Kısaca: Eksik evrak hatırlatma, belgesini henüz teslim etmemiş müşterinizi arayıp hangi belgenin beklendiğini nazikçe bildirme işidir ve bu aramaları Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanına bırakabilirsiniz. Asistan Dış aramalar ile listenizdeki kişileri arar, eksik belgeyi hatırlatır ve kişinin cevabını alır. Her aramanın özeti panelinize düşer; siz de kimin belgeyi ne zaman getireceğini tek ekrandan izlersiniz.
Belgeyle çalışan bir büroda eksik evrak hatırlatma her hafta yeniden başlayan bir iştir. Mali müşavir dönem belgelerini, avukat vekaletnameyi, emlak ofisi kimlik fotokopisini bekler. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve listenizdeki kişileri arayan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Hatırlatma aramalarını asistana bıraktığınızda siz dosyanın kendisiyle ilgilenirsiniz.
Aşağıda hatırlatma aramasının ne olduğunu, hangi bürolara uyduğunu, adım adım nasıl kurulduğunu ve arama özetlerinin evrak takibini nasıl düzene soktuğunu bulacaksınız. Yazıdaki sahneler, Türkiye'deki küçük büroların sıradan bir iş gününden kurulmuş örneklerdir.
Eksik evrak hatırlatma araması nedir
Eksik evrak hatırlatma araması, asistanın belge bekleyen kişiyi arayıp eksik belgeyi hatırlattığı ve kişinin cevabını kayda geçirdiği bir aramadır. Üründeki adı Dış aramalar'dır ve Pro ve üstü planlarda bulunur. Asistan sizin hazırladığınız listedeki kişileri arar ve her aramanın sonunda bir Arama özeti bırakır.
Gelen aramalardan farkı, ilk adımı kimin attığıdır. Gelen aramalarda asistan büronuzun numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Dış aramalarda asistan listenizdeki kişiyi kendisi arar, kendini tanıtır ve konuyu açar.
İyi bir hatırlatma belgeyi istemekle bitmez; kişinin verdiği cevap da en az belge kadar değerlidir. Kişi "yarın getiririm", "dün e-postayla gönderdim" ya da "hangi belgeden söz ettiğinizi anlamadım" diyebilir. Arama özeti bu cevapları sizin için toplar. Her dosyada ne yapacağınıza da bu cevaplara bakarak karar verirsiniz.
Belgeyle çalışan bürolarda evrak neden eksik kalır
Evrak çoğu zaman kişi unuttuğu, belgeyi nereden alacağını bilmediği ya da istenen belgeyi tam anlamadığı için eksik kalır. Müşteriniz kendi işinin peşindedir. Sizin dosyanızdaki eksik onun gündeminde ilk sırada durmaz; doğru zamanda gelen kısa bir hatırlatma, belgeyi yeniden gündemine taşır.
Büro tarafında asıl mesele zamandır. Hatırlatma aramalarını yapan kişi çoğu zaman telefona bakan, gelen müşteriyi karşılayan ve dosya hazırlayan kişidir. Liste uzadıkça aramalar ertelenir, ertelenen aramalar da dosyayı bekletir.
Örneğin Bursa'da küçük bir mali müşavirlik bürosunu düşünün. Pazartesi sabahı ofis çalışanının masasında, dönem belgelerini göndermemiş mükelleflerin listesi duruyor. Saat ona doğru aramaya başlıyor; biri toplantıda, biri telefonu açmıyor, biri "akşam bakarım" diyor. Bu arada ofisin telefonu iki kez çalıyor ve kimin ne dediği bir kâğıdın kenarına not ediliyor.
Aynı sabahı Alodiyo ile düşünün. Liste asistana verilir, asistan kişileri arar, ofis çalışanı da kapıdan giren müşteriyle ilgilenir. Öğlen paneli açtığında her arama için bir özet bulur: kim belgeyi bu hafta getireceğini söyledi, kim zaten gönderdiğini belirtti, kim belgenin ne olduğunu sordu.
Hangi büro ve ofisler belge hatırlatmasından yararlanır
Dosya açan ve dosyayı tamamlamak için müşteriden belge bekleyen her büro hatırlatma aramasından yararlanır. Asistan sektörden bağımsız çalışır. Bilgi bankası ve talimatla kendi işinize göre ayarlanır.
Aşağıdaki tablo, belgeyle çalışan bazı büro türlerini, sık eksik kalan belge örneklerini ve hatırlatmada öne çıkan bilgiyi gösterir.
| Büro türü | Sık eksik kalan belge örnekleri | Hatırlatmada öne çıkan bilgi |
|---|---|---|
| Mali müşavirlik bürosu | Dönem faturaları, banka hesap dökümü | Hangi döneme ait belgenin beklendiği ve belgenin nasıl iletileceği |
| Avukatlık bürosu | Vekaletname, nüfus kayıt örneği | Dosya için hangi belgenin beklendiği ve büronun belge kabul saatleri |
| Emlak ofisi | Kimlik fotokopisi, tapu fotokopisi | Sözleşme hazırlığı için eksik belge ve ofisin açık olduğu günler |
| Sigorta acentesi | Ruhsat fotokopisi, hasar fotoğrafları | Poliçe ya da hasar dosyası için beklenen belge |
| Vize danışmanlık ofisi | Pasaport fotokopisi, vesikalık fotoğraf | Başvuru dosyası için eksik belge ve teslim yolu |
| Kurs ve eğitim kurumu | Kayıt formu, fotoğraf, öğrenci belgesi | Kayıt için beklenen belge ve kurumun adresi |
Dosya için hangi belgenin istendiğine siz karar verirsiniz; asistan sizin yazdığınızı hatırlatır. Asistanın bu bürolarda gelen aramaları nasıl karşıladığını avukatlık bürosu sayfamızda ve emlak ofisi sayfamızda anlattık.
Alodiyo eksik evrak hatırlatmasını adım adım nasıl yapar
Alodiyo'da hatırlatma aramaları altı adımlık bir akışla yürür: bilgiyi ve listeyi siz hazırlarsınız, asistan arar, özetler panelinize düşer. Bilgi bankası ve talimat bir kez yazılır. Sonraki haftalarda değişen şey çoğunlukla arama listesidir.
Aşağıdaki liste, eksik evrak hatırlatma akışını baştan sona sırasıyla gösterir.
- Bilgi bankasını doldurun. Büronuzun adresini, çalışma saatlerini, belge teslim yollarını ve sık sorulanları Bilgi bankasına yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Talimatı yazın. Asistanın kendini nasıl tanıtacağını, hangi belgeyi hatırlatacağını ve kişiye ne soracağını açık cümlelerle yazın.
- Listeyi hazırlayın. Belgesi eksik olan kişilerden bir arama listesi oluşturun.
- Asistan arasın. Dış aramalar ile asistan listenizdeki kişileri arar ve hatırlatmayı yapar.
- Özetleri okuyun. Her arama bittiğinde Arama özeti panelde görünür, belirlediğiniz kişilere de e-posta bildirimi gider.
- Dosyalarınızı güncelleyin. Özetlere bakarak belgesini getirecek kişileri, soru soranları ve sizinle konuşmak isteyenleri ayırın.
Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Planların içeriğini ve fiyatlarını fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Pro ve üstünde birden fazla asistan kurabilirsiniz. Örneğin bir asistan büronuza gelen aramaları karşılarken ikinci bir asistanı evrak hatırlatmalarına ayırabilirsiniz. İki işin talimatı ayrı durur, her asistanın sonucunu da Arama raporlarında ayrı görürsünüz.
Hatırlatma aramasında asistan neler söyler
Asistan, talimatınıza ve bilgi bankanıza ne yazdıysanız onu söyler: kendini tanıtır, eksik belgeyi belirtir, teslim yolunu anlatır ve kişinin cevabını alır. Talimat kısa ve net olduğunda arama da kısa ve net olur. Aşağıda bir mali müşavirlik bürosu için örnek bir talimat var.
> Kendini Örnek Mali Müşavirlik'in yapay zekâ asistanı olarak tanıt. Kişiye ekim dönemine ait banka hesap dökümünün henüz büromuza ulaşmadığını söyle. Belgeyi e-postayla gönderebileceğini ya da hafta içi mesai saatlerinde büroya bırakabileceğini anlat. Belgeyi ne zaman ileteceğini sor ve cevabını not et.
Asistanın kendini yapay zekâ asistanı olarak tanıtması, aranan kişinin kiminle konuştuğunu ilk cümlede bilmesini sağlar. Belgenin nereden alınacağını da bilgi bankasına eklerseniz, "Bunu nereden bulacağım?" sorusuna asistan sizin yazdığınız cevabı verir.
Asistan bilmediği soruya ne der
Asistanın kuralı, bilmediği konuda bilgi uydurmamaktır; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır, talep ve arama özeti panelinize düşer. Cevabı belli olmayan bir soru böylece doğrudan size ulaşır.
Diyelim ki İzmir'de bir avukatlık bürosu, bir müvekkiline vekaletname için hatırlatma araması yaptırdı. Akşam saat yedide müvekkil büroyu arıyor ve "Noterden aldığım belgenin aslı mı lazım, fotokopisi yeter mi?" diye soruyor. Bilgi bankasında bu sorunun cevabı yoksa asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve müvekkil isterse geri arama talebi açar. Ertesi sabah avukat talebi ve arama özetini panelde görür, müvekkili kendisi arar.
Hukuki bir soruyu cevaplamayı size bırakmak, büronuzun sözünün sizden çıkmasını sağlar. Sık gelen soruların cevabını bilgi bankasına ekledikçe asistan bu soruları sizin yazdığınız biçimde cevaplar.
Kişi büroyu geri ararsa ne olur
Kişi hatırlatmadan sonra büronuzu ararsa asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için akşam, gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; büronuzun adını, asistanın yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söylemesi önerilir.
Kişi belgeyi getirmek için bir gün isterse asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ile kişi teslim gününü internetten kendisi de seçer. Randevu tarafını randevu sistemi sayfamızda, gelen aramaların bütününü sanal sekreter sayfamızda anlattık.
Arama özeti panelde size neyi gösterir
Arama özeti, kişinin hatırlatma aramasında belgeyle ilgili ne dediğini birkaç satırda gösterir. Her eksik evrak hatırlatma araması bittikten sonra özet panelinizde görünür; uzun bir kaydı dinlemeden sonucu okursunuz. Aramanın tamamını duymak isterseniz Arama kaydı da paneldedir.
Aşağıdaki tablo, panelde gördüğünüz alanların evrak takibinde ne işe yaradığını gösterir.
| Panelde gördüğünüz | Evrak takibinde işinize yarayan yanı |
|---|---|
| Arama özeti | Kişinin belgeyle ilgili cevabını birkaç satırda okursunuz |
| Arama kaydı | Aramanın ses kaydını dinleyip kişinin söylediğini kendi kulağınızla duyarsınız |
| Müşteri kartı | Aynı numaradan gelen aramaları tek kayıtta görürsünüz |
| Geri arama talebi | Sizinle konuşmak isteyen kişiler panelde ayrı görünür |
| Duygu analizi | Pro ve üstü planlarda, arama bittikten sonra memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir |
| Arama raporları | Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu görürsünüz |
| E-posta bildirimi | Arama bitince belirlediğiniz kişilere e-posta gider, panelde de bildirim çıkar |
Duygu analizi, hatırlatmadan hoşnut kalmamış görünen kişileri fark etmenize yardım eder. Konuşmanın tonu ve içeriği arama bittikten sonra puanlanır; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretlenen aramaları önce dinleyip kişiye kendiniz dönebilirsiniz.
E-posta bildirimi, ofiste olmadığınız günlerde işinize yarar. Duruşmadaki bir avukat ya da sahadaki bir emlak danışmanı, hatırlatmaların sonucunu telefonundaki e-postadan takip eder.
Müşteri kartı evrak takibini nasıl kolaylaştırır
Müşteri kartı, aynı numaradan gelen aramaları tek kayıtta topladığı için bir kişinin belgesi hakkında ne konuşulduğunu tek bakışta gösterir. Arayanın numarasıyla kayıt kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır.
Örneğin Ankara'da bir emlak ofisi, kiralık bir daire için sözleşme hazırlarken kiracı adayının kimlik fotokopisini bekliyor. Salı günü asistan kiracı adayını arıyor; aday akşam e-postayla göndereceğini söylüyor ve bu cevap Arama özeti olarak panele düşüyor. Perşembe günü aday ofisi arayıp belgeyi hangi adrese göndereceğini soruyor, asistan bilgi bankasındaki e-posta adresini söylüyor ve arama adayın kartına bağlanıyor. Ofis sahibi akşam iki aramanın özetini okuyunca belgenin yolda olduğunu anlıyor.
Dosya takibini başka bir sistemde yapıyorsanız aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderebilirsiniz. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Hatırlatma aramaları böylece dosyalarınızı tuttuğunuz yerde de görünür.
Etkili bir hatırlatma listesi ve metni nasıl hazırlanır
Etkili bir hatırlatma, tek bir belgeyi, açık bir teslim yolunu ve nazik bir dili bir araya getirir. Listeyi ve talimatı bu üç noktaya göre kurduğunuzda arama kısa sürer, özet de net çıkar. Kişi aramadan ne yapacağını bilerek ayrılır.
Aşağıdaki alışkanlıklar hatırlatma aramalarınızı sade ve anlaşılır tutar.
- Her aramada tek bir belgeyi hatırlatmak, belgenin kişinin aklında kalmasını kolaylaştırır.
- Belgenin adını müşterinin bildiği biçimde yazmak, "Hangi belge?" sorusunun önüne geçer.
- Aynı belgeyi bekleyen kişileri tek listede toplamak, talimatı sade tutar.
- Talimatta kişiye belgeyi ne zaman ileteceğini sordurmak, arama özetine somut bir gün düşmesine yardım eder.
- Suçlayan değil hatırlatan bir dil seçmek, müşterinin büronuza duyduğu güveni korur.
- Arama raporlarındaki saat ve haftanın günü dağılımı, hatırlatmalarınızı planlarken size fikir verir.
Pro ve üstü planlarda iki özellik daha hatırlatmaya kişisel bir dokunuş katar. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur ve müşteriniz büronuzdan tanıdık bir ses duyar. Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir; vize danışmanlık ofisini hatırlatmadan sonra geri arayan yabancı bir müşteri kendi dilinde cevap alır.
Sık sorulan sorular
Eksik evrak hatırlatma araması hangi planlarda var?
Dış aramalar ile yapılan eksik evrak hatırlatma aramaları Pro ve üstü planlarda bulunur. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sıralanır ve aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Hatırlatma aramasının sonucunu nerede görürüm?
Her arama bittiğinde Arama özeti panelinizde görünür. Belirlediğiniz kişilere e-posta bildirimi gider, panelde de bildirim çıkar. Aramanın tamamını dinlemek isterseniz Arama kaydı paneldedir.
Asistan belgeyle ilgili hukuki bir soruya cevap verir mi?
Asistan bilgi bankasına yazdığınız cevapları verir. Bilmediği konuda bilgi uydurmamak asistanın kuralıdır; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve kişiye siz dönersiniz.
Kişi hatırlatmadan sonra büroyu ararsa ne olur?
Asistan gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar; akşam, gece ve hafta sonu gelen aramayı da karşılar. Arayanın numarasıyla kayıt kendiliğinden açılır ve arama Müşteri kartına bağlanır. Kişi belge teslimi için gün isterse asistan randevu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
Hatırlatmayı kendi sesimle yaptırabilir miyim?
Evet, Pro ve üstü planlarda ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Müşterileriniz de büronuzdan tanıdık bir ses duyar.
Hatırlatma aramalarında kişisel verilerle ilgili bilgiyi nerede bulurum?
Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır; ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Büronuza gelen aramalarda karşılama cümlesine aramanın kaydedildiğini yazmanız önerilir. Kendi müşterilerinize karşı sorumluluklarınız için hukuk danışmanınızın görüşünü almanız yerinde olur.
Hatırlatma aramalarını kendi takip sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece hatırlatma sonuçlarını dosyalarınızı tuttuğunuz yerde de izlersiniz.
Özet
- Eksik evrak hatırlatma, belge bekleyen kişiyi arayıp eksik belgeyi nazikçe bildirme işidir ve bu aramaları yapay zekâ telefon asistanına bırakabilirsiniz.
- Alodiyo'da bu iş Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar ile yapılır ve her aramanın özeti panelinize düşer.
- Asistan bilgi bankanıza ve talimatınıza yazdıklarınızı söyler, bilmediği soruda bilgi uydurmaz ve isteyen kişi için geri arama talebi açar.
- Müşteri kartı aynı numaradan gelen aramaları tek kayıtta toplar ve evrak takibinizi düzene sokar.
Belge bekleyen müşterilerinizi aramayı asistanınıza bırakmak için Alodiyo hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
