Kısaca: Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılan ve o numaradan gelen aramaları bir arada tutan kayıttır. Alodiyo'da her arama bittiğinde özeti panelinize düşer, ses kaydını panelden dinlersiniz ve arama o numaranın kartına bağlanır. Düzenli müşteriniz yeniden aradığında daha önce ne istediğini ve ne sorduğunu tek kartta görürsünüz.
Müşteri kartı, yapay zekâ telefon asistanı Alodiyo'nun arayan her numara için kendiliğinden açtığı kayıttır. Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı açar, arayanla konuşur ve arama bitince onu o numaranın kartına bağlar. Kartı siz doldurmazsınız; isim ya da numara girmeden ilk aramayla oluşur.
Düzenli müşterisi olan işletmeyi aynı kişi farklı nedenlerle tekrar tekrar arar. Hayvan sahibi sabah aşı randevusu alır, öğleden sonra bir soru için yeniden arar; kuaför müşterisi her ay cumartesi için yer ister. Yazının devamında kartın nasıl açıldığını, yanında hangi bilgilerin durduğunu, hangi işletme türünde ne işe yaradığını ve Alodiyo'da adım adım nasıl oluştuğunu bulacaksınız.
Müşteri kartı nedir ve neden işe yarar
Müşteri kartı, bir numaradan gelen aramaları tek kayıtta toplayan ve düzenli müşterinizin telefon geçmişini sizin yerinize tutan kayıttır. Alodiyo'nun telefonu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan asistanının bir parçasıdır. Asistanın genel olarak hangi işleri yaptığını sanal sekreter sayfamızda bulabilirsiniz.
Kartın işe yaradığı an, müşterinin "Geçen hafta aramıştım" dediği andır. Kartı açtığınızda o aramanın özeti karşınızdadır ve müşteriye aynı soruyu ikinci kez sormazsınız. Müşteri de derdini baştan anlatmaz.
Defter, mesaj ve hafıza yerine tek kayıt
Küçük işletmede telefondan gelen bilgi çoğu zaman üç yere dağılır. Bir kısmı tezgâhtaki randevu defterine, bir kısmı ustanın cep telefonundaki mesajlara, bir kısmı da ön masadaki çalışanın hafızasına yazılır. Çalışan izne çıktığında hafızadaki bilgi de onunla gider; müşteri kartında ise aramanın özeti panelde kalır.
Müşteri kartı kendiliğinden nasıl açılır
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar aynı karta bağlanır. Form doldurmazsınız, kişi eklemezsiniz. Arayanın numarası kartın anahtarıdır.
Yeni bir numara aradığında o numara için kart açılır. Aynı numara ertesi gün ya da ay sonunda yeniden aradığında yeni arama mevcut karta eklenir. Kart zamanla o müşterinin işletmenizle telefondaki geçmişine dönüşür.
Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve saatten bağımsız çalışır. Pazar akşamı randevu için arayan müşterinin araması da açılır ve o numaranın kartına bağlanır. Aramanın özeti pazartesi sabahı panelinizde sizi bekler.
Veteriner kliniğinde aynı numaradan iki arama
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde salı sabahı saat dokuz buçuk. Hekim muayenede, ön masadaki çalışan kasada ödeme alıyor ve telefon çalıyor. Arayan, köpeğine aşı randevusu almak isteyen bir hayvan sahibidir. Asistan aramayı açar, randevuyu alır ve randevu kliniğin Google Takvim'ine yazılır.
Öğleden sonra aynı numara yeniden arar. Hayvan sahibi bu kez aşıdan sonra köpeğini ne zaman yıkayabileceğini sorar. Bilgi bankasında bu konuda bilgi yoktur; asistana bilmediği konuda uydurmaması söylendiği için "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar.
Akşam hekim panele baktığında iki arama aynı kartta yan yana durur: sabahki randevu ve öğleden sonraki soru. Hekim geri aramaya "Aşı randevunuzla ilgili sorunuz için arıyorum" diye başlar. Hayvan sahibi neyi sorduğunu yeniden anlatmaz.
Kartta hangi aramalar ve bilgiler bir arada durur
Kartta o numaradan gelen aramalar bir arada durur; her aramanın özeti ve ses kaydı panelinizdedir. Geri arama talepleri de panelde görünür, Pro ve üstü planlarda duygu analizi bunlara eklenir. Kartı bir müşteri dosyası gibi düşünün: dosyanın her sayfası bir aramadır.
Arama özeti
Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl sonuçlandığını kaydı dinlemeden okursunuz. Kartta birden fazla arama varsa özetleri art arda okuyarak müşterinin geçmişini birkaç satırda toparlarsınız.
Arama kaydı
Arama kaydı, aramanın ses kaydıdır ve panelden dinlenir. Özette geçen bir ayrıntıyı müşterinin kendi sözleriyle duymak istediğinizde kayda dönersiniz. Bir müvekkilin dosyasıyla ilgili hangi tarihi söylediğinden emin değilseniz kaydı dinleyip netleştirirsiniz.
Geri arama talepleri
Arayan isterse asistan geri arama talebi açar ve talep panelde görünür. Talebin açıldığı arama da o numaranın kartına bağlanır. Geri aramayı yapan kişi, müşteriyi aramadan önce aynı kartta önceki aramaları da görür.
Duygu analizi
Duygu analizi, Pro ve üstü planlarda arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Düzenli bir müşterinin son aramasında memnuniyet düşük çıktıysa onu geri aramadan önce o aramanın özetini okuyun ve konuşmaya oradan başlayın.
Düzenli müşteri yeniden arayınca kart nasıl kullanılır
Düzenli müşteri yeniden aradığında kartı üç anda açarsınız: geri aramadan önce, müşteri kapıdan girdiğinde ve tekrar eden soruları ayıklarken. Kartın değeri, aynı kişiyle ne kadar sık konuşuyorsanız o kadar artar. Bir kez arayan için kart bir kayıttır, her ay arayan içinse bir geçmiştir.
Kuaförde her ay aynı numaradan gelen randevu
Örneğin mahalledeki bir kuaförde cumartesi öğleden sonra saat üç. Usta fön çekiyor, yan koltukta boyası işlenmeyi bekleyen bir müşteri oturuyor ve telefon çalıyor. Arayan, her ay gelen bir müşteridir ve gelecek hafta için randevu ister.
Asistan aramayı açar ve randevuyu alır. Akşam dükkânı kapatırken usta müşterinin kartını açar ve önceki aylardaki randevu aramalarını bir arada görür. Özetlerin her birinde müşterinin cumartesi öğleden sonrası için yer istediği yazıyordur. Usta sonraki ayın cumartesi programını yaparken o saati bu müşteri için aklında tutar.
Geri aramadan önce kartı açın
Geri aramadan önce karta kısa bir bakış, konuşmanın ilk cümlesini değiştirir. "Fiyatını sorduğunuz bakım için arıyorum" diye başlamak, "Kim aramıştı, ne istemiştiniz" diye başlamaktan farklıdır. Müşteri, sorusunun not edildiğini ilk cümlede anlar.
Müşteri geldiğinde son aramaya göz atın
Müşteri dükkâna, kliniğe ya da ofise geldiğinde kartındaki son arama size konuşmanın konusunu verir. Telefonda bir hizmetin süresini sorduysa o konuyu siz açarsınız. Müşteri, sorusunun unutulmadığını kapıda görür.
Tekrar eden soruları bilgi bankasına ekleyin
Kartları okudukça bazı soruların farklı müşterilerden tekrar tekrar geldiğini görürsünüz. Otopark var mı, cumartesi kaçta kapanıyorsunuz, kartla ödeme alıyor musunuz gibi sorular buna örnektir. Cevaplarını bilgi bankasına eklediğinizde asistan sonraki aramalarda bu soruları kendisi cevaplar.
Alodiyo'da müşteri kartı adım adım nasıl oluşur
Alodiyo'da müşteri kartı, numaranızı bağlayıp asistanınızı ayarladıktan sonra ilk aramayla kendiliğinden oluşur. Kurulumun her adımını panelden siz yaparsınız. Aşağıdaki liste, numarayı bağlamaktan ilk kartı açmaya kadar olan adımları sırasıyla gösterir.
- Numaranızı seçin: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin, mevcut santralinizi ya da 0850 numaranızı bağlayın veya e-Devlet onayı ve belgeyle 0850 ya da şehir kodlu yeni bir numara alın.
- Bilgi bankasını doldurun: hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini yazın: arayanın ilk duyacağı cümleyi panelden belirleyin.
- Randevuları takviminize bağlayın: asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'inize yazılsın.
- Bildirim kişilerini ekleyin: her arama bittiğinde e-posta almasını istediğiniz kişileri seçin.
- İlk aramayı karşılayın: asistan aramayı açar, arayanla konuşur ve arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır.
- Kartı açın: arama bittikten sonra özeti panelde okuyun, isterseniz kaydı dinleyin ve aynı numaradan gelen sonraki aramaların aynı karta eklendiğini görün.
Asistanın telefonda randevuyu nasıl aldığını randevu sistemi sayfamız ayrıntılı anlatır. Karşılama cümlesine neleri koymanızın önerildiğini yazının son bölümünde bulacaksınız.
Müşteri kartı hangi işletme türünde ne işe yarar
Müşteri kartı, aynı kişinin tekrar tekrar aradığı her işletme türünde düzenli müşteriyi tanımayı kolaylaştırır. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde düzenli arayanın kim olduğunu ve kartın neyi kolaylaştırdığını gösterir.
| İşletme türü | Düzenli arayan kim | Kartın kolaylaştırdığı iş |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Aşı ve kontrol için dönem dönem arayan hayvan sahibi | Önceki randevu aramalarını ve soruları geri aramadan önce görmek |
| Kuaför | Her ay randevu alan müşteri | Randevu aramalarını ve saat tercihini aynı kartta izlemek |
| Güzellik salonu | Seans paketi olan müşteri | Hangi seans için aradığını özetlerden takip etmek |
| Diş kliniği | Tedavi süresince sık arayan hasta | Randevu ve soru aramalarını tek yerde toplamak |
| Oto servis | Bakım ve parça durumunu soran araç sahibi | Aynı müşterinin aramalarını bir arada görmek |
| Emlak ofisi | Birden fazla ilanı soran alıcı ya da kiracı | Hangi ilanları sorduğunu önceki aramalardan hatırlamak |
| Avukatlık bürosu | Dosyasının durumunu soran müvekkil | Müvekkilin her aramada ne sorduğunu özetlerden okumak |
Tablodaki işletmelerin ortak noktası, aynı müşterinin bir konu için birden fazla kez aramasıdır. Emlak ofisini arayan bir alıcı önce bir daireyi, birkaç gün sonra başka bir daireyi sorar. Kartta iki arama yan yana durduğunda hangi ilanlarla ilgilendiğini görür ve ona benzer ilanları siz önerirsiniz.
Kartı daha faydalı kılan ayarlar nelerdir
Müşteri kartını daha faydalı kılan ayarlar bilgi bankası, bildirimler, sistem bağlantısı, arama raporları ve Çoklu dildir. Kart kendiliğinden açılır; özetlerin ne kadar iş göreceği ise asistana ne öğrettiğinize bağlıdır. Bu ayarların hepsini panelden siz yaparsınız.
Bilgi bankasını güncel tutun
Bilgi bankası ne kadar dolu olursa asistan o kadar çok soruyu kendisi cevaplar. Çalışma saatiniz ya da fiyatınız değiştiğinde bilgi bankasını da güncelleyin. Bilgiyi kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz.
Bildirimleri doğru kişilere yönlendirin
Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Randevuları düzenleyen çalışanı ve geri aramaları yapan kişiyi listeye ekleyin. Yeni bir arama geldiğinde işi olan kişi e-postayla haberdar olur.
Müşteri bilgisini kendi sisteminize gönderin
Aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderebilirsiniz. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Müşteri listenizi zaten başka bir sistemde tutuyorsanız telefondan gelen bilgi de oraya ulaşır.
Arama raporlarına haftalık bakın
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Kart tek bir müşteriyi anlatır, rapor ise bütün resmi. Aramaların hangi gün ve saatlerde yoğunlaştığını görmek, geri aramaları hangi saatlere koyacağınızı planlamanıza yardım eder.
Farklı dilde arayan müşteriler için Çoklu dil
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Turist ağırlayan bir işletmeyi yabancı dilde arayan müşterinin araması da kendi numarasının kartına bağlanır. Aramanın özetini diğer aramalar gibi panelden okursunuz.
Arama kaydı ve müşteri bilgisinde nelere dikkat edilir
Arama kaydı ve müşteri bilgisinde ilk dikkat edilecek nokta, arayana aramanın kaydedildiğini baştan söylemektir. Alodiyo panelinde yazdığınız karşılama cümlesine üç şey koymanız önerilir: işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Müşteri, kartına bağlanacak aramanın kaydedildiğini daha ilk cümlede duyar.
Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Kendi işletmenizin müşteri bilgisiyle ilgili sorumlulukları için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Kart aynı numaranın aramalarını bir araya getirdiği için tek bir müşteriye dair bilgi bir yerde toplanır. Bildirim listesine geri aramaları yapan ve randevuları yöneten kişileri ekleyin. Arama bilgisi e-postayla, o bilgiyle iş yapacak kişilere gitsin.
Sık sorulan sorular
Müşteri kartını ben mi oluştururum?
Hayır, müşteri kartını siz oluşturmazsınız. Yeni bir numara aradığında kart kendiliğinden açılır ve aynı numaradan gelen sonraki aramalar bu karta eklenir. Form doldurmaz, kişi kaydı girmezsiniz.
Müşteri kartında hangi bilgileri görürüm?
Kartta o numaradan gelen aramalar bir arada durur. Her aramanın özetini panelde okur, ses kaydını panelden dinlersiniz. Pro ve üstü planlarda duygu analizi memnuniyetin düşük olduğu aramaları da işaretler.
Gece ya da hafta sonu gelen aramalar da karta eklenir mi?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da açar. Arama bitince özeti panele düşer ve arama o numaranın kartına bağlanır. Sabah işe başladığınızda gece arayan müşterinin ne istediğini kartında okursunuz.
Asistan cevabını bilmediği bir soruda ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bilgi bankasında olmayan bir konuda tahmin yürütmek yerine bunu arayana açıkça söyler. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Müşteriyi geri ararken neyi sorduğunu kartındaki özetten görürsünüz.
Arama bitince ekipte kim haberdar olur?
Arama bittiğinde bildirim kişisi olarak seçtiğiniz kişilere e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Randevuları yöneten ve geri aramaları yapan kişiyi bu listeye ekleyebilirsiniz. Böylece her arama, onunla ilgilenecek kişiye ulaşır.
Müşteri bilgisini kendi sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Bilgi hem Alodiyo panelinde hem de kullandığınız sistemde durur.
Müşteri kartı hangi planlarda var?
Müşteri kartı, arama özeti ve arama kaydı her planda yer alır. Duygu analizi ve Çoklu dil Pro ve üstü planlardadır. Planları ve aylık ya da yıllık seçenekleri fiyatlandırma sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Özet
- Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramaları bir arada tutar.
- Karttaki her aramanın özeti panelde okunur, ses kaydı panelden dinlenir.
- Geri aramadan önce ve müşteri geldiğinde karta bakmak, müşterinin derdini yeniden anlatmasının önüne geçer.
- Bilgi bankası, bildirimler, sistem bağlantısı ve arama raporları kartı daha faydalı kılar.
- Kurulumu panelden siz yaparsınız ve ilk kart ilk aramayla oluşur.
Düzenli müşterilerinizin telefon geçmişini tek kartta toplamaya Alodiyo ile başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
