Kısaca: Açamadığınız aramaların asistana gitmesi için operatörünüzün panelinde cevapsız çağrı yönlendirme ayarını açar ve hedef olarak Alodiyo asistanınızın numarasını yazarsınız. Asistan yönlendirilen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, arayanla konuşur ve randevu alır. Arama bitince özeti panelinize düşer.
Cevapsız çağrı yönlendirme, telefonunuzu açamadığınızda gelen aramanın sizin belirlediğiniz başka bir numaraya geçmesini sağlayan telefon ayarıdır. Alodiyo ise işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Yönlendirmenin hedefi Alodiyo olduğunda açamadığınız arama boşa çalmaz. Arayanla konuşan bir asistana ulaşır.
Elinizin dolu olduğu anlar her işletmede bellidir: müşterinin başındasınızdır, yoldasınızdır ya da başka bir aramadasınızdır. Bu rehberde asistanı nasıl hazırlayacağınızı, yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden nasıl açacağınızı ve arama bittikten sonra panelinizde ne gördüğünüzü adım adım anlatıyoruz.
Cevapsız çağrı yönlendirme işletmenize ne kazandırır
Cevapsız çağrı yönlendirme, siz telefona yetişemediğinizde de müşterinizin karşısında konuşan birini bulmasını sağlar. Aramanın nereye gideceğini siz seçersiniz. Hedef bir çalışanın cep telefonu olabileceği gibi bir yapay zekâ telefon asistanı da olabilir.
Hedef asistan olduğunda müşteriniz, siz elinizdeki işi bırakmadan karşılanır. Asistan Gelen aramalar özelliğiyle yönlendirilen aramayı açar, sorulan bilgiyi verir ve randevu alır. Siz işinize döndüğünüzde ne konuşulduğunu arama özetinden okursunuz.
Arayan açısından ne değişir
Arayan için numara değişmez. Müşteriniz kartvizitinizdeki, tabelanızdaki ya da haritadaki aynı numarayı arar. Siz açamadığınızda arama asistana geçer ve asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
Arayan önce sizin yazdığınız karşılama cümlesini duyar. İşletmenizin adını, bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini bu cümleden öğrenir. Ardından ne istediğini anlatır, asistan da konuşmayı buna göre sürdürür.
Hangi anlarda arama asistana gitmeli
Arama, siz telefonu açamadığınız anlarda asistana gitmelidir: cevap veremediğinizde, başka bir aramadayken ve telefonunuza ulaşılamadığında. Bu anları operatör panelindeki yönlendirme seçenekleriyle siz belirlersiniz. Seçeneklerin adı operatörden operatöre farklı yazılabilir, mantığı aynıdır.
Operatör panellerinde genellikle şu dört yönlendirme seçeneği bulunur:
- Cevap verilmediğinde: telefonunuz önce çalar, siz açmazsanız arama asistana geçer.
- Meşgulken: siz başka bir aramadayken gelen yeni arama asistana geçer.
- Ulaşılamadığında: telefonunuz kapalıyken ya da çekmediği bir yerdeyken arama asistana geçer.
- Her zaman: telefonunuz çalmaz ve bütün aramaları asistan açar.
Telefonu çoğu zaman kendisi açan ama yoğun anlarda yetişemeyen bir işletme için ilk üç seçeneği birlikte açmak iyi bir başlangıçtır. Böylece müşteriye önce siz cevap verirsiniz, asistan sizin açamadığınız aramaları üstlenir. Asistan, planınızın kapsadığı ölçüde aynı anda gelen aramaları da birlikte karşılar. Plan büyüdükçe birlikte karşılanan arama sayısı artar.
Örneğin bir mahalle kuaförünü düşünün. Cumartesi öğleden sonra iki müşterinin saçında boya bekliyor, üçüncüsü fön sırasında. Telefon çalar, kuaförün iki eli dolu olduğu için açılmaz ve arama cevap verilmediğinde seçeneğiyle asistana geçer. Asistan salı akşamı için istenen randevuyu alıp Google Takvim'e yazar, kuaför de fönü bitirince yeni randevuyu takviminde görür.
Yönlendirmeden önce asistanı nasıl hazırlarsınız
Asistanı yönlendirmeden önce bilgi bankasını doldurur, karşılama cümlesini yazar ve takviminizi bağlarsınız. Böylece yönlendirilen ilk arama da hazırlıklı bir asistana ulaşır. Hazırlığın her parçasını Alodiyo panelinden kendiniz yaparsınız.
Bilgi bankasını doldurun
Bilgi bankası, asistanın işletmeniz hakkında bildiklerinin toplandığı yerdir. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları buraya yazarsınız. Bilgiyi elle girebilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz.
Müşterilerinizin telefonda en çok sorduğu soruları düşünün ve cevaplarını ekleyin. Otopark var mı, kartla ödeme alıyor musunuz, randevusuz gelinir mi gibi sorular buna örnektir. Bilgi bankasına yazdığınız her cevap, asistanın telefonda verebileceği bir cevaba dönüşür.
Karşılama cümlesini yazın
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı üç parçadan oluşur: işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Sona eklenen "Size nasıl yardımcı olabilirim?" gibi açık bir soru, arayanı doğrudan konuya getirir.
Takviminizi ve sesinizi ayarlayın
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Her yeni randevuyu zaten kullandığınız takvimde görürsünüz. Randevu tarafını daha ayrıntılı incelemek isterseniz randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Pro ve üstü planlarda iki ayar daha yapabilirsiniz. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Çoklu dil ile asistan arayana kendi dilinde yanıt verir. Asistanın üstlenebildiği işleri topluca görmek için sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıçtır.
Yönlendirmeyi operatör panelinden nasıl kurarsınız
Yönlendirmeyi, operatörünüzün panelindeki yönlendirme bölümüne asistanın numarasını hedef olarak yazıp kaydederek kurarsınız. Ayar bugünkü numaranıza yapılır. Numaranızı değiştirmezsiniz, müşterilerinize yeni numara duyurmazsınız.
Aşağıdaki adımlar, açamadığınız aramaların asistana gitmesi için izleyeceğiniz yolu baştan sona gösterir:
- Asistanın hazırlığını bitirin; bilgi bankası dolu, karşılama cümlesi yazılı olsun.
- Aramaları yönlendireceğiniz asistan numarasını not edin.
- Operatörünüzün internet sitesinden ya da uygulamasından hesabınıza girin.
- Menüde yönlendirme bölümünü açın.
- Cevap verilmediğinde, meşgulken ve ulaşılamadığında seçeneklerinden size uyanları işaretleyin.
- Her seçeneğin hedefi olarak asistan numarasını yazın ve ayarı kaydedin.
- Başka bir telefondan numaranızı arayın, açmayın ve aramanın asistana geçtiğini dinleyin.
- Kontrol aramasından sonra panelinizi açın ve arama özetinin geldiğini görün.
Kontrol araması kurulumun en öğretici adımıdır. Müşterinizin duyacağı karşılamayı ve asistanın sorulara verdiği cevapları kendi kulağınızla duyarsınız. Değiştirmek istediğiniz bir yer görürseniz panelden düzeltir ve yeniden ararsınız.
Bazı operatör panellerinde, cevap verilmediğinde seçeneği için telefonun ne kadar çalacağını da seçebilirsiniz. Telefonu kendiniz açmayı seviyorsanız bu süreyi uzun tutun, müşteriyi bekletmek istemiyorsanız kısa tutun. Cevapsız çağrı yönlendirme ayarını aynı panelden istediğiniz zaman açıp kapatırsınız.
Alodiyo yönlendirilen aramayı nasıl karşılar
Alodiyo yönlendirilen aramayı açar, arayanın sorusunu bilgi bankanızdan cevaplar, randevu alır ve arama bitince size bir özet bırakır. Konuşmaya sizin karşılama cümlenizle başlar. Konuşmanın gidişini arayanın ihtiyacı belirler.
Yönlendirilen bir arama, açıldığı andan panelinize düşene kadar şu adımlardan geçer:
- Siz açamadığınızda operatör ayarınız aramayı asistana geçirir.
- Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve karşılama cümlenizi söyler.
- Arayan sorusunu sorar, asistan çalışma saatleri, hizmetler ve fiyatlar gibi bilgileri bilgi bankanızdan cevaplar.
- Arayan randevu isterse asistan randevuyu alır ve Google Takvim'inize yazar.
- Bilgi bankasında olmayan bir konu sorulursa asistan, uydurmama kuralı gereği "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der.
- Arayan isterse asistan geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür.
- Arama bittiğinde arama özeti panelinize düşer ve bildirim kişilerinize e-posta gider.
- Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır.
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde hekim öğle saatinde ameliyatta, ön masadaki çalışan da kısa bir ara için dışarıda. İlk arayan kedisi için aşı randevusu ister, asistan randevuyu alıp takvime yazar. İkinci arayan evdeki bir ilacı köpeğine verip veremeyeceğini sorar; asistan bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söyler ve geri arama talebi açar. Hekim ameliyattan çıktığında talebi panelde hazır bulur.
Gece ve hafta sonu gelen aramalar da aynı yoldan geçer, çünkü asistan saatten bağımsız çalışır. Ulaşılamadığında seçeneği açıksa telefonunuz kapalıyken gelen aramalar da asistana geçer. Sabah panelinizi açtığınızda gece gelen aramaların özetlerini görürsünüz.
Arama özeti panele düştüğünde ne yaparsınız
Arama özeti panele düştüğünde onu okur ve arayana dönüp dönmeyeceğinize karar verirsiniz. Randevu alınmışsa yapacak bir şey kalmaz. Geri arama talebi varsa dönüş listenize bir arama eklenir.
Özette ve Müşteri kartında neler görürsünüz
Arama özeti, aramada konuşulanları kısaca anlatır. Arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl sonuçlandığını sesi dinlemeden öğrenirsiniz. Arayanın tam olarak ne dediğini duymak isterseniz Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz.
Müşteri kartı da özetin yanında işinize yarar. Aynı numara daha önce aradıysa önceki aramalar da bu karta bağlıdır. Dönüş aramasını yaparken müşterinin geçmişini bilerek konuşursunuz.
Geri arama taleplerini sıraya koymak
Geri arama talepleri, arayanın sizinle konuşmak istediği ya da asistanın kesin bilgi veremediği aramalardan doğar. Talepler panelde görünür, hangi konuda arandığınızı arama özetinden okursunuz. Gün içinde boşluk bulduğunuzda listeye bakar, en acil olandan başlarsınız.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi bu sıralamaya yardım eder. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozetini ve memnuniyet çubuğunu görür, dönüşe o müşteriden başlarsınız.
Arama raporlarıyla yönlendirmeyi ince ayarlamak
Arama raporları, seçtiğiniz yönlendirme düzeninin işinize uyup uymadığını gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını panelde görürsünüz. Aramaların öğle saatinde yoğunlaştığını görürseniz o saatler için her zaman seçeneğine geçmeyi düşünebilirsiniz.
Hangi işletmeye hangi yönlendirme düzeni uygun
Yönlendirme düzeni, telefona hangi anlarda yetişemediğinize göre seçilir. Gün içinde telefonu kendisi açan bir işletmeye çoğu zaman cevap verilmediğinde ve meşgulken seçenekleri uyar. Telefonu hiç açamayacağınız saatleri biliyorsanız o saatlerde her zaman seçeneğini açabilirsiniz.
Aşağıdaki tablo, cevapsız çağrı yönlendirme seçeneklerinin farklı işletme türlerinde nasıl kullanılabileceğini örneklerle gösterir:
| İşletme türü | Telefona yetişemediği tipik an | Uygun yönlendirme seçeneği | Asistanın üstlendiği iş |
|---|---|---|---|
| Kuaför | Müşterinin saçıyla uğraşırken | Cevap verilmediğinde ve meşgulken | Randevu almak ve fiyat sorularını cevaplamak |
| Veteriner kliniği | Hekim muayenede ya da ameliyattayken | Cevap verilmediğinde ve meşgulken | Randevu almak ve geri arama talebi açmak |
| Emlak ofisi | Danışman sahada ev gösterirken | Ulaşılamadığında ve cevap verilmediğinde | Ofisin çalışma saatlerini söylemek ve geri arama talebi açmak |
| Oto servis | Usta aracın altındayken | Yoğun saatlerde her zaman seçeneği | Servis randevusu almak ve çalışma saatlerini söylemek |
| Tek kişilik büro | Sahibi dışarıda toplantıdayken | Ulaşılamadığında ve meşgulken | Arayanın konusunu öğrenip arama özeti bırakmak |
Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla sizin işinize göre ayarlanır. Kendi sektörünüze yakın örnekler için kuaförler için hazırladığımız sayfaya ya da veteriner klinikleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Mevcut numaranızla mı, yeni numarayla mı başlamalı
Bugünkü numaranızla başlamak çoğu işletme için en kolay yoldur. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder, yönlendirme de açamadığınız aramaları asistana taşır.
Farklı başlangıç noktaları da vardır. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur ve başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Santral tarafını merak ediyorsanız sanal santral sayfamıza bakabilirsiniz.
Yeni numara, örneğin yeni açılan bir şube ya da ayrı bir hizmet için ayrı numara isteyen işletmelere uyar. Bilinen bir numaranız varsa ilk adım olarak o numarayı yönlendirmeniz yeterlidir. Kurulumda bir sorunuz olduğunda destek ekibimiz 7/24 yanınızdadır.
Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur; aylık ya da yıllık seçilir. Plan ayrıntılarını fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Cevapsız çağrı yönlendirme nasıl açılır?
Operatörünüzün internet sitesinden ya da uygulamasından hesabınıza girer ve yönlendirme bölümünü açarsınız. Cevap verilmediğinde, meşgulken ya da ulaşılamadığında seçeneklerinden size uyanı işaretler, hedef olarak asistan numarasını yazar ve kaydedersiniz. Ardından başka bir telefondan kontrol araması yaparak ayarın çalıştığını görürsünüz.
Yönlendirmeyi açınca telefonum hiç çalmayacak mı?
Telefonunuzun çalıp çalmayacağını seçtiğiniz yönlendirme seçeneği belirler. Cevap verilmediğinde seçeneğinde telefonunuz önce çalar, siz açmazsanız arama asistana geçer. Her zaman seçeneğinde ise bütün aramaları asistan açar.
Ben başka bir aramadayken gelen arama ne olur?
Meşgulken seçeneği açıksa siz konuşurken gelen yeni arama asistana geçer ve asistan arayanla konuşur. Arama bitince özeti panelinize düşer. Siz de kendi aramanızı bitirdiğinizde ne konuşulduğunu okursunuz.
Asistan arayana ilk olarak ne söyler?
Asistan konuşmaya sizin panelden yazdığınız karşılama cümlesiyle başlar. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Ardından arayana nasıl yardımcı olabileceğini sorar.
Yönlendirilen aramanın özeti nerede görünür?
Arama bittikten sonra arama özeti Alodiyo panelinizde görünür. Aynı anda bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim belirir. İsterseniz aramanın ses kaydını da aynı panelden dinlersiniz.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve talep arama özetiyle birlikte panelinize düşer. Cevabı sizden duymak isteyen müşteriye siz dönersiniz.
Mevcut numaramı değiştirecek miyim?
Mevcut numaranızı değiştirmezsiniz. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz ve müşterileriniz aynı numarayı aramaya devam eder. Yeni bir numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu numara da seçebilirsiniz.
Yönlendirmeyi sonradan kapatabilir miyim?
Yönlendirmeyi açtığınız operatör panelinden istediğiniz zaman kapatabilir ya da seçeneklerini değiştirebilirsiniz. Örneğin sakin günlerde meşgulken seçeneğiyle yetinip yoğun günlerde her zaman seçeneğine geçebilirsiniz. Ayarı her değiştirdiğinizde bir kontrol araması yapmanız yeterlidir.
Özet
- Cevapsız çağrı yönlendirme, açamadığınız aramayı operatör panelinden seçtiğiniz numaraya, örneğin Alodiyo asistanına geçirir.
- Yönlendirmeden önce bilgi bankasını doldurur, karşılama cümlesini yazar ve Google Takvim'i bağlarsınız.
- Asistan yönlendirilen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, bilgi bankanızdan cevap verir ve randevuyu takviminize yazar.
- Arama bittiğinde özet panelinize düşer, Müşteri kartı açılır ve bildirim e-postayla gelir.
- Bugünkü numaranızla başlar, müşterilerinize yeni numara duyurmadan devam edersiniz.
Açamadığınız aramaları Alodiyo asistanınıza bırakmak için hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
