Kısaca: CRM telefon entegrasyonu, işletmenize gelen aramaların ve arayan kişinin bilgisinin kullandığınız müşteri yönetim sistemine gönderilmesidir. Alodiyo aramayı açar, arayanın numarasıyla müşteri kartını kendiliğinden oluşturur ve aramaları Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Ekibiniz de telefonda konuşulanları alıştığı müşteri ekranında görür.
Müşteri yönetim sistemi kullanan birçok işletmede teklifler, satışlar ve yazışmalar sistemdedir, telefon ise dışarıda kalır. Arama biter, not bir kâğıda düşülür ve akşam sisteme geçirilmeyi bekler. CRM telefon entegrasyonu bu arayı kapatır: telefondaki konuşma, müşterinin kaydına eklenir.
Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Bu yazıda aramaların müşteri sisteminize nasıl gittiğini anlatıyoruz. Müşteri kartının yeniden arayanı nasıl tanıdığını ve bağlantıyı panelden nasıl kuracağınızı da bulacaksınız. Örnekleri, sahada çalışan bir emlak ofisinin salı öğleden sonrasından ve hafta sonu kapalı olan bir veteriner kliniğinden kurduk.
CRM telefon entegrasyonu nedir ve ne işe yarar
Telefonu müşteri sisteminize bağlamak, her aramayı ve arayanın bilgisini elle yazmadan sisteminize taşır. İşe yaradığı yer müşteri kaydıdır. Kaydı açtığınızda teklif notunun yanında o kişinin telefonda ne sorduğunu da görürsünüz.
Telefon neden müşteri sisteminin dışında kalıyor
Telefon, işin en yoğun saatinde çalar. Kuaför fön makinesini elinden bırakamaz, oto servis ustası aracın altındadır. Arama açılsa bile müşteri sistemine not girecek zaman kalmaz.
Not alındığında da dağınık durur. Biri ajandaya yazar, biri cep telefonuna, biri yapışkan kâğıda. Ertesi gün müşteri yeniden aradığında telefonu açan kişi önceki konuşmayı bilmez. Müşteri de derdini baştan anlatır.
Bağlantı hangi soruları cevaplar
Aramalar sisteminize gelince üç sorunun cevabı tek kayıtta durur: kim aradı, ne istedi, ne zaman aradı. Ekipten kim bakarsa baksın aynı cevabı görür.
Telefon bilgisi, satış ve randevu bilgisinin yanına yerleşir. Teklif verdiğiniz bir müşteri iki gün sonra fiyat sormak için aradıysa bu aramayı aynı müşteri kaydında bulursunuz. Kâğıttan sisteme aktarma adımı ortadan kalkar.
Aramalar müşteri sisteminize aktarılınca ne değişir
Aramalar müşteri sisteminize aktarılınca ekibiniz, telefonu kimin açtığına bakmadan aynı bilgiyi aynı ekrandan görür. Not kâğıdı ve akşam aktarması gündemden çıkar. Farkı en net, ekip sahadayken ve ofiste kimse yokken görürsünüz.
Örneğin bir emlak ofisinde iki danışman salı öğleden sonra sahadadır. Biri ev gösterimindedir, öteki tapu dairesinde sıra bekler. Saat 14.30 ile 15.15 arasında ofisin numarasına üç arama gelir: biri satılık daire sorar, biri kiralık bir evi görmek ister, biri geçen hafta baktığı bir ilanın fiyatını yeniden sorar.
Asistan her aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Soruları, ofisin bilgi bankasına yazdığı ilan ve fiyat bilgileriyle cevaplar. Kiralık evi görmek isteyen kişi için perşembe 11.00'e yer görme randevusu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Fiyatı yeniden soran kişi geçen hafta da aradığı için yeni arama onun mevcut müşteri kartına bağlanır, öteki iki arayan için yeni kart açılır.
Aramalar ve müşteri bilgisi ofisin kullandığı müşteri sistemine gönderilir. Gösterimden çıkan danışman, aramaların bittiğini telefonuna gelen e-postadan öğrenir. Ofise döndüğünde üç arayanı müşteri sisteminde, perşembe randevusunu da takvimde hazır bulur.
Emlak işine özel ayrıntıları emlak ofisleri için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
Sabah ve akşam ekibi aynı kaydı görür
Aynı müşteriyle iki farklı kişi konuştuğunda bilgi çoğu zaman ikiye bölünür. Aramalar tek sisteme gidince bölünme olmaz. Sabah ofiste olan danışman, bir gün önce akşamüstü gelen aramayı müşteri kaydında bulur.
Geri dönüşe kayıtla başlarsınız
Müşteriyi geri aramadan önce kaydına bakarsınız. Arayanın hangi ilanı sorduğu ve ne istediği oradadır. Konuşmaya "Salı günü bahçeli daireyi sormuştunuz" diye başlarsınız.
Müşteri kartı arayanı nasıl tanır
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen her arama bu karta bağlanır. Aynı kişi ikinci kez aradığında yeni kayıt açılmaz, arama mevcut kartına eklenir. Bir müşterinin telefon geçmişi böylece tek yerde birikir.
Diyelim ki bir veteriner kliniği cumartesi akşamı kapalı ve saat 21.10'da bir köpek sahibi arıyor. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için aramayı açar. Pazartesi 10.00 için kontrol randevusu alır ve randevuyu Google Takvim'e yazar. Arayanın numarasıyla müşteri kartı açılır, arama ve müşteri bilgisi kliniğin müşteri sistemine gönderilir.
Pazartesi sabahı ön büroda çalışan kişi, köpek sahibini ve randevusunu müşteri sisteminde hazır bulur. Cumartesi akşamı kimin aradığını sormak için kimseye mesaj atmaz. Asistanın randevuyu nasıl aldığını randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Çarşamba günü aynı kişi, aşı takvimiyle ilgili bir soru için yeniden arar. Bu bilgi kliniğin bilgi bankasında yer almaz ve asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenmiştir. Asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der, arayan isteyince de geri arama talebi açar. İkinci arama aynı karta bağlanır; veteriner hekim cumartesi alınan randevuyla çarşamba gelen soruyu aynı kayıtta yan yana görür.
Veteriner kliniklerinin telefonda en çok neyle karşılaştığını veteriner klinikleri sayfamızda topladık.
Hangi bilgiler panelde, hangileri sisteminizde görünür
Arama bittiğinde bilgi iki yerde durur: Alodiyo panelinde ve bağladığınız müşteri sisteminde. Panel aramanın bütün ayrıntısını tutar. Müşteri sisteminiz ise aramaları ve müşteri bilgisini ekibinizin her gün açtığı ekrana taşır.
Aşağıdaki tablo, bir aramadan sonra hangi bilginin nerede durduğunu ve ne işe yaradığını gösterir.
| Bilgi | Nerede görünür | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Arama özeti | Panel | Aramada ne konuşulduğunu okuyarak öğrenirsiniz. |
| Arama kaydı | Panel | Aramanın ses kaydını dinlersiniz. |
| Müşteri kartı | Panel | Arayanın aramaları numarasına göre tek kartta toplanır. |
| Geri arama talebi | Panel | Geri dönüş isteyen arayanları bir listede görürsünüz. |
| Randevu | Google Takvim | Asistanın telefonda aldığı randevu takviminize yazılır. |
| Aramalar ve müşteri bilgisi | Salesforce ya da kendi sisteminiz | Ekibiniz aramaları alıştığı müşteri ekranından takip eder. |
| Arama raporları | Panel | Toplam ve kaçırılan aramaları, saat ve gün dağılımını görürsünüz. |
| Duygu analizi (Pro ve üstü) | Panel | Arama bittikten sonra memnuniyeti düşük aramalar işaretlenir. |
Ekibiniz gün boyu müşteri sisteminde çalışır. Bir kayıtta gördüğünüz aramanın nasıl geçtiğini merak ettiğinizde panele girersiniz. Orada Arama özetini okur ya da Arama kaydını dinlersiniz.
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Telefonla ilgilenen kişi, müşteri sistemini açmadan da yeni aramadan haberdar olur.
Alodiyo ile sistem bağlantısı nasıl kurulur
Alodiyo ile sistem bağlantısını panelden siz kurarsınız; teknik bir ekibe ihtiyaç duymazsınız. Önce asistan numaranıza bağlanır ve bilgi bankasından işinizi öğrenir. Ardından müşteri sisteminizi bağlar, bir kontrol aramasıyla sonucu görürsünüz.
Aşağıdaki adımlar, asistanı numaranıza bağlamaktan müşteri sisteminizde ilk aramayı görmeye kadar olan akışı sırayla anlatır.
- Numaranızı belirleyin: bugünkü numaranızı telefon şirketinizin panelinden asistana yönlendirin ya da asistanı mevcut santralinize veya 0850 numaranıza bağlayın.
- Yeni numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçin; başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
- Bilgi bankasını doldurun: hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın: işletmenizin adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini bu cümleye koyun.
- Panelden Salesforce'u ya da kendi müşteri sisteminizi bağlayın.
- Arama bittiğinde e-posta alacak bildirim kişilerinizi ekleyin.
- Kendi cep telefonunuzdan işletme numaranızı arayın; arama bitince Arama özetine, müşteri kartına ve müşteri sisteminizdeki kayda bakın.
Son adımdaki kontrol araması, müşterinizin duyacağını ve ekibinizin göreceğini birlikte gösterir. Asistanın cevaplarını kendi üslubunuza yaklaştırmak için bilgi bankasını istediğiniz zaman güncellersiniz. Sonraki arama yeni bilgiyle yapılır.
Salesforce kullanıyorsanız
Salesforce kullanan işletmede aramalar ve müşteri bilgisi doğrudan Salesforce'a gönderilir. Satış ekibiniz yeni bir ekran öğrenmez. Telefon geçmişi, müşterinin satış kaydıyla aynı yerde durur.
Kendi sisteminizi kullanıyorsanız
Birçok işletme kendine ait bir müşteri programıyla çalışır. Aramalar ve müşteri bilgisi bu programa da gönderilir. Bağlantıyı yine panelden siz kurarsınız.
Asistanın telefonda üstlendiği öteki işleri merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamıza göz atabilirsiniz.
Hangi işletmeler bu bağlantıdan en çok yararlanır
Bu bağlantıdan en çok, aynı müşteriyle aylarca ya da yıllarca konuşan ve telefonu müşteri sistemiyle birlikte kullanan işletmeler yararlanır. Asistan sektörden bağımsız çalışır. Bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır.
Aşağıdaki tablo, bazı işletme türlerinde telefonda sık gelen talepleri ve aramaların müşteri sistemine aktarılmasının neye yaradığını gösterir.
| İşletme türü | Telefonda sık gelen talep | Müşteri sisteminde kazanılan |
|---|---|---|
| Emlak ofisi | İlan sorusu ve yer görme randevusu | Her ilgilinin aramaları kendi kaydında toplanır. |
| Avukatlık bürosu | Ön bilgi ve randevu talebi | Müvekkil adayının ilk araması dosya açılmadan kayda geçer. |
| Veteriner kliniği | Muayene randevusu ve hayvan sahibinin soruları | Aynı hayvan sahibinin aramaları tek kartta birikir. |
| Oto servis | Bakım randevusu ve servis saatleri sorusu | Araç sahibinin aramaları müşteri kaydının yanında durur. |
| Güzellik salonu | Randevu ve hizmet fiyatı sorusu | Düzenli gelen müşterinin aramaları kaydında birikir. |
| Diş kliniği | Randevu ve çalışma saatleri sorusu | Hastanın randevu aramaları ön büronun kullandığı sistemde görünür. |
Tablodaki işletmelerin ortak noktası tekrar eden müşteridir. Müşteri bir kez değil, defalarca arar. Her aramanın aynı kayda eklenmesi, ilişkinin geçmişini korur.
Satış ve randevuyu ayrı ekiplerle yürüten işletmeler Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurar. Bir asistan satış sorularına, öteki randevulara bakar. Arama raporlarında her asistanın sonucunu ayrı görürsünüz.
Bağlantıdan sonra aramaları nasıl takip edersiniz
Bağlantıdan sonra aramaları gündelik işte müşteri sisteminizden, toplu görünümde panelden takip edersiniz. Müşteri sistemi kimin aradığını ve ne istediğini gösterir. Panel ise aramaların sayısını, zamanını ve nasıl geçtiğini gösterir.
Aşağıdaki maddeler, haftada bir panele bakarken nelere dikkat edebileceğinizi sıralar.
- Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini gösterir.
- Saat ve haftanın günü dağılımı, müşterilere geri dönüşleri hangi saatlere toplayacağınızı planlamanıza yardım eder.
- Geri arama talepleri panelde bir liste oluşturur ve sırayla dönmenizi kolaylaştırır.
Memnuniyeti düşük aramalara bakmak
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Panelde her aramanın yanında bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretlenen aramanın kaydını dinler, müşteriyi kendiniz ararsınız.
Listedeki müşterileri aramak
Pro ve üstü planlarda Dış aramalar da kullanılır. Asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Örneğin randevusunu hatırlatmak istediğiniz müşterilerin listesini verirsiniz, aramalar bittiğinde özetler panelde olur.
İnternetten gelen randevular
Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası açılır. Müşteri telefon etmeden internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Telefonu meşgul etmek istemeyen müşteriye ikinci bir yol sunmuş olursunuz.
Kişisel veriler müşteri sistemine giderken nasıl ele alınır
Kişisel veriler iki tarafta ele alınır. Alodiyo tarafında veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Müşteri sisteminize aktarılan bilgiler ise sizin kendi düzeninizin parçasıdır.
Arayan, kurulumun dördüncü adımında yazdığınız karşılama cümlesiyle aramanın başında bilgilendirilir. Hangi bilgilerin müşteri sisteminize gittiğini yukarıdaki tabloda gördünüz. Kendi aydınlatma metninizi bu bilgilere göre hukuk danışmanınızla gözden geçirmeniz iyi bir alışkanlıktır. Bu bölüm genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez.
Sık sorulan sorular
CRM telefon entegrasyonu için teknik bilgi şart mı?
Hayır, teknik bilgiye ihtiyaç duymazsınız. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Kurulum tamamlandığında aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir.
Alodiyo hangi müşteri yönetim sistemlerine bağlanır?
Alodiyo, aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da işletmenizin kendi sistemine gönderir. Kendi sisteminiz, işletmenizin hâlihazırda kullandığı müşteri programıdır. İki durumda da bağlantı panelden kurulur.
Daha önce arayan biri yeniden ararsa ne olur?
Numara aynıysa yeni arama, o kişinin mevcut müşteri kartına bağlanır. İlk kez arayan bir numara için yeni kart kendiliğinden açılır. Ekibiniz müşteri sisteminde o kişinin önceki aramalarını da görür.
Gece ve hafta sonu gelen aramalar da sisteme aktarılır mı?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Bu aramalar da müşteri kartına bağlanır ve müşteri sisteminize gönderilir. Ertesi iş günü ekibiniz kimin aradığını sistemde bulur.
Bugünkü numaramı kullanmaya devam edebilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı telefon şirketinizin panelinden asistana yönlendirirsiniz. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Yeni numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara alırsınız.
Asistanın aldığı randevular nereye kaydedilir?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Arama ve müşteri bilgisi ayrıca müşteri sisteminize gönderilir. Pro ve üstü planlarda müşteri, Randevu sayfasından internetten kendisi de randevu alır.
Planları ve fiyatları nereden incelerim?
Alodiyo'nun Starter, Pro, Business ve Elit planları vardır; aylık ya da yıllık seçilir. Planların içeriğini ve fiyatlarını fiyatlandırma sayfamızda bulursunuz. Destek ekibimiz 7/24 çalışır; plan büyüdükçe ilk dönüş süresi kısalır ve Elit planda atanmış bir temsilci vardır.
Özet
- Telefonu müşteri sisteminize bağlamak, aramaları ve arayanın bilgisini elle yazmadan kullandığınız sisteme taşır.
- Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aynı numaradan gelen her arama o karta bağlanır.
- Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir, bağlantıyı panelden siz kurarsınız.
- Arama özeti, arama kaydı ve arama raporları panelde, randevular Google Takvim'de durur.
Telefonunuzu müşteri sisteminizin bir parçası yapmak için Alodiyo'yu bugün kurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
