Kısaca: Dış arama listesi hazırlama, önce aramanın amacını belirleyip sonra bu amaca uyan kişileri müşteri kartlarınızdan ve kendi kayıtlarınızdan seçmektir. Her kişi için ad, numara, amaç ve kısa bir not yazdığınızda liste kullanıma hazır olur. Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı bu listedeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
Dış aramalar, yapay zekâ telefon asistanının sizin listenizdeki kişileri arayıp her aramanın özetini bıraktığı özelliktir. Dış arama listesi, asistanın kimi ve hangi amaçla arayacağını gösteren tablodur. Bu yazıda dış arama listesi hazırlama işini baştan sona anlatıyoruz. Amacı nasıl seçeceğinizi, kişileri nereden bulacağınızı ve listeyi nasıl güncel tutacağınızı adım adım göreceksiniz.
İyi bir liste, asistanın doğru kişiyi doğru konuyla aramasını sağlar. Akşam panele baktığınızda kimin ne dediğini tek ekranda görürsünüz. Hatırlatma ve duyuru aramaları da gün içinde sizin vaktinizi almaz.
Dış arama listesi hazırlama neden amaçla başlar
Dış arama listesi hazırlama amaçla başlar, çünkü kimin aranacağını ve asistanın ne söyleyeceğini amaç belirler. Amaç belli olmadan toplanan bir liste, birbirine benzemeyen kişileri aynı cümleyle aramaya döner. Amaç netleştiğinde liste kendiliğinden daralır. Listedeki her kişi aramanın konusuyla ilgili olur.
Küçük işletmelerde en sık karşılaşılan dış arama amaçları şunlardır:
- Randevu zamanı yaklaşan müşterilere hatırlatma yapmak.
- Bir süredir gelmeyen müşterilere yeni dönemi haber vermek.
- Hizmetten sonra müşterinin memnun kalıp kalmadığını sormak.
- Fiyat sorup karar vermeyen kişilere güncel bilgiyi iletmek.
- Çalışma saati, adres ya da yeni hizmet gibi bir değişikliği duyurmak.
Amaç cümlesi nasıl yazılır
Amaç cümlesi üç parçadan oluşur: kimi arıyorsunuz, ne söylüyorsunuz ve aramanın sonunda ne öğrenmek istiyorsunuz. Örnek bir amaç cümlesi şöyle olabilir: "Geçen kış lastik değiştiren müşterilere değişim döneminin geldiğini hatırlatmak ve gelmek isteyenleri öğrenmek." Bu cümle asistana da yol gösterir. Asistanı ayarlarken aynı cümleyi talimat olarak yazarsınız.
Her liste tek bir amaca hizmet eder. İki farklı amacınız varsa iki ayrı liste hazırlayın. Arama özetlerini okurken hangi sonucun hangi amaçtan geldiğini böylece karıştırmazsınız.
Aranacak kişileri müşteri kartlarından nasıl seçersiniz
Müşteri kartlarından kişi seçmek için işletmenizi daha önce arayan kişilerin kartlarını açar, amacınıza uyanları listeye alırsınız. Alodiyo'da biri numaranızı aradığında, arayanın numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır. O kişinin sonraki aramaları da aynı karta bağlanır. Böylece her müşterinin sizi hangi konularda aradığını tek yerde görürsünüz.
Kartları tararken arama özetleri işinizi kolaylaştırır. Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür. Özetlere bakarak kimin fiyat sorduğunu, kimin randevu istediğini, kimin bir şikâyet dile getirdiğini ayırırsınız. Emin olamadığınız bir aramada Arama kaydını açıp sesi dinlersiniz.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi de seçime yardım eder. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her arama için duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramalardan çıkaracağınız küçük bir liste, memnun kalmayan müşterilere geri dönmek için iyi bir başlangıçtır.
Diyelim ki bir oto servis, ekimin ilk haftasında kış lastiği dönemine hazırlanıyor. Servis sahibi pazartesi sabahı panelde son bir ayın Müşteri kartlarına bakıyor ve özetlerde lastik fiyatı soran ama randevu almayan kişileri ayırıyor. Bu kişilerden "fiyat sorup gelmeyenler" adında küçük bir liste çıkıyor. Amaç cümlesi de belli: yeni lastik fiyatlarını bildirmek ve gelmek isteyenleri öğrenmek.
Oto servislerin asistanı günlük işte nasıl kullandığını oto servisler için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
Kendi kayıtlarınızdan hangi kişileri listeye eklersiniz
Kendi kayıtlarınızdan, amacınıza uyan ve size numarasını bırakmış müşterileri listeye eklersiniz. Müşteri kartları size telefonla ulaşan kişileri gösterir. Dükkâna doğrudan gelen ya da size başka yoldan ulaşan müşteriler ise kendi kayıtlarınızda durur. İki kaynağı birleştirdiğinizde liste eksiksiz hâle gelir.
Türkiye'deki küçük işletmelerde bu kayıtlar genellikle şunlardır:
- Randevu defteri ya da Google Takvim'deki geçmiş randevular.
- Kasa programındaki ya da satış defterindeki müşteri adları ve numaraları.
- Hizmet formları, iş emirleri ya da hasta sahibi kartları.
- Kendi tuttuğunuz müşteri tablosu.
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Bu yüzden geçmiş randevularınızın bir kısmı zaten takviminizde durur. Takvime bakıp belli bir hizmeti alan müşterileri kolayca bulursunuz. Ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Örneğin bir veteriner kliniği, eylül sonunda yıllık aşı zamanı yaklaşan kedi ve köpeklerin sahiplerini aramak istiyor. Klinik sahibi akşam son muayeneden sonra hasta kartlarını açıp geçen yıl bu dönemde aşılanan hayvanların sahiplerini ayırıyor. Bu kişilerden bazılarının Müşteri kartı da var, çünkü daha önce kliniği aramışlar. İki kaynağı birleştirip tekrar eden numaraları silince temiz bir hatırlatma listesi ortaya çıkıyor.
Veteriner kliniklerine özel kullanım örnekleri veteriner klinikleri sayfamızda yer alıyor.
Birleştirirken aynı kişinin iki kez yazılmamasına dikkat edin. Numarayı her satırda aynı biçimde, boşluklarla gruplanmış yazmak tekrarları bulmayı kolaylaştırır: "0532 000 22 07" gibi. Bir müşteri hem kartta hem defterde varsa onu tek satırda tutun ve notları birleştirin.
İyi bir dış arama listesinde hangi bilgiler olur
İyi bir dış arama listesinde her kişi için ad, numara, arama amacı ve kısa bir not bulunur. Bunlara kaynak ve sonuç sütunlarını eklediğinizde liste hem aramaya hem de sonraki dönemlere hazır olur. Her sütun bir soruyu cevaplamalıdır. İşe yaramayan sütun tabloyu kalabalıklaştırır.
Aşağıdaki tablo, bir dış arama listesinde bulunması yararlı sütunları ve her birinin ne işe yaradığını gösterir.
| Sütun | Ne yazılır | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Ad ve soyad | Müşterinin size verdiği ad | Arama özetini okurken kişiyi hemen tanırsınız |
| Telefon numarası | Boşluklarla gruplanmış, her satırda aynı biçimde yazılmış numara | Tekrar eden kişileri kolayca bulursunuz |
| Arama amacı | Listenin amaç cümlesi | Her kişinin neden arandığı bellidir |
| Kısa not | Son hizmet, son ziyaret ya da özel bir durum | Özetle birlikte okuduğunuzda müşterinin durumu tamamlanır |
| Kaynak | Müşteri kartı ya da kendi kaydınız | Hangi kaynaktan gelen kişilerin daha çok olumlu dönüş verdiğini görürsünüz |
| Sonuç | Aramadan sonra özetten yazdığınız kısa durum | Yeni bir liste hazırlarken kimi yeniden arayacağınızı bilirsiniz |
Not sütununu kısa tutun. "Geçen kasım lastik değişimi" ya da "Haziranda saç boyası" gibi birkaç sözcük işinizi görür. Uzun açıklamalar listeyi okumayı zorlaştırır.
Listeye kimleri almamak daha doğru olur
Listeye, aranmak istemediğini söyleyen, amaca uymayan ya da numarası belirsiz olan kişileri almamak daha doğru olur. Küçük ve doğru bir listede her arama bir amaca hizmet eder. Müşteriniz de kendisini ilgilendiren bir konuda aranır.
Liste hazırlarken şu kişileri dışarıda bırakın:
- Daha önce aranmak istemediğini size söyleyen kişiler.
- Numarası eksik, yanlış ya da kime ait olduğu belli olmayan kayıtlar.
- Aracını sattığını bildiğiniz bir müşteri gibi amacınızla ilgisi kalmamış kişiler.
- Aynı listede iki kez geçen kişiler.
- Yakın zamanda aynı konuda zaten aradığınız kişiler.
Kişisel verilerle çalıştığınızı da aklınızda tutun. Hangi müşteriyi hangi konuda arayabileceğinizi ve iletişim onaylarını kendi kayıtlarınızdan kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır. Hukuki çerçeve için bir hukuk danışmanından görüş almanız en sağlıklı yoldur. Ürün tarafında veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Dış arama listesini adım adım nasıl hazırlarsınız
Dış arama listesini, amacı yazıp kişileri iki kaynaktan toplayarak, sonra listeyi temizleyip sütunları doldurarak hazırlarsınız. Aşağıdaki adımlar, dış arama listesi hazırlama sırasını baştan sona gösterir.
- Amaç cümlesini yazın: kimi, neden arıyorsunuz ve aramanın sonunda ne öğrenmek istiyorsunuz.
- Müşteri kartlarına ve arama özetlerine bakarak amaca uyan kişileri seçin.
- Randevu defteriniz, Google Takvim'iniz ve satış kayıtlarınız gibi kendi kayıtlarınızdan aynı amaca uyan kişileri ekleyin.
- Numaraları aynı biçimde yazın ve tekrar eden kişileri tek satırda birleştirin.
- Aranmak istemeyenleri, amaca uymayanları ve numarası belirsiz olanları listeden çıkarın.
- Her kişiye kısa bir not ve kaynak bilgisi yazın.
- "Sonuç" sütununu aramalardan sonra doldurmak üzere boş bırakın.
Liste hazır olduğunda, aranan kişilerin soracağı soruları da düşünün. Lastik değişimi için gelmek isteyen biri hangi gün açık olduğunuzu sorabilir. Aşı hatırlatması alan biri aşının ne kadar tuttuğunu öğrenmek isteyebilir. Bu soruların cevaplarını bir sonraki bölümde anlatacağımız Bilgi bankasına yazarsınız.
Alodiyo dış aramaları adım adım nasıl yapar
Alodiyo, hazırladığınız listedeki kişileri yapay zekâ telefon asistanıyla arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Plan ayrıntılarını fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Aşağıdaki adımlar, listenizin Alodiyo'da aramaya dönüşmesini baştan sona gösterir.
- Pro ve üstü bir planda dış aramalar için bir asistan kurarsınız ve isterseniz onu gelen aramaları karşılayan asistandan ayrı tutarsınız.
- Bilgi bankası ile hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana öğretirsiniz; bilgiyi kendiniz yazar ya da web sitenizden aktarırsınız.
- Listenin amaç cümlesini asistanın talimatına yazarsınız.
- Listenizi asistana verirsiniz ve asistan listedeki kişileri arar.
- Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta olarak gider.
- Emin olmak istediğiniz aramanın Arama kaydını panelden dinlersiniz.
Asistan, aranan kişinin sorularını Bilgi bankasındaki bilgilerle cevaplar. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Kişinin ne sorduğu arama özetinde size ulaşır. Sık gelen soruları Bilgi bankasına ekledikçe asistanın cevap verdiği konular genişler.
Pro ve üstü planlarda ses klonu da kullanabilirsiniz. Asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Müşterileriniz hatırlatmayı alıştıkları sesten duyar.
Birden fazla asistan kurmak işleri birbirinden ayırır. Bir asistan gelen aramalarda randevu alırken diğeri dış aramalarda hatırlatma yapar. Hatırlatmayı duyan müşteri randevu için sizi aradığında, gelen aramaları karşılayan asistan telefonu açar, randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. Telefonu açan asistanın neler yaptığını sanal sekreter sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Arama sonuçlarıyla listeyi nasıl güncel tutarsınız
Listeyi güncel tutmak için her arama özetini okuyup listenizdeki "Sonuç" sütununa kısa bir durum yazarsınız. "Gelmek istiyor", "aracını sattı" ya da "tekrar aranmak istemiyor" gibi birkaç sözcük yeterli olur. Özet, aramanın ana noktalarını tek bakışta gösterir. Kararsız kaldığınız aramada kayda dönüp sesi dinlersiniz.
Arama raporları büyük resmi gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını tek ekranda görürsünüz. Asistan başına sonuç, dış arama asistanının çalışmasını gelen aramalardan ayrı okumanıza yardım eder. Duygu analizinin işaretlediği aramalar da size kimlere ayrıca dönmek isteyebileceğinizi gösterir.
Kendi sisteminizle çalışıyorsanız sistem bağlantısı işinizi kısaltır. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Arama sonuçları böylece elle aktarmanıza gerek kalmadan müşteri kayıtlarınıza ulaşır.
Güncel liste, yeni listelerin kaynağıdır. "Gelmek istiyor" yazan ama henüz gelmeyen kişiler yeni bir hatırlatma listesine geçer. "Tekrar aranmak istemiyor" yazanlar ise dışarıda bırakacağınız kişilere eklenir. Bu düzeni her dönem sürdürdüğünüzde listeleriniz zamanla daha temiz hâle gelir.
Hangi işletme hangi listeyle başlayabilir
Her işletme, müşterilerinin en sık tekrar eden ihtiyacından bir liste çıkararak başlayabilir. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve Bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Bu yüzden aynı hazırlık adımları her işletme türünde işe yarar.
Aşağıdaki tablo, farklı işletme türleri için ilk dış arama listesine örnekler verir.
| İşletme türü | İlk liste için örnek | Arama amacı |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Yıllık aşı zamanı yaklaşan hayvanların sahipleri | Aşı dönemini hatırlatmak |
| Oto servis | Geçen yıl kış lastiği takılan müşteriler | Değişim dönemini haber vermek |
| Güzellik salonu | Bir süredir gelmeyen müşteriler | Yeni sezon hizmetlerini duyurmak |
| Kuaför | Bayram öncesi düzenli gelen müşteriler | Bayram haftasının yoğunluğunu önceden haber vermek |
| Diş kliniği | Kontrol zamanı gelen hastalar | Kontrol dönemini hatırlatmak |
| Emlak ofisi | Kiralık daire arayan ve aradığı özellikleri belli kişiler | Uygun yeni ilanları bildirmek |
| Restoran | Daha önce toplu rezervasyon yapan müşteriler | Yılbaşı menüsünü duyurmak |
| Avukatlık bürosu | Belgesi eksik olan müvekkiller | Eksik belgeleri hatırlatmak |
Tabloyu bir başlangıç noktası olarak düşünün. Sizin için en değerli liste, müşterilerinizin en sık sorduğu ya da en sık unuttuğu konudan çıkar. İlk listeyi küçük tutup sonuçlarını okuduktan sonra ikinci listeye geçmek, hangi amacın işinize en çok yaradığını görmenizi kolaylaştırır.
Sık sorulan sorular
Dış arama listesi hazırlamaya nereden başlamalıyım?
Dış arama listesi hazırlamaya tek cümlelik bir amaçla başlayın. Amaç belli olunca hangi müşterilerin listeye gireceği de belli olur. Ardından Müşteri kartlarınızdan ve kendi kayıtlarınızdan bu amaca uyan kişileri seçersiniz.
Dış aramalar hangi planlarda var?
Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Planları aylık ya da yıllık seçebilirsiniz. Fiyat ve plan ayrıntıları fiyatlandırma sayfamızdadır.
Asistan dış aramadan sonra ne bırakır?
Asistan her aramanın özetini panelinize bırakır. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak gider ve panelde bildirim görünür. İsterseniz aramanın ses kaydını da panelden dinlersiniz.
Gelen aramalar ve dış aramalar için ayrı asistan kurabilir miyim?
Evet, Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız. Bir asistan gelen aramalarda randevu alırken diğeri dış arama listenizdeki kişileri arar. Arama raporlarında her asistanın sonucunu ayrı görürsünüz.
Dış arama sonuçlarını kendi sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Arama sonuçları böylece müşteri kayıtlarınızla bir arada durur.
Listeye kimleri eklememeliyim?
Aranmak istemediğini söyleyen kişileri, numarası belirsiz kayıtları ve amaca uymayan kişileri listeye eklemeyin. Aynı kişinin iki kez yer almamasına da dikkat edin. Hukuki çerçeve için bir hukuk danışmanından görüş almak en sağlıklı yoldur.
Asistan listedeki kişinin sorusunu bilmezse ne olur?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Kişinin ne sorduğunu arama özetinde görürsünüz. Sık gelen soruları Bilgi bankasına ekleyerek asistanın cevap verdiği konuları genişletirsiniz.
Özet
- Dış arama listesi hazırlama tek cümlelik bir amaçla başlar ve her liste tek bir amaca hizmet eder.
- Kişileri Müşteri kartlarından ve randevu defteri, takvim, satış kaydı gibi kendi kayıtlarınızdan seçersiniz.
- İyi bir listede ad, numara, amaç, kısa not, kaynak ve sonuç sütunları bulunur.
- Alodiyo, Pro ve üstü planlarda listedeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
- Arama özetleriyle listenizi güncel tutar, sonuçları Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderirsiniz.
Alodiyo'yu bugün kurun, listeniz hazır olduğunda dış aramaları Pro ve üstü bir planla başlatın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
