Kısaca: Kaçırılan arama sayısını, Alodiyo panelindeki Arama raporları bölümünde toplam aramaların yanında ayrı bir rakam olarak görürsünüz. Bu iki rakamı saat ve haftanın günü dağılımıyla birlikte okuduğunuzda telefonunuzun hangi saatlerde sıkıştığını bulursunuz. Geri arama taleplerini aynı düzenle izlediğinizde dönüş bekleyen müşterilerinizi panelde bir arada görürsünüz.
Kaçırılan arama sayısı, belli bir dönemde işletmenize gelen ama karşılanmayan aramaların toplamıdır. Telefon yoğunluğunu ilk kez ölçmek isteyen bir işletme sahibi için en sade başlangıç noktası bu rakamdır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Panelindeki Arama raporları bölümü toplam ve kaçırılan aramaları aynı ekranda gösterir.
Bu yazıda rapordaki her rakamın size ne anlattığını tek tek ele alıyoruz. Ardından geri arama taleplerini kaçırılan aramalarla birlikte nasıl izleyeceğinizi gösteriyoruz. Son bölümlerde rakamlardan çıkan kararları ve işletme türünüze göre önce hangi rapora bakacağınızı anlatıyoruz.
Kaçırılan arama sayısı nedir, neden ölçülür
Kaçırılan arama sayısı, işletmenize gelip karşılanmayan aramaların sayısıdır ve telefonunuzun hangi anlarda yetişemediğini gösterdiği için ölçülür. Yoğun bir günün sonunda kaç aramaya yetişemediğinizi hatırlamak zordur. Rapor bu tahmini bir rakama çevirir. Toplam aramaların yanında okunduğunda rakam, gelen talebin ne kadarının karşılandığını gösterir.
Ölçmenin amacı ekibinizi suçlamak değil, telefonun sıkıştığı anları bulmaktır. En yoğun saatinizi muhtemelen sezgiyle biliyorsunuz. Rapor bu sezgiyi doğrular ya da aklınıza hiç gelmeyen bir saati öne çıkarır. Haftalık planınızı tahmin yerine rakama dayandırırsınız.
Alodiyo kurulu bir işletmede asistan, numaranıza gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Bu yüzden raporunuz mesai saatleriyle sınırlı kalmaz. İşletmeniz kapalıyken gelen talep de rakamlara yansır.
Arama raporlarında hangi bilgiler yer alır
Arama raporları size altı bilgi sunar: toplam aramalar, kaçırılan aramalar, ortalama süre, saat dağılımı, haftanın günü dağılımı ve asistan başına sonuç. Her biri farklı bir soruya cevap verir. İlk kez ölçüm yapan biri için hepsine aynı anda bakmak kafa karıştırabilir. Toplam ve kaçırılan aramalarla başlayıp diğerlerini sırayla eklemek daha rahattır.
Aşağıdaki tablo rapordaki her bilginin size ne söylediğini ve onunla ne yapabileceğinizi özetliyor.
| Rapordaki bilgi | Size ne söyler | Onunla ne yaparsınız |
|---|---|---|
| Toplam aramalar | İşletmenize kaç arama geldiğini | Telefon talebinin büyüyüp küçüldüğünü haftadan haftaya izlersiniz |
| Kaçırılan aramalar | Karşılanmayan aramaların sayısını | Toplam aramalarla yan yana koyup telefonun sıkıştığı dönemleri bulursunuz |
| Ortalama süre | Aramaların ortalama ne kadar sürdüğünü | Arayanların kısa bir bilgi mi, uzun bir açıklama mı istediğini anlarsınız |
| Saat dağılımı | Aramaların günün hangi saatlerinde toplandığını | Ekibinizi yoğun saatlere göre planlarsınız |
| Haftanın günü dağılımı | Hangi günlerin daha yoğun geçtiğini | Kampanya, izin ve vardiya günlerini bu bilgiye göre seçersiniz |
| Asistan başına sonuç | Birden fazla asistanınız varsa her birinin sonucunu ayrı ayrı | Satış ve randevu gibi farklı işleri ayrı ayrı değerlendirirsiniz |
Asistan başına sonuç, birden fazla asistan kurduğunuzda öne çıkar. Pro ve üstü planlarda örneğin satış ve randevu için ayrı asistanlar kurarsınız. Rapor bu durumda her asistanın sonucunu ayrı gösterir. Tek asistanla çalışan bir işletmede ilk beş bilgi telefon yoğunluğunuzu net biçimde ortaya koyar.
Toplam ve kaçırılan aramalar birlikte nasıl okunur
Toplam ve kaçırılan aramalar yan yana okunur: önce kaç arama geldiğine, sonra bunların kaçının karşılanmadığına bakarsınız. Kaçırılan arama sayısı bir hafta yükselmiş görünebilir. Aynı hafta toplam aramalar da belirgin biçimde artmışsa tablo başka türlü okunur. İki rakamı her hafta birlikte izlemek size daha doğru bir resim verir.
İlk haftanızı bir başlangıç çizgisi olarak düşünün. Henüz karşılaştıracak bir rakamınız yoktur; bu hafta mevcut durumu kayda geçirirsiniz. İkinci haftadan sonra rakamlar birbirine göre anlam kazanır. Toplam yükselip kaçırılan sabit kalıyorsa telefon talebiniz büyüyor ve karşılanıyor demektir.
Kaçırılan aramalar toplamla birlikte yükseliyorsa saat dağılımına geçin. Kaçırılan aramaların bütün güne mi, belli birkaç saate mi yayıldığını orada görürsünüz. Belli saatlere yığılma varsa o saatlerde aramaların üst üste gelip gelmediğine bakmak iyi bir başlangıçtır. Bir sonraki bölüm bu saatleri nasıl bulacağınızı anlatıyor.
Diyelim ki bir kuaför salonu işletiyorsunuz ve salı öğleden sonraları elinizde boya fırçası, iki müşteriyle aynı anda ilgileniyorsunuz. Telefon çaldığında ya müşteriyi bırakacaksınız ya da telefonu. Alodiyo kurulduktan sonra asistan aramayı açar, randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar.
Haftanın sonunda raporu açtığınızda toplam aramaların salı öğleden sonra yoğunlaştığını görürsünüz. Kaçırılan aramaların hangi saatlerde kaldığı da aynı ekranda durur. Kuaför salonlarına özel anlatımı kuaför sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Saat ve gün dağılımı size ne anlatır
Saat ve gün dağılımı, aramaların ve kaçırılan aramaların günün ve haftanın hangi dilimlerinde toplandığını gösterir. Toplam rakam "ne kadar" sorusunu cevaplar. Dağılım ise "ne zaman" sorusunu cevaplar. Ekip planı, mola saati ve kampanya günü gibi kararlar bu ikinci cevaba dayanır.
Saat dağılımında önce en yoğun iki ya da üç saate bakın. Ardından kaçırılan aramaların da aynı saatlerde toplanıp toplanmadığını kontrol edin. İki bilgi aynı saatleri işaret ediyorsa yoğunluk ile kaçırılan aramalar arasında bir bağ vardır. Farklı saatleri işaret ediyorsa ilgilenmeye değer yeni bir an ortaya çıkmış demektir.
Gün dağılımı haftalık ritminizi gösterir. Bir işletmede pazartesi sabahı öne çıkar, bir başkasında cuma öğleden sonra. Kendi ritminizi raporda görmek, haftalık planınızı sağlam kurmanızı kolaylaştırır. Yoğun günde izin vermez, sakin güne kampanya koyarsınız.
Örneğin bir veteriner kliniğinde cumartesi sabahları hekim muayenedeyken telefon peş peşe çalıyor. Pazartesi raporu açan klinik sahibi, cumartesi sabahının haftanın en yoğun dilimi olduğunu gün ve saat dağılımında birlikte görür. Panelde o saatlerde gelen aramaların özetleri de durur; kimin aşı randevusu aldığı, kimin bilgi istediği tek tek okunur. Veteriner kliniklerine özel anlatımı veteriner sektör sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Geri arama talepleri kaçırılan aramalarla nasıl takip edilir
Geri arama talepleri, kaçırılan aramalarla birlikte günlük bir dönüş listesi gibi takip edilir: önce kaçırılan aramaların sayısına, sonra paneldeki geri arama taleplerine bakarsınız. İki liste farklı şeyler anlatır. Kaçırılan arama, karşılanmamış bir aramadır. Geri arama talebi ise karşılanmış, konuşulmuş ve sizin dönüşünüzü bekleyen bir aramadır.
Geri arama talebi şöyle oluşur. Asistana bilmediği bir konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür, aramanın özeti de panelinize düşer.
Talebe dönmeden önce aramanın özetini okuyun. Arayanın ne sorduğunu ve neden dönüş beklediğini birkaç satırda görürsünüz. Ayrıntıyı merak ederseniz arama kaydını panelden dinlersiniz. Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve önceki aramalar karta bağlanır; telefonu açtığınızda müşteriyi tanıyarak konuşursunuz.
Takibi bir rutine bağlamak işinizi hafifletir. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Gün içinde bu bildirimlere göz atıp akşam paneli bir kez açmak sade bir düzen kurar. Haftalık raporu okurken taleplerin hangi konularda toplandığına da bakın; bu bilgiyi aşağıdaki kararlar bölümünde kullanacağız.
Alodiyo ile telefon yoğunluğunu adım adım ölçmek
Alodiyo ile telefon yoğunluğunuzu ölçmek, asistanı numaranıza bağlayıp ilk haftanın sonunda Arama raporları bölümünü açmakla başlar. Adımları kendiniz yaparsınız. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. İlk ölçüm haftanız için şu sırayı izleyebilirsiniz.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo'yu kurup ilk iki ölçüm haftanızı tamamlamanız için izleyeceğiniz sırayı gösteriyor.
- Asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir 0850 veya şehir kodlu numaraya bağlayın.
- Bugünkü numaranızı kullanacaksanız aramaları operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin.
- Yeni numara alıyorsanız başvurunuzu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlayın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın ve içine işletme adınızı, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini ekleyin.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Arama bitince e-posta alacak bildirim kişilerinizi belirleyin.
- İlk haftanın sonunda Arama raporları bölümünü açıp toplam aramalarla kaçırılan aramaları not edin.
- Paneldeki geri arama taleplerini aramaların özetleriyle birlikte okuyup dönüşlerinizi yapın.
- İkinci haftanın sonunda aynı rakamlara yeniden bakıp ilk haftayla karşılaştırın.
Arama bilgilerini alıştığınız ekranda da görmek isterseniz aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bu bağlantıyı da panelden siz kurarsınız. Asistanın gelen aramalarda üstlendiği diğer işleri sanal sekreter sayfamızda ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.
Rakamlara bakarak hangi kararları verebilirsiniz
Rakamlar size beş karar için zemin hazırlar: yoğun saat planı, bilgi bankasının güncellenmesi, internetten randevu, ayrı asistanlar ve memnuniyet takibi. Hepsini aynı anda ele almanız beklenmez. Raporun en çok öne çıkardığı konuyla başlamanız yeterli olur. Her kararın etkisini bir sonraki haftanın raporunda izlersiniz.
Kaçırılan aramalar belli saatlerde toplanıyorsa
Kaçırılan aramalar belli saatlerde toplanıyorsa o saatlerde aramaların üst üste gelip gelmediğine bakın. Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Planların ayrıntısını fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Geri arama talepleri aynı konuda tekrarlanıyorsa
Geri arama talepleri aynı konuda tekrarlanıyorsa o konuyu bilgi bankasına ekleyin. Asistan, bilgi bankasında öğrettiğiniz bilgiyle cevap verir. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Bir sonraki haftanın raporunda o konudaki taleplerin seyrini izlersiniz.
Aramaların çoğu randevu içinse
Aramaların çoğu randevu içinse müşterilerinize internetten randevu alma yolunu da açabilirsiniz. Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşteri randevusunu ya da rezervasyonunu kendisi alır. Telefonda alınan randevular ise Google Takvim'e yazılır. Ayrıntıları randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.
Farklı türde aramalar aynı numarada karışıyorsa
Satış soruları ile randevu talepleri aynı numarada karışıyorsa ayrı asistanlar kurmayı düşünün. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur. Rapordaki asistan başına sonuç bu durumda her işi ayrı gösterir. Hangi alanda daha çok talep olduğunu böylece net görürsünüz.
Arayanların memnuniyetini izlemek istiyorsanız
Arayanların memnuniyetini izlemek istiyorsanız Duygu analizi sonuçlarına bakın. Pro ve üstü planlarda arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaların özetini okuyup bu müşterilere öncelikle dönersiniz.
Hangi işletme türü hangi rapora öncelik vermeli
Her işletme türü raporun farklı bir bölümünden daha çok yararlanır; öncelik, telefonun o işteki rolüne bağlıdır. Randevuyla çalışan bir işletme için saat dağılımı öne çıkar. Bilgi soran müşterisi çok olan bir işletme için geri arama talepleri ve ortalama süre daha anlamlıdır. Aşağıdaki öneriler başlangıç için yön gösterir; asıl cevabı kendi raporunuz verir.
Aşağıdaki tablo, Türkiye'deki yaygın işletme türleri için ilk bakılacak raporu ve nedenini gösteriyor.
| İşletme türü | Önce bakılacak rapor | Neden |
|---|---|---|
| Diş kliniği | Saat dağılımı ve kaçırılan aramalar | Hekim tedavideyken gelen randevu aramalarının hangi saatlerde toplandığını gösterir |
| Kuaför | Haftanın günü dağılımı | Randevu talebinin hangi günlere yığıldığını ve ekip planını gösterir |
| Veteriner kliniği | Geri arama talepleri ve arama özetleri | Bilgi bankasında karşılığı olmayan soruların hangi konularda toplandığını gösterir |
| Restoran | Saat dağılımı | Rezervasyon aramalarının günün hangi diliminde yoğunlaştığını gösterir |
| Oto servis | Ortalama süre ve arama özetleri | Arayanların kısa bilgi mi, ayrıntılı açıklama mı istediğini gösterir |
| Emlak ofisi | Toplam aramalar ve haftanın günü dağılımı | İlan dönemlerinde telefon talebinin nasıl değiştiğini gösterir |
| Avukatlık bürosu | Geri arama talepleri | Asistanın kesin bilgi vermediği ve sizin dönüşünüzü bekleyen konuları gösterir |
Tablodaki eşleşmeler birer öneridir. İlk iki haftanın rakamlarını gördükten sonra önceliğinizi değiştirmekten çekinmeyin. Arama raporları bütün planlarda açıktır ve istediğiniz an her bölümüne bakarsınız. Asıl fark, her hafta aynı rakamlara aynı sırayla bakma alışkanlığından doğar.
Sık sorulan sorular
Kaçırılan arama sayısı ne sıklıkla kontrol edilmeli?
Kaçırılan arama sayısını haftada bir kez, her hafta aynı gün kontrol etmek karşılaştırmayı kolaylaştırır. Geri arama taleplerine ise gün içinde bakmak daha uygundur, çünkü arayan sizden dönüş bekler. İlk hafta başlangıç çizginizdir. İkinci haftadan sonra rakamlar birbirine göre anlam kazanır.
Cevapsız aramaları nereden görürüm?
Cevapsız aramalar, Arama raporları bölümünde kaçırılan aramalar olarak toplam aramaların yanında görünür. Aynı raporda ortalama süre, saat ve haftanın günü dağılımı ve asistan başına sonuç da yer alır. Arama raporları bütün planlarda bulunur.
Geri arama talebi nasıl oluşur?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür ve aramanın özeti de panelinize düşer.
Gece ve hafta sonu gelen aramalar raporda yer alır mı?
Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Bu aramalar raporun saat ve haftanın günü dağılımında görünür. Böylece işletmeniz kapalıyken ne kadar talep geldiğini de izlersiniz.
Bir arama bittiğinde nasıl haberim olur?
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Aramanın özetini panelden okur, isterseniz arama kaydını dinlersiniz. Arayanın önceki aramaları da müşteri kartında bir arada durur.
Arama bilgilerini kendi sistemime gönderebilir miyim?
Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece aramalarınızı alıştığınız ekranda da takip edersiniz.
Arama kayıtlarındaki kişisel verilerin sorumlusu kimdir?
Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Karşılama cümlenizde aramanın kaydedildiğini belirterek arayanı baştan bilgilendirirsiniz.
Özet
- Kaçırılan arama sayısı, Arama raporlarında toplam aramaların yanında ayrı bir rakam olarak görünür.
- İki rakamı haftadan haftaya yan yana okumak, telefon talebinizin seyrini açıkça gösterir.
- Saat ve gün dağılımı, kaçırılan aramaların günün ve haftanın hangi dilimlerinde toplandığını ortaya çıkarır.
- Geri arama talepleri aramanın özeti ve müşteri kartıyla birlikte okunduğunda günlük dönüş listeniz hazır olur.
- Tekrarlanan sorular bilgi bankanıza, yoğun saatler ise plan ve ekip kararlarınıza yön verir.
Telefon yoğunluğunuzu ölçmeye başlamak için Alodiyo'yu numaranıza bağlayın ve ilk haftanın raporunu kendiniz görün.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
