Kısaca: Bekleme listesi araması, iptal edilen bir randevu saatini o saati bekleyen müşterilere telefonla haber vermektir. Alodiyo'nun Dış aramalar özelliğiyle yapay zekâ telefon asistanı listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Özetleri okuyarak boşalan saati isteyen kişiyi görür, randevuyu takviminize yazarsınız.
Bekleme listesi araması, boşalan bir randevu saatini duyurmak için listede bekleyen müşterilerin sırayla aranmasıdır. Alodiyo, işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Randevuyla çalışan her işletme iptalle karşılaşır: biri hastalanır, biri işten çıkamaz, biri planını değiştirir. Alodiyo böyle bir günde hem iptal aramasını açar hem de bekleme listenizdeki kişileri arar.
Yazının devamında listeyi nasıl hazırlayacağınızı, boşalan saati nasıl fark edeceğinizi ve asistanın listeyi nasıl aradığını adım adım bulacaksınız. Saati kime verdiğinizi arama özetleriyle nasıl izleyeceğinizi de anlatıyoruz. Örnek sahneler Türkiye'deki küçük işletmelerin sıradan bir günü düşünülerek kuruldu.
Bekleme listesi araması nedir ve ne işe yarar?
Bekleme listesi araması, dolu bir güne yer isteyen müşterileri not edip o günde bir saat boşaldığında onlara sırayla haber vermektir. Müşteri istediği güne yaklaşır. Siz de boş kalacak koltuğu, masayı ya da saati yeniden doldurmak için hazır bir yol bulursunuz.
Kâğıda yazılan bir liste, iptal haberi elinizde müşteri varken geldiğinde kenarda kalır. Listedeki kişileri tek tek aramaya vaktiniz olmaz. Saat yaklaşır ve boş geçer.
Bekleme listesinin değeri düzenden gelir. Kimin arandığını ve kimin ne cevap verdiğini tek yerde görmek, saati doğru kişiye vermenizi kolaylaştırır. Asistanla yapılan bekleme listesi araması bu düzeni panelinize getirir: her aramanın özeti, ses kaydı ve müşteri kartı aynı yerde durur.
Bekleme listesi nasıl hazırlanır?
İyi bir bekleme listesi, kimin hangi gün ve hangi hizmet için beklediğini tek bakışta gösterir. Listeye büyük bir hazırlıkla başlamazsınız. Bir hafta boyunca dolu günlere yer isteyen müşterileri not etmeniz iyi bir başlangıçtır.
Listenin kaynakları
Listenin en zengin kaynağı gelen aramalarınızdır. Asistan numaranıza gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Dolu bir güne randevu isteyen müşterinin araması bitince özeti panelde görünür. Özetteki "Cumartesi öğleden önce yer arıyor" gibi bir not, o kişiyi listeye eklemeniz için yeterli bilgiyi verir.
Geri arama talepleri de listeyi besler. Bilgi bankasına "Dolu günler için bekleme listemiz var" bilgisini yazarsanız asistan bunu arayana söyler. Arayan isterse asistan geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür. Siz de o kişiyi listeye eklersiniz.
Müşteri kartı listeyi tamamlar. Arayanın numarasıyla kayıt kendiliğinden açılır ve o kişinin bütün aramaları karta bağlanır. Listeye eklediğiniz kişinin daha önce hangi hizmet için aradığını ve hangi günleri istemediğini karttaki aramalardan görürsünüz.
Listede hangi bilgiler yer alır
Bekleme listesinde kişinin adı, numarası, istediği hizmet ve uygun olduğu günler yer alır. Kısa bir not alanı işinizi kolaylaştırır. "Salı ve perşembe olmaz" ya da "akşam altıdan sonra müsait" gibi notlar, asistanın aradığı kişiye uygun saati sunmasına yardım eder.
Listeye, haber almak istediğini söyleyen müşterileri yazmak iyi bir alışkanlıktır. Gelen aramalarda karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; önerilen yapı işletmenizin adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler. Alodiyo'da kişisel verilerin nasıl işlendiği KVKK Aydınlatma Metni'nde anlatılır ve veri sorumlusu Webito Yazılım'dır.
Boşalan randevu saatini nasıl fark edersiniz?
Boşalan saati, iptal için arayan müşterinin arama özetinden ve size gelen bildirimden fark edersiniz. Asistan numaranıza gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Müşteri randevusunu iptal etmek istediğini söyler ve asistan konuşmayı tamamlar. Arama bitince özet panelde görünür, panelde bildirim belirir ve kişilerinize e-posta gider.
Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Pazar akşamı gelen bir iptal, pazartesi sabahı panelinizi açtığınızda sizi bekler. Boşalan saati öğrenmek için müşterinin mesai saatinde yeniden aramasını beklemezsiniz.
İptal araması da müşterinin kartına bağlanır. Aynı kişi sık sık randevu değiştiriyorsa kartındaki aramalardan bunu görürsünüz. Böyle bir müşteriye bir dahaki sefere esnek saatleri önermek de bir seçenektir.
Dış aramalar bekleme listesini nasıl arar?
Dış aramalar özelliğiyle asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Asistana aramada ne söyleyeceğini bilgi bankası ve talimatla anlatırsınız. Boşalan gün, saat ve hizmetin adı talimatta açıkça yer alır.
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Listedeki biri bilgi bankasında olmayan bir şey sorarsa asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Kişi isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Siz de o kişiyi kendiniz arar, sorusunu cevaplarsınız.
Örnek sahne: kuaförde cumartesi iptali
Örneğin bir kuaför salonunda cuma, saat 17.30. Salon sahibi bir müşterinin saçını boyarken cumartesi 11.00 randevusu iptal ediliyor. Asistan iptal aramasını açıyor, özeti panele bırakıyor ve sahibine e-posta gidiyor. Salon sahibinin elleri boyalı, telefona bakacak durumu yok.
Molada sahibi panele bakıyor ve bekleme listesindeki dört kişiyi Dış aramalar ile aratıyor. Özetler birer birer geliyor: biri cumartesi şehir dışında olduğunu söylemiş, biri akşam saatlerini istemiş, biri "11.00 bana uyar" demiş. Sahibi saati bu kişiye veriyor, takvime yazıyor ve fön makinesine dönüyor.
Kuaförlerin asistanı gün içinde nasıl kullandığını kuaförler için hazırladığımız sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Alodiyo ile bekleme listesi araması adım adım
Alodiyo ile bekleme listesi araması dört işten oluşur: asistanı ayarlamak, listeyi vermek, özetleri okumak ve saati takvime yazmak. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız. Gelen aramalarınız da aynı düzen içinde karşılanmaya devam eder.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo ile bir bekleme listesi aramasını baştan sona nasıl yürüteceğinizi gösterir.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Talimata asistanın bekleme listesi aramasında ne söyleyeceğini yazın: boşalan gün ve saat, hizmetin adı ve saati kabul eden kişiye ne söyleneceği.
- Pro ve üstü planda dilerseniz bekleme listesi için ayrı bir asistan kurun; randevu asistanınız gelen aramaları karşılamaya devam etsin.
- Saat boşaldığında o saate uyan kişileri seçin ve Dış aramalar ile listeyi asistana verin.
- Aramalar bittikçe panele ya da gelen e-postaya bakın ve arama özetlerini okuyun.
- Saati kabul eden kişiyi Google Takvim'inize yazın, listeden çıkarın ve diğer kişileri bir sonraki boşluk için listede tutun.
Listedeki bir kişi aramanın ardından sizi kendisi ararsa asistan o aramayı da açar. Asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Randevuların takvime nasıl yazıldığını randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı anlatıyoruz.
İki kişi aynı saati kabul ederse karar sizindir. Talimata "Saati ilk onaylayan kişiye veriyoruz, size dönüş yapacağız" cümlesini eklemek bu durumu kolaylaştırır. Saati alamayan kişiyi bir sonraki boşlukta listenin başına koyarsınız.
Arama özetiyle boşalan saati nasıl takip edersiniz?
Her aramanın özeti arama bittikten sonra panelde görünür; boşalan saati kimin istediğini ve kimin istemediğini özetlerden okursunuz. Özetler, iki müşteri arasında panele göz attığınızda bile ne olduğunu anlatır. Saati kime vereceğinize özetlere bakarak karar verirsiniz.
Arama kaydı ve müşteri kartı
Özette bir tereddüt görürseniz arama kaydını dinlersiniz. Aramanın ses kaydı panelde durur. Kişi "bakarım, belki gelirim" dediyse sesinden ne kadar istekli olduğunu anlarsınız.
Bekleme listesi aramaları da müşteri kartına bağlanır. Aynı kişiyi geçen ay da aradıysanız ve "salı olmaz" dediyse bunu kartta görürsünüz. Böylece bir dahaki boşlukta o kişiyi uymayan bir gün için aratmazsınız.
Listenizi kendi sisteminizde tutuyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi oraya da gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece bekleme listeniz tek bir yerde güncel kalır.
Duygu analizi ve arama raporları
Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Aranmaktan hoşlanmayan bir kişiyi bu işaretten fark eder, listeden çıkarırsınız. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda bulunur.
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını gösterir. Asistan başına sonucu da raporda görürsünüz. Bekleme listesi için ayrı bir asistan kurduysanız onun sonuçlarını randevu asistanından ayrı izlersiniz.
Örnek sahne: veteriner kliniğinde gece iptali
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde pazartesi gecesi saat 23.10'da bir müşteri arıyor. Salı 10.00'daki aşı randevusunu yolculuğa çıktığı için iptal etmek istiyor. Asistan aramayı açıyor ve özeti panele bırakıyor. Hekim salı sabahı 08.30'da kliniği açarken iptali panelde görüyor.
Hekim bekleme listesindeki üç kişiyi Dış aramalar ile aratıyor. Özetlerden birinde kişinin saati istediği ve kedisinin aşı karnesiyle ilgili bir soru sorduğu yazıyor. Asistan bu konuda kesin bilgi veremediğini söylemiş ve kişinin isteğiyle geri arama talebi açmış. Hekim ilk muayeneden önce o kişiyi arıyor, sorusunu cevaplıyor ve saati ona veriyor.
Veteriner klinikleri için hazırladığımız örnekleri veteriner sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Bekleme listesi araması hangi işletmeye uygun?
Bekleme listesi araması, iptalin boş bir koltuk, masa ya da saat bıraktığı her randevulu ya da rezervasyonlu işletmeye uygundur. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Hizmetin adını, saatini ve kimlerin beklediğini siz belirlersiniz.
Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde boşalan saate ve listede bekleyen kişilere birer örnek verir.
| İşletme türü | Boşalan saate örnek | Listede kim bekler |
|---|---|---|
| Kuaför | Cumartesi 11.00 saç boyama | Hafta sonuna yer bulamayan düzenli müşteriler |
| Güzellik salonu | Perşembe 15.00 cilt bakımı | Daha erken tarih isteyen müşteriler |
| Diş kliniği | Pazartesi 09.30 kontrol | Randevusunu öne almak isteyen hastalar |
| Veteriner kliniği | Salı 10.00 aşı | Hayvanının aşısını öne almak isteyen sahipler |
| Restoran | Cuma 20.30 dört kişilik masa | Dolu akşama rezervasyon isteyen misafirler |
| Oto servis | Çarşamba 08.00 bakım | Aracını erken teslim etmek isteyen sürücüler |
Tablodaki her satırda aynı denklem var: bir tarafta boşalan saat, öbür tarafta o saati bekleyen kişi. Bekleme listesi araması bu iki tarafı aynı gün içinde buluşturmanıza yardım eder.
Bekleme listesinden verimli sonuç almak için öneriler
Bekleme listesinden verimli sonuç almanın yolu listeyi güncel tutmak, talimatı açık yazmak ve özetleri gün içinde düzenli okumaktır. Aşağıdaki öneriler, listeyi ilk kez kuran bir işletme sahibine yol gösterir.
- Listeyi her hafta gözden geçirin ve randevusunu almış kişileri çıkarın.
- Talimatta boşalan gün, saat ve hizmeti açıkça yazın ki asistan herkese aynı bilgiyi versin.
- Bilgi bankasındaki fiyatları ve çalışma saatlerini güncel tutun ki asistan listedeki kişilerin sorularını doğru cevaplasın.
- Pro ve üstü planda ses klonu ile asistanı kendi sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşturun.
- Memnuniyeti düşük işaretlenen aramaları okuyun ve aranmak istemeyen kişileri listeden çıkarın.
- Pro ve üstü planda Randevu sayfasını açın, müşterileriniz boş saatleri internetten kendileri de alsın.
Gelen aramaları karşılayan asistan, bekleme listenizi her gün yeni isimlerle besler. Asistanın gelen aramalarda neler yaptığını sanal sekreter sayfamızda anlatıyoruz. Dış aramalar, ses klonu, Duygu analizi ve Randevu sayfası Pro ve üstü planlarda bulunur; planların ayrıntısını fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bekleme listesi araması hangi planda kullanılır?
Bekleme listesi araması Alodiyo'da Dış aramalar özelliğiyle yapılır ve Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Gelen aramalar, Arama özeti ve Arama kaydı bütün planlarda açıktır. Planların ayrıntısı fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Boşalan saati kimin istediğini nereden görürüm?
Her aramanın özeti arama bittikten sonra panelde görünür. Özette kişinin saati isteyip istemediği ve varsa notu yazar. Arama bitince panelde bildirim belirir ve kişilerinize e-posta gider.
Müşteri arayıp bekleme listesine girmek isterse ne olur?
Asistan gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Arayan isterse asistan geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür. Siz de o kişiyi bekleme listenize eklersiniz.
Asistan bilmediği bir soruyla karşılaşırsa ne der?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında olmayan bir soruya "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Kişi isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Asistanın aldığı randevular hangi takvime yazılır?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Listedeki bir kişi aramanın ardından sizi kendisi ararsa asistan randevuyu alır ve takviminize yazar. Dış aramalarla saat verdiğiniz kişiyi de aynı takvime siz eklersiniz.
Bekleme listesi aramalarını sonradan dinleyebilir miyim?
Evet, her aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Özette kararsız görünen bir cevabı kayıttan netleştirirsiniz. Aramalar kişinin müşteri kartına da bağlanır.
Bekleme listesi araması her sektörde işe yarar mı?
Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Kuaförden diş kliniğine, restorandan oto servise kadar randevuyla ya da rezervasyonla çalışan işletmeler bekleme listesini bu yolla arar. Boşalan saati ve hizmetin adını talimata siz yazarsınız.
Özet
- Bekleme listesi araması, boşalan randevu saatini o saati bekleyen müşterilere telefonla duyurmaktır.
- Asistan iptal aramalarını gece ve hafta sonu da açar, özeti panele bırakır ve kişilerinize e-posta gönderir.
- Dış aramalar ile asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır.
- Arama özeti, arama kaydı ve müşteri kartıyla saati kime verdiğinizi tek yerden izlersiniz.
- Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır.
Boşalan saatlerinizi bekleme listesiyle değerlendirmek için Alodiyo'yu bugün kurun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
