Kısaca: Ortalama görüşme süresi, arayanların işletmenizle ortalama ne kadar konuştuğunu ve telefonda nereye takıldıklarını anlamak için ilk ipucunu verir. Sürenin uzun ya da kısa olması tek başına iyi ya da kötü değildir; anlamını o aramaların arama özetini okuyup arama kaydını dinlediğinizde öğrenirsiniz. Alodiyo'da ortalama süre Arama raporlarında görünür, her aramanın özeti ve kaydı da panelinizde yer alır.
Ortalama görüşme süresi, belli bir dönemde işletmenize gelen aramaların ortalama ne kadar sürdüğünü gösteren rapor değeridir. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Asistanın günlük işini merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamızda genel bir tablo bulursunuz.
Rapordaki bu sayıya göz atıp geçmek kolaydır. Oysa sayı, müşterilerinizin telefonda neyle uğraştığını anlatan ilk işarettir. Aşağıda sayının uzun ya da kısa çıktığı dönemlerde hangi aramalara bakacağınızı, arama özeti ile arama kaydını nasıl kullanacağınızı ve bulduğunuz eksiği panelden nasıl düzelteceğinizi anlatıyoruz.
Ortalama görüşme süresi tek başına neyi gösterir
Tek başına bakıldığında ortalama süre bir karne notu değil, nereye bakacağınızı söyleyen bir ipucudur. Kısa bir ortalama hızlı biten randevuları da gösterebilir, bilgi alamadan kapanan aramaları da. Uzun bir ortalama ayrıntılı soru soran ilgili müşterileri de gösterebilir, aynı soruyu birkaç kez soran müşterileri de.
İki yorumu birbirinden ayırmanın yolu, sayının arkasındaki aramaları açmaktır. Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür ve aramada ne konuşulduğunu kısa biçimde anlatır. Arama kaydı ise aramanın sesini panelden dinlemenizi sağlar. Kayıtta tonu, duraksamaları ve arayanın bir soruyu yeniden sorup sormadığını duyarsınız.
Ortalama süre en çok kendi geçmişinizle karşılaştırdığınızda işe yarar. Her hafta raporda gördüğünüz değeri bir kenara not ederseniz, değişimi kolayca fark edersiniz. Değişimin olduğunu rapor söyler, sebebini özetler ve kayıtlar söyler.
Arama raporlarında ortalama süre nerede görünür
Ortalama süre, Arama raporlarında toplam aramalar ve kaçırılan aramalarla birlikte yer alır. Aynı raporda aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını, birden fazla asistan kullanıyorsanız asistan başına sonucu da görürsünüz. Bu bilgileri birlikte okuduğunuzda, sürenin hangi zaman diliminde değiştiğini fark etmek kolaylaşır.
Aşağıdaki liste, Arama raporlarında ortalama süreyle birlikte okuyabileceğiniz bilgileri sıralar.
- Toplam aramalar, işletmenize gelen aramaların sayısını gösterir.
- Kaçırılan aramalar, karşılanamayan aramaları gösterir.
- Ortalama süre, aramaların ortalama ne kadar sürdüğünü gösterir.
- Saat dağılımı, aramaların günün hangi saatlerinde yoğunlaştığını gösterir.
- Haftanın günü dağılımı, hangi günlerin daha yoğun geçtiğini gösterir.
- Asistan başına sonuç, her asistanın sonuçlarını ayrı ayrı gösterir.
Ortalama süreyi dağılımlarla yan yana okuduğunuzda sorunuz netleşir. Yoğunluğun arttığı gün ve saati bildiğinizde, inceleyeceğiniz aramaları o zaman dilimiyle daraltırsınız. Bütün ayın aramalarını tek tek açmak yerine, değişimin yaşandığı birkaç güne odaklanırsınız.
Ortalama arama süresi uzunsa ne düşünmelisiniz
Ortalama arama süresi uzadıysa sorulacak ilk soru şudur: arayanlar uzun konuşarak bir sonuca mı ulaşıyor, yoksa bir yere mi takılıyor? İki durum raporda aynı görünür. Farkı, aramaların nasıl bittiğinde görürsünüz.
Uzun sürenin iyi bir işaret olduğu durumlar
Bazı işletmelerde uzun arama, ilgili bir müşteri demektir. Bir emlak ofisini arayan kişi bölgeyi, bütçesini ve aradığı evin özelliklerini anlatır. Arama özetinde aramanın randevuyla bittiğini okuyorsanız, uzun süre müşterinin karar vermek için bilgi topladığını gösterir. Böyle aramalarda süreyi kısaltmaya çalışmak yerine akışı korumak daha doğru bir tercihtir.
Uzun sürenin bir takılmayı gösterdiği durumlar
Diyelim ki bir kuaför salonu işletiyorsunuz ve Arama raporlarındaki ortalama süre, geçen ay not ettiğiniz değerden uzun. Saat dağılımında akşam saatleri öne çıkıyor. Akşam gelen aramaların özetlerini okuduğunuzda aynı konu tekrar ediyor: arayanlar yeni başlattığınız saç bakımının fiyatını soruyor.
O hizmetin fiyatı bilgi bankasında yazılı değil. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylendiği için "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor ve arayan isterse geri arama talebi açıyor. Birkaç arama kaydını dinlediğinizde, arayanların soruyu farklı sözcüklerle yeniden sorduğunu duyuyorsunuz. Uzayan süre, eksik bir bilginin işaretidir.
Yapacağınız iş açıktır: yeni hizmetin adını, fiyatını ve kimlere uygun olduğunu bilgi bankasına eklersiniz. Sonraki haftalarda aynı saatlerin özetlerini okuyarak sorunun artık nasıl cevaplandığını izlersiniz. Salonunuza özel kullanım örnekleri için kuaförler için hazırladığımız sektör sayfasına bakabilirsiniz.
Kısa aramalar her zaman iyi haber mi
Hayır, her kısa arama iyi haber değildir. Kısa aramaların bir kısmı arayanın aradığını hızla bulduğunu, bir kısmı ise aradığını bulamadan vazgeçtiğini gösterir. İkisini ayırmak için yine özete ve kayda bakarsınız.
Örneğin bir restoranın cuma akşamları gelen aramaları kısa sürüyor. Özetleri okuduğunuzda çoğunun aynı biçimde bittiğini görüyorsunuz: arayan adını, kişi sayısını ve saati söylüyor, asistan rezervasyonu alıyor. Bu tablo, işin telefonda vakit kaybetmeden bittiğini anlatır. Benzer bir akışı restoranlar için sektör sayfamızda ayrıntılı olarak bulursunuz.
Aynı restoranın pazar öğleden sonra gelen kısa aramaları başka bir şey anlatabilir. Özetlerde arayanın otopark ya da çocuk menüsü sorduğunu, aramanın ise bir sonuca bağlanmadan bittiğini okursunuz. Otopark ve menü bilgisini bilgi bankasına eklediğinizde, asistan bu soruları sizin yazdığınız bilgiyle cevaplar.
Bazı kısa aramalarda arayan, karşılama cümlesinden hemen sonra kapatır. Böyle aramaların kaydını dinleyip ilk cümlenizin anlaşılır olup olmadığını değerlendirin. Cümleyi nasıl yazacağınızı aşağıdaki ayarlar bölümünde anlatıyoruz.
Hangi aramaları önce incelemelisiniz
Önce dört gruba bakın: ortalamayı değiştiren zaman dilimindeki aramalar, geri arama talebiyle biten aramalar, memnuniyeti düşük işaretlenen aramalar ve aynı müşterinin tekrar eden aramaları. Bu dört grup, değişimin sebebini en kısa yoldan gösterir. Kalan aramalara zamanınız olduğunda bakarsınız.
Değişimin yaşandığı zaman dilimi
Saat ve haftanın günü dağılımı, nereden başlayacağınızı söyler. Değişim salı sabahlarında ya da hafta sonu akşamlarında yoğunlaşıyorsa, o dilimdeki aramaların özetlerini okumak iyi bir başlangıçtır. Yeni bir kampanya, yeni bir hizmet ya da değişen bir çalışma saati böyle bir dilimi etkileyebilir.
Geri arama talebiyle biten aramalar
Geri arama talepleri panelinizde görünür. Uzayan aramalar arasında geri arama talebiyle bitenler çoğalıyorsa, bilgi bankasında eksik kalan bir konu olabilir. Talepleri yan yana okuyup ortak konuyu bulduğunuzda, bilgi bankasına ne ekleyeceğinizi de bulmuş olursunuz.
Memnuniyeti düşük işaretlenen aramalar
Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar, memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Hem uzun süren hem de düşük memnuniyetle işaretlenen bir arama, ilk dinlemeniz için en iyi adaydır. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda yer alır.
Aynı müşterinin tekrar eden aramaları
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar karta bağlanır. Uzun süren bir aramanın, aynı müşterinin önceki bir aramasında yarım kalan bir konuyla ilgili olup olmadığını kartta görürsünüz. Bir müşterinin aynı konu için tekrar araması, ilk aramada eksik kalan bir bilgiyi işaret eder.
Aşağıdaki tablo, Arama raporlarında gördüğünüz duruma göre hangi aramaları önce açacağınızı özetler.
| Raporda gördüğünüz durum | Olası anlamı | Önce bakacağınız yer |
|---|---|---|
| Ortalama süre uzadı, geri arama talepleri çoğaldı | Asistanın cevaplayamadığı bir soru tekrar ediyor | Geri arama talebi açılan aramaların arama özeti |
| Ortalama süre uzadı, aramalar randevuyla bitiyor | Arayanlar ayrıntılı soru soruyor ve karar veriyor | Randevuyla biten birkaç aramanın arama kaydı |
| Ortalama süre kısaldı, aramalar randevu ya da rezervasyonla bitiyor | Arayanlar ne istediğini biliyor ve hızla sonuca ulaşıyor | Arama özetindeki randevu bilgisi ve Google Takvim'deki kayıt |
| Ortalama süre kısaldı, aramalar bir sonuca bağlanmadan bitiyor | Arayan aradığı bilgiyi bulamadan kapatıyor | Kısa aramaların arama kaydı ve bilgi bankası |
| Süre belli bir gün ya da saatte değişti | O zaman dilimine özgü bir soru ya da yoğunluk var | O gün ve saatteki aramaların arama özeti |
| Memnuniyeti düşük işaretlenen aramalar var | Arayan aldığı cevaptan memnun kalmamış | Duygu analizinin işaretlediği aramaların arama kaydı |
Alodiyo'da uzun ve kısa aramalar nasıl incelenir
Alodiyo'da inceleme Arama raporlarından başlar, arama özeti ve arama kaydıyla sürer, bilgi bankasında yaptığınız bir düzeltmeyle tamamlanır. Bütün adımları panelden kendiniz yaparsınız. Randevuyla biten aramalarda randevu Google Takvim'inize yazıldığı için, özetteki bilgiyi takvimdeki kayıtla da yan yana görürsünüz.
Aşağıdaki adımlar, ortalama süredeki bir değişikliği Alodiyo panelinde baştan sona nasıl izleyeceğinizi gösterir.
- Arama raporlarını açın ve ortalama süreyi önceki haftalarda not ettiğiniz değerle karşılaştırın.
- Saat ve haftanın günü dağılımına bakarak değişimin hangi zaman diliminde yoğunlaştığını belirleyin.
- O zaman dilimindeki aramaların arama özetlerini okuyun ve her aramanın nasıl bittiğini not edin.
- Özetlerde tekrar eden bir soru, geri arama talebi ya da yarım kalan bir konu görürseniz o aramaların arama kaydını dinleyin.
- Pro ve üstü planlarda duygu analizinin memnuniyeti düşük olarak işaretlediği aramaları ayrıca dinleyin.
- Bulduğunuz eksik bilgiyi bilgi bankasına ekleyin ya da karşılama cümlesini panelden güncelleyin.
- Sonraki haftalarda aynı zaman dilimindeki aramaların özetlerini okuyarak yaptığınız değişikliğin etkisini izleyin.
Özetle tarayın, kayıtla derinleşin
Bir haftanın akşam aramalarını okurken hangi soruların tekrar ettiğini birkaç özetten anlarsınız. Dikkatinizi çeken aramaları ise kayıttan dinlersiniz. Böylece her aramayı baştan sona dinlemeden sorunun kaynağına ulaşırsınız.
Notlarınızı aramanın bitişine göre tutun
Özetleri okurken her aramayı tek bir sözcükle not edin: randevu, rezervasyon, bilgi, geri arama talebi. Birkaç günün notunu yan yana koyduğunuzda, ortalama süredeki değişimin hangi tür aramalardan geldiğini görürsünüz. Randevuyla biten aramaların uzaması ile geri arama talebiyle biten aramaların uzaması, birbirinden farklı iki tablo çizer.
Gördüğünüze göre hangi ayarı değiştirmelisiniz
Çoğu durumda değiştireceğiniz ayar bilgi bankası, karşılama cümlesi ya da asistanlarınızın görev dağılımıdır. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Raporda gördüğünüz değişim, bu ayarlardan hangisine dokunacağınızı söyler.
Bilgi bankasını güncel tutun
Bilgi bankası, asistana hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları öğrettiğiniz yerdir. Bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Uzayan aramalarda tekrar eden bir soru bulduysanız, cevabını bilgi bankasına eklemek ilk adımınızdır. Yeni bir hizmet, değişen bir fiyat ya da tatil dönemindeki çalışma saati, bilgi bankasına ilk eklenecek bilgilerdendir.
Karşılama cümlesini net yazın
Karşılama cümlesi arayanın duyduğu ilk sözdür ve onu panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanla bir yapay zekâ asistanının konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Kısa ve açık bir cümle, arayanın kimle konuştuğunu ilk cümlede anlamasını sağlar. Karşılamadan sonra kapatan arayanlar görüyorsanız, cümlenizi yüksek sesle okuyup akıcılığını kontrol edin.
Farklı işler için ayrı asistan kurun
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız; örneğin satış soruları ve randevular için ayrı birer asistan. Arama raporları asistan başına sonucu gösterdiği için, her asistanın aramalarını ayrı ayrı değerlendirirsiniz. Randevu aramalarının hızlı akışını, bilgi aramalarının daha ayrıntılı akışıyla karıştırmamış olursunuz. Telefonda randevunun nasıl alındığını randevu sistemi sayfamızda adım adım görebilirsiniz.
Ortalama süreyi ne sıklıkla takip etmelisiniz
Çoğu işletme için haftada bir kez Arama raporlarına bakmak, ortalama süredeki eğilimi izlemeye yeter. Günlük takibi arama özetleri üstlenir. Her arama bittiğinde Alodiyo belirlediğiniz kişilere e-posta gönderir ve panelde bildirim görünür.
Ortalama süre, tek tek aramaları değil, haftalar boyunca süren eğilimi gösterir. Bir günlük dalgalanma çoğu zaman bir anlam taşımaz. Birkaç hafta boyunca aynı yöne giden bir değişim ise incelemeye değer.
Aşağıdaki liste, ortalama süreye her zamankinden dikkatli bakmanız için uygun dönemleri sıralar.
- Yeni bir hizmet ya da ürün eklediğiniz haftalarda arayanların hangi yeni soruları sorduğuna bakın.
- Fiyat değişikliğinden sonraki haftalarda arayanların fiyatı nasıl sorduğunu özetlerden izleyin.
- Çalışma saatlerinizi ya da tatil düzeninizi değiştirdiğinizde saat dağılımındaki kaymaya bakın.
- Bilgi bankasını güncelledikten sonra değişikliğin özetlere nasıl yansıdığını kontrol edin.
- Kampanya ya da duyuru yaptığınız dönemlerde aramaların hangi konuda yoğunlaştığına bakın.
Duygu analizinin memnuniyet işaretlerini de bu haftalık bakışa eklerseniz, süre ile memnuniyeti birlikte değerlendirirsiniz. Hangi planda hangi özelliklerin yer aldığını fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ortalama görüşme süresi kaç olmalı?
Her işletme için geçerli tek bir doğru süre yoktur. Bir restoranın rezervasyon aramaları ile bir emlak ofisinin bilgi aramaları doğal olarak farklı sürer. En sağlıklı karşılaştırma, işletmenizin kendi önceki haftalarıyla yapılır.
Ortalama arama süresi birden uzadıysa ilk neye bakmalıyım?
Önce Arama raporlarında saat ve haftanın günü dağılımına bakıp değişimin hangi zaman diliminde olduğunu bulun. Ardından o dilimdeki aramaların arama özetlerini okuyun. Tekrar eden bir soru ya da geri arama talebi görüyorsanız, bilgi bankanızda eksik bir konu olabilir.
Arama özetini okumak mı, arama kaydını dinlemek mi daha faydalı?
İkisi farklı işe yarar. Arama özeti, çok sayıda aramayı kısa sürede gözden geçirmenizi sağlar. Arama kaydı ise seçtiğiniz bir aramanın tonunu ve akışını duymanızı sağlar; özetle başlayıp dikkat çeken aramaları dinlemek iyi bir yöntemdir.
Memnuniyetsiz biten aramaları nasıl bulurum?
Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görürsünüz. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda yer alır.
Aynı müşterinin önceki aramalarını görebilir miyim?
Evet, müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar karta bağlanır. Uzun süren bir aramanın, aynı müşterinin önceki bir aramasında yarım kalan konuyla ilgili olup olmadığını kartta görürsünüz.
Birden fazla asistan kullanıyorsam sonuçları ayrı görebilir miyim?
Evet, Arama raporları asistan başına sonucu gösterir. Pro ve üstü planlarda örneğin satış ve randevu için ayrı asistan kurduğunuzda, her asistanın aramalarını ayrı değerlendirirsiniz. Böylece farklı türdeki aramaların süreleri birbirine karışmaz.
Özet
- Ortalama arama süresi tek başına iyi ya da kötü değildir, anlamı aramaların nasıl bittiğinde saklıdır.
- Arama raporlarındaki saat ve haftanın günü dağılımı, inceleyeceğiniz aramaları belli bir zaman dilimine daraltır.
- Arama özeti hızlı bir tarama, arama kaydı ise ayrıntılı bir dinleme sağlar.
- Bulduğunuz eksikleri bilgi bankası ve karşılama cümlesiyle panelden kendiniz düzeltirsiniz.
- Haftada bir kez rapora bakmak, ortalama süredeki eğilimi izlemeye yeter.
Aramalarınızın ortalama süresini, özetini ve kaydını panelinizde görmek için Alodiyo'yu bugün kurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
