Kısaca: Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri, işletmenin ortak kaydında tutuluyorsa işletmede kalır; çalışanın telefonunda ya da aklında tutuluyorsa onunla birlikte gider. Alodiyo, açtığı her aramayı arayanın müşteri kartına bağlar, arama özetini ve arama kaydını panelinize bırakır. İsterseniz aynı bilgi Salesforce'a ya da kendi sisteminize de gider.
Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri çoğu küçük işletmede o kişinin cep telefonunda, ajandasında ya da hafızasında kalır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Müşteri kartı ise arayanın numarasıyla kendiliğinden açılan ve o kişinin aramalarını bir araya getiren kayıttır. İkisi birlikte, müşteriyle kurulan ilişkinin bir kişiye değil işletmeye ait olmasını sağlar.
Aşağıda bilginin bugün nerelerde dağıldığını ve müşteri kartı, arama özeti, arama kaydı ile bilgi bankasının bu bilgiyi nasıl topladığını bulacaksınız. Kurulum adımları ve yeni gelen çalışanın ilk günü de ayrı bölümlerde.
Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri neden işletmeden çıkar
Müşteri bilgileri işletmeden çıkar, çünkü çoğu zaman işletmenin değil bir kişinin elinde tutulur. Telefonu hep aynı kişi açar, müşteriyi o tanır, notu da kendi bildiği yere alır. Kimse bunu kötü niyetle yapmaz; iş yoğunken en kolay yol budur.
Kayıp, o kişi işten ayrıldığı gün görünür olur. Hangi müşterinin geçen ay neyi sorduğu, kimin hangi gün aranmayı beklediği, kimin hangi hizmetten memnun kalmadığı bir anda kaybolur. Yerine gelen kişi aynı müşteriye aynı soruları yeniden sorar ve müşteri işletmeyi ilk kez arıyormuş gibi hisseder.
Örneğin bir kuaför salonunu düşünün. Salonun düzenli müşterilerinin çoğu yıllardır aynı kalfayla çalışıyor ve randevu için doğrudan onun cep telefonunu arıyor. Kalfa başka bir salona geçtiğinde müşteri listesi, kimin hangi boyayı kullandığı ve kimin her ayın ilk cumartesisi geldiği bilgisi onun rehberinde kalıyor. Salon sahibi elinde tek bir numara bile olmadan yeniden başlıyor.
Asıl mesele çalışanın gitmesi değil, bilginin hiç işletmeye kaydedilmemiş olmasıdır. Bilgi baştan işletmenin ortak bir yerine yazıldığında ayrılık bir kayıp olmaz, bir devir olur.
Müşteri bilgisi bugün hangi yerlerde dağınık duruyor
Küçük işletmelerde müşteri bilgisi genellikle dört yerde dağınık durur: çalışanın cep telefonu, kâğıt ajanda, mesajlaşma uygulamaları ve kişinin hafızası. Bu yerlerin hiçbiri işletmenin ortak kaydı değildir. Her biri tek bir kişinin erişimine bağlıdır.
Kâğıt ajanda masada kalsa bile içindeki kısa notları yazan kişiden başkası çözemez. "Salı, 14.00, renk" notu yeni gelen kişiye bir şey anlatmaz. Mesajlaşma uygulamasındaki yazışmalar çalışanın kendi hesabındadır. Hafızadaki bilgi de kapıdan çıkan kişiyle birlikte gider.
Aşağıdaki tablo, her bilgi türünün bugün çoğu işletmede nerede durduğunu ve asistanla nerede tutulduğunu gösterir.
| Bilgi türü | Bugün çoğu zaman nerede durur | Alodiyo ile nerede durur |
|---|---|---|
| Arayan kişinin numarası | Çalışanın cep telefonu rehberinde | Müşteri kartında |
| Müşterinin önceki aramalarda ne istediği | Çalışanın hafızasında | Arama özetinde |
| Müşterinin tam olarak ne söylediği | Hiçbir yerde | Arama kaydında |
| Telefonda alınan randevu | Kâğıt ajandada | Google Takvim'de |
| Geri dönüş bekleyen müşteri | Not kâğıdında ya da hafızada | Paneldeki geri arama talebinde |
| Müşteri bilgisinin işletme sistemindeki kopyası | Biri elle aktarırsa sistemde | Salesforce'ta ya da kendi sisteminizde |
Sağ sütundaki yerlerin hepsi işletmenizin panelinde, takviminde ya da seçtiğiniz sistemde durur. Kim ayrılırsa ayrılsın, panele siz girersiniz ve bilgi oradadır.
Müşteri kartı aramaları tek yerde nasıl toplar
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen her arama aynı karta bağlanır. Kimse elle kayıt açmaz, numarayı bir yere kopyalamaz. Müşteri ilk kez aradığında kart açılır, sonraki aramalar aynı kartta birikir.
Bir müşteriyle ilgili bilgi, böylece tek bir kişinin aklında değil o müşterinin kartında toplanır. Kartı açtığınızda o numaradan gelen aramaları görürsünüz. Her aramanın özetine ve kaydına da oradan ulaşırsınız.
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde resepsiyonu yıllardır aynı kişi yürütüyor. Hangi hayvan sahibinin kontrol tarihini sorduğunu, kimin akşam saatlerinde aranmak istediğini kendi defterinde tutuyor. Bu kişi ayrıldığında klinik sahibi defteri bulsa bile içindeki kısaltmaları okuyamıyor.
Aynı klinik aramaları Alodiyo ile karşıladığında tablo değişiyor. Her hayvan sahibinin numarasıyla açılmış bir müşteri kartı ve kartta o kişinin aramaları duruyor. Veteriner kliniklerine özel kullanımı veteriner kliniği sayfamızda bulabilirsiniz.
Mesai dışında gelen aramalar da karta bağlanır. Asistan saatten bağımsız çalışır, gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. O saatlerde arayan müşterinin kartı açılır, arama özeti ertesi sabah panelinizde sizi bekler.
Arama özeti ve arama kaydı neyi korur
Arama özeti aramanın ne hakkında olduğunu, arama kaydı ise tam olarak ne konuşulduğunu korur. İkisi birlikte, bir müşteriyle yapılan aramayı o aramada bulunmayan biri için de anlaşılır hâle getirir. Yeni gelen çalışan, eski aramaları okuyarak ve dinleyerek müşteriyi tanır.
Arama özeti
Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Özeti okuyan kişi aramayı baştan sona dinlemeden ne istendiğini öğrenir. Arama bitince belirlediğiniz kişilere e-posta ile bildirim gider, panelde de bildirim görünür.
Arama kaydı
Arama kaydı, aramanın ses kaydıdır ve panelden dinlenir. Özetin yetmediği durumlarda müşterinin kendi sözlerine dönersiniz. Bir müşteri "Geçen sefer size söylemiştim" dediğinde ne söylediğini kayıttan dinlersiniz. Eski çalışanın hafızasına başvurmak yerine işletmenin kaydına bakarsınız.
Duygu analizi
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir, panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Yeni gelen kişi, hangi müşteriye önce dönmenin iyi olacağını bu işaretlerden anlar. Daha önce bu bilgi, müşterinin sesindeki kırgınlığı fark eden çalışanın aklında kalıyordu.
Bağlı sistemle müşteri bilgisi işletmede nasıl kalır
Bağlı sistemde müşteri bilgisi işletmede kalır, çünkü aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Müşteri bilgisi, işletmenizin zaten kullandığı yerde birikmeye devam eder.
Telefonda öğrenilen bilgi, yoğun bir günde sisteme hiç girmeyebilir. Çalışan aramayı açar, müşteriyle konuşur, sonraki müşteriye geçer ve not almayı unutur. Bağlı sistemde kimse elle aktarım yapmaz; arama ve müşteri bilgisi kendiliğinden gider.
Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri böylece iki yerde birden durur: panelinizde ve kendi sisteminizde. Ayrılan kişinin telefonuna ya da hesabına ulaşmanız beklenmez.
Bilgi bankası işletmenin bilgisini nasıl korur
Bilgi bankası, işletmenizin kendi bilgisini bir çalışanın aklından alıp yazılı hâle getirerek korur. Bir çalışan ayrıldığında müşteri bilgisinin yanında işletmenin bilgisi de gider: hangi hizmetin ne kadar sürdüğü, hangi gün neyin yapıldığı, sık sorulan soruların cevabı. Bilgi bankasıyla hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana siz öğretirsiniz. Bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
Bilgi bankası doldurulduktan sonra arayan müşteri, sizin yazdığınız bilgiyle cevap alır. Telefonu yıllardır açan kişi ayrılsa da hizmet listesi ve çalışma saatleri yerinde durur. Bilgi değiştiğinde bilgi bankasını güncellersiniz.
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir durumda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Aynı soru tekrar tekrar geliyorsa cevabını bilgi bankasına eklersiniz.
Alodiyo ile bilgiyi işletmede tutmak adım adım
Alodiyo ile müşteri bilgisini işletmede tutmak için numaranızı bağlar, bilgi bankasını doldurur, bildirimleri ayarlar ve isterseniz sistem bağlantısını kurarsınız. Adımların hepsini kendiniz yaparsınız.
Aşağıdaki liste, kurulumdan ilk aramaya kadar izleyeceğiniz sırayı gösterir.
- Asistanın hangi numarayı açacağını seçin: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin, mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza bağlayın veya yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara alın.
- Yeni numara aldıysanız başvuruyu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlayın.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; işletmenizin adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyin.
- Randevuların yazılacağı Google Takvim'i bağlayın; telefonda alınan her randevu takvimde görünür.
- Arama bitince bildirim alacak kişileri belirleyin.
- Müşteri takibini bir sistemde yapıyorsanız panelden Salesforce ya da kendi sisteminizle bağlantıyı kurun.
- İlk aramalar gelmeye başladığında müşteri kartlarını, arama özetlerini ve arama kayıtlarını panelden kontrol edin.
Kurulumdan sonra asistan, işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Telefonda randevu ya da rezervasyon alır. Her arama, kendi müşteri kartına bağlanmış bir özet ve kayıt olarak panelinizde durur. Randevu tarafının nasıl çalıştığını randevu sistemi sayfamızda ayrıca anlattık.
Ayrılan çalışanın yerine gelen kişi nereden başlar
Yeni gelen kişi işe müşteri kartlarından, son arama özetlerinden ve paneldeki geri arama taleplerinden başlar. Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri panelde durduğu için bilgi ağızdan aktarılmaz, kayıttan okunur.
İlk gün için şu sırayı öneriyoruz. Yeni gelen kişiyle birlikte önce paneldeki geri arama taleplerine bakın; bunlar dönüş bekleyen müşterilerdir. Ardından son haftanın arama özetlerini okuyun ve Duygu analizi açıksa memnuniyeti düşük işaretlenen aramalara öncelik verin. Sık arayan müşterilerin kartlarını açıp eski aramalarını birlikte gözden geçirin.
Arama raporları yeni gelen kişiye işin ritmini öğretir. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Telefonun hangi saatlerde ve hangi günlerde yoğunlaştığı raporlardan okunur.
İşletmenin numarasını öne çıkarmak da iyi bir alışkanlıktır. Tabelada, kartvizitte ve web sitesinde çalışanların kişisel numarası yerine işletmenin numarası yer alsın. Müşteri işletmenin numarasını aradıkça her arama müşteri kartına bağlanır ve bilgi işletmede birikir.
Örneğin bir oto serviste danışman ayrıldıktan sonraki cumartesi öğleden sonra bir müşteri arıyor ve geçen ay beklenen parçanın gelip gelmediğini soruyor. Asistan bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söylüyor ve müşterinin isteğiyle geri arama talebi açıyor. Pazartesi sabahı yeni danışman müşterinin kartını açıyor, önceki aramanın özetinde hangi parçanın beklendiğini okuyor ve müşteriyi arıyor. Müşteriye aynı soruları yeniden sormuyor.
Müşteri kartı hangi işletmelere daha çok yarar
Müşteri kartı, müşteri ilişkisinin tek bir kişinin telefonunda yürüdüğü her işletmeye yarar. Asistan sektörden bağımsız çalışır, bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Düzenli müşterisi olan ve telefonu tek bir kişinin yönettiği işletmelerde fark daha çok hissedilir.
Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde bilginin hangi durumda tek kişide kaldığını ve Alodiyo ile neyin işletmede tutulduğunu gösterir.
| İşletme türü | Bilginin tek kişide kaldığı tipik durum | İşletmede tutulan bilgi |
|---|---|---|
| Kuaför | Düzenli müşteriler randevuyu kalfanın cep telefonundan alır | Müşteri kartı, randevu ve arama özeti |
| Veteriner kliniği | Hayvan sahiplerinin istekleri resepsiyondaki defterde kalır | Müşteri kartı ve arama özeti |
| Diş kliniği | Randevu değişiklikleri sekreterin ajandasında tutulur | Google Takvim'deki randevu ve arama kaydı |
| Emlak ofisi | Arayan alıcı ve kiracılar danışmanın rehberinde kalır | Müşteri kartı ve bağlı sistemdeki müşteri bilgisi |
| Oto servis | Parça ve teslim bilgisi servis danışmanının aklındadır | Arama özeti ve arama kaydı |
| Avukatlık bürosu | İlk arayan kişinin anlattıkları sekreterin notunda kalır | Arama özeti ve geri arama talebi |
Kuaförler için kullanım örneklerini kuaför sayfamızda bulabilirsiniz. Asistanın telefonda üstlendiği işlerin genel resmi için sanal sekreter sayfamıza göz atabilirsiniz. Planları ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Çalışan ayrılınca müşteri bilgileri kimde kalır?
Asistanın açtığı aramalarda müşteri bilgileri işletmenizin panelinde kalır. Her arama arayanın müşteri kartına bağlanır, arama özeti ve arama kaydı panelde durur. Sistem bağlantısı kurduysanız aynı bilgi Salesforce'ta ya da kendi sisteminizde de bulunur.
Müşteri kartını elle mi açıyorum?
Hayır, müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır. Aynı numaradan gelen sonraki aramalar da aynı karta bağlanır. Sizin ya da çalışanlarınızın kayıt açmakla uğraşması beklenmez.
Eski aramaların ses kaydını sonradan dinleyebilir miyim?
Evet, arama kaydını panelden dinlersiniz. Bir müşterinin önceki aramada tam olarak ne söylediğini merak ettiğinizde kayda dönersiniz. Kısa bir bakış için her aramanın özeti de panelde hazır durur.
Alodiyo'yu kendi müşteri sistemime bağlayabilir miyim?
Evet, aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderebilirsiniz. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Müşteri bilgisi işletmenizin zaten kullandığı yerde birikir.
Bugünkü numaramı değiştirmeden kullanabilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirebilirsiniz; yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Dilerseniz yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara da alabilirsiniz.
Ayrılan çalışana giden arama bildirimlerini nasıl değiştiririm?
Arama bitince bildirim alacak kişileri siz belirlersiniz. Bir çalışan ayrıldığında onun yerine yeni gelen kişiyi bildirim alacak kişiler arasına eklersiniz. Arama özetleri ve kayıtlar panelinizde durmaya devam eder.
Arayanlara aramanın kaydedildiği nasıl söylenir?
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızın görüşüne başvurabilirsiniz.
Özet
- Müşteri bilgileri bir kişinin telefonunda ya da aklında tutulduğunda o kişi ayrılınca işletmeden çıkar.
- Alodiyo, açtığı her aramayı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılan müşteri kartına bağlar.
- Arama özeti aramanın ne hakkında olduğunu, arama kaydı tam olarak ne konuşulduğunu panelinizde saklar.
- Bilgi bankası işletmenin kendi bilgisini, sistem bağlantısı müşteri bilgisinin bir kopyasını işletmede tutar.
- Yeni gelen çalışan işe müşteri kartlarından, arama özetlerinden ve geri arama taleplerinden başlar.
Müşterinizle kurduğunuz ilişkinin işletmenizde kalmasını istiyorsanız Alodiyo'yla bugün başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
