Oto servis randevu aramaları asistanla nasıl alınır

Kısaca: Usta araç başındayken gelen oto servis randevu aramalarını bir yapay zekâ telefon asistanı açar, bakım randevusunu telefonda alır ve Google Takvim'e yazar. Alodiyo her aramayı arayanın numarasıyla açılan müşteri kartına bağlar ve arama bitince özetini panelinize bırakır. Asistan servisinizi sizin yazdığınız bilgi bankasıyla tanır, bilmediği bir konuda arayana geri arama talebi açar.

Oto servis randevu aramaları çoğu zaman ustanın araç başında olduğu saatlere denk gelir. Yapay zekâ telefon asistanı, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan ve telefonda randevu alan bir asistandır. Alodiyo bu asistanı oto servis ve bakım atölyelerinin işleyişine göre ayarlamanızı sağlar: asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, bakım randevusunu alır ve Google Takvim'e yazar.

Aşağıda bir bakım randevusunun telefondan takvime nasıl ulaştığını adım adım bulacaksınız. Atölye gününden iki örnek sahne, kurulum sırası ve hangi servis için hangi özelliğin uygun olduğunu gösteren bir tablo da yazının içinde.

Oto servis randevu aramasında müşteri ne sorar

Oto servis randevu aramasında müşteri çoğunlukla dört şey öğrenmek ister: hangi gün gelebileceğini, aracını ne zaman bırakıp ne zaman alacağını, işin yaklaşık fiyatını ve servisin aracına bakıp bakmadığını. Usta da randevunun işe yaraması için karşı taraftan birkaç bilgi ister. Aracın markası ve modeli, plakası, kilometresi ve müşterinin şikâyeti bunların başında gelir.

Telefondaki bu karşılıklı soru cevap, usta kaldırmanın altındayken ya da elleri yağlıyken yürümez. Telefona koşmak işi yarıda bırakmak demektir. Açılmayan telefon da müşterinin randevusunu beklemede bırakır. Kış lastiği değişimi ya da bayram yolculuğu öncesi bakım dönemlerinde aynı sorular gün içinde defalarca gelir.

Yapay zekâ telefon asistanı bu soru cevabı sizin yerinize yürütür. Müşterinin sorularını sizin hazırladığınız bilgi bankasındaki bilgilerle cevaplar. Sizin öğrenmek istediğiniz bilgileri de talimatla sorar ve hepsini arama özetinde size bırakır.

Yapay zekâ telefon asistanı bakım randevusunu nasıl alır

Yapay zekâ telefon asistanı aramayı açar, arayanın hangi işi istediğini anlar ve gün ile saat üzerinde anlaşarak bakım randevusunu telefonda alır. Arayanı sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle karşılar. Çalışma saatlerinizi ve hizmetlerinizi bilgi bankasından bildiği için servisinize uygun cevap verir.

Örneğin Ankara'da tek kaldırmalı küçük bir bakım atölyesi düşünün. Salı sabahı saat 10.30'da usta bir aracın yağını ve filtrelerini değiştirirken telefon çalıyor. Arayan müşteri perşembe sabahı periyodik bakım istiyor. Alodiyo aramayı açar, aracın markasını ve modelini sorar, perşembe 09.00 için randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar.

Usta işini bitirip ellerini sildiğinde panelde aramanın özeti hazırdır. Kimin aradığını, hangi araç için ne istediğini ve randevunun hangi güne yazıldığını tek bakışta görür. Aynı soruları müşteriye yeniden sormadan perşembe sabahının hazırlığına geçer.

Aynı anda gelen aramalar da planınıza göre birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Asistan saatten bağımsız çalışır; akşam kepenk indikten sonra ya da pazar günü gelen randevu aramasını da açar.

Telefonu sizin yerinize açan bu yardımcının genel işleyişini sanal sekreter sayfamızda anlattık. Bu yazının odağı bakım randevusunun kendisi.

Bakım randevusu Google Takvim'e nasıl yazılır

Asistanın telefonda aldığı her bakım randevusu Google Takvim'e yazılır. Arama biter ve randevu takvimde yerini alır; kimsenin deftere geçirmesini beklemez. Google Takvim'i telefonunuzdan ya da atölyedeki bilgisayardan açtığınızda günün planını görürsünüz.

Takvimin önünüzde olması atölyenin iş sırasını kurmayı kolaylaştırır. Hangi saatte hangi aracın geleceğini önceden bilirsiniz. Akşam ertesi günün ilk işini görür, sabah kepenk açıldığında hazır başlarsınız.

Takvimi atölyenin iş planına çevirmek

Aşağıdaki alışkanlıklar, takvime düşen randevuları atölyedeki günlük düzene bağlar.

• Sabah ilk iş günün randevularını takvimden açın ve kaldırma sırasını buna göre kurun.
• Arama özetinde parça isteyen bir iş görürseniz parçayı randevu gününden önce hazırlayın.
• Uzun süren işlerin teslim düzenini bilgi bankasına yazın ki asistan arayana doğru bilgi versin.
• Hafta sonunda takvime bakın ve hafif kalan günleri kampanyalarınız için ayırın.

Müşterilerinizin bir kısmı telefon yerine internetten randevu almayı tercih eder. Randevu sayfası ile müşteri randevusunu internetten kendisi alır; bu özellik Pro ve üstü planlarda yer alır. Telefon ve internet randevularını birlikte nasıl düzenleyeceğinizi randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.

Müşteri kartı arayanın geçmişini nasıl bir arada tutar

Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar bu karta bağlanır. Yeni bir müşteri ilk kez aradığında kart oluşur. Aynı kişi tekrar aradığında yeni arama da aynı kartın altına eklenir.

Örneğin bir müşteri ilkbaharda yağ bakımı için aradı, sonbaharda da frenden gelen bir ses için yeniden aradı. Kartı açtığınızda iki aramanın özetini art arda görürsünüz. Müşteri tezgâha geldiğinde ilk bakımda ne konuşulduğunu hatırlamak için deftere dönmezsiniz.

Oto serviste müşteri ilişkisi uzun soluklu bir ilişkidir. Aynı aile yıllarca aynı ustaya gelir, araç değiştirdiğinde yeni aracını da getirir. Müşteri kartı bu geçmişi numaraya bağlı olarak tek yerde toplar.

Müşteri bilgilerinizi başka bir programda tutuyorsanız o düzeninizi de korursunuz. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.

Asistana servisinizin bilgilerini nasıl öğretirsiniz

Asistana servisinizi Bilgi bankası ile öğretirsiniz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Asistan arayana bu bilgilerle cevap verir.

Oto servis için bilgi bankasına yazabileceğiniz başlıklar şunlardır:

• Verdiğiniz hizmetler, örneğin periyodik bakım, yağ ve filtre değişimi, fren, lastik ve klima bakımı.
• Çalışma saatleriniz ve hangi günler randevu aldığınız.
• Arayanla paylaşmak istediğiniz fiyatlar ya da fiyat aralıkları.
• Hangi marka ve modellere baktığınız.
• Aracın bırakılma ve teslim alınma düzeni.
• İkame araç, bekleme alanı ve ödeme biçimleri gibi sık sorulanlar.

Bilgi bankasının yanında asistana talimat da verirsiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla sizin işinize göre ayarlanır. Örneğin randevu alırken plakayı, kilometreyi ve müşterinin şikâyetini sormasını söyleyebilirsiniz. Müşterinin verdiği cevaplar arama özetinde size ulaşır.

Bilgi bankasında olmayan bir soru geldiğinde

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soruda asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.

Diyelim ki İzmir'de lastik ve bakım yapan bir atölye var ve cumartesi öğleden sonra kepenk inmiş. Kış lastiği döneminde iki müşteri arka arkaya arıyor. İlki pazartesi için lastik değişimi istiyor; asistan randevuyu alıp Google Takvim'e yazıyor. İkincisi bilgi bankasında olmayan bir lastik ebadının fiyatını soruyor; asistan kesin bilgi veremediğini söylüyor ve müşteri isteyince geri arama talebi açıyor.

Pazartesi sabahı usta paneli açtığında iki arama da önündedir. Biri takvimde yerini almış bir randevu, diğeri geri aranmayı bekleyen bir müşteri. Usta fiyatı öğrenip müşteriyi arar ve sık sorulan bu ebadı bilgi bankasına ekler.

Alodiyo ile oto servis randevu asistanı nasıl kurulur

Alodiyo ile oto servis randevu asistanını panelden kendiniz kurar, bilgilerinizi girer ve numaranızı asistana bağlarsınız. Karşılama cümlesini de talimatları da siz yazarsınız. Atölyenin işleyişini en iyi siz bildiğiniz için asistan da sizin anlattığınız gibi konuşur.

Aşağıdaki adımlar, asistanı kurmaktan ilk randevuyu takvimde görmeye kadar olan sırayı gösterir.

1. Bilgi bankasını doldurun: hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
2. Asistanın randevu alırken soracağı bilgileri talimat olarak yazın; örneğin aracın markası, modeli, plakası ve yapılacak iş.
3. Karşılama cümlesini panelden yazın; önerilen yapı işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği bilgisidir.
4. Numaranızı bağlayın: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da asistanı mevcut santralinize veya 0850 numaranıza bağlayın.
5. Arama bitince bildirim alacak kişileri belirleyin; bu kişilere e-posta gider, panelde de bildirim görünür.
6. İlk aramalarda arama özetini okuyun, randevunun Google Takvim'e yazıldığını ve müşteri kartının açıldığını görün.

Yeni bir numarayla başlamak isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz. Başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Bugünkü numaranızı yönlendirdiğinizde müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder.

İlk günlerde birkaç arama özetini dikkatle okumak iyi bir alışkanlıktır. Asistanın sorduğu sorular eksik geliyorsa talimatı güncellersiniz. Arayanların sık sorduğu ama bilgi bankasında olmayan bir konu görürseniz onu da eklersiniz.

Arama bittikten sonra panelde neler görürsünüz

Arama bittikten sonra panelde arama özetini, arama kaydını, bildirimleri ve arama raporlarını görürsünüz. Her biri farklı bir soruya cevap verir. Özet ne konuşulduğunu, kayıt nasıl konuşulduğunu, raporlar da atölyenin telefon trafiğini gösterir.

Arama özeti ve arama kaydı

Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Araç başından kalktığınızda kimin aradığını, ne istediğini ve hangi randevunun alındığını okursunuz. Bir konuşmanın tamamını duymak isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz.

Bildirimler

Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Atölyede ortağınız ya da tezgâhta duran bir çalışanınız varsa onu da bildirim kişisi yaparsınız. Böylece yeni randevudan ikiniz de haberdar olursunuz.

Arama raporları

Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Oto serviste bu tablo, telefonun hangi saatlerde yoğunlaştığını görmenizi sağlar. Pazartesi sabahları ya da cuma öğleden sonraları yoğun çıkıyorsa iş planınızı buna göre kurarsınız.

Duygu analizi

Duygu analizi arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar, memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Teslim tarihinden şikâyet eden bir müşterinin araması işaretli aramalar arasında yer alır, siz de müşteriyi arayıp konuşursunuz. Bu özellik Pro ve üstü planlarda yer alır.

Hangi servis için hangi Alodiyo özelliği uygun

Telefonda randevu almak isteyen her atölye için temel özellikler bütün planlarda vardır; internetten randevu, Dış aramalar, Çoklu dil, ses klonu ve Duygu analizi Pro ve üstü planlarda gelir. Gelen aramalar, Randevu, Google Takvim, Müşteri kartı ve Arama özeti her planda yer alır. Hangisini seçeceğiniz atölyenizin büyüklüğüne ve müşterilerinizin sizinle nasıl iletişim kurduğuna bağlıdır.

Aşağıdaki tablo, farklı oto servis durumları için öne çıkan Alodiyo özelliklerini ve bu özelliklerin hangi planlarda olduğunu gösterir.

Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Bakım zamanı yaklaşan müşterilerinizi listeye eklediğinizde onlara siz telefonu elinize almadan ulaşılır. Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir; ses klonu ile de sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur.

Oto servise özel kullanım örneklerini oto servis sektör sayfamızda topladık. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak aylık ya da yıllık seçilir; ayrıntıları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Oto servis randevu aramalarını yapay zekâ nasıl alır?

Yapay zekâ telefon asistanı, servisinizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Arayanın istediği bakımı ve günü sorar, randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. Arama bitince özeti panelinizde görünür.

Asistanın aldığı bakım randevusu nereye yazılır?

Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Takvimi telefonunuzdan ya da atölyedeki bilgisayardan açarak günün planını görürsünüz. Aynı aramanın özeti de panelde ve müşteri kartında durur.

Aynı müşteri tekrar aradığında geçmişini görebilir miyim?

Evet, müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar karta bağlanır. Kartı açtığınızda önceki aramaların özetlerini art arda görürsünüz. Müşterinin daha önce hangi iş için aradığını deftere bakmadan öğrenirsiniz.

Asistan bilmediği bir fiyat sorulduğunda ne der?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve özet panelinize düşer. Sık sorulan bir fiyatı bilgi bankasına eklediğinizde asistan sonraki aramalarda o bilgiyle cevap verir.

Bugünkü servis numaramı kullanmaya devam edebilir miyim?

Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz ve yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder.

Müşteriler internetten kendileri randevu alabilir mi?

Evet, Randevu sayfası ile müşteri randevusunu internetten kendisi alır. Bu özellik Pro ve üstü planlarda yer alır. Telefonla gelen randevuları ise asistan her planda alır.

Arayan kişi bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu bilir mi?

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği bilgisi yer alır. Böylece arayan kiminle konuştuğunu aramanın başında öğrenir.

Özet

• Yapay zekâ telefon asistanı, usta araç başındayken servisinize gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve bakım randevusunu alır.
• Alınan randevular Google Takvim'e yazılır ve her aramanın özeti panelde görünür.
• Müşteri kartı arayanın numarasıyla açılır ve o müşterinin aramalarını tek yerde toplar.
• Asistan servisinizi sizin yazdığınız ya da web sitenizden aktardığınız bilgi bankasıyla tanır.
• Alodiyo'yu panelden kendiniz kurar, bugünkü numaranızı yönlendirerek müşterilerinizi aynı numarada karşılarsınız.

Atölyenizin telefonunu Alodiyo'ya bırakın, siz araç başında kalın ve bakım randevularınızı Google Takvim'de görün.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.