Müvekkil telefon görüşmesi: dosya sorusu nasıl karşılanır

Kısaca: Dosya durumunu soran bir müvekkil telefon görüşmesinde Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı aramayı açar, kesin bilgi veremediğini söyler ve müvekkil isterse geri arama talebi açar. Arama müvekkilin müşteri kartına bağlanır, özeti panelinize düşer. Avukat müvekkili, ne sorduğunu bilerek geri arar.

Bir müvekkil telefon görüşmesi çoğu zaman tek bir soruyla başlar: "Dosyam ne durumda?" Yapay zekâ telefon asistanı, büronuzun numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan ve her aramanın özetini panelinize bırakan bir asistandır. Alodiyo bu asistanı Türkiye'deki bir avukatlık bürosunun gününe göre ayarlamanızı sağlar.

Bu yazıda dosyasını soran müvekkilin aramasını baştan sona izliyoruz. Asistanın ne söylediğini, geri arama talebinin nereye düştüğünü ve müşteri kartının ne işe yaradığını adım adım göreceksiniz. Büronuza özel kullanım örnekleri için avukatlık bürolarına yönelik sektör sayfamıza da bakabilirsiniz.

Müvekkil telefon görüşmesi neden büroyu yorar

Dosyasını soran müvekkilin araması büroyu yorar, çünkü cevap telefonu açan kişide değil, dosyanın başındaki avukattadır. Avukat o saatte adliyede, duruşmada ya da başka bir müvekkille toplantıdadır. Telefonu sekreter açsa bile verebileceği cevap çoğu zaman "Avukatımız size dönecek" olur. Not bir kâğıda yazılır, kâğıt da masadaki dosyaların arasında kaybolur.

Müvekkil için durum farklıdır. Davası hayatındaki en önemli konulardan biridir. Aradığında bir yanıt bekler, yanıt gelmezse yeniden arar ve her yeni arama büroda birinin elindeki işi bırakması demektir.

Örneğin iki avukatın çalıştığı küçük bir büroda bir salı sabahını düşünün. Avukatlardan biri saat 9.30'daki duruşma için adliyede, diğeri büroda bir müvekkille toplantıda. Saat 10 ile 11 arasında üç müvekkil arar. Biri boşanma dosyasındaki bilirkişi raporunu, biri icra takibinin hangi aşamada olduğunu, üçüncüsü bir sonraki duruşma tarihini sormak ister.

Telefon çalar, kimse açamaz. Öğlene doğru avukatın elinde üç numara vardır ama kimin ne sorduğunu bilmez. Her birini arar ve konuyu en baştan dinler.

Aynı sabahı yapay zekâ telefon asistanıyla düşünün. Asistan aramaları açar ve her müvekkilin sorusu arama özetine yazılır. Avukat adliyeden çıktığında kimi, hangi konu için arayacağını bilir.

Asistan dosya durumunu bilmediğinde ne söyler

Alodiyo'nun asistanı dosya durumunu bilmediğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve müvekkil isterse geri arama talebi açar. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bu, asistanın çalışma kuralıdır.

Hukuk bürosunda bu kural ayrı bir önem taşır. Yanlış söylenmiş bir duruşma tarihi, müvekkilin adliyeye boşuna gitmesine yol açabilir. Tahmine dayalı "Karar çıkmış olmalı" gibi bir cümle de müvekkilde boş bir umut ya da kaygı yaratır. Dosyaya dair her bilgiyi dosyayı bilen avukat vermelidir.

Asistanın bildiği her şey, bilgi bankasına sizin yazdığınız bilgidir. Çalışma saatlerinizi, dava aldığınız alanları ve sık sorulan soruları siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Dosyaların içeriğini bilgi bankasına yazmazsınız. Asistan da dosya hakkında bilgi vermez, soruyu geri arama talebiyle avukata bırakır.

Müvekkilin duyduğu cümle sakin ve açıktır. Asistan konuyu bilmediğini dürüstçe söyler. Müvekkil isterse geri arama talebini açar ve sorusu panelinize ulaşır.

Asistan hangi soruları yanıtlar, hangilerini size bırakır

Asistan, bilgi bankasına yazdığınız genel soruları kendisi yanıtlar; dosyaya özel soruları geri arama talebiyle size bırakır. Ayrımı siz yaparsınız. Neyi bilgi bankasına yazarsanız asistan onu anlatır, gerisini avukata bırakır.

Aşağıdaki tablo, bir hukuk bürosuna sık gelen soruların nasıl karşılandığını ve panelde neyin kaldığını gösteriyor.

Tablonun her satırında aynı düzen işler. Asistan soruyu yanıtlasa da yanıtlamasa da açtığı aramanın özeti panelinize düşer. Arama, arayanın müşteri kartına da bağlanır.

Sınırı çizerken asistana talimat verirsiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır, bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. "Dosya durumu, duruşma tarihi, karar ya da bilirkişi raporu soran müvekkile kesin bilgi verme, isterse geri arama talebi aç" gibi bir talimat, büronuzun kuralını asistana açıkça anlatır.

Randevular için iki yol vardır. Asistan randevuyu telefonda alır; Pro ve üstünde Randevu sayfası ile müvekkil internetten kendisi de randevu alır. Ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.

Geri arama talebi nasıl açılır ve nereye düşer

Geri arama talebi, müvekkil isterse asistan tarafından aramanın içinde açılır ve panelinizde görünür. Müvekkil ayrıca form doldurmaz, mesaj bırakmaz. İsteğini konuşurken söyler.

Arama bittiğinde arama özeti panelde görünür. Bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim çıkar. Adliyedeki avukat e-postayı görür ve paneli açtığında müvekkilin ne sorduğunu özetten okur.

Özette müvekkilin sorusu yazar: "Boşanma dosyasında bilirkişi raporunun gelip gelmediğini soruyor" gibi. Avukat dosyayı açar ve raporu kontrol eder. Müvekkili cevap elindeyken arar.

Talepleri kimin takip edeceğini önceden belirlemek işinizi kolaylaştırır. Bazı bürolarda geri aramaları sekreter yapar, dosyaya özel konuları avukata aktarır. Bazılarında her avukat kendi müvekkilini kendisi arar. İki düzende de panel, kimin hangi konuda aranacağını tek yerde gösterir.

Müşteri kartı müvekkilin aramalarını nasıl toplar

Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar karta bağlanır. Müvekkil ilk kez aradığında kart oluşur, sonraki her araması aynı karta eklenir. Avukat müvekkilin geçmiş aramalarını tek kayıtta görür.

Diyelim ki bir müvekkil, kira tespit davasıyla ilgili sorusunu cuma akşamı saat 20.30'da sormak ister. Büro kapalıdır ama asistan saatten bağımsız çalışır ve aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Müvekkil, karşı tarafın dilekçesine cevap verilip verilmediğini sorar. Asistan kesin bilgi veremediğini söyler, müvekkil de geri arama talebi açılmasını ister.

Aynı müvekkil cumartesi öğlen bir kez daha arar ve pazartesi kaçta aranacağını sorar. Asistan kesin bir saat veremediğini söyler. Bu aramanın özeti de panele düşer ve aynı müşteri kartına bağlanır.

Pazartesi sabahı avukat paneli açtığında müvekkilin kartında iki aramayı alt alta görür. Cuma akşamki özet asıl soruyu, cumartesi özeti de müvekkilin yanıt beklediğini gösterir. Avukat ilk iş bu müvekkili arar ve "Cuma akşamı dilekçeyi sormuştunuz" diye söze başlar.

Müşteri kartı büroya ne sağlar

Müşteri kartının büroya sağladığı kolaylıklar şunlardır:

• Avukat, müvekkili geri aramadan önce onun bütün aramalarını tek kayıtta görür.
• Müvekkilin aynı konuyu kaç kez sorduğu kartta belli olur.
• Geri aramayı kim yaparsa yapsın, bakılacak geçmiş aynı karttadır.

Arama özeti, kaydı ve raporlar avukata ne gösterir

Arama özeti, avukatın müvekkili geri aramadan önce konuyu öğrenmesini sağlar. Her arama bittikten sonra özet panelde görünür. Avukat ses kaydını baştan sona dinlemeden müvekkilin ne istediğini bilir.

Ayrıntıya bakmak istediğiniz aramalarda Arama kaydı işinize yarar. Aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Müvekkilin bir tarihi ya da bir ismi nasıl söylediğini kendi kulağınızla duyarsınız.

Pro ve üstünde Duygu analizi de vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramalara bakar, kaygılı ya da kırgın müvekkilleri önce ararsınız.

Arama raporları büronun telefon trafiğini gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını, asistan başına sonucu görürsünüz. Müvekkillerin en çok hangi saatlerde aradığını bilirseniz geri arama saatlerinizi de ona göre planlarsınız.

Karşılama cümlesi müvekkile neyi baştan söylemeli

Karşılama cümlesi müvekkile baştan üç şey söyler: büronun adı, karşısındakinin yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Bu cümleyi panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı bu üç parçadan oluşur.

Onaylı örnek şöyledir; "Örnek İşletme" yerine büronuzun adını yazarsınız:

"Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"

Müvekkil karşısında bir asistan olduğunu ilk cümlede öğrenir. Dosyasını sorduğunda asistanın kesin bilgi veremediğini söylemesi onu şaşırtmaz. Beklentisi baştan doğru kurulur.

Kişisel verilerle ilgili değerlendirmeyi büronuz kendisi yapar. Alodiyo tarafında veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'ndedir. Bu yazıda hukuki yorum yapmıyor, ürünün sunduğu karşılama düzenini anlatıyoruz.

Alodiyo'da bu akışı adım adım nasıl kurarsınız

Alodiyo'da bu akışı panelden kendiniz kurarsınız. Numaranızı bağlar, karşılama cümlesini yazar, bilgi bankasını doldurur ve dosya sorularında ne yapılacağını talimatla anlatırsınız. Asistanın genel işleyişini sanal sekreter sayfamızda da okuyabilirsiniz.

Aşağıdaki adımlar, dosyasını soran müvekkil için kurulacak akışı baştan sona sıralıyor.

1. Numaranızı bağlayın. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz; dilerseniz mevcut santralinizi ya da 0850 numaranızı bağlar, yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara alırsınız.
2. Karşılama cümlesini yazın. Büronuzun adını, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen cümleyi panele girersiniz.
3. Bilgi bankasını doldurun. Çalışma saatlerinizi, dava aldığınız alanları ve sık sorulan soruları yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
4. Dosya soruları için talimat yazın. Dosya durumu, duruşma tarihi, karar ve rapor soran müvekkile kesin bilgi verilmemesini, müvekkil isterse geri arama talebi açılmasını asistana anlatırsınız.
5. Randevuların yazılacağı takvimi belirleyin. Asistanın telefonda aldığı avukat randevuları Google Takvim'e yazılır.
6. Bildirim kişilerini seçin. Arama bitince e-posta alacak avukatları ya da sekreteri belirlersiniz.
7. Paneli gün içinde açın. Geri arama taleplerine, arama özetlerine ve müşteri kartlarına bakar, müvekkillere sırayla dönersiniz.

Yeni numara başvurusu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Bugünkü numaranızla devam ederseniz müvekkilleriniz alıştıkları numarayı aramayı sürdürür.

Büronuz büyüdükçe akışı genişletirsiniz. Pro ve üstünde birden fazla asistan kurarsınız; örneğin yeni müvekkil başvuruları ve randevular için ayrı asistan. Yabancı müvekkilleriniz varsa Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur; iki özellik de Pro ve üstündedir.

Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur, aylık ya da yıllık seçilir. Plan ayrıntılarını fiyatlandırma sayfamızda bulursunuz. Destek ekibi 7/24 çalışır, Elit planda atanmış bir temsilci de vardır.

Sık sorulan sorular

Asistan müvekkilin dosya durumunu söyleyebilir mi?

Asistan dosya durumunu söylemez, "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Müvekkil isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.

Müvekkil telefon görüşmesi kaydedilir mi?

Evet, Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Karşılama cümlesinde aramanın kaydedildiği müvekkile baştan söylenir. Alodiyo tarafında veri sorumlusu Webito Yazılım'dır, ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'ndedir.

Geri arama talebini büroda kim görür?

Geri arama talebi panelinizde görünür. Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim çıkar. Bildirim kişilerine avukatları eklerseniz adliyedeki avukat da aramadan haberdar olur.

Aynı müvekkil birkaç kez ararsa ne olur?

Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Aynı numaradan gelen her arama aynı karta eklenir. Avukat müvekkilin bütün aramalarını tek kayıtta görür.

Mesai dışında arayan müvekkilin araması açılır mı?

Evet, asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Müvekkil sorusunu söyler, isterse geri arama talebi açılır. Ertesi iş günü talebi ve arama özetini panelde bulursunuz.

Asistan avukatla yüz yüze konuşma randevusu alabilir mi?

Evet, asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Avukat günlük programını takviminden izler. Pro ve üstünde müvekkil Randevu sayfasından kendisi de randevu alır.

Büronun bugünkü numarası değişir mi?

Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz, numaranız aynı kalır. Dilerseniz mevcut santralinizi ya da 0850 numaranızı da bağlarsınız. Yeni numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu numara alırsınız.

Özet

• Dosyasını soran müvekkile asistan kesin bilgi veremediğini söyler ve müvekkil isterse geri arama talebi açar.
• Geri arama talebi ve arama özeti panelde görünür, bildirim kişilerinize e-posta gider.
• Müşteri kartı müvekkilin numarasıyla açılır ve bütün aramalarını tek kayıtta toplar.
• Karşılama cümlesi büronun adını, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini baştan söyler.
• Akışı panelden kendiniz kurarsınız; numarayı bağlamak, karşılamayı yazmak, bilgi bankasını doldurmak ve talimat vermek temel adımlardır.

Büronuzun aramalarını Alodiyo ile karşılamaya başlayın ve 7 günlük ücretsiz denemede akışı kendi müvekkillerinizle görün.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.