Kısaca: Hizmet süresi bilgisini bilgi bankasına bir kez yazarsınız, yapay zekâ telefon asistanı "Ne kadar sürer?" sorusunu bu bilgiyle cevaplar. Arayan isterse asistan aynı aramada randevuyu da alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Siz elinizdeki müşteriyi bırakmadan işinize devam edersiniz.
Hizmet süresi bilgisi, bir hizmetin baştan sona yaklaşık ne kadar sürdüğünü anlatan ve müşteriye randevudan önce verilen bilgidir. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Süreleri asistana bilgi bankasıyla bir kez öğretirsiniz. Telefon her çaldığında süreyi arayana asistan söyler.
Bu yazıda süre sorularının neden bu kadar sık geldiğini ve sürelerin bilgi bankasına nasıl yazılacağını anlatıyoruz. Asistanın randevu alırken süreyi nasıl ilettiğini adım adım gösteriyoruz. Bilmediği bir süre sorulduğunda asistanın ne yaptığını ve süre sorularını panelden nasıl izleyeceğinizi de göreceksiniz.
Hizmet süresi bilgisi neden telefonda bu kadar sık sorulur
Hizmet süresi bilgisi sık sorulur, çünkü müşteri randevu saatini kendi gününe göre seçer. Arayan kişi saçını boyatırken çocuğunu okuldan alıp alamayacağını, arabasını bırakınca işe yetişip yetişemeyeceğini hesaplar. Süreyi bilmeden saat seçemez. "Ne kadar sürer?" sorusu bu yüzden çoğu zaman randevudan hemen önce gelir.
İşletme sahibi için sorunun cevabı kolaydır, zamanlaması zordur. Telefon çoğu zaman bir hizmetin tam ortasında çalar. Ellerinizi silip telefonu açar, süreyi söyler, müşterinizin yanına dönersiniz. Gün içinde bu birkaç kez yaşanınca iş bölük pörçük ilerler.
Örneğin İstanbul'da bir kuaför salonu düşünün. Salı günü saat üç sularında salon sahibi bir müşterinin saçına boya sürüyor ve telefon çalıyor; arayan keratin bakımının ne kadar sürdüğünü soruyor. Yarım saat sonra biri gelin başının süresini, biraz sonra bir başkası ombrenin süresini soruyor. Her seferinde boya kâsesi bırakılıyor, koltuktaki müşteri bekliyor.
Süre sorusunun ikinci yükü tutarlılıktır. Bir çalışan "bir saat" der, öbürü "iki saati bulur" der ve müşteri gününü buna göre kurar. Süreler bilgi bankasında yazılı olunca telefondaki cevap her seferinde aynı kaynağa dayanır.
Asistan hizmet sürelerini nereden öğrenir
Asistan hizmet sürelerini sizin yazdığınız bilgi bankasından öğrenir. Bilgi bankası; hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları asistana öğrettiğiniz yerdir. Bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Hangi hizmetin ne kadar sürdüğünü en iyi siz bilirsiniz; asistan arayana bu yazılı bilgiyi aktarır.
Alodiyo sektörden bağımsız çalışır. Bilgi bankası ve talimatla kuaföre, oto servise ya da veteriner kliniğine göre ayarlanır. Süreleri kendi işinizin diliyle yazarsınız. Müşterilerinizin hizmetlere telefonda verdiği adları da ekleyebilirsiniz.
Süreyi tek rakam yerine aralıkla yazın
Süreler en iyi, her hizmet için yaklaşık bir aralık ve süreyi değiştiren durumla birlikte yazılır. Tek bir rakam yazmak kolaydır ama gerçeği her zaman anlatmaz. "Saç boyama yaklaşık iki saat, uzun saçta biraz daha uzun sürer" gibi bir cümle hem doğrudur hem de müşteriyi hazırlar.
Aşağıdaki maddeler, süre bilgisini yazarken hangi ayrıntıların işe yaradığını gösterir.
- Her hizmetin süresini "yaklaşık" sözüyle ve bir aralık olarak yazın.
- Süreyi uzatan ya da kısaltan durumu, örneğin saç uzunluğunu ya da aracın modelini, sürenin yanına ekleyin.
- Bekleme ya da kuruma süresi olan hizmetlerde bu bekleyişi toplam süreye katın.
- Müşterinin hizmet sırasında çıkıp dönebileceği durumları ayrıca belirtin.
- Birlikte alınan hizmetlerin, örneğin boya ile kesimin, toplam süresini ayrı bir satırda yazın.
- Hizmet adlarını müşterilerinizin telefonda kullandığı sözcüklerle de yazın.
Alodiyo süreyi söyleyip randevuyu nasıl alır
Alodiyo, arayan süre sorduğunda bilgi bankasındaki süreyi söyler ve arayan isterse aynı aramada randevuyu alır. Arayan iki ayrı soru için iki kez aramaz. Süreyi öğrenir, kendine uygun saati seçer ve telefonu kapatır.
Aşağıdaki adımlar, bir süre sorusunun Alodiyo ile baştan sona nasıl karşılandığını sırasıyla gösterir.
- Müşteri işletmenizin numarasını arar ve asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
- Asistan sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle arayanı selamlar.
- Arayan hizmetin ne kadar sürdüğünü sorar.
- Asistan bilgi bankasındaki hizmet süresi bilgisini ve süreyi değiştiren durumları arayana söyler.
- Arayan randevu almak isterse asistan randevuyu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
- Arama bitince arama özeti panelinizde görünür, bildirim de kişilerinize e-postayla gider.
- Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır.
Diyelim ki Bursa'da bir oto servis var. Cumartesi sabahı saat dokuzda usta bir aracın altında çalışıyor. Arayan kişi periyodik bakımın kaç saat sürdüğünü ve arabayı bırakıp işe gidip gidemeyeceğini soruyor. Asistan bilgi bankasındaki cümleyi aktarıyor: bakım yaklaşık yarım gün sürer, parça durumuna göre değişebilir, araç bırakılabilir.
Arayan pazartesi sabahı için randevu istiyor, asistan randevuyu alıyor ve randevu Google Takvim'e yazılıyor. Usta elindeki işi bitirdiğinde panelde arama özetini görüyor. Kimin aradığı, neyi sorduğu ve hangi güne randevu aldığı orada yazıyor. Usta bu sırada işini yarıda bırakmamış oluyor.
Akış gece ve hafta sonu da aynıdır. Asistan saatten bağımsız çalışır ve mesai bittikten sonra gelen aramayı da açar. Pazar akşamı haftasını planlayan bir müşteri süreyi öğrenir ve randevusunu aynı aramada bırakır.
Farklı dilde süre soran müşteri
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Turistlerin uğradığı bir kuaför ya da yabancı müşterisi olan bir güzellik salonu için işe yarar. Arayan süre sorusunu kendi dilinde sorar, cevabı da kendi dilinde duyar.
Bilmediği bir süre sorulursa asistan ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bilgi bankasında olmayan bir süre sorulduğunda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelde görünür, aramanın özeti de panelinize düşer.
Örneğin Ankara'da bir güzellik salonu yeni bir cilt bakımını hizmetlerine eklemiş ama bilgi bankasına henüz yazmamış olsun. Perşembe akşamı biri arayıp bu bakımın ne kadar sürdüğünü soruyor. Asistan kesin bilgi veremediğini söylüyor ve arayana geri dönülmesini isteyip istemediğini soruyor. Arayan istiyor ve geri arama talebi panele düşüyor.
Ertesi sabah salon sahibi talebi görüyor ve müşteriyi geri arıyor. Ardından yeni bakımın süresini bilgi bankasına ekliyor. Aynı soruyu soran bir sonraki kişi cevabı doğrudan asistandan duyuyor. Her geri arama talebi, bilgi bankasında eksik kalan bir satırı size gösteren bir not olur.
Yanlış söylenen bir süre, müşterinin bütün gününü yanlış planlamasına yol açar. Asistanın emin olmadığı yerde kesin bilgi veremediğini söylemesi, cevabın sizden gelmesine alan açar. Müşteri de doğru süreyi işletme sahibinden öğrenmiş olur.
Hangi işletmeler süre sorularıyla en çok bölünür
Süre soruları en çok, hizmeti uzun süren ya da süresi kişiye göre değişen işletmeleri böler. Kısa ve her zaman aynı süren bir hizmette süre pek sorulmaz. Hizmet uzadıkça ve kişiye göre değiştikçe soru sıklaşır. Asistan bu işletmelerin hepsinde aynı biçimde çalışır; değişen, bilgi bankasına yazdığınız içeriktir.
Aşağıdaki tablo, süre sorusunun hangi işletme türünde nasıl geldiğini ve bilgi bankasına nasıl yazılabileceğini gösterir.
| İşletme türü | Telefonda sık gelen süre sorusu | Bilgi bankasına yazılabilecek örnek |
|---|---|---|
| Kuaför | Boya, keratin ya da gelin başı ne kadar sürer | Saç boyama yaklaşık iki saat, uzun saçta daha uzun sürer |
| Güzellik salonu | Cilt bakımı ya da ağda ne kadar sürer | Cilt bakımı yaklaşık bir saat, bakımın türüne göre değişir |
| Oto servis | Periyodik bakım kaç saat sürer, araç bırakılabilir mi | Bakım yaklaşık yarım gün, araç bırakılabilir, parçaya göre değişir |
| Veteriner kliniği | Tüy bakımı ya da tıraş ne kadar sürer | Tüy bakımı yaklaşık bir buçuk saat, hayvanın boyuna göre değişir |
| Avukatlık bürosu | İlk tanışma randevusu ne kadar sürer | İlk tanışma randevusu yaklaşık bir saat sürer |
| Emlak ofisi | Ev gösterimi ne kadar sürer | Bir dairenin gösterimi yaklaşık yarım saat sürer |
Tablodaki hizmet süresi bilgisi örnekleri yazım biçimini göstermek için verilmiştir. Siz kendi işletmenizin gerçek sürelerini yazarsınız. Bu işletmelere özgü kullanım örneklerini kuaför sektör sayfamızda ve güzellik salonu sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Süre sorularını panelden nasıl takip edersiniz
Süre sorularını panelde Arama özeti, Arama kaydı, Müşteri kartı ve Arama raporları ile takip edersiniz. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Hangi hizmetin süresinin sorulduğunu ve arayanın randevu alıp almadığını özetten okursunuz.
Arama özeti ve arama kaydı
Arama özeti, telefonda ne konuşulduğunu birkaç satırda anlatır. Bir aramaya daha yakından bakmak isterseniz Arama kaydı ile ses kaydını panelden dinlersiniz. Asistanın süreyi nasıl söylediğini duyar, cümleyi değiştirmek isterseniz bilgi bankasını güncellersiniz.
Müşteri kartı
Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Aynı kişi önce süreyi sorup birkaç gün sonra randevu için yeniden aradıysa iki aramayı kartında bir arada görürsünüz. Müşteriyi geri aradığınızda neyi sorduğunu baştan bilirsiniz.
Arama raporları
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını gösterir. Telefonun hangi gün ve saatlerde yoğunlaştığını buradan görürsünüz. Yoğun günlerden önce bilgi bankasındaki süreleri gözden geçirmek, en çok aranan dönemde cevapların güncel olmasını sağlar.
Duygu analizi
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli bir aramanın kaydını dinleyip süre cevabında neyin eksik kaldığını görür, isterseniz müşteriyi kendiniz geri ararsınız.
Süre bilgisini güncel tutmak için ne yaparsınız
Süre bilgisini güncel tutmak için bir hizmetin süresi değiştiği gün bilgi bankasını da güncellersiniz. Yeni bir cihaz aldığınızda, ekibe biri katıldığında ya da bir hizmeti farklı uygulamaya başladığınızda süreler değişebilir. Bilgi bankasında tek satırı değiştirmek, yeni süreyi herkese tek tek anlatmaktan kolaydır. Asistan bir sonraki aramada yeni süreyi söyler.
Geri arama talepleri güncelleme için iyi bir pusuladır. Asistanın kesin bilgi veremediği her soru, bilgi bankasında eksik kalan bir konuyu gösterir. Talepleri düzenli aralıklarla gözden geçirip eksik süreleri eklerseniz bilgi bankası her hafta biraz daha tamamlanır.
Mevsimsel değişiklikleri de not edin. Düğün sezonunda gelin başı randevuları uzayabilir, kış öncesinde oto servislerde lastik değişimi yoğunlaşabilir. Böyle dönemlerde süreyi ve müşterinin bekleyeceği durumu bilgi bankasına yazmak, telefonda doğru beklenti oluşturur. Randevu tarafındaki ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Alodiyo ile hizmet süresi bilgisini nasıl kurarsınız
Alodiyo ile hizmet süresi bilgisini kurmak için sürelerinizi bilgi bankasına yazar, karşılama cümlenizi hazırlar ve numaranızı asistana bağlarsınız. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Kurulumu panelden kendiniz yaparsınız.
Aşağıdaki adımlar, sürelerin yazılmasından asistanın telefonu açmasına kadar olan akışı sırasıyla gösterir.
- Panelinizde Bilgi bankası bölümünü açın.
- Hizmet listenizi kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Her hizmetin yanına yaklaşık süreyi ve süreyi değiştiren durumları ekleyin.
- "Arabayı bırakıp gidebilir miyim?" gibi sık gelen soruları cevaplarıyla birlikte sık sorulanlara yazın.
- Karşılama cümlenizi panelden yazın; işletme adınızı, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini belirtin.
- Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin.
- Numaranızı kendiniz arayın ve asistanın süreleri nasıl söylediğini dinleyin.
Son adım küçük görünür ama çok şey öğretir. Asistanın cevabını kendi kulağınızla duyduğunuzda eksik kalan bir ayrıntıyı hemen fark edersiniz. Bilgi bankasına bir satır ekler, cevabı tamamlarsınız.
Önerilen karşılama yapısı arayana baştan kiminle konuştuğunu söyler. Arayan bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini bilir, süre sorusunu rahatça sorar.
Bugünkü numaranızı yönlendirdiğinizde müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder. Yeni bir numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz; başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Kurulumda aklınıza takılan her soru için destek ekibimiz 7/24 çalışır.
Asistanın telefonda yaptığı öbür işler için sanal sekreter sayfamız genel bir çerçeve sunar. Plan seçeneklerini fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hizmet süresi bilgisini asistana nasıl öğretirim?
Hizmet süresi bilgisini bilgi bankasına yazarak öğretirsiniz. Hizmetlerinizi ve sürelerini kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz. Asistan, arayan süre sorduğunda bu yazılı bilgiyi aktarır.
Asistan süreyi kendi tahminiyle mi söyler?
Asistan, bilgi bankasına sizin yazdığınız süreyi arayana aktarır. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bilgi bankasında olmayan bir süre sorulursa "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür.
Süreyi söyledikten sonra randevuyu da asistan alır mı?
Evet, asistan süreyi söyledikten sonra arayan isterse aynı aramada randevuyu alır. Randevu Google Takvim'e yazılır. Arama bittiğinde arama özeti panelinizde görünür.
Süresi kişiye göre değişen hizmetleri nasıl yazmalıyım?
Süresi değişen hizmetleri bir aralık ve süreyi değiştiren durumla birlikte yazın. "Yaklaşık iki saat, uzun saçta daha uzun sürer" gibi bir cümle arayana doğru beklenti verir. Asistan bu ayrıntıyı da arayana aktarır.
Gece ya da hafta sonu süre soran müşteriye kim cevap verir?
Gece ya da hafta sonu gelen aramayı da asistan açar. Asistan saatten bağımsız çalışır ve süreyi bilgi bankasından söyler. Arayan isterse randevusunu da aynı aramada alır.
Yabancı bir müşteri süre sorarsa ne olur?
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Arayan süre sorusunu kendi dilinde sorar ve cevabı kendi dilinde duyar. Turist ya da yabancı müşteri ağırlayan işletmeler için işe yarar.
Asistanın süreyi nasıl söylediğini nereden dinlerim?
Arama kaydı ile her aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Kısa bir bakış için arama özetini okumanız yeterli olur. Cevabı değiştirmek isterseniz bilgi bankasındaki ilgili satırı güncellersiniz.
Özet
- Hizmet süresi bilgisi, müşterinin randevu saatini kendi gününe göre seçmesini sağlayan temel bilgidir.
- Süreleri bilgi bankasına bir aralık ve süreyi değiştiren durumlarla birlikte bir kez yazarsınız.
- Asistan süre sorusunu bu bilgiyle cevaplar, arayan isterse aynı aramada randevuyu alıp Google Takvim'e yazar.
- Bilgi bankasında olmayan bir süre sorulduğunda asistan kesin bilgi veremediğini söyler ve arayan isterse geri arama talebi açar.
- Arama özeti, arama kaydı, müşteri kartı ve arama raporlarıyla süre sorularını panelden izlersiniz.
Hizmet sürelerinizi bilgi bankasına yazın, telefondaki süre sorularını Alodiyo karşılasın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
