Kısaca: Çalışma saati değişikliği duyurusu iki yoldan yapılır: telefonu açan asistana yeni saatleri öğretirsiniz, kayıtlı müşterilerinize de ayrıca haber verirsiniz. Alodiyo'da yeni saatleri Bilgi bankasına yazarsınız; sizi arayan herkes doğru saati duyar ve isterse yeni saatlere göre randevusunu alır. Pro ve üstü planlarda Dış aramalarla listenizdeki müşteriler aranır ve her aramanın özeti panelinize düşer.
Çalışma saati değişikliği duyurusu, bir işletmenin açılış ve kapanış saatlerindeki mevsimlik ya da geçici değişikliği müşterilere önceden bildiren kısa bir haberdir. Kış saatine geçen bir kuaför, bayramda kapanan bir veteriner kliniği ve tadilat için iki gün ara veren bir pastane aynı soruyla karşılaşır: müşteri yeni saati nereden öğrenecek? Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Bu yazıda yeni saatleri asistana nasıl öğreteceğinizi ve kayıtlı müşterilerinize nasıl haber vereceğinizi adım adım anlatıyoruz.
Kapıya asılan not, kapıya kadar gelen müşteriye ulaşır. Telefonla arayan müşteri o notu görmez. Sosyal medya paylaşımı da her düzenli müşterinin önüne düşmez. Aşağıdaki bölümler bu iki boşluğu birlikte kapatmanın yolunu gösterir.
Çalışma saati değişikliği duyurusu neden telefonla başlar
Çalışma saati değişikliği duyurusu telefonla başlar, çünkü müşteri çoğu zaman yola çıkmadan önce işletmeyi arar ve açık olup olmadığınızı sorar. Telefonda duyduğu saat, o günkü planını belirler. Eski saati duyan müşteri, kapalı bir kapının önünde kalır.
Telefonu açan kişi gün içinde değişir. Bazen siz açarsınız, bazen tezgâhtaki çalışanınız, bazen o hafta işe başlayan yeni biri. Herkes yeni saati aynı netlikte bilmeyebilir. Yeni saatleri tek bir yerde tutan bir asistan, arayan herkese aynı cevabı verir.
Örneğin İzmir'de bir veteriner kliniği 1 Aralık salı gününden itibaren akşam 21.00 yerine 19.00'da kapanacak. Kapıya not asılmış, sosyal medyada paylaşılmış. Bir hasta sahibi 2 Aralık akşamı 19.30'da kedisinin aşı randevusu için arar. Alodiyo aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, kliniğin artık 19.00'da kapandığını söyler ve randevuyu ertesi sabah uygun bir saate alır.
Randevu Google Takvim'e yazılır, klinik sabah açıldığında takvimde durur. Kapanış saatinden sonra gelen arama da açılır, çünkü asistan saatten bağımsız çalışır. Yeni saati en çok merak eden kişi, yani akşam geç arayan müşteri, bilgiyi telefonda duyar. Veteriner klinikleri için diğer örnekleri veteriner kliniği sayfamızda bulabilirsiniz.
Hangi saat değişiklikleri müşteriye duyurulmalı
Müşterinin gelme planını etkileyen her saat değişikliği duyurulmalıdır. Değişiklikleri üç grupta düşünmek, kime ve ne kadar geniş haber vereceğinize karar vermeyi kolaylaştırır.
Mevsimlik değişiklikler
Mevsimlik değişiklik, aylarca süren ve her yıl tekrar eden saat düzenidir. Kış ve yaz saatleri, turizm sezonunda uzayan açılış ve okulların açılmasıyla değişen sabah saatleri bu gruptadır. Bu değişiklikler uzun sürdüğü için düzenli müşterilerinizin hepsine ulaşmalıdır. Başlangıç tarihi duyurunun en önemli parçasıdır.
Geçici kapanışlar
Geçici kapanış, birkaç gün ya da hafta süren ve sonra eski düzene dönülen aradır. Bayram tatili, yıllık izin, tadilat ve sayım günleri bu gruba girer. Bu duyuruda açılış tarihi, kapanış tarihi kadar önemlidir. Müşteri ne zaman yeniden gelebileceğini bilmek ister.
Tek günlük değişiklikler
Tek günlük değişiklik, arife günü erken kapanmak ya da bir sabah geç açmak gibi kısa aralardır. Bu değişiklik her müşteriyi ilgilendirmez. O gün randevusu olan müşterilere haber vermek çoğu zaman yeterlidir. Telefonla arayana doğru saati söylemek ise her durumda önemlidir.
Duyuru metninde hangi bilgiler yer almalı
İyi bir çalışma saati değişikliği duyurusu dört bilgi taşır: değişikliğin başladığı tarih, yeni saatler, değişikliğin ne zamana kadar sürdüğü ve müşterinin şimdi ne yapabileceği. Bu bilgilerden biri eksik kalırsa müşteri sizi yeniden arar ve aynı soruyu sorar. Tarihi gün adıyla yazmak karışıklığı azaltır; "1 Aralık salı" ifadesi tek başına "1 Aralık"tan daha akılda kalır.
Saatleri her gün için ayrı yazmak da işe yarar. "Hafta içi 10.00 ile 19.00, cumartesi 10.00 ile 16.00, pazar kapalı" gibi bir sıralama, müşterinin aklındaki soruyu doğrudan cevaplar. "Kış saatlerine geçtik" demek yetmez, çünkü müşteri kış saatlerinizin ne olduğunu bilmez.
Telefonda okunacak bir duyuru metni kısa olur. Bir kuaför için örnek metin şöyle olabilir:
> "Merhaba, Örnek Kuaför'den arıyoruz. 1 Aralık salı gününden itibaren hafta içi 10.00 ile 19.00, cumartesi 10.00 ile 16.00 arasında açığız; pazar günleri kapalıyız. Yeni saatlerde randevu almak için bizi her saat arayabilirsiniz."
Metin üç cümlede tarihi, saatleri ve müşterinin yapabileceği şeyi söyler. Geçici kapanışlarda dönüş tarihini de ekleyin. "Bayram boyunca kapalıyız" yerine "Bayramın ardından perşembe sabahı normal saatlerimizle açığız" demek, müşteriye bir sonraki adımı gösterir. Kapanışın nedeni için "tadilat nedeniyle" gibi kısa bir ifade yeter.
Yeni saatler Bilgi bankasına nasıl yazılır
Yeni saatler, Bilgi bankasındaki çalışma saatleri bilgisi güncellenerek yazılır. Bilgi bankası; hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana öğrettiğiniz yerdir. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Web sitenizdeki saatleri zaten güncellediyseniz aktarma yolu size zaman kazandırır.
En açık yöntem, eski ve yeni saatleri tarihleriyle birlikte yazmaktır. Şu iki cümle bunun için yeterlidir:
> "30 Kasım'a kadar hafta içi 09.00 ile 21.00 arası açığız. 1 Aralık'tan itibaren hafta içi 09.00 ile 19.00 arası açığız."
Böylece değişiklik başlamadan önce arayan müşteri de yeni saatin hangi tarihte başladığını duyar. Geçici kapanışlarda kapalı günleri ve yeniden açılış gününü aynı açıklıkla yazın.
Henüz karar vermediğiniz bir tarih varsa bunu da Bilgi bankasına açıkça yazın. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; emin olmadığı bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bayram dönüşünü henüz netleştirmediyseniz müşteri tahmini bir tarih duymaz, size dönmeniz için not bırakır.
Karşılama cümlesine kısa bir not ekleyin
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; değişiklik döneminde ona kısa bir not ekleyebilirsiniz. Önerilen yapı işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler. Not, müşteri sormadan değişikliği haber verir.
> "Örnek Veteriner Kliniği, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Kış saatlerimiz 1 Aralık'ta başlıyor; size nasıl yardımcı olabilirim?"
Farklı dillerde arayan müşteriler
Turistik bir bölgede çalışıyorsanız yeni saatleri soran yabancı müşterileriniz de olur. Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir ve Bilgi bankasındaki saatleri o dilde anlatır.
Kayıtlı müşterilere Dış aramalarla nasıl haber verilir
Kayıtlı müşterilere haber vermenin en doğrudan yolu Dış aramalardır: asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve yeni saatleri söyler. Her aramanın sonunda bir Arama özeti panelinizde görünür. Kimin bilgiyi aldığını, kimin ek bir şey sorduğunu tek tek görürsünüz. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda kullanılır.
Listeyi hazırlarken değişiklikten en çok etkilenecek müşterilerden başlayın. Değişiklik döneminde randevusu olanlar ilk sıradadır, ardından sizi düzenli arayan müşteriler gelir. Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Kartlara bakarak son dönemde sizi kimlerin aradığını görür, listenizi buna göre kurarsınız.
Diyelim ki Bursa'da bir kuaför Kurban Bayramı'nda dört gün kapalı kalacak ve arife günü 14.00'te kapanacak. Arife günü öğleden sonrası için üç randevu, bayram sonrasının ilk günleri için de birkaç randevu talebi var. Kuaför bu müşterileri ve düzenli müşterilerini bir listeye ekler, Alodiyo'ya kısa duyuru metnini verir. Panelde her müşterinin özeti durur: kimi bilgiyi almış, kimi arife sabahına kaymak istemiş, kimi bayram sonrasını sormuş.
Kuaför özetlere bakarak sırayla dönüş yapar. Aynı cümleleri telefonda tek tek tekrarlayarak geçecek zaman, salondaki müşteriye kalır. Arife sabahına kaymak isteyen müşterileri görmek, takvimi düzenlemeyi de kolaylaştırır. Kuaförlere özel kullanım için kuaför sayfamıza göz atabilirsiniz.
Dış aramalara verdiğiniz metin, bir önceki bölümdeki dört bilgiyi taşır. Asistan, Bilgi bankası ve verdiğiniz talimatla işinize göre ayarlanır. Kısa bir metni müşteri ilk duyuşta aklında tutar. Metindeki tarihlerin Bilgi bankasındaki tarihlerle aynı olmasına dikkat edin.
Alodiyo ile duyuru adım adım nasıl yapılır
Alodiyo ile duyuru, panelden kendi başınıza tamamladığınız birkaç adımdan oluşur. Saatleri öğretmek, karşılamayı güncellemek ve müşterileri aramak aynı panelden yürür. Aşağıdaki liste, mevsimlik bir saat değişikliğini başından sonuna kadar duyurmanın sırasını gösterir; geçici kapanışlarda da aynı sırayı izleyebilirsiniz.
- Arama raporlarında aramaların hangi saatlerde ve haftanın hangi günlerinde yoğunlaştığına bakın ve yeni saatlerinizi bu dağılımı göz önünde tutarak belirleyin.
- Bilgi bankasında çalışma saatlerinizi eski ve yeni tarihleriyle birlikte güncelleyin ya da güncel web sitenizden aktarın.
- Henüz kesinleşmeyen tarihleri Bilgi bankasında "henüz belli değil" diye açıkça belirtin.
- Karşılama cümlesine yeni saatlerin başladığı tarihi anlatan kısa bir not ekleyin.
- Google Takvim'inizde değişiklik dönemine düşen randevulara bakın ve yeni saatlerin dışında kalanları not edin.
- Değişiklikten etkilenecek müşterilerinizi bir listede toplayın ve Pro ve üstü planlarda Dış aramalar için kısa duyuru metninizi yazın.
- Arama özetlerini ve arama bitince gelen bildirim e-postalarını takip edin, ek bir şey isteyen müşterilere dönüş yapın.
- Geçici değişiklik bittiğinde Bilgi bankasındaki saatleri ve karşılama notunu eski hâline getirin.
Adımların çoğu birkaç satır yazmaktan ibarettir. Bilgi bankasını güncellediğiniz andan sonra arayan herkes yeni saati duyar. Alodiyo'nun telefonu nasıl karşıladığını daha geniş görmek için sanal sekreter sayfamıza bakabilirsiniz. Telefonda randevunun nasıl alındığını ise randevu sistemi sayfamız anlatır.
Hangi değişiklikte hangi duyuru yolu uygun
Uzun süren değişikliklerde üç duyuru yolunu birlikte kullanın; tek günlük değişiklikte Bilgi bankasını güncellemek ve o gün randevusu olanlara haber vermek yeter. Değişikliğin süresi, haberi kaç müşteriye ulaştıracağınızı belirler. Aşağıdaki tablo, değişiklik türüne göre hangi duyuru yolunun nasıl kullanılacağını gösterir.
| Değişiklik türü | Bilgi bankasını güncelleme | Karşılama cümlesine not ekleme | Dış aramalarla haber verme |
|---|---|---|---|
| Kış ya da yaz saatine geçiş | Evet, başlangıç tarihiyle birlikte | Evet, değişikliğin ilk haftalarında | Evet, düzenli müşterilerin hepsine |
| Bayram ya da resmî tatil kapanışı | Evet, kapalı günler ve açılış tarihiyle | Evet, tatilden önceki günlerde | Evet, o günlerde randevusu olanlara |
| Ramazan ayında değişen saatler | Evet, ay boyunca geçerli saatlerle | Evet, ayın başında | Tercihe bağlı, düzenli müşterilere |
| Tadilat ya da sayım için kısa kapanış | Evet, yeniden açılış tarihiyle | Evet, kapanış süresince | Evet, o günlerde randevusu olanlara |
| Tek günlük erken kapanış ya da geç açılış | Evet, o günün saatiyle | Tercihe bağlı | Evet, o gün randevusu olanlara |
"Tercihe bağlı" yazan hücreler, müşteri yapınıza göre karar vereceğiniz yerlerdir. Akşamları yoğun çalışan bir restoran, Ramazan'daki çalışma saati değişikliği duyurusunu düzenli müşterilerine telefonla da iletmek isteyebilir. Sabah çalışan bir kırtasiye için aynı değişiklik daha az önemlidir. Arama raporlarındaki saat dağılımı bu kararı vermenize yardım eder.
Duyurudan sonra hangi aramaları takip etmelisiniz
Duyurudan sonra yeni saatleri soran, eski saatle gelmeyi planlayan ve memnuniyetsiz görünen aramaları takip etmelisiniz. Arama özeti, her aramanın ne hakkında olduğunu kısa ve okunur biçimde verir. Bir müşterinin ne dediğini tam duymak isterseniz Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Özet ve kayıt birlikte, duyurunuzun müşteriye nasıl ulaştığını gösterir.
Duygu analizi, değişiklikten hoşnut olmayan müşterileri fark etmenizi kolaylaştırır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda kullanılır.
İşaretlenen aramalar, kişisel bir dönüş için iyi bir başlangıç noktasıdır. Akşam işten sonra gelen bir müşteri yeni kapanış saatine üzülmüş olabilir. Ona kısa bir telefonla cumartesi saatlerinizi hatırlatırsınız. Bu dönüşü siz ya da çalışanınız yapar.
Arama raporları, değişikliğin genel görünümünü verir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Kapalı saatlerde gelen aramaların haftalar içinde nasıl değiştiğini izlersiniz. Aynı dağılım, gelecek yılın mevsimlik saatlerini belirlerken de işinize yarar.
Sık sorulan sorular
Çalışma saati değişikliği duyurusu ne zaman yapılmalı?
Çalışma saati değişikliği duyurusu, değişiklik başlamadan önce ve müşterilerin plan yapabileceği bir zamanda yapılmalıdır. Bilgi bankasını hemen güncelleyin; eski ve yeni saatleri tarihleriyle yazdığınızda asistan iki dönemi de doğru anlatır. Dış aramaları da değişiklikten önceki günlerde başlatabilirsiniz. Böylece müşteri hem aradığında hem aranınca aynı bilgiyi duyar.
Yeni çalışma saatlerini yapay zekâ asistanına nasıl öğretirim?
Yeni saatleri Bilgi bankasındaki çalışma saatleri bilgisini güncelleyerek öğretirsiniz. Bilgiyi kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz. Eski ve yeni saatleri başlangıç tarihleriyle birlikte yazmak en açık yöntemdir.
Kapalı olduğumuz saatte gelen aramayı asistan açar mı?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Arayan müşteri yeni saatlerinizi duyar ve isterse uygun bir saate randevusunu alır. Randevu Google Takvim'e yazılır.
Bayram tatilinde kapalı olduğumuzu müşterilere nasıl duyururum?
Bilgi bankasına kapalı günleri ve yeniden açılış tarihini yazın. Tatilden önceki günlerde karşılama cümlesine kısa bir not ekleyin. Pro ve üstü planlarda o günlerde randevusu olan müşterilere Dış aramalarla haber verebilirsiniz.
Dış aramalar hangi planlarda kullanılır?
Dış aramalar Pro ve üstü planlarda kullanılır. Asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Planların ayrıntılarını fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.
Müşteri henüz karar vermediğim bir tarihi sorarsa ne olur?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür. Tarihi netleştirdiğinizde müşteriye siz dönüş yaparsınız.
Duyuru aramalarının sonucunu nereden görürüm?
Her aramanın Arama özeti panelde görünür. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim belirir. Bir aramayı ayrıntılı duymak isterseniz Arama kaydını panelden dinlersiniz.
Geçici değişiklik bitince ne yapmalıyım?
Bilgi bankasındaki saatleri ve karşılama cümlesindeki notu eski hâline getirin. Eski saatleri baştan tarihiyle yazdıysanız güncelleme birkaç satırdan ibarettir. Arama raporlarına bakarak değişiklik döneminin nasıl geçtiğini de görebilirsiniz.
Özet
- Çalışma saati değişikliği duyurusu, arayana doğru saati söylemek ve kayıtlı müşterilere haber vermek için iki yoldan yürür.
- Yeni saatleri Bilgi bankasına eski ve yeni tarihleriyle yazdığınızda arayan herkes doğru saati duyar.
- Pro ve üstü planlarda Dış aramalarla listenizdeki müşterilere haber verilir ve her aramanın özeti panelinize düşer.
- Arama özeti, Arama kaydı ve Arama raporları duyurunun müşteriye nasıl ulaştığını gösterir.
Bir sonraki saat değişikliğinizi Alodiyo ile duyurmak için hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
