Çağrı bildirimi: aramadan sonra haberiniz olsun

Kısaca: Çağrı bildirimi, yapay zekâ telefon asistanınız bir aramayı bitirdiğinde size giden haberdir. Alodiyo'da arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Panele girdiğinizde o aramanın özetini, ses kaydını ve arayan istediyse geri arama talebini bulursunuz.

Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Telefonu asistana bıraktığınız gün aklınızda üç soru kalır: kim aradı, ne istedi, bana düşen bir iş var mı? Çağrı bildirimi bu üç sorunun cevabını her aramanın sonunda önünüze getirir. Muayenedeyken, müşterinin saçını keserken ya da bir aracın altındayken e-postanıza düşen haberle işinizden kopmazsınız.

Aşağıdaki bölümler, aramanın nasıl karşılandığından çok arama bittikten sonra elinize ne geçtiğini anlatıyor. Bir bildirim e-postası geldiğinde panelde hangi kayda bakacağınızı, geri arama taleplerini nasıl sıraya koyacağınızı ve gece biten aramaları sabah nasıl toplu okuyacağınızı adım adım görürsünüz.

Çağrı bildirimi nedir ve size ne söyler

Bildirim, bir aramanın bittiğini ve panelde okunmayı bekleyen yeni bir kayıt olduğunu size söyler. Asistan arayanla konuşur, arama biter ve haber size ulaşır. Telefonu siz açmadığınız hâlde o saatte kimin aradığını öğrenirsiniz.

Bir bildirim size şu üç şeyi haber verir:

• Bir arama bitti ve panelde yeni bir kayıt var.
• O aramanın özeti okunmaya hazır.
• Arayan geri aranmak istediyse talebi panelde sizi bekliyor.

Telefonu kendiniz açtığınızda notu tezgâhın kenarındaki bir kâğıda alırsınız. Akşam o kâğıdı ararken müşterinin ne istediğini hatırlamaya çalışırsınız. Asistanla notu siz tutmazsınız; Arama özeti her arama bittikten sonra panelde kendiliğinden yerini alır.

Arama bitince bildirim nereye gider

Arama bitince bildirim iki yere gider: bildirim kişilerinizin e-posta kutusuna ve panelinize. E-posta sizi işletmeden uzaktayken yakalar. Panel bildirimi ise panele girdiğinizde hangi aramaların yeni olduğunu gösterir.

E-posta bildirimi

E-posta, tezgâhtan ya da masadan uzaktayken de aramalardan haberdar olmanızı sağlar. Telefonunuzdaki e-posta uygulamasından bir aramanın bittiğini cebinizden görürsünüz. Ayrıntıya bakmak istediğinizde panele geçersiniz.

Bildirim kişileriniz, e-postanın gittiği kişilerdir. Telefonla kim ilgileniyorsa bildirimin de ona gitmesi takibi kolaylaştırır. Tek başına çalışan bir kuaförde bu kişi salonun sahibidir; bir veteriner kliniğinde ön büroda telefonlarla ilgilenen çalışanınızdır.

Panel bildirimi

Panel bildirimi, gün içinde biten aramaları tek yerden takip etmenizi sağlar. Panele girdiğinizde yeni bildirimleri görürsünüz. Her birinin arkasında o aramanın özeti, ses kaydı ve varsa geri arama talebi durur.

E-posta size bir aramanın bittiğini söyler. Panel ise o aramada ne konuşulduğunu ve sizden ne beklendiğini gösterir. Haberi cebinizden alır, masaya döndüğünüzde ayrıntıyı panelde okursunuz.

Arama özetinde hangi bilgileri okursunuz

Arama özetinde arayanın ne için aradığını ve konuşmanın nasıl sonuçlandığını okursunuz. Özet her arama bittikten sonra panelde görünür. Konuşmanın tamamını dinlemeden aramanın özünü öğrenirsiniz.

Öğle arasında sabahın bütün aramalarını tek tek dinlemek yerine özetlere göz gezdirirsiniz. Hangi aramanın randevuyla bittiğini, hangisinin sizden bir dönüş beklediğini bu satırlardan ayırırsınız.

Özet yetmediğinde: Arama kaydı

Arama kaydı, aramanın ses kaydını panelden dinlemenizi sağlar. Arayanın sorusunu ve asistanın verdiği cevabı kendi kulağınızla duyarsınız.

Arama kaydı iki durumda işe yarar. İlki, özette dikkatinizi çeken bir ayrıntıyı netleştirmek istediğiniz zamandır. İkincisi, asistanın bir soruyu nasıl cevapladığını dinleyip Bilgi bankasındaki bir bilgiyi güncellemeye karar verdiğiniz zamandır.

Arayanın geçmişi: Müşteri kartı

Müşteri kartı, aynı kişinin aramalarını tek yerde toplar. Arayanın numarasıyla kayıt kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Yeni bir bildirim geldiğinde o kişinin daha önce arayıp aramadığını kartından görürsünüz.

Bir müşteri aynı konuda üçüncü kez arıyorsa bunu kartındaki aramalardan anlarsınız. Geri dönerken konuşmaya bu bilgiyle başlarsınız. Müşteriniz de derdini en baştan anlatmadan konuya girer.

Geri arama talebi bildirimle nasıl önünüze gelir

Arayan geri aranmak istediğinde asistan talebi açar; arama bitince bildirim gelir ve talep panelde sizi bekler. Kimin dönüş beklediğini ve hangi konuda aradığını aynı aramanın özetinden okursunuz.

Geri arama talebi, bildirimler arasında sizden en net adımı bekleyen kayıttır. Randevu alan bir arayanın işi telefonda bitmiştir; randevu Google Takvim'e yazılmıştır. Talep açan kişi ise sizden bir telefon bekler.

Asistanın net cevap veremediği sorular

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Böyle bir soruyla karşılaştığında "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.

Asistanın cevaplayamadığı sorular iki gruba ayrılır. İlk grup, Bilgi bankasında eksik kalan bilgilerdir: aynı soru farklı aramalarda tekrar ediyorsa cevabı Bilgi bankasına eklersiniz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. İkinci grup, cevabı doğrudan uzmandan gelecek sorulardır.

Örneğin bir veteriner kliniğinde hekim sabah dokuzdan öğlene kadar ameliyattadır ve telefonu Alodiyo karşılar. Saat on bire doğru bir hayvan sahibi arar ve köpeğine verilen ilacın dozunu sorar. Asistan doz konusunda net bilgi veremeyeceğini söyler, hayvan sahibi geri aranmak ister ve talep açılır. Hekim ameliyattan çıktığında e-postayı görür, panelde özeti okur ve hayvan sahibini kendisi arar.

Doz sorusu Bilgi bankasına yazılacak bir bilgi değildir; bildirim, soruyu cevabını verecek kişiye taşımıştır. Hayvan sahibi de telefonu geri aranacağını bilerek kapatmıştır. Asistanın veteriner kliniklerinde nasıl kullanıldığını veteriner kliniği sektör sayfamızda görebilirsiniz.

Alodiyo aramadan bildirime kadar adım adım ne yapar

Alodiyo aramayı açar, arayanla konuşur, arama bitince özeti panele bırakır ve bildirimi gönderir. Aşağıdaki liste, telefonunuz çaldığı andan bildirimin size ulaştığı ana kadar olanları sırasıyla gösterir.

1. İşletmenizin numarasına bir arama gelir ve asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
2. Asistan arayanla konuşur ve Bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle sorularını cevaplar.
3. Arayan randevu isterse asistan randevuyu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
4. Asistan bir konuda net bilgi veremezse bunu arayana söyler ve arayan isterse geri arama talebi açar.
5. Arama biter ve Arama özeti panelde görünür.
6. Bildirim kişilerinize e-posta gider, panelinizde de bildirim görünür.
7. Panele girdiğinizde özeti okur, isterseniz Arama kaydını dinler ve varsa geri arama talebine dönersiniz.

Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Pazar akşamı biten bir aramanın e-postası pazartesi sabahı kutunuzda sizi bekler. Haftaya bildirimlerle başladığınızda hafta sonunun nasıl geçtiğini tek bakışta görürsünüz.

Asistanın telefonda ne söyleyeceğini Bilgi bankası ve talimatla siz belirlersiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bir diş kliniğine de bir oto servise de bu ayarlarla uyar. Asistanın telefonda yaptığı işleri daha geniş görmek isterseniz sanal sekreter sayfamıza göz atabilirsiniz.

Hangi bildirime önce bakmalısınız

Önce geri arama talebi olan bildirimlere bakın, çünkü bu aramalar sizden bir dönüş bekler. Ardından memnuniyeti düşük işaretlenen aramalar ve asistanın net cevap veremediği sorular gelir. Randevusu alınmış aramalar çoğunlukla sizden bir adım beklemez.

Aşağıdaki tablo, arama sonucuna göre panelde ne göreceğinizi ve atacağınız adımı gösterir.

Duygu analizi ile dikkat isteyen aramalar

Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda vardır.

Yoğun bir günde Duygu analizi bildirimler arasında bir süzgeç gibi iş görür. Bütün özetleri sırayla okumak yerine önce işaretli aramalara bakarsınız. Memnuniyeti düşük görünen bir müşteriye günün erken saatinde dönme fırsatı bulursunuz.

Bildirimleri günlük işinize nasıl yerleştirirsiniz

Bildirimleri günün belli anlarında toplu kontrol ettiğinizde işinizi bölmeden takipte kalırsınız. Her e-postada elinizdeki işi bırakmak yerine kendinize sabit kontrol anları belirleyin. Dikkat isteyen bir kayıt geldiğinde e-posta zaten gözünüzün önündedir.

Üç kontrol anıyla başlayabilirsiniz: dükkânı açarken, öğle arasında ve kapanışta. Açılışta gecenin aramalarını, öğlen sabahın taleplerini, kapanışta da öğleden sonrasını görürsünüz. Kapanışta açık kalan bir geri arama talebi varsa onu ertesi sabahın ilk işi olarak not edersiniz.

Diyelim ki bir kuaför salonu işletiyorsunuz ve cumartesi sabahı koltuklar dolu. Elinizde makas varken telefona bakmanız zor; telefonu Alodiyo'ya bırakmışsınız. Öğleden önce dört arama gelir: iki müşteri randevu alır, biri fiyat sorar, biri de saç boyası rengini konuşmak için geri aranmak ister. Bir müşteriyi uğurladığınız arada cebinizdeki e-postalara göz atar, öğle arasında panelden geri arama talebine dönersiniz.

Öğle arasında takviminizde iki yeni randevu vardır ve ikisi de Google Takvim'e yazılmıştır. Fiyatlarınızı Bilgi bankasına yazdığınız için fiyat soran müşteri cevabını telefonda almıştır. Dört bildirimden size kalan iş tek bir telefondur: boya rengini konuşmak isteyen müşteriyi aramak. Asistanın kuaför salonlarında nasıl kullanıldığını kuaför sektör sayfamızda görebilirsiniz.

Haftalık bakış: Arama raporları

Bildirimler günü yönetir, Arama raporları haftayı gösterir. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Asistan başına sonuçlar da raporda yer alır.

Tek tek bildirimlerin göstermediği desen raporda ortaya çıkar. Cumartesi sabahlarının mı, salı öğleden sonralarının mı daha yoğun geçtiğini görürsünüz. Personel planınızı ve randevu saatlerinizi bu bilgiyle düzenlersiniz.

Bildirimler ekibinizle işi nasıl paylaştırır

Bildirimler, aramaların arkasındaki işi ekipte kimin üstleneceğini netleştirir. Telefonla ilgilenen kişiler bildirim kişisi olduğunda her bildirimin bir sahibi olur. Kimin hangi müşteriye döneceği konusunda tahmin yürütmezsiniz.

İki kişilik bir ön büroda şu düzen işinizi kolaylaştırır. Bildirimi alan kişi özetleri okur ve geri arama taleplerini üstlenir. Randevular Google Takvim'e yazıldığı için randevu tarafında ayrıca not tutmazsınız.

İşi ayrı asistanlara bölmek

Pro ve üstünde birden fazla asistan kurarsınız; örneğin satış için bir asistan, randevu için ayrı bir asistan. Arama raporları asistan başına sonucu gösterir. Hangi asistanın hangi aramaları karşıladığını ayrı ayrı izlersiniz.

Arama bilgisini kendi sisteminize taşımak

Ekibiniz başka bir sistemde çalışıyorsa arama bilgisini oraya taşırsınız. Alodiyo aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.

Ön büroya yeni başlayan bir çalışan, ilk haftasında arama özetlerini okuyarak müşterilerin en çok neyi sorduğunu öğrenir. Müşteri kartları da düzenli müşterilerinizi tanımasına yardım eder.

Telefondan alınan randevunun takvime nasıl yazıldığını randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı görebilirsiniz. Planların içeriği ve fiyatları için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Çağrı bildirimi kime gider?

Bildirim, arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta olarak gider. Panelde de bir bildirim görünür. Telefonla ilgilenen kişinin bildirim kişileri arasında olması takibi kolaylaştırır.

Her arama bittiğinde bildirim alır mıyım?

Evet, arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Aramanın özeti de arama bittikten sonra panelde yerini alır. Panele girdiğinizde günün aramalarını ve taleplerini bir arada görürsünüz.

Arama özetini nerede görürüm?

Arama özeti, her arama bittikten sonra panelde görünür. Özette arayanın ne için aradığını ve konuşmanın nasıl sonuçlandığını okursunuz. Konuşmanın tamamını duymak isterseniz Arama kaydını da panelden dinlersiniz.

Gece ya da hafta sonu gelen aramaların bildirimi de gelir mi?

Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider. Sabah güne başlarken gecenin aramalarını panelde toplu görürsünüz.

Asistan bir soruyu cevaplayamazsa bunu nasıl öğrenirim?

Asistanın talimatında bilmediği konuda uydurmaması yer alır; böyle bir soruda net bilgi veremeyeceğini arayana açıkça söyler. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bildirim geldiğinde talebi görür, müşteriye siz dönersiniz.

Memnun olmayan bir arayanı bildirimler arasında nasıl fark ederim?

Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda vardır.

Bildirim, Arama özeti ve geri arama talebi hangi planlarda var?

Arama bitince gelen bildirim, Arama özeti, Arama kaydı ve geri arama talebi bütün planlarda vardır. Planların içeriğini ve fiyatlarını fiyatlandırma sayfamızda görürsünüz. 7 günlük ücretsiz deneme ile bildirimleri kendi aramalarınızda görebilirsiniz.

Özet

• Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür.
• Her aramanın özeti panelde durur, isterseniz Arama kaydını da dinlersiniz.
• Arayan geri aranmak isterse talep panelde sizi bekler ve önce bakılacak kayıt odur.
• Duygu analizi, Pro ve üstü planlarda memnuniyeti düşük aramaları işaretler.
• Bildirimleri günde üç sabit anda kontrol etmek, işinizi bölmeden takipte kalmanızı sağlar.

Telefonunuzu Alodiyo'ya bırakın, her aramanın sonunu e-postanızdan ve panelinizden takip edin.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.