Kısaca: Gece gelen aramalara sabah dönmenin en kolay yolu, arama özetlerini, geri arama taleplerini ve e-posta bildirimlerini tek bir listede toplamaktır. İyi hazırlanmış bir gece gelen arama geri dönüş listesi, sabah kimi önce arayacağınızı ve ona ne söyleyeceğinizi gösterir. Alodiyo gece gelen aramaları açar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
Gece gelen arama geri dönüşü, işletmeniz kapalıyken arayan kişilere ertesi sabah planlı biçimde dönmektir. Yapay zekâ telefon asistanı ise işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan ve her aramanın özetini bırakan bir yardımcıdır. İkisi bir araya geldiğinde sabah telefonu elinize aldığınızda kimin aradığını, ne istediğini ve kimin sizden dönüş beklediğini bilirsiniz.
Telefonda gece biriken numaralar size isim, konu ya da öncelik söylemez. Bir arama özeti ise bunların üçünü birden söyler. Aşağıda Alodiyo'nun gece açtığı aramalardan sabah dönüş listesini nasıl çıkaracağınızı adım adım anlatıyoruz.
Gece gelen aramalara sabah nasıl dönülür
Gece gelen aramalara sabah dönmek için önce arama özetlerini okur, geri arama taleplerini öne alır ve her arayana konusunu bilerek dönersiniz. Sabah dönüşünün kalitesi, telefonu açmadan önce elinizde ne olduğuna bağlıdır. Elinizde yalnız numaralar varsa her aramaya sıfırdan başlarsınız. Elinizde bir özet varsa aramaya doğrudan konuyla girersiniz.
Asistansız bir sabah çoğu işletmede şöyle geçer. Telefonda gece gelmiş birkaç numara vardır ve hangisinin önemli olduğunu bilmezsiniz. Her birini sırayla arar, "Dün gece aramışsınız, nasıl yardımcı olabilirim?" diye başlarsınız. Karşı taraf konuyu yeniden anlatır, siz not alırsınız ve bazı aramalar zaten çözülmüş bir konuya çıkar.
Asistanlı sabahta tablo farklıdır. Gece gelen aramalar açılmış, arayanla konuşulmuş ve özetleri panelinize düşmüştür. Bir kısmı gece içinde kapanmıştır: soru cevaplanmış, randevu alınmış ya da bilgi verilmiştir. Dönüş listenizde sizden gerçekten dönüş bekleyen aramalar kalır.
Sabah dönüşünde üç kaynak kullanırsınız:
- Arama özeti arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl bittiğini gösterir.
- Geri arama talebi arayanın sizden dönüş istediğini açıkça belirtir.
- E-posta bildirimi gece biten aramaları sabah gelen kutunuza taşır.
Üç kaynak yan yana geldiğinde sabah listesi kendiliğinden şekillenir. Sonraki bölümlerde her birini ayrı ayrı ele alıyoruz.
Gece gelen aramayı kim açar, neler kaydedilir
Gece gelen aramayı yapay zekâ telefon asistanı açar ve aramayla ilgili bilgileri panelinize bırakır. Asistan saatten bağımsız çalışır; gece yarısı ve hafta sonu gelen aramayı da 1 saniyeden kısa sürede açar. Arayanla konuşur ve bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle sorularını cevaplar. Randevu ya da rezervasyon isteyen kişiye telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır.
Arama bittiğinde panelinizde şunlar bulunur:
- Arama özeti konuşmanın kısa bir anlatımını verir.
- Arama kaydı konuşmanın sesini panelden dinlemenizi sağlar.
- Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramayı bu karta bağlar.
- Geri arama talebi arayan isterse açılır ve panelde görünür.
- Duygu analizi Pro ve üstü planlarda arama bittikten sonra memnuniyeti düşük aramaları işaretler.
Örneğin bir kuaför salonunu düşünün. Pazar gecesi saat 22.40'ta bir müşteri arıyor ve salı sabahı için gelin saçını soruyor. Asistan bilgi bankasındaki hizmet ve fiyat bilgisini söylüyor, salı 10.00 için randevuyu alıyor ve randevu takvime yazılıyor. Pazartesi sabahı salon sahibi e-postadaki bildirimi görüyor, özeti okuyor ve bu aramayı dönüş listesine değil, günün yeni randevuları notuna yazıyor.
Gece gelen aramaların bir kısmı sabaha böyle çözülmüş olarak çıkar. Salon gününe göre hazırlanmış akışı kuaför sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Arama özeti sabah dönüşünde ne işe yarar
Arama özeti, sabah dönüş yaparken arayanın ne istediğini telefonu açmadan önce bilmenizi sağlar. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Sabah özetleri sırayla okuyarak gece neler olduğunu toparlarsınız. Kayıtları baştan sona dinlemek yerine özeti okur, ayrıntı istediğiniz aramada kaydı açarsınız.
Özetle konuya doğrudan girmek
Özeti okunmuş bir dönüş aramasında ilk cümleniz değişir. "Dün gece aramışsınız" yerine "Dün gece cumartesi için grup menüsünü sormuştunuz" dersiniz. Arayan konuyu baştan anlatmaz. Siz de doğrudan cevaba geçersiniz.
Müşteri kartıyla geçmişi görmek
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramaları bir arada tutar. Sabah döndüğünüz kişi daha önce de aradıysa önceki aramaların özetleri kartında durur. Yeni bir müşteriyle düzenli müşteriyi kolayca ayırt edersiniz. Düzenli müşteriye dönerken geçen seferki konuyu bilerek konuşursunuz.
Arama kaydına ne zaman bakılır
Arama kaydı, özetin yetmediği durumlar içindir. Arayanın ses tonunu duymak, bir adresi ya da ismi doğru anlamak veya bir şikâyetin ayrıntısını öğrenmek istediğinizde kaydı panelden dinlersiniz. Sabah listesinde kaydı dinlenecek aramaları ayrıca işaretlemek işinizi kolaylaştırır.
Geri arama talebi sabah listesine nasıl düşer
Geri arama talebi, arayan istediğinde asistanın açtığı ve panelinizde görünen bir kayıttır; sabah listesinin en üst satırları buradan gelir. Talep açılmış bir arama, "bu kişi sizden dönüş bekliyor" demektir. Diğer aramalar bilgi amaçlı olabilir, talepler ise beklentisi olan aramalardır. Sabah ilk telefonu açacağınız yer burasıdır.
Talep, asistanın cevabını bilmediği bir soru geldiğinde de açılabilir. Asistanın kuralı, bilmediği konuda uydurmamaktır. Bilgi bankasında olmayan bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Diyelim ki bir restoranı perşembe gecesi saat 00.20'de, mutfak kapandıktan sonra biri arıyor. Cumartesi akşamı on dört kişilik bir doğum günü için yer istiyor ve dışarıdan pasta getirip getiremeyeceğini soruyor. Asistan rezervasyonu alıyor, pasta sorusu bilgi bankasında olmadığı için "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açıyor. Cuma sabahı restoran sahibi talebi ve özeti açıyor, sonra arayıp "Dün gece pastayı sormuştunuz" diye söze giriyor.
Aynı restoran sahibi aramadan sonra pasta kuralını bilgi bankasına yazıyor. Bir sonraki gece aynı soruyu soran kişiye asistan bu bilgiyle cevap veriyor. Rezervasyon akışının ayrıntıları restoran sektör sayfamızda yer alıyor.
E-posta bildirimleri sabah rutinine nasıl girer
E-posta bildirimleri, gece biten aramaları sabah gelen kutunuza taşır ve güne panel açmadan başlamanızı sağlar. Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Sabah kahvenizi alırken telefonunuzdan e-postalara bakar, gece kaç arama geldiğini ve hangilerinde talep açıldığını görürsünüz. Ayrıntıya inmek istediğinizde paneli açarsınız.
Bildirimi kimler almalı
Bildirim kişilerini işinize göre seçersiniz. Tek başına çalışıyorsanız bildirim size gelir. Sabahları telefonu ön büro sorumlusu açıyorsa bildirimi onun da alması dönüşleri hızlandırır. Ortaklı işletmelerde iki ortak da gece olanları aynı sabah görür.
Arama raporlarıyla gece düzenini görmek
Arama raporları, gece aramalarının hangi saatlerde ve günlerde yoğunlaştığını gösterir. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saate ve haftanın gününe göre dağılımı ve asistan başına sonuçları görürsünüz. Pazar gecelerinin yoğun olduğunu fark eden bir işletme, pazartesi sabahı dönüşlere daha fazla zaman ayırır. Hafta içi gecelerin sakin olduğunu gören işletme, sabahın ilk saatini başka işlere bırakır.
Raporlara haftada bir bakmak iyi bir alışkanlıktır. Sabah rutininizi tahminle değil, kendi aramalarınızın düzenine göre kurarsınız.
Gece gelen arama geri dönüş listesi nasıl hazırlanır
Gece gelen arama geri dönüş listesi; bildirimleri tarayıp talepleri öne alarak, özetleri okuyarak ve müşteri kartlarına bakarak hazırlanır. Liste defterde ya da telefonunuzun not uygulamasında durabilir. Önemli olan, her sabah aynı sırayla hazırlanmasıdır. Hazırlık, sabah ilk telefonu açmadan önce yapılır.
Aşağıdaki altı adım, sabah dönüş listesini hazırlarken izleyebileceğiniz sırayı gösterir:
- E-posta kutunuzu açın ve gece biten aramaların bildirimlerini tarayın.
- Panelde geri arama taleplerini açın ve her birini listenin en üstüne yazın.
- Pro ve üstü planı kullanıyorsanız memnuniyeti düşük işaretlenen aramaları ikinci sıraya alın.
- Kalan özetleri okuyun ve asistanın kesin bilgi veremediği soruları ayrı bir satıra yazın.
- Listedeki her kişinin müşteri kartına bakın ve önceki aramalarını not edin.
- Dönüşleri yaptıktan sonra gece sorulan ve cevabı bilgi bankasında olmayan soruları bilgi bankasına ekleyin.
Son adım listeyi zamanla kısaltır. Bilgi bankasına eklediğiniz her cevabı asistan, aynı soruyu soran bir sonraki kişiye kendisi söyler. Sabah listenizde de giderek sizin ilgilenmenizi isteyen konular öne çıkar.
Gece alınmış ve takvime yazılmış randevular dönüş listesine girmez. Onları ayrı bir "bugünün yeni randevuları" notunda tutmak listeyi sade bırakır.
Sabah önce hangi aramaya dönülür
Sabah önce geri arama talebi açılmış aramalara, sonra memnuniyeti düşük işaretlenmiş aramalara, en son da asistanın cevaplayamadığı sorulara dönülür. Bilgisini alıp kapanan ve randevusu alınmış aramalar dönüş listesine girmez. Bu sıralama, sizden beklentisi olan kişiyi önce aramanızı sağlar. Gece gelen arama geri dönüşünde her aramanın durumu, nereye bakacağınızı da belirler.
Aşağıdaki tablo, gece gelen aramanın durumuna göre panelde nereye bakacağınızı ve sabah ne yapacağınızı gösterir.
| Gece gelen aramanın durumu | Panelde nereye bakılır | Sabah ne yapılır |
|---|---|---|
| Arayan geri arama talebi açtırmış | Geri arama talebi ve arama özeti | Listenin en üstüne alınır ve sabah ilk iş aranır |
| Duygu analizi memnuniyeti düşük işaretlemiş (Pro ve üstü) | Duygu rozeti, memnuniyet çubuğu ve arama kaydı | Kayıt dinlenir, işletme sahibi ya da yetkili kişi arar |
| Asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" demiş | Arama özeti | Cevap hazırlanır, arayan aranır, cevap bilgi bankasına eklenir |
| Randevu ya da rezervasyon alınmış | Google Takvim ve arama özeti | Takvim kontrol edilir, dönüş listesine girmez |
| Arayan bilgi sormuş ve cevabını almış | Arama özeti | Not alınır, dönüş listesine girmez |
Duygu analizi sıralamaya nasıl yardım eder
Duygu analizi, Pro ve üstü planlarda memnuniyeti düşük aramaları sabah listesinde görünür kılar. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her aramanın yanında bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Böylece kırgın ya da öfkeli arayan kişiyi gözden kaçırmazsınız.
Gece gelen aramalarda dönüşü zaten sabah yaptığınız için duygu analizinin arama bittikten sonra çalışması bu akışa tam uyar. Sabah panelde işaretli aramayı görür, kaydını dinler ve dönüşü kendiniz yaparsınız.
Alodiyo ile sabah dönüş düzeni nasıl kurulur
Alodiyo ile sabah dönüş düzeni dört temel ayarla kurulur: numara, bilgi bankası, karşılama cümlesi ve bildirim kişileri. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Kuaför de, restoran da, oto servis de aynı adımlarla başlar. Fark, bilgi bankasına yazdığınız içerikte ortaya çıkar.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo'da sabah dönüş düzenini baştan sona kurmanızı sağlar:
- Numaranızı asistana bağlayın; bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden yönlendirin ya da mevcut santralinizi, 0850 numaranızı veya yeni bir numarayı kullanın.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da bunları web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; işletmenizin adını, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini belirtin.
- Randevu alacaksanız Google Takvim'inizi bağlayın; gece alınan randevular takviminize yazılır.
- Bildirim kişilerinizi seçin; arama bittiğinde bu kişilere e-posta gider.
- İlk sabah paneli açın ve yukarıdaki altı adımlık dönüş listesini uygulayın.
Karşılama cümlesi için şu örneği kendi işletme adınızla kullanabilirsiniz: "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"
Yeni numara alırsanız 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz ve başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden siz yaparsınız. Müşterileriniz de aynı numarayı aramaya devam eder.
Kurulumdan sonra bilgi bankası, sabah listenizle birlikte büyür. Asistanın işletmenizde üstlendiği işleri genel olarak görmek için sanal sekreter sayfamıza, randevu tarafı için randevu sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Alodiyo'nun planları Starter, Pro, Business ve Elit olarak sıralanır ve aylık ya da yıllık seçilir. İşletmenize uyan planı fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Gece gelen aramayı asistan gerçekten açar mı?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ile hafta sonu gelen aramaları da açar. Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Arama bittiğinde özeti panelinize düşer.
Gece gelen arama geri dönüşü hangi sırayla yapılır?
Önce geri arama talebi açılmış aramalara dönülür. Pro ve üstü planlarda duygu analizinin memnuniyeti düşük işaretlediği aramalar ikinci sıraya alınır. Ardından asistanın kesin bilgi veremediği sorulara dönülür; randevusu alınmış ve bilgisini almış aramalar listeye girmez.
Sabah dönüş yapacağım aramaları nereden görürüm?
Dönüş yapacağınız aramaları e-posta kutunuzdan ve Alodiyo panelinden görürsünüz. Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Geri arama talepleri ve arama özetleri panelde durur.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistanın kuralı, bilmediği konuda uydurmamaktır; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Sabah cevabı verdikten sonra bilgiyi bilgi bankasına ekleyebilirsiniz.
E-posta bildirimi kime gider?
Bildirim, sizin seçtiğiniz bildirim kişilerine gider. İşletme sahibi, ön büro sorumlusu ya da ortaklar bu kişiler arasında olabilir. Her arama bittiğinde bu kişilere e-posta gönderilir.
Arayanın ne dediğini sabah dinleyebilir miyim?
Evet, arama kaydıyla aramanın sesini panelden dinlersiniz. Çoğu sabah arama özeti yeterli olur. Bir şikâyetin ayrıntısını ya da bir adresi doğru duymak istediğinizde kaydı açarsınız.
Gece alınan randevu için ayrıca aramalı mıyım?
Gece alınan randevu Google Takvim'inize yazılır ve arama özeti panelde görünür. Bu yüzden randevular sabah dönüş listesine girmez. Sabah takvimi kontrol etmeniz yeterlidir.
Özet
- Gece gelen aramalara sabah dönmenin en kolay yolu arama özeti, geri arama talebi ve e-posta bildirimini tek bir listede toplamaktır.
- Asistan gece ve hafta sonu gelen aramaları açar, soruları bilgi bankasıyla cevaplar ve randevuları takviminize yazar.
- Sabah listesinde önce geri arama talepleri, sonra memnuniyeti düşük aramalar, en son cevaplanamamış sorular yer alır.
- Her sabah bilgi bankasına eklediğiniz cevap, ertesi gecenin aramalarında asistanın elinde olur.
Gece gelen aramalarınızı her sabah düzenli bir dönüş listesine çevirmek için Alodiyo'yu bugün kurun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
