Kısaca: Çağrı kaydı ve özeti, bir telefon aramasının panelden dinlediğiniz ses kaydı ile okuduğunuz kısa yazılı anlatımıdır ve "kim aradı, ne istedi" sorusunu tek bakışta cevaplar. Alodiyo'da her arama bittikten sonra arama özeti panelinize düşer, aramanın ses kaydını da aynı yerden dinlersiniz. Elinizdeki işi bırakmadan, size uygun bir anda bütün aramaları sırayla okursunuz.
Arama özeti, Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanının her arama bittikten sonra panelinize bıraktığı kısa yazılı anlatımdır. Arama kaydı ise aynı aramanın panelden dinlediğiniz ses kaydıdır. Çağrı kaydı ve özeti birlikte, gün içinde telefona yetişemeyen bir işletme sahibinin akşam ilk sorduğu iki soruyu cevaplar: kim aradı ve ne istedi.
Bu yazı, telefon çaldığında eli dolu olan işletme sahipleri için hazırlandı: fön makinesini kapatamayan kuaför, muayenedeki veteriner hekim, aracın altındaki oto servis ustası. Aşağıda özetleri hangi sırayla okuyacağınızı, kaydı hangi durumlarda açacağınızı ve Alodiyo'da kurulumu adım adım bulacaksınız.
Arama özeti ve arama kaydı tam olarak nedir
Arama özeti bir aramada konuşulanların kısa ve okunur hâlidir, arama kaydı ise o aramanın sesidir. Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Arama bittiğinde özeti panelinizde görünür. Sesini duymak istediğiniz bir arama olursa kaydını aynı panelden dinlersiniz.
Özeti ve kaydı iki ayrı katman gibi düşünebilirsiniz. Özet hızlı bakış içindir ve size yapılacak işi söyler. Kayıt ayrıntı içindir: müşterinin hangi sözcükleri seçtiğini, sesinin tonunu ve asistanın nasıl yanıt verdiğini duyarsınız.
Özetin ve kaydın ayrı durması zamanınızı korur. Her aramayı baştan sona dinlemezsiniz. Önce özetleri okur, ayrıntısını merak ettiğiniz bir iki aramanın kaydını açarsınız.
Özet ile tezgâhtaki not defteri arasındaki fark
Birçok işletmede telefon notları hâlâ tezgâhtaki bir deftere ya da yapışkan kâğıtlara yazılır. Not alan kişi meşgulken not yarım kalır, kâğıt kaybolur, numara yanlış yazılır. Arama özeti ise her aramadan sonra panele kendiliğinden düşer ve aramanın kaydıyla yan yana durur.
Çağrı kaydı ve özeti telefona bakamayana ne kazandırır
Arama özeti ve arama kaydı, elinizdeki işi yarıda bırakmadan gelen aramaları sonradan düzenli biçimde görmenizi sağlar. Telefon çaldığında asistan açar, siz işinize devam edersiniz. Uygun bir anda panele bakar, aramaları sırayla okursunuz.
Örneğin bir veteriner kliniğinde hekim sabah dokuz ile on bir arasında art arda aşı ve muayene yapıyor olsun. Bu sırada bir hayvan sahibi aşı gününü sormak için, bir diğeri klinikteki mama çeşitlerini öğrenmek için, üçüncüsü de mahalleye yeni taşındığı için ilk muayene randevusu almak için arıyor. Hekim iki muayene arasında panele baktığında üç ayrı özet görür. Hangi aramanın randevuyla sonuçlandığını, hangisinin geri dönüş beklediğini, hangisinin kısa bir bilgiyle kapandığını özetlerden okur.
Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramaları da açar. Pazartesi sabahı kapıyı açtığınızda cumartesi akşamı ve pazar günü kimin aradığını özetlerden öğrenirsiniz.
Aynı anda birden fazla kişi aradığında özetler birbirine karışmaz. Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve her biri için ayrı bir özet panelinize düşer. Klinikte asistanın günlük kullanımını veteriner kliniği sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Arama özetini gün içinde nasıl okursunuz
Arama özetlerini en rahat, aramaları ne istediklerine göre sıraya koyarak okursunuz. Örneğin günde iki kez, öğle arasında ve kapanıştan önce panele bakabilirsiniz. Aşağıdaki sıra en çok bekleyeni en üste koyar.
Önce geri arama talepleri
Arayan isterse asistan bir geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür. Geri arama talebi açan müşteriler sizinle doğrudan konuşmak istediğini söylemiştir. Özeti okuyup ne istediklerini öğrendikten sonra aradığınızda konuya hazır girersiniz. Müşteri de derdini ikinci kez baştan anlatmaz.
Pro ve üstünde memnuniyeti düşük aramalar
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi çalışır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaları sıranın başına almak, keyfi kaçmış bir müşteriye gün bitmeden dönmenizi kolaylaştırır.
Sonra randevular
Asistan telefonda randevu ya da rezervasyon alır ve randevular Google Takvim'e yazılır. Özette randevunun alındığını görürsünüz, takviminizde de aynı randevu durur. Kapanıştan önce bu özetlere bakmak ertesi günün akışını önceden görmenizi sağlar. Randevu tarafını ayrıntılı anlatan randevu sistemi sayfamızı da okuyabilirsiniz.
En son bilgi soranlar
Çalışma saati, adres, hizmet ya da fiyat soran müşterilerin çoğu, asistanın bilgi bankasından verdiği yanıtla aramayı kapatır. Bilgi soran aramaların özetleri size iki şey anlatır: müşterilerin en çok neyi merak ettiğini ve bilgi bankanızda eksik kalan bir bilgi olup olmadığını. Aynı soru her gün geliyorsa yanıtını web sitenize ya da vitrininize de yazmayı düşünebilirsiniz.
Dış aramaların özetleri de aynı yerde
Pro ve üstü planlarda Dış aramalar özelliği de vardır. Asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Örneğin aşı dönemi yaklaşan hayvan sahiplerinden oluşan bir listeyi aradığında, her aramanın sonucunu gelen aramalar gibi özetlerden okursunuz.
Arama kaydını hangi durumlarda dinlemek işe yarar
Arama kaydı, özetin anlattığından fazlasını duymak istediğiniz anlarda işe yarar. Çoğu aramada özet yeter. Bazı aramalarda müşterinin sesini duymak doğru kararı vermenizi kolaylaştırır.
Örneğin bir kuaförde cumartesi öğleden sonra işletme sahibi iki müşterinin boyasıyla aynı anda uğraşıyor olsun. Bu sırada eski bir müşteri arıyor, "geçen sefer yaptığınız rengin bir ton açığını istiyorum" diyor ve randevu alıyor. Akşam özeti okuyan kuaför, müşterinin hangi rengi kastettiğini tam anlamak için kaydı açıp dinliyor ve ertesi haftaki boyayı ona göre hazırlıyor. Kuaförlerde asistanın nasıl kullanıldığını kuaför sektör sayfamızda görebilirsiniz.
Arama kaydını dinlemenin işe yaradığı başlıca durumlar şunlardır:
- Müşteri tarif, renk, ölçü ya da model gibi ince bir ayrıntı anlattığında kayıt bu ayrıntıyı onun ağzından duymanızı sağlar.
- Duygu analizinin memnuniyeti düşük diye işaretlediği bir aramada kayıt, müşterinin neye üzüldüğünü tonuyla birlikte gösterir.
- Asistanın bir soruya nasıl yanıt verdiğini merak ettiğinizde kayıt konuşmanın akışını baştan sona dinletir.
- Bilgi bankanızı güncellemeden önce müşterilerin soruyu nasıl sorduğunu duymak, yazacağınız yanıtı daha anlaşılır kılar.
- Ekibinizden biri müşteriye geri dönecekse kaydı önceden dinlemesi konuya hazırlıklı girmesini sağlar.
Asistanın yanıt veremediği aramalar size ne söyler
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında yanıtı olmayan bir soru geldiğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Bu aramaların kaydını dinlemek, bilgi bankanıza hangi bilgiyi ekleyeceğinizi açıkça gösterir.
Arama bitince haberiniz nasıl olur
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Gün boyu panele bakma fırsatı bulamıyorsanız e-posta kutunuz size haber verir. Telefonunuzdan e-postayı açtığınızda yeni bir aramanın geldiğini görür, uygun anda panelden özetini okursunuz.
Bildirim kişilerini işletmenizin düzenine göre belirlersiniz. Tek kişilik bir dükkânda bu kişi siz olursunuz. Resepsiyonu olan bir klinikte resepsiyon görevlisi ile işletme sahibi birlikte bildirim alabilir.
Bildirimin faydası, aramanın siz bakana kadar önünüzde durmasıdır. Tezgâhtaki not kaybolabilir, akılda tutulan bir isim akşama unutulabilir. E-posta ve panel bildirimi ise her aramayı ayrı ayrı hatırlatır.
Özetler müşteri kartında nasıl birikir
Her arama, arayanın numarasıyla açılan Müşteri kartına bağlanır ve aynı kişinin bütün aramaları bu kartta toplanır. Kart kendiliğinden açılır, sizin bir şey yazmanıza ihtiyaç kalmaz. Aynı müşteri ikinci, üçüncü kez aradığında yeni aramalar da aynı karta eklenir.
Müşteri kartı "bu kişi daha önce aradı mı" sorusunu cevaplar. Bir müşteri "geçen ay da aramıştım" dediğinde kartını açar, önceki aramalarının özetlerini sırayla görürsünüz. İsterseniz o aramaların kayıtlarını da dinlersiniz.
Aramaları kendi sisteminize göndermek
Müşteri bilgilerinizi başka bir yazılımda tutuyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece aramalar müşteri listenizin durduğu yerde de görünür.
Arama raporlarıyla genel tablo
Tek tek özetler günü anlatır, Arama raporları ise haftayı ve ayı anlatır. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını ve asistan başına sonuçları görürsünüz. Örneğin aramaların salı öğleden sonra yoğunlaştığını görmek, o saatlerde özetleri kimin okuyacağını planlamanıza yardım eder.
Alodiyo'da özet ve kayıt nasıl kurulur
Alodiyo'da asistanı panelden kendiniz hazırlarsınız ve ilk aramadan itibaren özetler panelinize düşmeye başlar. Aşağıdaki adımlar asistanı hazırlamaktan ilk özeti okumaya kadar olan sırayı gösterir. Asistanın genel olarak hangi işleri yaptığını sanal sekreter sayfamızda da okuyabilirsiniz.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Asistanın aramayı açarken söyleyeceği karşılama cümlesini panelden yazın.
- Arama bittiğinde e-posta alacak bildirim kişilerini panelde belirleyin.
- Randevu alacaksanız asistanın aldığı randevuların yazılacağı Google Takvim'inizi hazırlayın.
- Asistanı numaranıza bağlayın: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da mevcut santralinizi, 0850 numaranızı veya yeni bir numarayı kullanın.
- İlk aramalardan sonra panele girin, arama özetlerini okuyun ve merak ettiğiniz bir aramanın kaydını dinleyin.
- Özetlerde sık tekrarlanan ve asistanın yanıt veremediği soruları bilgi bankanıza ekleyin.
Yeni bir numara almak isterseniz numaranız 0850 ya da şehir kodlu olur. Başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
İlk haftada özetlerden ne öğrenirsiniz
İlk haftanın özetleri, bilgi bankanızın müşterilerinizin sorularını ne kadar karşıladığını gösterir. Asistanın yanıt veremediği her soru, yedinci adımdaki eklemeye bir başlık verir. Bilgi bankanız böylece kendi müşterilerinizin sorularına göre büyür.
Özet mi kayıt mı: hangi işletmeye ne yarar
Özet hızlı karar için, kayıt ince ayrıntı için öne çıkar ve her işletme ikisini kendi işine göre kullanır. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo farklı işletme türlerinde özetin ve kaydın en çok işe yaradığı anları örneklerle gösterir.
| İşletme türü | Arama özetinin işe yaradığı an | Arama kaydının işe yaradığı an |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Muayene arasında gelen randevu ve aşı sorularını sıraya koymak | Hayvan sahibinin anlattığı durumu onun ağzından dinlemek |
| Kuaför | Gün sonunda ertesi günün randevularını görmek | Müşterinin istediği renk ya da modeli tam anlamak |
| Avukatlık bürosu | Duruşma dönüşü hangi müvekkilin geri aranmak istediğini görmek | Müvekkilin anlattığı konunun ayrıntısını dinlemek |
| Emlak ofisi | Sahadayken gelen ilan sorularını listelemek | Arayanın aradığı ev için verdiği ayrıntıları dinlemek |
| Oto servis | Usta aracın altındayken gelen aramaları sonradan okumak | Müşterinin tarif ettiği sesi ya da arızayı kendi anlatımıyla duymak |
| Restoran | Servis yoğunluğunda gelen rezervasyonları gün sonunda görmek | Özel istek içeren bir rezervasyonun ayrıntısını dinlemek |
Tablodaki satırların ortak noktası, telefon çaldığı anda ellerin makasta, direksiyonda ya da tepside olmasıdır. Özet aramanın ne hakkında olduğunu söyler, kayıt da ayrıntı lazım olduğunda devreye girer.
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurabilirsiniz. Örneğin satış için ayrı, randevu için ayrı bir asistan çalıştırır ve her asistanın sonuçlarını Arama raporlarında ayrı izlersiniz. Starter, Pro, Business ve Elit planları aylık ya da yıllık seçilir; ayrıntılar ve fiyatlar fiyatlandırma sayfamızda yer alır.
Sık sorulan sorular
Çağrı kaydı ve özeti nerede görünür?
Arama özeti ve arama kaydı Alodiyo panelinde görünür. Her arama bittikten sonra özet panele düşer, kaydı da aynı yerden dinlersiniz. Arama bitince bildirim kişilerinize ayrıca e-posta gider.
Arama özeti ve arama kaydı hangi planlarda var?
Arama özeti ve arama kaydı bütün planlarda vardır. Duygu analizi, Dış aramalar ve birden fazla asistan kurma Pro ve üstü planlardadır. Plan ayrıntılarını fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.
Aynı anda gelen aramaların özetleri karışır mı?
Hayır, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır. Her arama için panelinize ayrı bir özet düşer. Her aramanın kaydı da ayrı ayrı dinlenir.
Arayan, aramanın kaydedildiğini nasıl öğrenir?
Asistan aramayı açarken sizin panelden yazdığınız karşılama cümlesini söyler. Önerilen yapıda bu cümle işletmenizin adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini içerir. Veri sorumlusu Webito Yazılım'dır; ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Bir müşterinin eski aramalarını nasıl bulurum?
Müşterinin Müşteri kartını açmanız yeter. Kart, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o kişinin bütün aramaları burada sırayla durur. Her aramanın özetini okur, isterseniz kaydını da dinlersiniz.
Duygu analizi arama sırasında mı çalışır?
Hayır, Duygu analizi arama bittikten sonra çalışır. Konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda vardır.
Gece ve hafta sonu gelen aramaların özetini de görür müyüm?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramaları da açar. Bu aramaların özeti ve kaydı da diğerleri gibi panelinizde birikir. Ertesi sabah panele girdiğinizde hepsini sırayla okursunuz.
Aramaları kendi müşteri sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Böylece müşteri listenizi tuttuğunuz yazılımda da aramaları görürsünüz.
Özet
- Arama özeti her arama bittikten sonra panelinize düşer ve kim aradı, ne istedi sorusunu tek bakışta cevaplar.
- Arama kaydı, ayrıntısını merak ettiğiniz aramaları müşterinin sesinden dinlemenizi sağlar.
- Geri arama taleplerini, randevuları ve bilgi sorularını sırayla okumak panele bakmayı kısa ve düzenli bir alışkanlığa çevirir.
- Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, aramalar da arayanın Müşteri kartında birikir.
- Asistanın yanıt veremediği soruları bilgi bankasına ekledikçe bilgi bankanız müşterilerinizin sorularına göre büyür.
Her aramanın özetini ve kaydını panelinizde görmek için Alodiyo hesabınızı açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
