Diş kliniği telefon soruları: neler sorulur, kim cevaplar

Kısaca: Diş kliniği telefonuna en çok çalışma saati, konum, anlaşmalı kurum, hizmet ve randevu soruları gelir. Bu soruları yapay zekâ telefon asistanı, bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle cevaplar ve randevuyu Google Takvim'inize yazar. Tedaviye dair soruları hekim cevaplar: asistan bu sorularda kesin bilgi vermez, arayan isterse geri arama talebi açar ve arama özeti panelinize düşer.

Yapay zekâ telefon asistanı, diş kliniğinizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini panele bırakan bir yardımcıdır. Diş kliniği telefon aramalarında aynı sorular gün boyu tekrar eder: "Kaçta açıyorsunuz?", "Neredesiniz?", "Kurumumla anlaşmanız var mı?". Bu yazı, bu soruları asistana nasıl öğreteceğinizi ve hekime kalacak soruları nasıl ayıracağınızı anlatır.

Alodiyo, Türkiye'deki işletmelerin telefonunu açan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Diş kliniğinize göre bilgi bankası ve talimatla ayarlanır. Aşağıda soruları türlerine ayırıyor, kurulumu adım adım veriyor ve geri arama taleplerinin klinikte nasıl takip edileceğini gösteriyoruz.

Diş kliniği telefonunda en sık hangi sorular gelir

Diş kliniği telefonunda en sık çalışma saati, konum, anlaşmalı kurum, hizmet ve randevu soruları gelir. Bu soruların cevabı kliniğe göre sabittir. Cumartesi açık olup olmadığınız, hangi kurumlarla anlaştığınız ya da otoparkın nerede olduğu her arayan için aynıdır. Resepsiyondaki çalışanınız aynı cümleyi gün içinde defalarca söyler.

İkinci grup tedaviye dair sorulardır. "Dolgudan sonra dişimde hassasiyet var, normal mi?" ya da "İmplant için kemiğim yeterli mi?" gibi sorular kişiye özeldir. Cevap, hastayı gören hekimin değerlendirmesine bağlıdır.

Üçüncü grup randevu talepleridir. Arayan bir gün ve saat ister ya da en yakın uygun zamanı sorar. Asistan telefonda randevu alır ve randevuyu Google Takvim'inize yazar.

Soruları bu üç gruba ayırmak kurulumu kolaylaştırır. Sabit cevaplı sorular bilgi bankasına yazılır. Randevu talepleri takviminize düşer, tedavi soruları hekime gider.

Telefonun yoğunlaştığı anlar

Örneğin bir salı günü saat 14.00 olsun. Hekim kanal tedavisinde, resepsiyondaki çalışanınız yeni gelen hastanın kaydını alıyor. Telefon çalıyor ve arayan cumartesi açık olup olmadığınızı, yakında otopark bulunup bulunmadığını soruyor. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, bilgi bankasındaki saatleri ve ulaşım bilgisini söyler, resepsiyon kendi işine devam eder.

Hangi sorular asistana bırakılır, hangileri hekime kalır

Cevabı her arayan için aynı olan sorular asistana bırakılır; cevabı hastanın ağız ve diş durumuna bağlı olan sorular hekime kalır. Ayrımı yapmak kolaydır. Cevap hastayı muayene etmeye ya da dosyasına bakmaya bağlıysa o soru hekimindir. Saat, adres, kurum listesi ve hizmet listesi ise kliniğin genel bilgisidir.

Aşağıdaki tablo, diş kliniğine gelen soru türlerini ve her birinde asistanın ne yaptığını gösterir.

Tablodaki son satır kliniğiniz için en hassas olanıdır. Asistana tedavi sorularında yorum yapmamasını talimatla söylersiniz. Arayanın sorusu arama özetine yazılır ve hekim konuya hazır başlar.

Bilgi bankasına neler yazılır

Bilgi bankasına kliniğinizin hizmetlerini, çalışma saatlerini, fiyatlarını ve sık sorulan soruların cevaplarını yazarsınız. Asistan arayana bu bilgilerle cevap verir. Bilgiyi panelden kendiniz yazar ya da web sitenizden aktarırsınız. Web sitenizde hizmet ve iletişim sayfaları varsa aktarım iyi bir başlangıç olur.

Aşağıdaki başlıklar bir diş kliniğinin bilgi bankasında işe yarar:

• Hafta içi, cumartesi ve pazar için ayrı ayrı yazılmış çalışma saatleri.
• Açık adres, yakındaki bilinen bir yer, otopark ve toplu taşıma bilgisi.
• Anlaşmalı olduğunuz kurumların ve sigortaların güncel listesi.
• Dolgu, kanal tedavisi, implant, diş beyazlatma ve çocuk diş hekimliği gibi sunduğunuz hizmetlerin adları.
• Telefonda paylaşmak istediğiniz fiyat bilgisi ve fiyatın nasıl belirlendiğine dair kısa bir açıklama.
• Bayram ve resmî tatil dönemlerindeki çalışma düzeni.
• İlk muayeneye gelirken yanında getirilmesi istenen belgeler.

Fiyat başlığında karar sizindir. Bazı klinikler muayene fiyatını yazar, tedavi fiyatı için "hekim muayeneden sonra bilgi verir" cümlesini ekler. Bazıları fiyat sorularını tamamen hekime bırakır. Bilgi bankasına ne yazarsanız asistan onu söyler.

Bilgiyi güncel tutmanın kolay yolu

Bilgi bankasını güncel tutmak için panelde ilgili satırı düzeltirsiniz. Yeni bir kurumla anlaştığınızda ya da yaz döneminde saatleriniz değiştiğinde değişikliği hemen yazın. Asistan arayana güncel bilgiyi söyler.

Çalışma saati ve konum soruları nasıl cevaplanır

Çalışma saati ve konum sorularını asistan, bilgi bankasına net yazdığınız bilgiyle cevaplar. Burada netlik fark yaratır. "Hafta içi 09.00-19.00, cumartesi 10.00-15.00, pazar kapalı" gibi bir satır, "genellikle akşama kadar açığız" cümlesinden daha iyi sonuç verir.

Diyelim ki bir pazar akşamı saat 21.30'da biri arıyor ve yarın sabah kaçta açtığınızı soruyor. Asistan saatten bağımsız çalışır, gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Arayana pazartesi açılış saatinizi söyler. Arayan isterse aynı aramada randevusunu alır ve randevu takviminize yazılır.

Konum sorularında arayanın asıl merak ettiği çoğu zaman ulaşımdır. Açık adresin yanına arayanın yolunu bulmasını kolaylaştıran bir açıklama ekleyin. "Belediye binasının karşısı, arka sokakta ücretsiz otopark var, metro durağına beş dakika yürüme mesafesi" gibi bir cümle arayanın işini görür.

Birden fazla şubeniz varsa her şubenin adresini ve saatini ayrı yazın. Şube adlarını hastaların kullandığı biçimde yazmak karışıklığı önler.

Anlaşmalı kurum soruları nasıl cevaplanır

Anlaşmalı kurum sorularını asistan, bilgi bankasına yazdığınız güncel kurum listesiyle cevaplar. Diş kliniği telefonuna gelen sorular arasında yanlış anlaşılmaya en açık olanlar bunlardır. Arayan bazen kurumun tam adını söyler, bazen "bizim şirketin sigortası" der. Kurumları hastaların kullandığı adlarla da yazmak işinizi kolaylaştırır.

Örneğin bir öğretmen öğle arasında arıyor ve bağlı olduğu kurumla anlaşmanız olup olmadığını soruyor. Kurum listenizdeyse asistan bunu söyler ve yazdığınız ek notu aktarır. Ek not, kurum kartıyla gelinmesi gibi bir hatırlatma olabilir. Arayan randevu isterse randevuyu da alır.

Kurum listede değilse asistan tahminde bulunmaz. Alodiyo'da asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar. Resepsiyondaki çalışanınız talebi panelde görür, anlaşmanın durumunu kontrol edip hastaya döner.

Kurum listesini yazarken dikkat edilecek noktalar

Her kurum için anlaşmanın hangi hizmetleri kapsadığını kısaca yazın. Anlaşması sona eren kurumu listeden hemen çıkarın. Yeni anlaşmayı aynı gün ekleyin.

Tedavi sorularında asistan ne yapar

Tedavi sorularında asistan kesin bilgi vermez, arayan isterse geri arama talebi açar ve sorunun özetini panelinize bırakır. Kliniğinizin güvenilirliği için en önemli ayar budur. Hekim değerlendirmesi isteyen bir soruda doğru adres hekimin kendisidir.

Diyelim ki bir hasta perşembe akşamı saat 20.00'de arıyor. Geçen hafta kanal tedavisi yapılan dişinde hâlâ hassasiyet olduğunu söylüyor ve bunun normal olup olmadığını soruyor. Asistan bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söyler ve hekimin kendisini aramasını isteyip istemediğini sorar. Hasta kabul eder, geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.

Ertesi sabah hekim talebi ve özeti panelde görür. Özette hastanın aradığı konu yer alır. Hekim isterse aramanın ses kaydını da dinler ve hastayı bilgiyle arar.

Tedavi sorularında asistanın ne yapacağını talimatla siz belirlersiniz. Örneğin "tedavi sonrası şikâyet, ilaç, fiyat teklifi ve tedavi süresi sorularında kesin bilgi verme, geri arama talebi öner" diye yazabilirsiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır; diş kliniğinize göre ayarını bilgi bankası ve talimatla siz yaparsınız.

Alodiyo bu akışı adım adım nasıl kurar

Alodiyo'yu diş kliniğiniz için panelden kendiniz kurarsınız; bilgi bankası, talimat ve geri arama talebi birlikte çalışır. Diş kliniklerine özel kullanım örneklerini diş kliniği sektör sayfamızda bulabilirsiniz. Asistanın genel olarak hangi işleri yaptığını sanal sekreter sayfamız anlatır.

Aşağıdaki adımlar, Alodiyo'yu bir diş kliniği için kurarken izleyeceğiniz sırayı gösterir.

1. Panelde bilgi bankasını açın ve çalışma saatlerinizi, adresinizi, anlaşmalı kurumlarınızı, hizmetlerinizi ve fiyat bilginizi yazın ya da web sitenizden aktarın.
2. Talimata, tedaviye dair sorularda kesin bilgi verilmemesini ve arayana geri arama talebi önerilmesini yazın.
3. Karşılama cümlesini yazın ve bu cümlede klinik adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini belirtin.
4. Randevuların yazılacağı Google Takvim'inizi seçin.
5. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin.
6. Arama bitince e-posta bildirimi alacak kişileri seçin, örneğin resepsiyon ve sorumlu hekim.
7. Arama özetlerini ve geri arama taleplerini panelden takip etmeye başlayın.

Numara tarafında seçenekleriniz geniştir. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur.

Karşılama cümlesinin önerilen yapısı üç parçalıdır: işletme adı, yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Onaylı örnek şöyledir: "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?" İşletme adı yerine kliniğinizin adını yazarsınız ve cümleyi panelden dilediğiniz zaman değiştirirsiniz.

Randevu tarafında asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Hastalarınızın internetten kendi randevusunu alması için Randevu sayfası Pro ve üstü planlarda vardır. Ayrıntıları randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.

Kliniğinizi yabancı hastalar da arıyorsa Çoklu dil işinize yarar. Asistan arayanın dilinde yanıt verir; bu özellik Pro ve üstü planlardadır. Planları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.

Geri arama taleplerini klinikte kim, nasıl takip eder

Geri arama taleplerini panelden resepsiyon ya da sorumlu hekim takip eder; her talep arama özetiyle birlikte görünür. Talebin kime ait olduğu baştan belli olursa hasta beklemez. Basit bir paylaşım işe yarar: saat, kurum ve randevu taleplerini resepsiyon, tedaviye dair talepleri hekim üstlenir.

Takibi kolaylaştıran araçlar şunlardır:

• Arama özeti, her arama bittikten sonra arayanın ne istediğini panelde kısaca gösterir.
• Arama kaydı, aramanın ses kaydını panelden dinlemenizi sağlar.
• Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramaları tek yerde toplar.
• Bildirim, arama bitince seçtiğiniz kişilere e-posta olarak gider ve panelde de görünür.

Müşteri kartı hekim için ayrıca değerlidir. Hasta aynı konuda ikinci kez aradıysa önceki aramanın özeti de kartta durur. Hekim hastayı aramadan önce iki aramayı birlikte okur ve konuya hazırlıklı başlar.

Sabah rutini önerisi

Kliniği açtığınızda ilk iş panele bakın. Gece ve hafta sonu açılan geri arama taleplerini sırayla okuyun. Tedaviye dair olanları hekime, diğerlerini resepsiyona bırakın.

Arama raporları kliniğe ne söyler

Arama raporları, kliniğinize hangi gün ve saatlerde ne kadar arama geldiğini ve kaçının kaçırıldığını gösterir. Raporda toplam ve kaçırılan aramalar, ortalama arama süresi, saat ve haftanın günü dağılımı yer alır. Diş kliniği telefon yoğunluğunu bu dağılımla görürsünüz.

Örneğin raporlar pazartesi sabahları ve öğle aralarında aramaların yoğunlaştığını gösteriyorsa resepsiyon düzeninizi buna göre kurarsınız. Hangi soruların sık geldiğini arama özetlerinden okursunuz. Bilgi bankasında karşılığı olmayan sık bir soru fark ederseniz cevabını bilgi bankasına eklersiniz.

Bilgi bankası, arama özetleri ve raporlar birlikte bir döngü kurar. Özetler hangi soruların geldiğini söyler. Bilgi bankası bu soruların cevabını asistana öğretir, raporlar da telefonun genel resmini verir.

Diğer işletme türlerinde telefon düzeninin nasıl kurulduğunu merak ediyorsanız blog sayfamızdaki yazılara göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Diş kliniği telefonuna gelen fiyat sorularını asistan cevaplar mı?

Asistan, bilgi bankasına yazdığınız fiyat bilgisini arayana aktarır. Hangi fiyatın telefonda paylaşılacağına siz karar verirsiniz. Muayene fiyatını yazıp tedavi fiyatlarını hekime bırakırsanız asistan tedavi fiyatı soranlara kesin bilgi vermez ve arayan isterse geri arama talebi açar.

Asistan tedavi hakkında yorum yapar mı?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; tedaviye dair sorularda kesin bilgi vermemesi için ayrıca talimat yazarsınız. Böyle bir soruda asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.

Anlaşmalı kurum listem değişince ne yapmalıyım?

Panelden bilgi bankasını açıp kurum listesini düzeltirsiniz. Asistan arayana güncel listeyi söyler. Anlaşması biten kurumu hemen çıkarmak ve yeni kurumu aynı gün eklemek yanlış bilgiyi önler.

Geri arama taleplerini nereden görürüm?

Geri arama talepleri panelde arama özetiyle birlikte görünür. Arama bitince seçtiğiniz kişilere e-posta bildirimi de gider. Talebi açan arayanın önceki aramalarını müşteri kartında görürsünüz.

Asistan gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar mı?

Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Arayana çalışma saatlerinizi söyler, randevu talebi varsa randevuyu alır. Tedaviye dair bir soru gelirse geri arama talebi açar ve hekim talebi ertesi gün panelde görür.

Bilgi bankasını kim hazırlar?

Bilgi bankasını klinik olarak siz hazırlarsınız. Bilgiyi panelden kendiniz yazar ya da web sitenizden aktarırsınız. Saatler, kurumlar ya da fiyatlar değiştiğinde ilgili satırı yine panelden düzeltirsiniz.

Asistan telefonda randevu da alır mı?

Asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Arayan bir bilgi sorusunun ardından randevu isterse aynı aramada randevusunu da alır. Hastaların internetten kendi randevusunu alması için Randevu sayfası Pro ve üstü planlarda yer alır.

Özet

• Diş kliniği telefonuna gelen saat, konum, kurum ve hizmet sorularını asistan bilgi bankanızdaki bilgilerle cevaplar.
• Tedaviye dair sorularda asistan kesin bilgi vermez ve arayan isterse geri arama talebi açar.
• Her aramanın özeti panelde görünür, geri arama taleplerini resepsiyon ya da hekim takip eder.
• Müşteri kartı ve arama kaydı, hekimin hastaya hazırlıklı dönmesine yardım eder.
• Arama raporları ve özetler, bilgi bankanızı hangi sorularla güçlendireceğinizi gösterir.

Kliniğinizin telefonunu Alodiyo'ya bırakın, hekimlerinizin vakti hastalarına kalsın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.