Müşteri bilgisi güncelleme araması nasıl yapılır

Kısaca: Müşteri bilgisi güncelleme araması, kayıtlı müşterilerinizi arayıp telefon, e-posta ve adres bilgilerinin bugün de doğru olup olmadığını sorarak yapılır. Alodiyo'da bu aramaları yapay zekâ telefon asistanı Dış aramalar özelliğiyle yapar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Aramalar müşteri kartına bağlanır, isterseniz Salesforce'a ya da kendi sisteminize de gönderilir.

Müşteri bilgisi güncelleme araması, bir işletmenin elindeki eski kayıtları müşterinin kendisine sorarak düzelttiği kısa bir telefon aramasıdır. Amacı satış değildir. Amacı doğru kişiye, doğru numaradan ve doğru adresle ulaşmaktır. Yapay zekâ telefon asistanı bu aramaları sizin listenizdeki kişilerle yapar, siz de sonuçları panelden okursunuz.

Rehberin devamında kayıtların neden eskidiğini, telefonda hangi bilgileri sordurmanın doğru olduğunu ve aramaların Alodiyo'da nasıl kurulduğunu anlatıyoruz. Sonuçların nereye düştüğünü ve güncellemeden sonra kayıtlarınızla ne yapacağınızı da adım adım görüyoruz.

Eski müşteri kayıtları neden bozulur

Müşteri kayıtları, müşterinin hayatı değiştiği hâlde kayıt aynı kaldığı için bozulur. İnsanlar taşınır, iş değiştirir, yeni bir e-posta adresi açar. Bir aile tek numarayla kayıt olur, zamanla herkes kendi numarasını kullanmaya başlar. Kayıt ise ilk günkü hâliyle durur.

İkinci neden kayıtların geldiği yerdir. Pek çok küçük işletmede müşteri listesi bir defterden, eski bir programdan ya da bir elektronik tablodan aktarılmıştır. Aktarma sırasında bazı alanlar boş kalır, isimler kısaltılır, numaralar eksik yazılır. Liste büyüdükçe hangi kaydın güvenilir olduğunu ayırmak zorlaşır.

Örneğin İzmir'de bir veteriner kliniği, kış öncesi aşı hatırlatmaları için pazartesi sabahı müşteri listesini açıyor. Kayıtların bir kısmında e-posta yok, bazılarında eski adres yazıyor, bazı kartlarda hayvan sahibinin adı yerine evcil hayvanın adı girilmiş. Sekreter öğleye kadar elle birkaç kişiyi arayabiliyor, bir yandan da gelen telefonlara bakıyor. Liste yarım kalıyor.

Kayıtları düzeltmenin en kısa yolu müşteriye sormaktır. Zor olan soruyu sormak değil, aynı soruyu uzun bir listeye sorup cevapları düzenli tutmaktır. Yapay zekâ telefon asistanı bu tekrarlı işi üstlenir, siz de kliniğe ve gelen müşteriye odaklanırsınız.

Güncelleme araması neden telefonla yapılır

Güncelleme araması telefonla yapılır, çünkü soru o an sorulur ve cevap o an alınır. E-postayla gönderilen bir form açılmadan gelen kutusunda bekleyebilir. Telefonda müşteri kaydını kısa bir cevapla düzeltir. Bilginin kaynağı da bellidir: müşterinin kendi sözü.

Güncelleme araması bir kampanya araması değildir. İçinde indirim, teklif ya da yeni ürün anlatımı yer almaz. Müşteri kendisine neden ulaşıldığını ilk cümlede anladığında arama daha rahat geçer.

Doğru kayıt iki tarafın da işine yarar. Müşteri hatırlatmaları ve duyuruları doğru adreste alır. Siz de bir sonraki aramada ya da yazışmada kime ulaştığınızı bilirsiniz.

Telefonla hangi bilgileri teyit edebilirsiniz

Telefonla, müşterinin kolayca söyleyebileceği iletişim ve tercih bilgilerini teyit edebilirsiniz. Hangi bilgilerin sorulacağına siz karar verirsiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır.

Aşağıdaki bilgiler telefonda kısa bir soruyla teyit edilmeye uygundur:

• Ad ve soyadın kayıttaki yazılışı müşteriye okunarak doğrulanır.
• Kayıtlı e-posta adresinin hâlâ kullanılıp kullanılmadığı sorulur.
• Açık adres ya da en azından ilçe bilgisi teyit edilir.
• Müşterinin telefonla mı, e-postayla mı haber almak istediği öğrenilir.
• İşletmenize bağlı bir bilgi, örneğin araç modeli ya da evcil hayvanın adı, doğrulanır.
• Aynı numarayı kullanan bir aile üyesinin ayrı kayıt isteyip istemediği sorulur.

Bazı bilgileri bu aramada sormamanızı öneririz. Kart numarası, şifre, kimlik numarası ve sağlıkla ilgili ayrıntılar güncelleme aramasının konusu değildir. Aramayı iletişim bilgileriyle sınırlı tutmak müşteriye güven verir.

Soru sayısını da az tutun. Birkaç net soru, uzun bir anketten daha temiz sonuç verir. Müşteri aramanın ne zaman biteceğini sezdiğinde rahatlar.

Alodiyo ile müşteri bilgisi güncelleme araması nasıl yapılır

Alodiyo ile müşteri bilgisi güncelleme araması Dış aramalar özelliğiyle yapılır: asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Asistan, bilgi bankasına yazdığınız işletme bilgileriyle ve talimatınızdaki sorularla konuşur.

Güncelleme aramalarını şu sırayla kurabilirsiniz:

1. Bilgi bankasına işletmenizin adını, çalışma saatlerinizi ve hizmetlerinizi yazın ya da bu bilgileri web sitenizden aktarın.
2. Talimata aramanın amacını ve asistanın teyit edeceği bilgileri sırasıyla yazın.
3. Asistanın kendini nasıl tanıtacağını belirleyin: işletme adı, yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği.
4. Aranacak müşterilerin listesini hazırlayın ve listeyi Dış aramalar için asistana verin.
5. Aramalar bittikçe panelde her aramanın Arama özetini okuyun.
6. Müşteri kartını açın ve aramanın o karta bağlandığını görün.
7. Bilgilerin Salesforce'a ya da kendi sisteminize gitmesini istiyorsanız sistem bağlantısını panelden kurun.

Bilgi bankası, asistanın işletmenizi doğru anlatmasını sağlar. Müşteri "Hafta sonu açık mısınız?" diye sorduğunda asistan bu bilgiyle cevap verir. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der.

Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur. Örneğin bir asistan gelen aramalarda randevu alırken diğeri güncelleme aramalarına ayrılır. Her asistanın talimatı böylece tek bir işe odaklı kalır. Yine Pro ve üstü planlarda ses klonuyla asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur.

Sonuçlar müşteri kartına ve sisteminize nasıl ulaşır

Sonuçlar üç yerde görünür: panelde Arama özeti olarak, müşteri kartında bağlı arama olarak ve isterseniz kendi sisteminizde. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim çıkar.

Arama özeti, müşterinin aramada söylediklerini okunur biçimde verir. Yeni e-posta adresini, değişen ilçeyi ya da tercih edilen iletişim yolunu özetten okur, kaydınızı buna göre düzeltirsiniz. Bir cevaptan emin olmak istediğinizde Arama kaydıyla aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Harf harf söylenen bir adres ya da yazılışı farklı bir isim için kayda dönmek işinizi kolaylaştırır.

Müşteri kartı numarayla açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Kartı açtığınızda güncelleme aramasını ve müşterinin diğer aramalarını bir arada görürsünüz. Müşteri haftalar sonra sizi aradığında gelen arama da aynı karta bağlanır. Kaydın geçmişi dağılmaz.

Sistem bağlantısı, aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Ekibiniz her gün kendi sisteminde çalışıyorsa güncelleme aramalarının sonuçları da oraya gider. Bilgi iki ekran arasında elle taşınmaz.

Diyelim ki Bursa'da bir oto servis yeni bir sanayi sitesine taşındı. Servis sahibi eski müşterilerine yeni adresi duyurmak, onların güncel numarasını ve araç bilgisini de teyit etmek istiyor. Salı sabahı listeyi asistana veriyor ve tezgâhın başına dönüyor. Aramalar bittikçe e-posta bildirimleri geliyor; akşam panele baktığında özetler müşteri kartlarına bağlı hâlde bekliyor, aynı bilgiler servis programına da gitmiş oluyor.

Müşteriyi rahatsız etmeden güncelleme nasıl sorulur

Müşteriyi rahatsız etmeden güncelleme sormanın yolu, aramayı kimin ve neden yaptığını ilk cümlede söylemektir. Gelen aramalardaki karşılama cümlesi için önerdiğimiz yapı burada da işe yarar: işletme adı, yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Müşteri kiminle konuştuğunu bildiğinde konuşma daha rahat ilerler.

İkinci kural tek amaçtır. Güncelleme aramasına satış cümlesi eklemeyin. Talimata "Bu arama kayıt teyidi için yapılıyor, teklif ve kampanya anlatma" gibi net bir çerçeve yazmak, asistanın konuşmayı kısa tutmasına yardım eder. Müşteri başka bir şey sorarsa asistan bilgi bankasındaki bilgiyle cevap verir.

Üçüncü kural nazik bir kapanıştır. Asistan teşekkür eder ve aramayı uzatmadan bitirir. Müşteri, güncellemenin hatırlatmaların doğru adrese ulaşması için yapıldığını duyduğunda aramanın kendisine de faydalı olduğunu görür.

Pro ve üstü planlarda Duygu analizi bu konuda size yol gösterir. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaları dinleyip talimatınızdaki cümleleri yumuşatırsınız.

Güncelleme araması hangi işletmelere uygun

Güncelleme araması, aynı müşteriye düzenli olarak yeniden ulaşan her işletmeye uygundur. Müşteriyle ilişki tek seferlik değil de yıllara yayılıyorsa kaydın doğru olması doğrudan işinize yarar. Alodiyo'nun asistanı sektörden bağımsız çalıştığı için talimatı işletme türünüze göre yazarsınız.

Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde hangi bilginin teyit edilebileceğini ve güncel kaydın nerede işe yaradığını gösterir.

Sektörünüze yakın örnekler için veteriner kliniği sayfamıza ya da oto servis sayfamıza göz atabilirsiniz. İki sayfada da asistanın o işletme türünde nasıl kullanıldığı anlatılır.

Güncellemeden sonra kayıtlarınızla ne yapılır

Güncellemeden sonra özetlerdeki yeni bilgiyi kayıtlarınıza yansıtır, sonuçları raporlardan izler ve bir sonraki turu planlarsınız. Sistem bağlantısı kuruluysa arama ve müşteri bilgisi zaten kendi sisteminizdedir. Gelen bir aramada, yeni bir Dış aramalar listesinde ya da yazışmalarınızda artık güncel bilgiyle çalışırsınız.

Arama raporları, güncelleme döneminin genel resmini verir. Toplam aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu raporlarda görürsünüz. Ayrı bir güncelleme asistanı kurduysanız onun sonuçlarını diğer asistanlardan ayrı izlersiniz. Bir sonraki turu planlarken bu tablo yol gösterir.

Güncellemeyi bir kerelik iş olarak görmeyin. Yeni müşteriler eklendikçe ve eski müşterilerin bilgileri değiştikçe liste yeniden eskir. Yılda bir ya da sezon öncesi kısa bir tur listeyi canlı tutar. Aramaları asistan yaptığı için siz o gün kendi işinize devam edersiniz.

Asistanın gelen aramalarda neler yaptığını merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamız genel bir çerçeve sunar. Telefonla ilgili diğer rehberler için blog sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Müşteri bilgisi güncelleme araması hangi planda yapılır?

Müşteri bilgisi güncelleme araması Alodiyo'nun Dış aramalar özelliğiyle yapılır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda bulunur. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak aylık ya da yıllık seçilir; ayrıntıları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.

Müşterinin söylediği yeni bilgiyi nereden görürüm?

Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür ve müşterinin söylediklerini oradan okursunuz. Arama, müşteri kartına bağlanır. Sistem bağlantısı kurduysanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize de gönderilir.

Güncelleme sonuçlarını Salesforce'a aktarabilir miyim?

Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Ekibiniz her gün hangi sistemde çalışıyorsa güncel bilgiyi orada görür.

Müşteri asistana bilmediği bir şey sorarsa ne olur?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soru geldiğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Asistanın daha çok soruya cevap vermesini istiyorsanız bilgi bankasına yeni bilgiler eklersiniz.

Aramada ne konuşulduğunu dinleyebilir miyim?

Evet, Arama kaydıyla her aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Bir ismin yazılışından ya da bir adresten emin olmak istediğinizde kayda dönersiniz. Özet ve kayıt aynı aramanın altında durur.

Asistan müşterilerimi benim sesimle arayabilir mi?

Pro ve üstü planlarda ses klonuyla asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Müşterileriniz tanıdık bir sesle karşılaşır. Aramanın başında yapay zekâ asistanı olduğunun söylenmesini öneririz.

Kişisel veriler konusunda nereden bilgi alırım?

Alodiyo hizmetinde veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Kendi müşterilerinize yönelik yükümlülükleriniz için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz. Bu yazı genel bilgi verir, hukuki görüş içermez.

Özet

• Müşteri bilgisi güncelleme araması, eski kayıtlarınızı müşteriye sorarak düzelttiğiniz kısa bir telefon aramasıdır.
• Alodiyo'nun Dış aramalar özelliği listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır.
• Aramalar müşteri kartına bağlanır ve sistem bağlantısıyla Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir.
• Kendini açıkça tanıtan, tek amaçlı ve kısa bir arama müşteriye güven verir.

Müşteri listenizi güncel tutmaya bugün başlamak için Alodiyo hesabınızı açın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.