Kısaca: Gelen arama takibi, gün sonunda panelde arama özetlerine, geri arama taleplerine ve bildirimlere bakarak telefonda ne olduğunu öğrenmek ve açık kalan işleri kapatmaktır. Alodiyo her aramanın özetini bırakır, geri arama taleplerini panelde toplar ve arama bitince kişilerinize e-posta gönderir. Her akşam aynı sırayla izlenen kısa bir rutinle sizden dönüş bekleyen müşterileri aynı gün görürsünüz.
Gelen arama takibi, işletmenize gün içinde gelen aramaları, arayanların ne istediğini ve hangi aramanın sizden dönüş beklediğini düzenli olarak gözden geçirmektir. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Asistan gün boyu aramaları karşılar. Siz de akşam panele bakıp günün telefon defterini kapatırsınız.
Aşağıda panelde neye bakacağınızı, hangi sırayla bakacağınızı ve bir talebi nasıl kapatacağınızı adım adım bulacaksınız. Rehber teknik bilgi istemez. Gün içinde telefona yetişemeyen ve akşam "Bugün kim aradı, ne istedi?" diye merak eden her işletme sahibi için yazıldı.
Gelen arama takibi nedir, neden her gün yapılır
Gelen arama takibi, telefonda olan her şeyi aynı gün öğrenip açık kalan işleri kapatma alışkanlığıdır. Müşteri aradığında sorusunu, randevu isteğini ya da şikâyetini o aramayla birlikte getirir. Kimse not almazsa istek arama bitince kaybolur. Yazılı bir iz kalırsa ertesi gün o müşteriye doğru cevapla dönersiniz.
Her gün yapılmasının nedeni, taleplerin birikmemesidir. Akşam okunan bir geri arama talebi ertesi sabah tek bir aramayla kapanır. Hafta sonuna bırakılan talepler üst üste biner ve hangisinin önce geldiği karışır.
Takip olmadığında iki tür dağınıklık sık görülür. Telefon elden ele dolaşır ve kimin neyi konuştuğu belli olmaz ya da telefon özenle açılır ama konuşulanlar hiçbir yere yazılmaz. Gelen arama takibi ikisini de aynı yere bağlar: her aramanın özeti, kaydı ve varsa talebi tek panelde durur.
Gün sonunda panelde hangi bilgiler sizi bekler
Gün sonunda panelde arama özetleri, geri arama talepleri, bildirimler, arama kayıtları ve arama raporları sizi bekler. Her biri farklı bir soruya cevap verir. Özet "Ne konuşuldu?", geri arama talebi "Kime dönmeliyim?", rapor ise "Telefonum bu hafta nasıl geçti?" sorusunu cevaplar.
Aşağıdaki tablo, paneldeki her bilginin size ne söylediğini ve ne zaman bakmanızın işinize yarayacağını gösterir.
| Paneldeki bilgi | Size ne söyler | Ne zaman bakılır |
|---|---|---|
| Arama özeti | Arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl bittiğini kısaca anlatır | Her akşam, günün aramalarını okurken |
| Geri arama talebi | Hangi müşterinin sizden dönüş beklediğini gösterir | Her akşam, rutinin başında |
| Bildirim | Arama bittiğinde e-postanıza ve panele gelen haberdir | Gün içinde göz atmak, akşam toplu okumak için |
| Arama kaydı | Aramanın ses kaydını baştan sona dinletir | Özet yetmediğinde ya da bir ayrıntıyı doğrulamak istediğinizde |
| Müşteri kartı | Aynı numaradan gelen aramaları bir arada tutar | Bir müşteriye dönmeden önce |
| Duygu analizi (Pro ve üstü) | Memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler | Akşam, önce dinlenecek aramaları seçerken |
| Arama raporları | Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve gün dağılımını gösterir | Haftada bir, genel tabloyu görmek için |
Tablodaki ilk üç satır günlük rutinin çekirdeğidir. Arama kaydı ve Müşteri kartı ihtiyaç duyduğunuzda açtığınız yardımcılardır. Arama raporları ise haftalık bakışa uygundur.
Alodiyo gelen aramaları adım adım nasıl kayda geçirir
Alodiyo her gelen aramayı açar, arayanla konuşur ve arama bittiğinde özeti, kaydı ve varsa talebi panelinize bırakır. Akşam okuduğunuz her satır gün içinde aşağıdaki dört adımda oluşur. Hangi bilginin nereden geldiğini bilmek, panelde aradığınızı daha çabuk bulmanızı sağlar.
Arama açılır ve arayan karşılanır
Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Gece ve hafta sonu gelen aramalar da açılır, böylece sabah panelde mesai dışında arayanları da görürsünüz. Arayanı karşılayan cümleyi panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği bilgisi yer alır.
Asistan sizin verdiğiniz bilgiyle cevap verir
Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana Bilgi bankası ile öğretirsiniz. Bilgiyi kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz. Arayan bir soru sorduğunda asistan bu bilgiyle cevap verir. Bilmediği bir konuda uydurmaması söylenmiştir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der.
Randevu ve talep kayda geçer
Arayan randevu isterse asistan randevuyu telefonda alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır. Arayan sizinle konuşmak isterse asistan bir geri arama talebi açar ve talep panelde görünür. Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır.
Arama biter, özet ve bildirim gelir
Arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür, aramanın ses kaydını da Arama kaydı bölümünden dinlersiniz. Bildirim, kişilerinize e-postayla gider ve panelde de görünür. Gün içinde telefonu elinize almadan, akşam her aramanın ne getirdiğini okursunuz. Asistanın yaptığı işlerin geniş anlatımı için sanal sekreter sayfamıza göz atabilirsiniz.
Kısa bir günlük takip rutini nasıl kurulur
Günlük takip rutini, her gün aynı saatte Alodiyo paneline girip aynı sırayla bakmaktır. Sıra sabit olunca hiçbir adımı atlamazsınız. Rutinin amacı her satırı okumak değil, sizden bir şey bekleyen aramaları ayıklamaktır.
Aşağıdaki adımlar, gün sonunda panelde izleyeceğiniz sırayı gösterir.
- Sabit bir saat seçin: dükkânı kapattıktan sonra ya da akşam yemeğinden önce gibi her gün tekrar eden bir anı takip saati yapın.
- Bildirimlere göz atın: gün içinde gelen e-postaları ve paneldeki bildirimleri tarayarak günün nasıl geçtiğini görün.
- Geri arama taleplerini açın: sizden dönüş bekleyen müşterileri listeleyin, çünkü günün en önemli işi onlardır.
- Her talebin özetini okuyun: arayanın ne istediğini özetten öğrenin ve ertesi gün o kişiye hangi cevapla döneceğinizi not edin.
- Randevuları takvimde görün: gün içinde alınan randevuların Google Takvim'inizde yerinde durduğuna ve ertesi günün planına uyduğuna bakın.
- İşaretli aramaları dinleyin: özeti size yetmeyen ya da Pro ve üstünde Duygu analizinin işaretlediği aramaların kaydını açın.
- Bilgi bankasını güncelleyin: asistanın "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" dediği soruların cevabını Bilgi bankasına ekleyin.
Son adım rutinin en çok fayda getiren kısmıdır. Akşam eklediğiniz bir fiyat ya da çalışma saati, ertesi gün aynı soruyu soran müşteriye asistanın o bilgiyle cevap vermesini sağlar. Böylece size kalan geri arama talepleri, gerçekten sizinle konuşulması gereken konulardan oluşmaya başlar.
Örneğin küçük bir veteriner kliniği düşünün. Cumartesi sabahı hekim muayeneler arasında telefona bakamıyor ve öğleye kadar dört arama geliyor. Akşam panelde bir aşı randevusunun alınıp Google Takvim'e yazıldığını, bir pansiyon fiyatı sorusunun Bilgi bankasındaki bilgiyle cevaplandığını ve birinin çalışma saatini sorduğunu görüyor.
Dördüncü aramada bir hayvan sahibi hekimle konuşmak için geri arama talebi açmış. Hekim talebin özetini okuyup pazartesi sabahı ilk iş o kişiyi arıyor. Veteriner kliniklerine özel kullanım için veteriner kliniği sayfamıza bakabilirsiniz.
Geri arama talepleri nasıl sırayla kapatılır
Geri arama talepleri, en eski talepten başlanarak ve her biri özetiyle birlikte okunarak kapatılır. Talep, arayan istediğinde asistan tarafından açılır ve panelde görünür. Müşteriyi aramadan önce özeti okumak, telefonda konuya doğrudan girmenizi sağlar.
Dönmeden önce Müşteri kartına bakın
Müşteri kartı, aynı numaradan gelen aramaları bir arada tutar. Bir kişi geçen hafta da aradıysa o aramanın özetini de kartta görürsünüz. Müşteriyi aradığınızda "Geçen hafta randevunuzu konuşmuştuk" diyebilmek konuşmayı kısaltır ve müşteriye hatırlandığını hissettirir.
Talepleri türüne göre ayırın
Talepler aynı ağırlıkta değildir. Bir randevu değişikliği, bir fiyat sorusu ve bir şikâyet aynı listede durabilir. Akşam okurken talepleri kendi notunuzda "yarın sabah ilk iş", "gün içinde" ve "Bilgi bankasına eklenecek" diye üçe ayırmak ertesi günü planlamanızı kolaylaştırır.
Diyelim ki bir kuaför salonu cuma öğleden sonra bütün koltukları dolu çalışıyor. Telefon çaldıkça asistan açıyor, iki müşteriye cumartesi için randevu veriyor ve randevular takvime yazılıyor. Bir müşteri keratin bakımının fiyatını soruyor; fiyat Bilgi bankasında olmadığı için asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor ve müşterinin isteğiyle geri arama talebi açıyor.
Salon sahibi akşam e-postayı görüyor, müşteriyi arayıp fiyatı söylüyor ve aynı fiyatı Bilgi bankasına ekliyor. Ertesi hafta aynı soruyu soran müşteri cevabını asistandan alıyor. Kuaförler için hazırlanan kuaför sayfamız benzer günleri ayrıntılı anlatır.
Arama kaydını hangi durumlarda dinlemelisiniz
Arama kaydını, özetin size yetmediği, bir ayrıntıyı doğrulamak istediğiniz ya da müşterinin memnun kalmadığını düşündüğünüz durumlarda dinlersiniz. Her aramayı dinlemeye çalışmak rutini uzatır. Özet çoğu aramada aradığınız bilgiyi verir, kayıt ise ihtiyaç duyduğunuz anda paneldedir.
Kaydı açmanın işe yaradığı durumlar şunlardır.
- Müşteri bir randevu saatini farklı hatırlıyorsa kaydı dinleyip konuşulanı netleştirirsiniz.
- Arayan uzun ve karışık bir istek anlattıysa ayrıntıyı kendi kulağınızla duyarsınız.
- Bilgi bankasına yeni bir bilgi eklediyseniz asistanın bu bilgiyi nasıl aktardığını dinleyerek görürsünüz.
- Bir şikâyet geldiyse müşteriye dönmeden önce tonu ve sözleri baştan dinlersiniz.
Pro ve üstünde Duygu analizi bu seçimi kolaylaştırır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her aramanın yanında bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Akşam önce işaretli aramaları dinlemek, en hassas müşterilere öncelik vermenizi sağlar.
Karşılama cümlesine aramanın kaydedildiği bilgisini yazdığınızda arayan bunu aramanın başında öğrenir. Onaylı örnek şöyledir: "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Kişisel verilerin işlenmesine dair ayrıntılar Alodiyo'nun KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Haftalık bakışta arama raporları neyi gösterir
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, aramaların saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Günlük rutin tek tek aramalara bakar. Haftalık bakış ise gelen arama takibini telefonunuzun genel resmiyle tamamlar.
Raporu okurken üç soruya cevap arayın. Hangi gün ve saatlerde telefon en çok çalıyor? Ortalama arama süresi uzuyor mu, kısalıyor mu? Kaçırılan aramalar hangi gün ve saatlerde toplanıyor?
Saat ve gün dağılımı ekibinizin planı için işinize yarar. Örneğin salı öğleden sonraları geri arama talepleri yoğunlaşıyorsa o saatlerde dönüşleri yapacak birini ayırabilirsiniz. Ortalama süre uzadıysa özetlerde arayanların aynı soruyu tekrar tekrar sorup sormadığına bakın ve cevabı Bilgi bankasına açıkça yazın.
Kaçırılan aramalar belirli saatlerde toplanıyorsa aynı anda gelen arama sayınıza bakın. Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve plan büyüdükçe bu sayı artar. Planları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Pro ve üstünde birden fazla asistan kurabilirsiniz; örneğin biri randevu, biri satış soruları için. Böyle bir düzende asistan başına sonuç her asistanın nasıl çalıştığını ayrı ayrı gösterir. Hangi asistanın talimatını ya da bilgisini güncelleyeceğinizi raporda görürsünüz.
Gelen arama takibi hangi işletmeye nasıl uyar
Gelen arama takibi telefonla müşteri karşılayan her işletmeye uyar, çünkü asistan sektörden bağımsız çalışır ve Bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Değişen şey, akşam önce neye bakacağınızdır. Bir diş kliniği randevulara, bir emlak ofisi geri arama taleplerine daha çok odaklanır.
Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde günlük ve haftalık takipte öne çıkan noktaları gösterir.
| İşletme türü | Akşam önce bakılacak | Haftalık raporda dikkat edilecek |
|---|---|---|
| Diş kliniği | Ertesi günün randevuları ve randevu değişikliği isteyen talepler | Randevu aramalarının yoğunlaştığı gün ve saatler |
| Veteriner kliniği | Hekimle konuşmak isteyen hayvan sahiplerinin geri arama talepleri | Hafta sonu gelen aramalar |
| Kuaför | Ertesi günün randevuları ve fiyat soruları | Cuma ve cumartesi aramalarının dağılımı |
| Oto servis | Aracının durumunu soran müşterilerin talepleri | Ortalama arama süresi |
| Emlak ofisi | İlanla ilgili dönüş bekleyen arayanlar | Kaçırılan aramaların toplandığı saatler |
| Restoran | Telefonda alınan rezervasyonlar | Akşam saatlerindeki arama yoğunluğu |
Randevuyla çalışan işletmeler için bir kolaylık daha vardır. Pro ve üstünde Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşteri internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Telefonla gelen randevularla birlikte takibi tek düzende toplamak için randevu sistemi sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Gelen arama takibi için panele günde kaç kez bakmalıyım?
Çoğu işletme için gün sonunda bir kez bakmak yeterlidir. Yoğun günlerde öğle arasında bildirimlere göz atmak da işinize yarar. Önemli olan her gün aynı saatte ve aynı sırayla bakmaktır.
Arama özeti ne zaman panelde görünür?
Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Aramanın ses kaydını da Arama kaydı bölümünden dinlersiniz. Akşam panele girdiğinizde günün aramalarının özetlerini bir arada bulursunuz.
Asistan bilmediği bir soruda ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenmiştir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Cevabı Bilgi bankasına eklediğinizde asistan bir sonraki arayana o bilgiyle cevap verir.
Arama bitince bana nasıl haber gelir?
Arama bitince bildirim kişilerinize e-postayla gider. Aynı bildirim panelde de görünür. Gün içinde e-postadan izleyebilir, akşam bildirimleri panelden toplu okuyabilirsiniz.
Telefonda alınan randevular nereye yazılır?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'inize yazılır. Akşam takviminize bakarak ertesi günün planını görürsünüz. Randevunun hangi aramadan geldiğini merak ederseniz o aramanın özetini panelde okursunuz.
Duygu analizi hangi planda var ve ne zaman çalışır?
Duygu analizi Pro ve üstü planlarda vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Paneldeki duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu ile hangi aramayı önce dinleyeceğinizi seçersiniz.
Bugünkü numaramla gelen aramaları takip edebilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirerek kullanırsınız. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya da bağlanır.
Özet
- Gelen arama takibi, gün sonunda arama özetlerine, geri arama taleplerine ve bildirimlere bakarak telefonda ne olduğunu öğrenmektir.
- Alodiyo her aramayı açar, randevuyu Google Takvim'e yazar, özeti ve kaydı panele bırakır, bildirimi e-postayla gönderir.
- Her akşam aynı sırayla izlenen kısa bir rutin, sizden dönüş bekleyen müşterileri aynı gün görmenizi sağlar.
- Asistanın cevaplayamadığı soruları Bilgi bankasına eklemek, bir sonraki arayanın cevabını asistandan almasını sağlar.
- Haftada bir arama raporlarına bakmak, yoğun saatleri ve kaçırılan aramaları görüp işinizi ona göre planlamanızı kolaylaştırır.
Telefonunuzda gün içinde ne olduğunu her akşam tek ekrandan görmek için Alodiyo'yu bugün kurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
