Çağrı raporları ile hangi saatlerde arandığınızı görün

Kısaca: Çağrı raporları, işletmenize gelen aramaların toplamını, kaçırılanları, ortalama süresini ve saat ile gün dağılımını gösteren ekrandır. Alodiyo'da bu ekranın adı Arama raporlarıdır. Yoğun saat ve günleri görür, ekibinizi tahmine değil bu dağılıma göre planlarsınız.

Çağrı raporları, işletmenizin telefonunun ne zaman ve ne kadar çaldığını sayılarla gösteren tablolardır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Alodiyo'da bu tablolar Arama raporları ekranında toplanır: toplam ve kaçırılan aramalar, ortalama süre, saat ve haftanın günü dağılımı ile asistan başına sonuç.

En yoğun saatinizi bildiğinizi düşünebilirsiniz. Rapor bu tahmini sayıyla sınar, bazen de hiç beklemediğiniz bir saati öne çıkarır. Aşağıda her ölçüyü nasıl okuyacağınızı ve haftalık vardiya tablonuza nasıl çevireceğinizi örneklerle anlatıyoruz.

Çağrı raporları nedir, hangi bilgileri gösterir

Arama raporları, telefonunuzun ne kadar ve ne zaman çaldığını beş ölçüyle tek ekranda gösterir. Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Açılan aramalar bu ölçülere yansır ve haftalar geçtikçe ekran, işletmenizin telefon takvimine dönüşür.

Aşağıdaki tablo, raporda gördüğünüz her ölçünün hangi planlama sorusunu cevapladığını gösterir.

Toplam arama sayısı telefonun ne kadar meşgul olduğunu söyler, yükün nereye düştüğünü söylemez. Aynı toplam, tek saate yığıldığında başka, güne yayıldığında başka bir ekip kararı ister. Toplamı her zaman saat ve gün dağılımıyla birlikte okuyun.

Rapor size ne zaman arandığınızı söyler, kimin aradığını ise Müşteri kartı gösterir. Arayanın numarasıyla kart kendiliğinden açılır ve o kişinin aramaları karta bağlanır. Sayılar ile kişiler böylece aynı panelde yan yana durur.

Hangi saatlerde arandığınızı nasıl görürsünüz

Hangi saatlerde arandığınızı Arama raporları ekranındaki saat dağılımı gösterir. Dağılımda günün her diliminde gelen arama sayısını yan yana görürsünüz. Yüksek dilimler telefonun en çok çaldığı anlardır. Düşük dilimler, ekibinizin başka işlere ayırabileceği saatlerdir.

Dağılımı okurken iki şeye bakın. İlki, zirvenin günün hangi kısmında toplandığıdır: sabah açılış, öğle arası ya da akşamüstü. İkincisi, zirvenin genişliğidir; tek saate sıkışan yoğunluk ile üç saate yayılan yoğunluk farklı vardiya ister.

Mesai dışı aramalar da dağılıma girer

Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Saat dağılımı bu yüzden mesai saatlerinizle sınırlı kalmaz. Kapattıktan sonra ve sabah açılmadan önce ne kadar arandığınızı görürsünüz. Açılış ya da kapanış saatinizi değiştirmeyi düşünüyorsanız elinizde somut bir dayanak olur.

Örneğin bir mahalle kuaförü sabah dokuzda açıyor olsun. Salon sahibi telefonun öğleden sonra yoğunlaştığını düşünüyor. Saat dağılımı ise salon kapalıyken, sekiz ile dokuz arasında da düzenli arama geldiğini gösteriyor.

Asistan bu aramaları açmış, randevuları almış ve Google Takvim'e yazmış. Salon sahibi takvime baktığında sabahın ilk saatlerinin dolduğunu görüyor. İlk çalışanın mesaiye biraz erken başlamasını planlıyor ve sabah randevuları rahatlıyor.

Haftanın hangi günü daha yoğun

Haftanın en yoğun gününü Arama raporları ekranındaki gün dağılımı gösterir. Saat dağılımı bir günün temposunu anlatır, gün dağılımı ise haftanın temposunu. İkisini yan yana koyduğunuzda "salı öğleden sonra sakin, cuma sabahı yoğun" gibi net cümleler kurarsınız.

Gün dağılımı, izin ve vardiya planında en çok işe yarayan ölçüdür. En sakin gün, çalışanlara izin vermek için en uygun gündür. En yoğun gün ise ekibin tam kadro olmasını istediğiniz gündür. Düzen birkaç hafta boyunca aynı kalıyorsa izin günlerini ona göre sabitleyebilirsiniz.

Diyelim ki bir veteriner kliniği işletiyorsunuz. Gün dağılımı pazartesi sabahlarının belirgin biçimde yoğun olduğunu gösteriyor; hafta sonu gelen aramalar da raporda ayrıca görünüyor. Asistan hafta sonu açtığı aramalarda, arayan istediğinde geri arama talebi açmış ve talepler panelde birikmiş.

Pazartesi sabahı bir çalışanı bu taleplere dönmekle görevlendiriyorsunuz. Diğerleri kliniğe gelenlerle ilgileniyor. Hafta sonundan kalan işler sabahın ilk saatinde paylaşılmış oluyor.

Kaçırılan aramalar size ne anlatır

Kaçırılan aramalar, arayanın size ulaşamadığı anların hangi saat ve günlerde biriktiğini anlatır. Sayının kendisinden çok zamanı önemlidir. Kaçırılan aramaların toplandığı dilim, telefon trafiğinizin en dar noktasıdır ve ekip planında önceliği hak eder.

Kaçırılan aramaları saat dağılımıyla karşılaştırın. Zirve dilimlerde biriken kaçırılan aramalar, o saatlerde aramaların üst üste geldiğini anlatır. Alodiyo'da planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Planları karşılaştırmak için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.

Kaçırılan aramayı ekip kararına çevirmek

Kaçırılan aramaların saati belli olunca karar da netleşir. O dilimi haftalık planınızda işaretleyin ve aynı saatte ekipten birinin paneli izlemesini planlayın. Geri arama taleplerini ve arama özetlerini takip eden biri, yoğun saat geçince dönüşleri hızla tamamlar.

Ortalama arama süresi ekip planına nasıl yansır

Ortalama arama süresi, arayanların ne kadar soru sorduğunu gösterir ve ekibinizin özet okumaya ayıracağı zamanı belirler. Kısa ve birbirine benzeyen aramalar çoğu zaman randevu ya da basit bilgi isteğidir. Uzayan aramalar ise arayanların daha çok soru sorduğuna işaret eder. Ortalama süreyi saat dağılımıyla birlikte okuduğunuzda hangi tür aramanın hangi saatte geldiğini anlarsınız.

Süre uzadığında önce arama özetlerine bakın. Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür; merak ettiğiniz aramanın Arama kaydını da panelden dinlersiniz. Özetlerde aynı soruların tekrar ettiğini görürseniz cevabı Bilgi bankasına ekleyin. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları Bilgi bankasına kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.

Konuşmanın tonunu da okuyun

Sayılar bir aramanın ne kadar sürdüğünü söyler, nasıl geçtiğini söylemez. Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Günün dönüş listesini kurarken işaretli aramaları başa alabilirsiniz.

Rapora göre haftalık ekip planı nasıl kurulur

Haftalık ekip planı, raporun saat dağılımı, gün dağılımı ve kaçırılan aramalar ölçüleri birleştirilerek kurulur. Aşağıdaki numaralı adımlar, bu üç ölçüyü vardiya tablosuna çevirmenin bir yolunu gösterir.

1. Arama raporlarını birkaç hafta izleyin ve tek bir günün tablosuna göre karar vermeyin.
2. Saat dağılımında en yoğun iki ya da üç dilimi işaretleyin.
3. Gün dağılımında en yoğun ve en sakin günleri belirleyin.
4. Kaçırılan aramaların biriktiği dilimleri listenin başına alın.
5. Yoğun dilimlerdeki aramaların özetlerini okuyun ve tekrar eden soruları Bilgi bankasına ekleyin.
6. Vardiyaları yoğun dilimlerde tam kadro, sakin dilimlerde daha az kişiyle kurun.
7. İzin ve molaları en sakin gün ve saatlere taşıyın.
8. Geri arama taleplerine ve memnuniyeti düşük aramalara dönecek kişiyi her gün için belirleyin.
9. Yeni planı birkaç hafta uyguladıktan sonra raporu yeniden açın ve önceki haftalarla karşılaştırın.

Telefonu asistan karşıladığı için vardiyanızı telefona göre değil, dönüşlere ve kapıdan gelen müşteriye göre kurarsınız. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevu ve rezervasyon alır; randevular Google Takvim'e yazılır. Ekibinize panelde bekleyen geri arama talepleri ve karşısındaki müşteri kalır.

Telefon yoğunluğu ile iş yükünü ayırın

Telefonun en çok çaldığı saat ile salonun ya da kliniğin en dolu olduğu saat aynı olmayabilir. Müşteri sabah arayıp öğleden sonraya randevu alabilir. Raporu bu nedenle Google Takvim'deki randevu dağılımıyla birlikte okuyun. Telefon zirvesi talebin nerede başladığını, takvim zirvesi ise işin nerede yoğunlaştığını gösterir.

Alodiyo ile arama raporlarına nasıl ulaşırsınız

Alodiyo'yu numaranıza bağlayıp karşılamayı ayarladığınızda asistan aramaları açmaya başlar ve Arama raporları ekranı bu aramalarla dolar. Aşağıdaki adımlar, kurulumdan raporu ilk okuduğunuz güne kadar olan akışı gösterir.

1. Asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlayın.
2. Bugünkü numaranızı kullanacaksanız yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yapın; yeni 0850 ya da şehir kodlu numara başvurusu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
3. Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
4. Karşılama cümlesini panelden yazın; işletme adınızı, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini belirtin.
5. Asistan gelen aramaları açar, arayanla konuşur, randevu alır ya da arayan isterse geri arama talebi açar.
6. Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta olarak gider.
7. Arama raporları ekranında toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını ve asistan başına sonucu izlersiniz.

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bu talepler, kimin hangi saatte telefona döneceğini planlarken elinizdeki ilk listedir. Randevu tarafının nasıl işlediğini randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı bulabilirsiniz.

Birden fazla asistanla raporu okumak

Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız; örneğin biri satış, biri randevu için. Arama raporlarındaki asistan başına sonuç, her asistanın aramalarının nasıl sonuçlandığını ayrı ayrı gösterir. Satış ve randevu tarafının yükünü ayrı görür, dönüş görevlerini buna göre paylaştırırsınız.

Aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize de gönderebilirsiniz. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Ekibiniz başka bir program üzerinden çalışıyorsa arama bilgisi oraya da ulaşır.

Hangi işletme rapordan ne öğrenir

Her işletme raporda aynı ölçüleri görür; önce baktığı yer ise işinin temposuna göre değişir. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve Bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinin raporda önce nereye bakabileceğini ve bunu hangi ekip kararına çevirebileceğini gösterir.

Tablodaki kararlar birer örnektir; sizin raporunuz farklı bir düzen gösterebilir. Sektörünüze özel kullanım örnekleri için kuaför sektör sayfamıza ya da veteriner sektör sayfamıza bakabilirsiniz. Telefonu karşılayan asistanın genel işlevini sanal sekreter sayfamız anlatır.

Sık sorulan sorular

Çağrı raporları hangi planlarda bulunur?

Alodiyo'da çağrı raporlarının karşılığı Arama raporları ekranıdır ve her planda açıktır. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını ve asistan başına sonucu bu ekranda görürsünüz. Planları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.

Gece ve hafta sonu gelen aramalar raporda görünür mü?

Evet, görünür. Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Bu aramalar saat ve gün dağılımında yer alır, böylece mesai dışında ne kadar arandığınızı da görürsünüz.

Raporu okumak için teknik bilgi ister mi?

İstemez. Rapor, saat ve günlere göre arama sayılarını, kaçırılan aramaları ve ortalama süreyi sade bir ekranda gösterir. Haftalık vardiya tablonuza bakmak kadar kolay okunur.

Bir aramada ne konuşulduğunu nereden öğrenirim?

Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür. Aramanın ses kaydını da panelden dinleyebilirsiniz. Aramalar arayanın Müşteri kartına bağlandığı için aynı kişinin önceki aramalarını da tek yerde görürsünüz.

Arama bittiğinde nasıl haberim olur?

Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak gider ve panelde de bildirim görünür. Aramanın özeti aynı panelde sizi bekler. Raporu açmadan önce günün aramalarından haberdar olursunuz.

Satış ve randevu aramalarını ayrı ayrı görebilir miyim?

Pro ve üstü planlarda satış ve randevu için ayrı asistan kurabilirsiniz. Arama raporlarındaki asistan başına sonuç, her asistanın aramalarının nasıl sonuçlandığını ayrı gösterir. İki tarafın dönüş görevlerini bu sonuçlara göre paylaştırırsınız.

Arama bilgilerini kendi sistemime gönderebilir miyim?

Evet, gönderebilirsiniz. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.

Özet

• Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını ve asistan başına sonucu tek ekranda gösterir.
• Saat dağılımı günün, gün dağılımı haftanın temposunu anlatır ve ikisi birlikte vardiya planının temelini oluşturur.
• Kaçırılan aramaların biriktiği saat, ekip planında önceliği hangi dilime vereceğinizi gösterir.
• Ortalama süre ve arama özetleri, Bilgi bankasına hangi cevapları ekleyeceğinizi ortaya çıkarır.
• Asistan aramaları açtıkça rapor dolar ve ekibinizi tahmine değil gerçek telefon trafiğine göre planlarsınız.

Telefonunuzun hangi saatte çaldığını görmek ve ekibinizi buna göre planlamak için Alodiyo'yu bugün kurun.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.