Kısaca: İşyerinde telefona kim bakmalı sorusunun sade cevabı şudur: aramayı açma işini bir yapay zekâ telefon asistanına verin, karar isteyen konuları ekibinizde tutun. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevu alır ve her aramanın özetini panele bırakır. Arama bitince ekibinize e-posta bildirimi gider; geri dönüşü ve kararı ekibiniz verir.
Yapay zekâ telefon asistanı, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan ve her arama bittiğinde panelinize özet bırakan bir asistandır. İşyerinde telefona kim bakmalı diye düşünen işletme sahibi genellikle aynı yere takılır: telefonu kime verirseniz verin, o kişinin asıl işi yarım kalır. Alodiyo, telefonu açma işini bu asistana devretmenizi sağlar; ekibiniz de aramaları özetlerden takip eder.
Yazıda telefonu ekipte kime vereceğinizi, asistanın bu işi nasıl üstlendiğini ve ekibinizin aramaları nasıl takip edeceğini anlatıyoruz. Sonunda iki karar netleşir: telefonu açma işini kimin yapacağı ve satış ile randevu aramalarını tek asistanda mı, iki ayrı asistanda mı toplayacağınız.
İşyerinde telefona kim bakmalı sorusunun kısa cevabı
Telefona, aramayı açarken elindeki işi yarım bırakmayan biri bakmalıdır. Türkiye'deki birçok küçük işletmede böyle biri bulunmaz. Usta işinin başındadır, kasadaki kişi müşteriyle ilgilenir, işletme sahibi tedarikçiyle konuşur. Telefon çaldığında kim açarsa açsın, elindeki iş bekler.
Soruyu iki parçaya ayırınca karar kolaylaşır. Birinci parça aramayı açmak, arayanı dinlemek ve sık sorulan soruları cevaplamaktır. İkinci parça karar isteyen konulardır: özel bir fiyat, bir şikâyet, bir iş birliği teklifi.
Birinci parça tekrar eden ve öğretilebilen bir iştir; yapay zekâ telefon asistanı bu parçayı üstlenir. İkinci parça sizde ve ekibinizde kalır. Asistan o aramaların özetini bırakır, siz uygun zamanda dönersiniz.
Telefonu ekipten birine vermek neleri böler
Telefonu ekipten birine vermek, o kişinin gününü kısa parçalara böler ve asıl işini yarıda bırakır. Arama kısa sürse de kişinin işine aynı dikkatle dönmesi zaman alır. Gün içinde aramalar arttıkça kişi iki işin arasında kalır.
Örneğin cumartesi sabahı saat 11'de bir kuaför salonunu düşünün. Usta bir müşterinin saçını boyuyor, kalfa fön çekiyor, çırak lavaboda saç yıkıyor. Telefon çaldığında eldivenini çıkaran kişi işini yarıda bırakıyor ve koltuktaki müşteri bekliyor. Aynı anda ikinci bir arama gelirse telefon açılmadan susuyor.
Kuaförde ilk akla gelen çözüm, telefonu en genç çalışana vermektir. Çırak telefonu açar ama hangi ustanın hangi saatte boş olduğunu her zaman bilmez. Randevuyu kâğıda yazar; kâğıt kaybolur ya da iki müşteriye aynı saat verilir.
Telefonu sırayla açmak da benzer bir sonuç verir. Herkes biraz açar, kimse sahiplenmez ve arayan her seferinde farklı bir ses, farklı bir bilgi duyar. Yoğun saatlerin kuaförde nasıl karşılandığını kuaför sektör sayfamızda ayrıca anlatıyoruz.
Telefona bakan kişide hangi beceriler aranır
Telefona bakan kişide dört beceri aranır: hızlı açmak, işletmeyi tanımak, bilmediğini uydurmamak ve notu doğru kişiye iletmek. Bu beceriler kişinin unvanından daha önemlidir. Telefonu kime vereceğinizi bu dört maddeye bakarak seçersiniz.
Hızlı açmak
Arayan kişi telefonun birkaç kez çalmasını bekler, daha fazlasını beklemez. Telefona bakan kişinin elinin boş olması bu yüzden önem taşır. Yapay zekâ telefon asistanı aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
İşletmeyi tanımak
İyi bir telefon karşılayıcısı hizmetleri, çalışma saatlerini ve fiyatları bilir. Yeni başlayan bir çalışan bunları öğrenene kadar sık sık "bir sorayım" der. Asistan bu bilgileri Bilgi bankasından öğrenir; Bilgi bankasını siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
Bilmediğini uydurmamak
Telefonda yanlış bilgi vermek, hiç bilgi vermemekten daha çok iş bozar. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Asistan böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der; arayan isterse geri arama talebi açar.
Notu doğru kişiye iletmek
Telefondaki en değerli bilgi, aramadan sonra doğru kişiye ulaşan nottur. Kâğıda alınan not unutulur, mesajla atılan not başka mesajların arasında kaybolur. Asistan bu işi Arama özeti ile yapar; özetin ekibe nasıl ulaştığını aşağıda ayrıca anlatıyoruz.
Ekip, sekreter ve asistan nasıl karşılaştırılır
Ekip, sekreter ve asistan; güçlü yanları, zorlandıkları anlar ve uydukları işletme türü üzerinden karşılaştırılır. İşyerinde telefona kim bakmalı sorusunu bu üç ölçüyle kendi işletmenize göre cevaplarsınız.
Aşağıdaki tablo telefona bakabilecek dört seçeneği bu üç ölçüyle karşılaştırır.
| Telefona bakan | Güçlü yanı | Zorlandığı an | Kime uygun |
|---|---|---|---|
| İşletme sahibi | İşletmeyi en iyi tanıyan kişidir | Toplantıda, işin başında ya da yoldayken açamaz | Aramaların çok az olduğu işletmeler |
| Ekipten bir çalışan | İşletmenin içindedir, müşteriyi tanır | Kendi işini yarıda bırakır, iki arama aynı anda gelince biri açılmaz | Çalışanın masada beklediği sakin işletmeler |
| Ayrı bir sekreter | Telefonu tam zamanlı sahiplenir | Öğle arası, izin günü ve mesai sonrası aramalar açık kalır | Masa başında sürekli kişi isteyen büyük ofisler |
| Yapay zekâ telefon asistanı | Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevu alır, her aramanın özetini bırakır | Karar isteyen konuları geri arama talebiyle ekibe bırakır | Ekibin işinin başında olduğu, telefonun gün boyu çaldığı işletmeler |
Asistan saatten bağımsız çalışır; öğle arasında, gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Aynı anda gelen aramalar planınıza göre birlikte karşılanır; plan büyüdükçe birlikte karşılanan arama sayısı artar.
Sekreter ile asistanı birlikte de kullanabilirsiniz. Bazı işletmeler masadaki kişiyi yüz yüze gelen müşteriye ayırır, telefonu asistana bırakır. Sanal sekreter seçeneğini sanal sekreter sayfamızda ayrıntılı görebilirsiniz.
Telefon asistandayken ekipte kim ne yapar
Telefon asistandayken ekibinizin işi aramayı açmak değil, aramanın sonucunu takip etmek olur. Telefon çalınca kimse elindeki işi bırakmaz; herkes kendisine düşen arama özetine uygun bir anda bakar.
Aşağıdaki maddeler basit bir görev dağılımı örneği verir.
- İşletme sahibi gün sonunda arama özetlerini okur ve karar isteyen konuları seçer.
- Randevu sorumlusu Google Takvim'e yazılan randevuları kontrol eder.
- Dönüş yapacak kişi panelde açılan geri arama taleplerini sırayla arar.
- İşletme sahibi ayda bir Arama raporlarından aramaların hangi saat ve günlerde yoğunlaştığına bakar.
Geri dönüş yapacak kişi aramadan önce Müşteri kartını açar. Arayanın numarasıyla kayıt kendiliğinden açılır ve geçmiş aramalar karta bağlanır. Böylece müşteriye aynı soruları ikinci kez sormadan dönersiniz.
Bazı aramalarda konuşmanın kendisini duymak istersiniz. Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Bir şikâyeti ilk ağızdan duymak, doğru cevabı hazırlamayı kolaylaştırır.
Hangi aramayı önce dinleyeceğinizi seçmek için Pro ve üstü planlarda Duygu analizi vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozetini ve memnuniyet çubuğunu görür, işaretli aramalara önce dönersiniz.
Arama raporları telefonla ilgili kararlarınıza veri sağlar. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Örneğin aramaların pazartesi sabahı yoğunlaştığını görürseniz geri dönüşler için o sabahın ardından zaman ayırırsınız.
Arama özetleri ekibe nasıl ulaşır
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde bildirim görünür ve aramanın özeti panelde hazır olur. Bildirim kişilerini siz seçersiniz; örneğin işletme sahibini ve randevu sorumlusunu eklersiniz. Telefonu ekipten kimse açmamış olsa da ilgili kişiler aramadan haberdar olur.
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde hekim saat 14'te ameliyatta, teknisyen de ona yardım ediyor. Bu sırada asistan iki aramayı açar. Birinci arayan kedisi için aşı randevusu ister; asistan randevuyu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. İkinci arayan Bilgi bankasında olmayan bir konuyu sorar; asistan kesin bilgi veremediğini söyler ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar.
Ameliyat bitince hekim telefonuna bakar ve iki e-posta bildirimi görür. Panelde iki arama özeti bekler: biri tamamlanmış bir randevu, diğeri dönüş bekleyen bir talep. Hekim randevuyu takvimde görür, geri arama talebini teknisyene bırakır. Veteriner klinikleri için ayrıntıları veteriner sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Özeti okuyarak aramayı yeniden dinlemeden ne konuşulduğunu öğrenirsiniz. Ekip toplantısında özetler önünüzde olduğu için "kim aramıştı" diye sormadan konuşursunuz.
Satış ve randevu için ayrı asistan ne zaman mantıklı
Satış ve randevu için ayrı asistan, iki tür aramanın farklı bilgi ve farklı ton istediği işletmelerde mantıklıdır. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız. Örneğin bir asistan satış sorularını, diğeri randevuları karşılar.
Örneğin mutfak dolabı yapan bir atölyeyi düşünün. Bir arayan model, malzeme ve fiyat sorar; başka bir arayan ölçü almak için keşif günü ister. Satış asistanı Bilgi bankasındaki model ve fiyat bilgileriyle cevap verir, karar isteyen konuda geri arama talebi açar. Randevu asistanı keşif randevusunu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
Her asistanı kendi işine göre Bilgi bankası ve talimatla ayarlarsınız. Satış asistanının Bilgi bankasında ürünler ve fiyatlar öne çıkar. Randevu asistanında çalışma saatleri, randevu kuralları ve hazırlık bilgileri yer alır. Arama raporlarında asistan başına sonucu ayrı ayrı görürsünüz.
Satış tarafında Dış aramalar özelliğinden de yararlanırsınız. Asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır; Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Örneğin keşif sonrası teklif bekleyen müşterilere hatırlatma araması yaptırırsınız.
Aramalarınızın çoğu randevu içinse tek asistan işinizi görür. Kuaför, güzellik salonu ya da diş kliniği gibi işletmelerde tek asistan hem randevu alır hem de fiyat ve saat sorularını Bilgi bankasından cevaplar. Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ile müşteri internetten kendisi de randevu alır. Randevu tarafının nasıl çalıştığını randevu sistemi sayfamızda görebilirsiniz.
Karar için kısa bir yol var: son haftaların arama özetlerine bakın ve aramaları "satış" ve "randevu" diye ikiye ayırın. İki grup da kalabalıksa ve farklı bilgiler istiyorsa ayrı asistan işinizi kolaylaştırır.
Alodiyo ile telefonu asistana devretmek adım adım
Alodiyo ile telefonu asistana devretmek, Bilgi bankasını doldurmak, karşılama cümlesini yazmak ve numaranızı bağlamaktan oluşur. Alodiyo sektörden bağımsız çalışır; asistanı Bilgi bankası ve talimatla kendi işinize göre ayarlarsınız.
Aşağıdaki adımlar telefonu ekipten asistana devretmenin sırasını gösterir.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Asistanın nasıl davranacağını anlatan talimatı yazın; örneğin hangi konularda geri arama talebi açacağını belirtin.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; cümleye işletme adınızı, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini ekleyin.
- Asistanın randevu almasını istiyorsanız randevu kurallarınızı talimata yazın; asistanın aldığı randevular Google Takvim'e yazılır.
- Arama bitince e-posta alacak ekip üyelerini bildirim kişisi olarak ekleyin.
- Numaranızı bağlayın: Alodiyo mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır; bugünkü numaranızı kullanacaksanız yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız.
- İlk günlerin arama özetlerini okuyun ve asistanın cevap veremediği konuları Bilgi bankasına ekleyin.
Yedinci adım asistanı zamanla işinize daha uygun hâle getirir. Asistanın "kesin bilgi veremiyorum" dediği her soru, Bilgi bankasına eklenecek yeni bir maddedir.
Yeni bir numara almak isterseniz numara 0850 ya da şehir kodlu olur. Başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Örneğin "0850 000 22 07" biçimindeki bir numarayı kartvizitinize ve web sitenize yazarsınız.
İkinci bir asistan kurmak isterseniz Pro ve üstü planlarda aynı adımları ikinci asistan için tekrarlarsınız. Plan seçeneklerini ve hangi planda neler olduğunu fiyatlandırma sayfamızda inceleyebilirsiniz. Alodiyo destek ekibi 7/24 çalışır.
Sık sorulan sorular
Küçük bir işletmede işyerinde telefona kim bakmalı?
Küçük bir işletmede telefona, aramayı açarken elindeki işi bırakmayacak biri bakmalıdır. Böyle bir çalışan yoksa telefonu açma işi yapay zekâ telefon asistanına verilir. Asistan aramayı açar, randevu alır ve özet bırakır; karar isteyen konular ekipte kalır.
Telefonu asistana verince ekipteki kişinin işi ne olur?
Ekipteki kişi aramayı açmak yerine aramanın sonucunu takip eder. Panelde açılan geri arama taleplerine döner, Google Takvim'e yazılan randevuları kontrol eder. Böylece telefon çaldığında kimse elindeki işi yarıda bırakmaz.
Asistan bilmediği bir soruyla karşılaşırsa ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Ekibinizden biri uygun zamanda arayanı geri arar.
Arama özetlerini ekipte kim görür?
Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Bildirim kişisi olarak eklediğiniz ekip üyelerine arama bitince e-posta gider. Kimin haberdar olacağına siz karar verirsiniz.
Satış ve randevu için iki ayrı asistan hangi planda var?
Birden fazla asistan Pro ve üstü planlarda kurulur. Örneğin bir asistanı satış sorularına, diğerini randevulara ayırırsınız. Her asistanı kendi Bilgi bankası ve talimatıyla ayarlarsınız.
Mevcut numaramı kullanmaya devam edebilir miyim?
Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır.
Arayan kişi bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu bilir mi?
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda cümle işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler. Bu yapıyı kullandığınızda arayan kişi aramanın başında kiminle konuştuğunu öğrenir.
Özet
- İşyerinde telefona, aramayı açarken elindeki işi yarım bırakmayan biri bakmalıdır.
- Yapay zekâ telefon asistanı aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevu alır ve her aramanın özetini panele bırakır.
- Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve ekibiniz karar isteyen konulara uygun zamanda döner.
- Pro ve üstü planlarda satış ve randevu için ayrı asistan kurarak iki tür aramayı birbirinden ayırırsınız.
Telefonu açma işini Alodiyo'ya verin, ekibiniz kendi işine odaklansın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
