelen sorular çoğu zaman tanıdıktır. Otopark var mı, misafirler binaya nasıl girer, odadaki ekrana hangi kabloyla bağlanılır, saatlik ya da yarım günlük kiralama nasıl yapılır. Cevaplar bilgi bankasında durduğunda asistan arayana net bilgi verir.
Asistan bilmediği bir soruyla karşılaşınca ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır, arama özeti panelinize düşer. Diyelim ki bir firma, yıllık sözleşmeyle her ay sabit bir gün oda kiralamak istiyor. Bu özel teklifi siz vermek istersiniz; talebi panelde görür ve firmayı kendiniz ararsınız.
Yabancı üyeler ararsa ne olur
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil açılır ve asistan arayanın dilinde yanıt verir. Ortak çalışma alanınıza yabancı serbest çalışanlar ya da uzaktan çalışan ekipler geliyorsa bu özellik işinize yarar. Yabancı dilde arayan bir girişimci odasını kendi dilinde konuşarak ayırır.
Rezervasyon sayfası telefonla birlikte nasıl çalışır
Rezervasyon sayfası telefonla yan yana çalışır: telefonu seven müşteri arar, internetten halletmek isteyen müşteri odayı sayfadan kendisi ayırır. Rezervasyon sayfası Pro ve üstü planlarda açılır. Böylece her müşteri kendine uygun yolu seçer.
Diyelim ki Ankara'da bir ofis merkezi işletiyorsunuz. Pazar akşamı saat 22.00'de bir danışman, pazartesi sabahı müşterisine sunum yapacağı bir oda arıyor. Numaranızı arar; asistan saatten bağımsız çalıştığı için aramayı açar, rezervasyonu alır ve Google Takvim'e yazar.
Aynı akşam binanızda masası olan bir yazılım girişiminin kurucusu salı günü için oda istiyor. Kimseyi aramak istemez, web sitenizdeki Rezervasyon sayfasına girer ve odayı kendisi ayırır. Pazartesi sabahı resepsiyon masasına oturduğunuzda iki oda da ayrılmış olur.
İki yolu birlikte kullanmak resepsiyonun yükünü dengeler. Düzenli üyeleriniz sayfaya alışır, ilk kez gelen firmalar telefonda sorularını sorup rezervasyon yapar. İnternetten randevu ve rezervasyon almanın ayrıntılarını randevu sistemi sayfamızda okuyabilirsiniz.
Alodiyo toplantı odası taleplerini adım adım nasıl karşılar
Alodiyo numaranıza bağlandıktan sonra gelen oda talebini açar, rezervasyonu alır ve Google Takvim'inize yazar. Kurulumu panelden kendiniz yaparsınız. Hazırlık, numaranızı seçmekten bildirim kişilerini eklemeye kadar birkaç basit adımdan oluşur.
Aşağıdaki liste, bir ofis merkezinin Alodiyo'yu toplantı odası rezervasyonu için hazırlama sırasını gösterir:
- Numaranızı belirleyin: asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlarsınız; yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur ve başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
- Bugünkü numaranızı kullanacaksanız, aramaları asistana operatörünüzün panelinden yönlendirirsiniz.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen bir cümle önerilir.
- Bilgi bankasını doldurun; oda adlarını, kapasitelerini, ekipmanlarını, çalışma saatlerinizi ve fiyatlarınızı yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Talimatla, rezervasyon sırasında arayana sorulacak bilgileri sıralayın.
- Google Takvim'inizi bağlayın; asistanın telefonda aldığı rezervasyonlar buraya yazılır.
- Pro ve üstü bir plandaysanız Rezervasyon sayfasını açın ve müşterilerinizle paylaşın.
- Bildirim alacak kişileri ekleyin; her arama bittiğinde bu kişilere e-posta gider.
Karşılama cümlesi için şu örnek kullanılabilir: "Örnek Ofis Merkezi, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Cümleyi kendi işletme adınızla ve kendi üslubunuzla yeniden yazarsınız.
Kurulumdan sonra bir aramanın yolu bellidir. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve karşılama cümlesini söyler. Soruları bilgi bankasıyla cevaplar, rezervasyon bilgilerini toplar ve Google Takvim'e yazar. Arama bitince özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider.
Asistanı mevcut santralinizle birlikte kullanma seçeneklerini sanal santral sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Hangi işletmeye hangi rezervasyon yolu uygun
Hangi yolun uygun olduğunu ofis merkezinizin büyüklüğü ve müşterilerinizin alışkanlığı belirler. Telefonla rezervasyon her planda vardır; Rezervasyon sayfası Pro ve üstü planlarda açılır. Kurumsal kiracıları olan merkezler Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan da kurar.
Aşağıdaki tablo, farklı ortak çalışma alanı türleri için uygun rezervasyon kurgusunu karşılaştırır:
| İşletme türü | Telefonla rezervasyon | Rezervasyon sayfası | Önerilen kurgu |
|---|---|---|---|
| Tek toplantı odalı küçük ortak çalışma alanı | Oda talepleri telefonla karşılanır | Düzenli üyelere kolaylık sağlar | Telefonla rezervasyonla başlamak |
| Birkaç odalı ortak çalışma alanı | Dışarıdan gelen firmalar arar | Üyeler odayı kendisi ayırır | İki yolu birlikte kullanmak |
| Kurumsal kiracılı ofis merkezi | Kiracı firmaların çalışanları arar | Kiracılar kendi toplantısını planlar | İki yol ve ayrı asistanlar |
| Yabancı üyesi çok olan alan | Arayan kendi dilinde konuşur | İnternetten ayırmak isteyen üyeye uygun | Çoklu dil ve sayfa birlikte |
| Hafta sonu etkinlik alanı da kiralayan merkez | Etkinlik soruları telefonla gelir | Toplantı odası için kolay bir yol sunar | Telefonda ayrıntılı bilgi bankası |
Ayrı asistan kurgusu kurumsal merkezlerde iş bölümünü netleştirir. Örneğin bir asistan üyelik ve ofis kiralama sorularıyla ilgilenir, diğeri toplantı odası rezervasyonlarını alır. Her asistanın karşılama cümlesi ve bilgi bankası kendi işine göre ayarlanır.
Rezervasyondan sonra panelde neleri takip edersiniz
Rezervasyon alındıktan sonra panelde Arama özeti, Arama kaydı, Müşteri kartı, Arama raporları ve Duygu analizi ile her aramayı takip edersiniz. Her biri farklı bir soruya cevap verir. Hangisinin ne işe yaradığını kısaca açalım.
Arama özeti ve Arama kaydı
Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Kimin aradığını, hangi gün ve saat için oda istediğini ve ek bir talebi olup olmadığını özetten okursunuz. Bir ayrıntıyı kendi kulağınızla duymak isterseniz Arama kaydı'nı panelden dinlersiniz.
Müşteri kartı
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Her ay oda kiralayan bir eğitim firmasının bütün aramaları aynı kartta birikir. Firmayı aramadan önce karta bakar, geçmiş taleplerini hatırlarsınız.
Arama raporları
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Oda taleplerinin en çok hangi gün ve saatte geldiğini buradan görürsünüz. Resepsiyon vardiyalarını ya da oda temizlik saatlerini bu dağılıma göre planlarsınız.
Duygu analizi
Duygu analizi Pro ve üstü planlarda açılır ve arama bittikten sonra çalışır. Konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür; işaretli aramayı açıp o müşteriyle ayrıca ilgilenirsiniz.
Aynı anda gelen aramalar
Yoğun sabahlarda birkaç firma aynı anda arayabilir. Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve plan büyüdükçe bu sayı artar. Ofis merkezinize uyan planı arama yoğunluğunuza bakarak fiyatlandırma sayfamızdan seçersiniz.
İlk haftada asistanı ofis merkezinize nasıl uyarlarsınız
İlk haftada asistanı, arama özetlerini okuyup bilgi bankasını tamamlayarak ofis merkezinize uyarlarsınız. Gerçek aramalar, arayanların neyi merak ettiğini size açıkça gösterir. Her akşam panelde günün özetlerine kısa bir göz atmak işinizi görür.
İlk hafta için şu alışkanlıklar işe yarar:
- Asistanın "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" dediği aramaları bulun ve o sorunun cevabını bilgi bankasına ekleyin.
- Oda adlarını bilgi bankasında, takvimde ve Rezervasyon sayfasında aynı biçimde yazın.
- Misafir girişi gibi arayanların sık sorduğu ayrıntıları bilgi bankasına taşıyın.
- Arama raporlarındaki saat dağılımına bakıp telefonun en yoğun olduğu saatleri görün.
- Geri arama taleplerine aynı gün dönün.
Birkaç gün sonra panel günlük düzeninizin bir parçası olur. Sabah takvime bakar, gün içinde bildirimleri izler, akşam özetleri okursunuz. Toplantı odası rezervasyonu böylece resepsiyonun aklında tuttuğu bir iş olmaktan çıkar ve takvimde duran bir kayda dönüşür.
Sık sorulan sorular
Toplantı odası rezervasyonu telefonla alınırken asistan neleri sorar?
Asistan, talimatla belirlediğiniz bilgileri sorar. Ofis merkezlerinde çoğunlukla ad, firma adı, gün, başlangıç ve bitiş saati, kişi sayısı ve ekipman isteği sorulur. Soru listesini panelden işletmenize göre değiştirirsiniz.
Telefonda alınan rezervasyonlar nereye yazılır?
Asistanın telefonda aldığı rezervasyonlar Google Takvim'e yazılır. Arama bitince özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider. Sabah takviminizi açtığınızda gece alınan rezervasyonları da görürsünüz.
Müşteriler toplantı odasını internetten kendileri ayırabilir mi?
Evet, Pro ve üstü planlarda Rezervasyon sayfası açılır. Müşteri toplantı odasını bu sayfadan kendisi ayırır. Telefonla rezervasyon her planda vardır ve sayfayla birlikte kullanılır.
Asistan gece ya da hafta sonu gelen oda taleplerini de alır mı?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Pazar akşamı arayan bir firma pazartesi için odasını ayırır. Rezervasyon sabah takviminizde hazır olur.
Asistan bilmediği bir soruda ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve arama özeti panelinize düşer, siz de müşteriyi geri ararsınız.
Bugünkü numaramı kullanmaya devam edebilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Dilerseniz Alodiyo'yu mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya da bağlarsınız.
Alodiyo planlarının fiyatlarını nereden öğrenirim?
Alodiyo'nun Starter, Pro, Business ve Elit planları aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfamızda yer alır. Destek ekibimiz 7/24 sorularınızı cevaplar.
Özet
- Yapay zekâ telefon asistanı toplantı odası taleplerini 1 saniyeden kısa sürede karşılar ve rezervasyonu Google Takvim'e yazar.
- Pro ve üstü planlarda Rezervasyon sayfası açılır ve müşteri odayı internetten kendisi ayırır.
- Oda kapasitelerini, ekipmanları, saatleri ve fiyatları bilgi bankasına siz yazar ya da web sitenizden aktarırsınız.
- Arama özeti, Arama kaydı, Müşteri kartı ve Arama raporları rezervasyon sonrası takibi tek panelde toplar.
Toplantı odalarınızın telefonunu Alodiyo'ya bağlayın, rezervasyonlarınız resepsiyonun aklında değil takviminizde dursun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
