Kısaca: Geri arama talebini kaybetmemenin yolu, talebi ekibin ortak gördüğü bir panelde, aramanın özetiyle birlikte tutmaktır. Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı, arayan dönüş istediğinde geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, siz de arayanın ne sorduğunu özetten okuyup hazırlıklı geri ararsınız.
Geri arama talebi, telefonda geri aranmak isteyen kişiye işletmenin verdiği dönüş sözünün yazılı kaydıdır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Arayan dönüş istediğinde asistan talebi açar. Söz bir çalışanın hafızasında ya da tezgâhtaki kâğıtta kalmaz, panelde durur.
Aşağıda talebin hangi iki durumda açıldığını, panelde hangi bilgilerle göründüğünü ve ekibinizin talepleri hangi sırayla geri arayacağını anlatıyoruz. Son bölümde başlamak için yapacağınız üç ayar var.
Geri arama talebi neden takip edilemiyor?
Geri arama talebi, yazılı ve ortak bir yere düşmediğinde takip edilemez. Telefonu kim açtıysa söz onda kalır. Not alındıysa da bir kâğıda, bir mesaja ya da bir çalışanın cep telefonuna yazılır.
Takibi zorlaştıran üç tanıdık durum vardır. Birincisi, telefonu açan kişiyle geri arayacak kişi farklıdır ve not arada el değiştirir. İkincisi, not kısa tutulur: "Bir müşteri aradı, dönülecek." Arayanın neyi sorduğu nota girmez.
Üçüncüsü, öğleden sonra telefon art arda çaldığında sabahki notlar yeni aramaların altında kalır. Akşam kapanışta kimin kimi arayacağı belirsizleşir.
Arayanın tarafında durum başka görünür. Kendisine "Sizi arayacağız" denmiştir ve gün boyu o aramayı bekler. Dönüş gelmeyince aynı soruyla yeniden arar ve ekip aynı notu ikinci kez alır.
Asistan geri arama talebini hangi durumlarda açar?
Asistan iki durumda talep açar: arayan geri aranmak istediğinde ve sorunun cevabı bilgi bankasında olmadığı için arayan dönüş istediğinde. İlk durumda arayan konuyu bir yetkiliden duymak isteyebilir ya da o an karar vermeyip sonra konuşmayı seçebilir. Talebi açtıran, arayanın isteğidir. Açılan talep panelinizde görünür.
İkinci durum, asistanın bilmediği bir soruyla karşılaşmasıdır. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse talep açılır ve aramanın özeti panelinize düşer.
Uydurmama kuralı, arayana tahmin yerine doğru kişinin cevabını ulaştırmayı amaçlar. Bu yoldan açılan taleplerin özetleri, bilgi bankanızda hangi soruların eksik kaldığını da gösterir.
Veteriner kliniğinde tahlil sonucu soran hasta sahibi
Örneğin bir veteriner kliniğinde saat 13.15 olsun. Hekim ameliyatta, ön masadaki çalışan da aşıya gelen bir köpeğin sahibiyle ilgileniyor. Telefonda başka bir hasta sahibi, kedisinin dün alınan kan tahlilinin sonucunu soruyor. Tahlil sonuçları bilgi bankasında yer almadığı için asistan bu konuda bilgi veremeyeceğini açıkça söylüyor.
Hasta sahibi hekimin kendisini aramasını istiyor, asistan da talebi açıyor. Arama bitince ön masaya ve hekime e-posta bildirimi gidiyor. Hekim ameliyattan çıktığında panelde talebi ve özeti görüyor: kimin aradığını, hangi hayvan için aradığını ve neyi sorduğunu.
Hasta sahibinin numarasıyla açılan müşteri kartında kliniği daha önce aradığı günler de duruyor. Hekim tahlil sonucuna baktıktan sonra hasta sahibini arıyor ve sonucu kendisi anlatıyor. Veteriner kliniklerinde asistanın nasıl ayarlandığını veteriner kliniği sayfamızda anlatıyoruz.
Geri arama talebi panelde nasıl görünür?
Geri arama talebi panelinizde görünür ve aynı aramanın özetiyle birlikte okunur. Arama özeti, her arama bittikten sonra panele düşer. Özeti okuyarak arayanın ne sorduğunu, konuyu ona baştan sormadan öğrenirsiniz.
Panelde talebi anlamanıza yardım eden dört bilgi şunlardır:
- Arama özeti, konuşmanın ne hakkında olduğunu kısa bir metinle gösterir.
- Arama kaydı, konuşmanın ses kaydını panelden dinlemenizi sağlar.
- Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır.
- Panel bildirimi, arama bittiğinde yeni hareketi ekibinizin önüne getirir.
Müşteri kartı, aynı kişinin önceki aramalarını tek yerde toplar. Arayan geçen hafta da aynı konuyu sorduysa o arama da karta bağlıdır. Geri ararken söze bunu bilerek girersiniz.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi panele bir bilgi daha ekler. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Sabah panelde birkaç talep birikmişse, memnuniyeti düşük işaretlenen aramadan geleni listenin başına alabilirsiniz.
Alodiyo geri arama talebini adım adım nasıl toplar?
Alodiyo aramayı açar, bildiği soruyu cevaplar, arayan isterse geri arama talebi açar ve arama bitince talebi özetiyle panelinize bırakır. Aşağıdaki liste, telefonun çalmasından ekibinizin geri aramasına kadar izlenen yolu sırasıyla anlatır.
- Asistan, işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle konuşmaya başlar.
- Arayan sorusunu sorar, asistan da bilgi bankasına yazdığınız hizmetler, çalışma saatleri, fiyatlar ve sık sorulanlarla cevap verir.
- Arayan geri aranmak isterse asistan talebi açar.
- Soru bilgi bankasında yoksa asistan bu konuda bilgisi olmadığını arayana söyler ve arayan isterse talep açar.
- Arama biter ve aramanın özeti panelinize yazılır.
- Bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür.
- Ekibinizden biri talebi panelde açar, özeti okur, ayrıntı için arama kaydını dinler ve müşteri kartına bakar.
- Ekibiniz arayanı geri arar ve verdiği sözü tutar.
Asistan saatten bağımsız çalışır. Cumartesi gecesi gelen bir aramada açılan talep de aynı yoldan panele düşer. Pazartesi sabahı paneli açtığınızda hafta sonu biriken talepler özetleriyle sıradadır.
Ekibiniz günü başka bir müşteri sisteminde geçiriyorsa aramaları orada da görebilir. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.
Ekip dönüş sözünü nasıl takip etmeli?
Ekip, her talebe bir sahip atayıp panele sabit saatlerde baktığında dönüş sözünü düzenli olarak tutar. Asistan talebi toplar ve ekibinize haber verir. Kimin, ne zaman arayacağına siz karar verirsiniz. Aşağıdaki dört alışkanlık bu düzeni kurar.
Her talebe bir sahip atayın
Her talebin bir sahibi olsun. Küçük bir işletmede bu kişi ön masadaki çalışan olabilir. Birden fazla kişinin çalıştığı yerde talepleri konuya göre ayırın: fiyat soruları bir kişiye, teknik sorular başka birine gider. Bildirim kişilerinizi bu dağılıma göre seçerseniz e-posta doğru kişiye ulaşır.
Panele günde sabit saatlerde bakın
E-posta bildirimi gün içinde ekibinizi uyarır, sabit bakış saatleri de listeyi düzenli tutar. Sabah açılışta, öğle arasından sonra ve kapanıştan önce panele bakmak işe yarayan bir düzendir. Kapanıştan önceki bakış, o gün açılan talepleri ertesi güne devretmeden görmenizi sağlar.
Aramadan önce özeti okuyun
Numarayı tuşlamadan önce özeti okuyun ve müşteri kartındaki önceki aramalara göz atın. Söze "Kedinizin tahlil sonucu için aramıştınız" diye girmek, arayana notunun kaybolmadığını gösterir. Bekleyen kişi için en iyi dönüş, sorusunu ikinci kez anlatmak zorunda kalmadığı dönüştür.
Tekrar eden soruları bilgi bankasına ekleyin
Aynı soru için sık sık talep açılıyorsa o sorunun cevabı bilgi bankasında eksiktir. Cevabı bilgi bankasına yazın ya da web sitenizden aktarın. Bir dahaki aramada asistan bu soruyu sizin yazdığınız cevapla karşılar.
Emlak ofisinde sahadaki danışman
Diyelim ki bir emlak ofisinde danışman, salı saat 15.00'te sahada bir aileye daire gösteriyor. Ofisin numarasını bir alıcı adayı arıyor ve ilandaki dairenin aidatını, kapalı otoparkı olup olmadığını soruyor. Bilgi bankasında o ilanın aidat bilgisi yok. Asistan bu konuda bilgi veremeyeceğini söylüyor, alıcı adayı da danışmanın kendisini aramasını istiyor.
Danışmanın e-postasına bildirim düşüyor. Gösterimden çıkınca panelde özeti okuyor: hangi ilan, hangi iki soru. Site yönetiminden aidatı öğrenip alıcı adayını arıyor ve iki soruyu tek aramada cevaplıyor.
Hafta içinde başka ilanlar için de aidat soruları geldiğini gören danışman, ilanların aidat ve otopark bilgisini bilgi bankasına ekliyor. Emlak ofislerinde kullanım için emlak ofisi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Kâğıt not, mesaj ve panel arasındaki fark ne?
Kâğıt not ve mesaj, dönüş sözünü tek bir kişiye bağlar, panel ise sözü ekibin ortak gördüğü bir yere taşır. Aşağıdaki tablo, geri arama talebini tutmanın üç yaygın yolunu aynı sorular üzerinden karşılaştırır.
| Soru | Kâğıt not | Çalışanın mesajı | Alodiyo paneli |
|---|---|---|---|
| Talep nerede durur? | Masada ya da bir defterde | Bir çalışanın telefonunda | Panelde, ekibin ortak alanında |
| Arayanın ne istediği yazılı mı? | Notu alanın yazdığı kadar | Mesajı yazanın yazdığı kadar | Arama özetinde yazılı |
| Konuşma sonradan dinlenebilir mi? | Hayır | Hayır | Arama kaydı panelden dinlenir |
| Arayanın önceki aramaları görünür mü? | Hayır | Hayır | Müşteri kartında görünür |
| Ekip yeni talepten nasıl haberdar olur? | Notu gördüğünde | Mesaj iletildiğinde | E-posta ve panel bildirimiyle |
| Gece gelen talep ne olur? | Not alan kimse olmaz | Mesaj atan kimse olmaz | Asistan aramayı açar, talep panelde bekler |
Tablodaki asıl fark, takibin kişiye değil düzene bağlanmasıdır. Notu alan çalışan izne çıktığında kâğıt not masada sahipsiz kalır. Panelde ise talep, ekipten kim bakarsa baksın aynı özet ve aynı müşteri kartıyla durur.
Geri arama takibi en çok hangi işletmelere uyar?
Geri arama takibi, telefonu açacak kişinin o an elindeki işi bırakamadığı her işletmeye uyar. Asistan sektörden bağımsız çalışır, bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde talebin hangi tipik durumda açıldığını ve talebe kimin baktığını gösterir.
| İşletme türü | Talebin tipik açıldığı durum | Talebe bakan kişi |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Hekim ameliyattayken tahlil ya da kontrol sorusu | Hekim ya da ön masa |
| Avukatlık bürosu | Avukat duruşmadayken dosyası hakkında bilgi isteyen müvekkil | Avukat ya da büro asistanı |
| Oto servis | Usta aracın altındayken parça durumunu soran müşteri | Servis danışmanı |
| Emlak ofisi | Danışman sahadayken ilan ayrıntısını soran alıcı adayı | İlgili danışman |
| Kuaför | Usta müşteriyle ilgilenirken özel bir hizmeti soran arayan | Salon sahibi |
| Diş kliniği | Hekim tedavideyken tedavi planını soran hasta | Klinik koordinatörü |
Tablodaki işletmelerin ortak noktası, ustanın, hekimin ya da danışmanın aynı anda iki işe yetişememesidir. Asistan aramayı karşılar ve bilgi bankasında cevabı olan soruları cevaplar. Kalanları geri arama talebi olarak ekibe bırakır.
Kurulum için hangi ayarları yapmanız yeterli?
Talepleri toplamaya başlamak için numaranızı bağlamanız, bilgi bankasını doldurmanız ve karşılama cümlenizi yazmanız yeterlidir. Asistanla ilgili ayarları panelden kendiniz yaparsınız.
Numaranızı bağlayın
Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz numaranızı asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Yeni numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz, başvuru da e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
Bilgi bankasını doldurun
Bilgi bankası, asistanın hangi soruları kendisi cevaplayacağını belirler. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Bilgi bankasına yazdığınız her cevap, o soru için açılacak talebin yerini alır. Dönüş listenizde sizin ilgilenmenizi bekleyen konular kalır.
Karşılama cümlesini yazın
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı üç bilgi taşır: işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Arayan kiminle konuştuğunu ilk cümleden öğrenir.
Alodiyo'nun telefonu nasıl karşıladığını sanal sekreter sayfamızda daha ayrıntılı anlatıyoruz. Arayanların bir kısmı geri dönüş yerine doğrudan randevu istiyorsa randevu sistemi sayfamız bu akışı gösterir.
Raporlarla yoğun saatleri görün
Arama raporları, telefonunuzun genel resmini verir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saate ve haftanın gününe göre dağılımı görürsünüz. Aramalar hangi saatlerde yoğunlaşıyorsa panele bakma saatlerinizi de ona göre ayarlarsınız.
Sık sorulan sorular
Geri arama talebi açıldığında ekibim nasıl haberdar olur?
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider. Panelde de bildirim görünür. Ekibiniz yeni talepleri hem e-postadan hem panelden takip eder.
Geri aramadan önce arayanın ne istediğini nasıl öğrenirim?
Her arama bittikten sonra aramanın özeti panelde görünür ve konuşmanın ne hakkında olduğunu kısa bir metinle anlatır. Ayrıntı isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz. Müşteri kartından da kişinin önceki aramalarına bakarsınız.
Gece gelen aramalarda geri arama talebi açılır mı?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramaları da açar. Bu saatlerde açılan talepler de panelinize düşer. Ertesi sabah ilk bakışta onları özetleriyle birlikte görürsünüz.
Asistan bilmediği bir soruya cevap uydurur mu?
Asistanın kuralı, bilmediği konuda uydurmamaktır. Sorunun cevabı bilgi bankasında yoksa arayana bu konuda bilgisi olmadığını açıkça söyler. Arayan isterse talep açılır ve soru, cevabı bilen ekip üyesine taşınır.
Hangi geri arama talebine önce dönmeliyim?
Önceliği siz belirlersiniz ve özetler hangi talebin daha acil olduğunu anlamanıza yardım eder. Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Bu aramalardan gelen talepleri öne almak ekibinize net bir sıra verir.
Aramaları kendi müşteri sistemimde görebilir miyim?
Evet. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız ve ekibiniz aramaları günü geçirdiği sistemde de görür.
Alodiyo hangi planlarla kullanılır?
Alodiyo'nun Starter, Pro, Business ve Elit planları vardır, aylık ya da yıllık seçilir. Geri arama talebi, arama özeti ve e-posta bildirimi bütün planlarda bulunur. Plan ayrıntıları ve fiyatlar fiyatlandırma sayfamızda yer alır.
Özet
- Geri arama talebi, kâğıda ya da tek bir çalışanın mesajına değil, ekibin ortak gördüğü panele yazıldığında takip edilir.
- Asistan, arayan geri aranmak istediğinde ya da cevabı bilgi bankasında olmayan bir soruda arayan dönüş istediğinde talep açar.
- Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve aramanın özeti panelde hazır olur.
- Her talebe bir sahip atamak ve panele günde sabit saatlerde bakmak, dönüş sözünü düzenli bir alışkanlığa çevirir.
- Sık tekrar eden soruları bilgi bankasına eklediğinizde asistan o soruları sizin yazdığınız cevapla karşılar.
Dönüş sözlerinizi tek bir panelde toplamak için Alodiyo'yla tanışın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
