Kısaca: Otomatik müşteri arama, bir yapay zekâ telefon asistanının listenizdeki kişileri araması ve her aramanın özetini panelinize bırakmasıdır. Hatırlatma, davet, duyuru ve memnuniyet sorma gibi aynı amaçla yapılan aramaları üstlenir. Alodiyo'da bu işi Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliği yapar: listeyi siz verirsiniz, asistan arar, siz de özetlere bakıp kime döneceğinizi seçersiniz.
Otomatik müşteri arama, elinizdeki telefon listesini bir yapay zekâ telefon asistanına vermek demektir. Bir kuaförde uzun süredir uğramayan müşteriler, bir veteriner kliniğinde aşı dönemi gelen hastaların sahipleri, bir oto serviste geçen hafta aracını teslim alanlar böyle listeler oluşturur. Türkiye'deki küçük işletmelerde bu listeler çoğu zaman bir defterde, bir tabloda ya da resepsiyondaki kişinin aklında bekler.
Aşağıda Dış aramaların hangi aramalarda işe yaradığını, işin hangi parçasını kimin yaptığını ve hangi işletmenin asistana hangi listeyi verebileceğini anlatıyoruz. Alodiyo'da ilk listenizi nasıl kuracağınızı ve özetlerden dönüş listesini nasıl çıkaracağınızı da adım adım gösteriyoruz.
Otomatik müşteri arama hangi aramalarda işe yarar
Otomatik müşteri arama, aynı amaçla birçok kişiyi aradığınız durumlarda işe yarar. Dört tür arama bu kalıba en çok uyar: yaklaşan randevuyu hatırlatmak, dönemi gelen müşteriyi davet etmek, yeni bir hizmeti duyurmak ve hizmetten sonra memnuniyeti sormak. Her birinde aramanın amacı aramadan önce bellidir. Sonucu da "randevu istiyor", "şimdilik gelmeyecek" ya da "bir şikâyeti var" gibi birkaç cümleyle anlatılır.
Dış aramalar, Gelen aramalardan yönüyle ayrılır. Gelen aramalarda asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Dış aramalarda asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. İki yönde de özet, arama bittikten sonra panelinizde görünür.
Pazartesi sabahı memnuniyet listesi bekleyen bir oto servis
Örneğin bir oto servis düşünün. Pazartesi sabah dokuzda iki araç kaldırıcıda, ustalar fren balatası ve yağ değişimiyle uğraşıyor. Masada, cumartesi günü aracını teslim alan müşterilere memnuniyet sormak için hazırlanmış bir liste duruyor. Servis sahibi öğlene kadar telefonu eline alamıyor ve liste her hafta bir sonraki güne kayıyor.
Dış aramalarla aynı liste asistana geçer ve asistan listedeki kişileri arar. Öğle arasında servis sahibi panelde özetleri okur. Teslimden sonra frenden ses geldiğini söyleyen müşteriyi görür ve onu kendisi arar. Oto servislere özel kullanım örneklerini oto servis sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Dış aramalarda hangi işi kim yapar
Dış aramalarda listeyi, aramanın amacını ve aramadan sonraki kararı siz verirsiniz; aramaları yapmak ve özetleri bırakmak asistanın işidir. Bir güzellik salonunda kalan seansları hatırlatma listesini düşünün. Listeye kimin gireceğini salon sahibi seçer, aramaları asistan yapar, seansını ertelemek isteyen müşteriyi salon sahibi kendisi arar.
Aşağıdaki tablo, otomatik müşteri arama sırasında hangi işi kimin yaptığını gösterir.
| İş | Kim yapar |
|---|---|
| Aranacak kişilerin listesini belirlemek | İşletme sahibi |
| Aramanın amacını ve asistanın söyleyeceklerini yazmak | İşletme sahibi, Bilgi bankası ve talimatla |
| Listedeki kişileri aramak | Yapay zekâ telefon asistanı |
| Her aramanın özetini panele bırakmak | Yapay zekâ telefon asistanı |
| Merak edilen aramanın ses kaydını dinlemek | İşletme sahibi, panelden |
| Özetlere bakıp hangi müşteriye dönüleceğine karar vermek | İşletme sahibi |
Asistan neyi bilir, bilmediğinde ne der
Asistan, Bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle konuşur. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları bilgi bankasına kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Kuaförünüzün yeni bir saç bakımını duyurduğu bir listede aranan kişi "Fiyatı ne kadar?" diye sorarsa asistan cevabı bilgi bankasındaki fiyattan verir. Fiyatı değiştirdiğinizde bilgi bankasını güncellersiniz, asistan da yeni fiyatı söyler.
Aranan kişi bilgi bankasında olmayan bir şey de sorabilir. Asistana böyle bir soruda uydurmaması söylenir ve asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Aramanın özeti panelinize düşer, siz de o soruyu cevaplamak için müşteriye kendiniz dönersiniz.
Hangi işletme hangi listeyi asistana verir
Randevu, bakım ya da dönem üzerinden çalışan her işletmenin asistana verebileceği bir listesi vardır; listedeki kişiler ve aramanın amacı işletme türüne göre değişir. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Aynı asistan bir hafta kontrol hatırlatması, ertesi hafta yeni ilan duyurusu yapacak biçimde yeniden yönlendirilebilir.
Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre Dış aramalara hangi listenin verilebileceğini ve aramanın amacını gösterir.
| İşletme türü | Arama listesindeki kişiler | Aramanın amacı |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Aşı ya da kontrol dönemi gelen hastaların sahipleri | Kliniğe randevu almaya davet etmek |
| Oto servis | Bakımı yapılmış araçların sahipleri | Servisten sonra memnuniyeti sormak |
| Kuaför | Uzun süredir uğramayan müşteriler | Yeni hizmeti haber vermek |
| Güzellik salonu | Paket hizmeti devam eden müşteriler | Kalan seansları hatırlatmak |
| Diş kliniği | Kontrol zamanı gelen hastalar | Kontrol randevusunu hatırlatmak |
| Emlak ofisi | Daha önce bir bölgede ev soran kişiler | O bölgedeki yeni ilanı haber vermek |
| Restoran | Sık gelen misafirler | Özel menü akşamını duyurmak |
Aşı dönemi gelen hastalar ve bir veteriner kliniği
Diyelim ki bir veteriner kliniği perşembe öğleden sonrasını planlıyor. Hekim muayenede, resepsiyondaki çalışan hem gelen aramalara hem kayıtlara bakıyor. Yıllık aşı dönemi gelen kedi ve köpeklerin sahiplerini aramak haftalardır yapılacaklar listesinde bekliyor. Klinik bu listeyi Dış aramalara verir ve asistan sahipleri arar.
Her arama bittikçe özeti panelde görünür. Resepsiyondaki çalışan, randevu almak istediğini söyleyen sahipleri özetlerden seçer ve onlara döner. Sahiplerden biri ertesi sabah kliniği kendisi aradığında gelen aramaları karşılayan asistan aramayı açar, randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. Veteriner klinikleri için ayrıntıları veteriner kliniği sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Alodiyo'da Dış aramalar adım adım nasıl kurulur
Alodiyo'da Dış aramaları kurmak için Pro ve üstü bir plan seçer, Bilgi bankasını doldurur, bu iş için bir asistan ayarlar ve ona arayacağı listeyi verirsiniz. Asistanın aramada söyleyeceği her şey sizin yazdığınız bilgiden ve talimattan gelir. Aşı hatırlatması yapacak bir asistanın talimatı, yeni ilan duyuracak bir asistanın talimatından bu yüzden farklı olur.
Aşağıdaki adımlar, ilk arama listenizi asistana verirken izleyeceğiniz sırayı gösterir.
- Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer aldığı için bu planlardan birini seçin.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Dış aramalar için ayrı bir asistan kurun ve talimatta aramanın amacını, örneğin kontrol randevusu hatırlatmayı, açıkça anlatın.
- Asistana arayacağı kişilerin listesini verin.
- Arama bittikçe bildirim kişilerinize giden e-postayı ve paneldeki bildirimi izleyin.
- Özetleri panelde okuyun, merak ettiğiniz aramanın kaydını dinleyin ve döneceğiniz müşterileri seçin.
Arama raporları listenin genel resmini gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu burada görürsünüz. Dış aramalar için ayrı asistan kurduğunuzda bu asistanın sonuçlarını gelen aramaları karşılayan asistandan ayrı izlersiniz.
Müşteri bilgisini başka bir sistemde de tutuyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece bir emlak ofisi, yeni ilan için aranan kişilerin aramalarını kullandığı sistemde de görür.
Arama özetiyle kime döneceğinizi nasıl seçersiniz
Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür ve aramada ne konuşulduğunu kısaca anlatır; kime döneceğinizi bu özetlerden seçersiniz. Listedeki herkesi kendiniz aramazsınız. Özetleri okur, telefonu yalnız sizin cevabınızı bekleyen kişiler için elinize alırsınız.
Özetlerden dönüş listesi çıkarın
Özetleri okurken üç tür kişiyi ayırın: randevu isteyenler, bilgi bankasında cevabı olmayan bir soru soranlar ve bir şikâyet anlatanlar. Bir diş kliniğinde kontrol hatırlatması listesinden çıkan dönüş listesi, randevu saati isteyen birkaç hastadan oluşabilir. O hastayı aradığınızda ne istediğini özetten zaten bilirsiniz ve konuşma doğrudan saate geçer.
Arama kaydını dinleyin
Özetin ötesine geçmek istediğinizde Arama kaydı işinize yarar. Aramanın ses kaydını panelden dinler, müşterinin ne dediğini kendi kulağınızla duyarsınız. Bir duyuru listesinde asistanın yeni hizmeti anlatırken bir ayrıntıyı eksik söylediğini fark ederseniz bilgi bankasını ya da talimatı o ayrıntıyla tamamlarsınız.
Duygu analiziyle memnuniyeti izleyin
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Oto servisin memnuniyet listesinde işaretli aramalar, servis sahibinin ilk döneceği müşterileri gösterir.
Müşteri kartı aramaları bir arada tutar
Aradığınız müşteri sizi geri aradığında numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır. Aramalar bu karta bağlanır. Müşteriyle yaptığınız konuşmaların geçmişini tek yerde görürsünüz.
Satış ve randevu için ayrı asistan kurulur mu
Evet, Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur; satış ve randevu için ayrı asistan buna bir örnektir. Her asistan kendi talimatıyla çalışır. Biri gelen aramaları karşılar, diğeri Dış aramalarla listenizi arar.
Gelen aramaları karşılayan asistan, işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Telefonda randevu ya da rezervasyon alır. Pro ve üstü planlarda müşteri Randevu sayfası ya da Rezervasyon sayfası üzerinden internetten kendisi de randevu alır. Randevu tarafının ayrıntıları randevu sistemi sayfamızda yer alır.
İki asistanı ayırmak, dış arama listesi için kısa ve tek amaçlı bir talimat yazmanızı kolaylaştırır. Bir restoranda özel menü akşamını duyuran asistan yalnız o akşamı anlatır, gelen aramaları karşılayan asistan ise masa rezervasyonu alır. Gelen aramaları karşılayan asistanın neler yaptığını sanal sekreter sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Arama listesi hazırlarken nelere dikkat edilir
İyi bir arama listesi tek bir amaca odaklanır, güncel numaralardan oluşur ve aranmaya izin vermiş kişileri kapsar. Otomatik müşteri arama listenin kalitesiyle şekillenir: amacı karışık bir listenin özetleri de karışık okunur. Aşağıdaki maddeler ilk listenizi hazırlarken işinize yarar.
- Her liste için tek bir amaç seçin ve hatırlatma ile duyuruyu aynı listeye koymayın.
- Numarası değişen ya da artık hizmet almayan müşteriyi listeden çıkarın.
- Asistanın aramada söyleyeceği fiyat ve hizmet bilgisini bilgi bankasına önceden yazın.
- İlk listeyi küçük tutun ve özetleri okuduktan sonra talimatı düzeltin.
- Özetlerden çıkan dönüşleri ekibinizde kimin yapacağını önceden konuşun.
İzin ve kişisel veriler
Müşterilerinizi ticari amaçla aramadan önce izin kurallarını hukuk danışmanınızla gözden geçirmenizi öneririz. Buradaki bilgi geneldir ve hukuki görüş yerine geçmez. Alodiyo'nun veri sorumlusu Webito Yazılım'dır; ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Dış aramalar hangi planlarda yer alır
Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Alodiyo'nun planları Starter, Pro, Business ve Elit'tir; her biri aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatları ve planların karşılaştırmasını fiyatlandırma sayfamızda görürsünüz.
Pro ve üstü planlarda Dış aramaların yanında Duygu analizi, birden fazla asistan, Randevu sayfası, Rezervasyon sayfası, ses klonu ve Çoklu dil de açılır. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Çoklu dil ile asistan karşısındakinin dilinde yanıt verir. Arama özeti, Arama kaydı, Bilgi bankası, Müşteri kartı ve Arama raporları her planda yer alır.
Destek ekibimiz 7/24 çalışır. Plan büyüdükçe ilk dönüş süresi kısalır. Elit planda size atanmış bir temsilci de vardır.
Sık sorulan sorular
Otomatik müşteri arama hangi işletmelere uygundur?
Otomatik müşteri arama, müşterilerini randevu, bakım ya da dönem üzerinden düzenli arayan işletmelere uygundur. Veteriner kliniği, oto servis, kuaför, güzellik salonu, diş kliniği, emlak ofisi ve restoran bunlara örnektir. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır.
Asistan bilmediği bir soruyla karşılaşırsa ne der?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda kesin bilgisi olmadığını açıkça belirtir. Aramanın özeti panelinize düşer. Soruyu cevaplamak için müşteriye kendiniz dönersiniz.
Dış arama özetlerini nereden görürüm?
Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta da gider. Ayrıntıyı duymak isterseniz aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz.
Aranan kişi sonradan işletmeyi ararsa ne olur?
Gelen aramaları karşılayan asistan aramayı açar ve arayanla konuşur; isterse telefonda randevusunu alır. Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Böylece dış aramada konuşulan kişiyi gelen aramada da aynı kartta görürsünüz.
Müşterinin aramadan memnun kalıp kalmadığını nasıl anlarım?
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi bu soruyu cevaplar. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her arama için duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür.
Arama sonuçlarını kendi sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Dış aramalarla aradığınız kişileri kullandığınız sistemde de takip edersiniz.
Otomatik müşteri arama için hangi plan seçilir?
Otomatik müşteri arama, Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliğiyle yapılır. Planlar aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Özet
- Otomatik müşteri arama, asistanın listenizdeki kişileri araması ve her aramanın özetini panelinize bırakmasıdır.
- Alodiyo'da bu iş Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliğiyle yapılır.
- Listeyi, amacı ve aramadan sonraki kararı siz verirsiniz; özetler, arama kayıtları ve Duygu analizi kime döneceğinizi seçmenize yardım eder.
- Asistan Bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle konuşur ve bilmediği konuda uydurmaması söylenir.
- Gelen ve dış aramalar için ayrı asistan kurar, sonuçları Arama raporlarında asistan başına izlersiniz.
İlk arama listenizi asistana vermek için Alodiyo hesabınızı bugün oluşturun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
