Personel çalışma günleri: hangi uzman hangi gün çalışıyor

Kısaca: Personel çalışma günleri bilgi bankasına yazıldığında yapay zekâ telefon asistanı, arayana hangi uzmanın hangi gün çalıştığını söyler ve randevuyu o uzmanın çalıştığı güne alır. Alodiyo randevuyu Google Takvim'e yazar ve aramanın özetini panelinize bırakır. Listeyi siz yazarsınız; bir gün değiştiğinde ilgili satırı panelden güncellersiniz.

Personel çalışma günleri, işletmenizdeki her uzmanın haftanın hangi günlerinde ve hangi saatlerde çalıştığını gösteren listedir. Alodiyo ise işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. İki bilgi bir araya geldiğinde telefondaki tanıdık soru cevabını bulur: "Benim uzmanım hangi gün var?"

Bu rehber birden fazla uzmanla çalışan salon, klinik ve ofis sahipleri için yazıldı. Uzmanların günlerini bilgi bankasına nasıl yazacağınızı, asistanın bu bilgiyle randevuyu nasıl aldığını ve liste değiştiğinde ne yapacağınızı adım adım bulacaksınız.

Personel çalışma günleri neden telefonda bu kadar soruluyor

Müşteriler hizmetten çok kişiye bağlandığı için telefonda sık sorulan sorulardan biri uzmanın hangi gün çalıştığıdır. Saçını yıllardır aynı kişiye kestiren bir müşteri başka bir uzmana gitmek istemez. Kedisini hep aynı hekime gösteren bir hayvan sahibi de randevuyu o hekimin gününe almak ister.

Birden fazla uzmanla çalışan işletmede bu soru gün boyunca farklı müşterilerden gelir. Telefonu o an kim boşsa o açar. Açan kişi herkesin gününü ezbere bilmeyebilir ve "Bir bakıp size dönelim" der.

Yanlış güne yazılan randevu iki tarafın da gününü bozar. Müşteri gelir ve uzmanını orada bulamaz. Sizin için de o saat, başka bir müşteriye verilebilecek bir saattir.

Çözüm, düzgün yazılmış bir listedir: kim, hangi gün, hangi saatte çalışıyor ve hangi hizmeti veriyor. Liste bir kez net yazıldığında telefonu açan herkes, yapay zekâ telefon asistanı da dâhil, aynı cevabı verir.

Asistan uzmanların günlerini nereden öğrenir

Asistan uzmanların günlerini sizin bilgi bankasına yazdığınız bilgiden öğrenir. Bilgi bankası, hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana öğrettiğiniz alandır. Personel çalışma günlerini panelde kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.

Web sitenizde uzmanların günlerini gösteren bir ekip sayfası varsa, oradan aktararak başlayabilirsiniz. Aktardıktan sonra metni bir kez okuyun ve eksik günleri tamamlayın. Sitede yazmayan izin günlerini ve dönüşümlü vardiyaları elle eklemek en sağlıklı yoldur.

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında bir uzmanın günü yazmıyorsa asistanın kuralı tahmin yürütmemektir; arayana "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer.

Uydurmama kuralı size iki şey kazandırır. Müşteri tahmine dayalı bir güne yönlendirilmez ve hangi bilginin eksik olduğunu panelden görürsünüz. Aynı soru birkaç kez geri arama talebine dönüşüyorsa, o bilgiyi bilgi bankasına eklemenin zamanı gelmiştir.

Personel çalışma günleri bilgi bankasına nasıl yazılır

Personel çalışma günlerini bilgi bankasına her uzman için ayrı bir satır açarak, gün ve saatleri açıkça belirterek yazarsınız. Asistan yazdığınız metne göre arayana cevap verir. Metin ne kadar net olursa telefondaki cevap da o kadar net olur.

Aşağıdaki adımlar, uzman günlerini bilgi bankasına düzenli biçimde yazmanızı sağlar.

1. Her uzmanı unvanıyla ya da ekipte bilinen adıyla ayrı bir satıra yazın.
2. Her uzmanın verdiği hizmetleri aynı satırın altına ekleyin.
3. Çalıştığı günleri ve o günlerdeki başlangıç ile bitiş saatlerini yazın.
4. Dönüşümlü çalışan uzmanlar için düzeni açıkça anlatın, örneğin "çift haftalarda cumartesi çalışır" gibi.
5. Yıllık izin ve rapor gibi bilinen boşlukları başlangıç ve bitiş tarihiyle ekleyin.
6. Bir hizmeti tek bir uzman veriyorsa bunu ayrıca belirtin.
7. Uzman o gün yoksa asistanın ne önereceğini yazın: aynı hizmeti veren başka bir uzman mı, uzmanın bir sonraki çalışma günü mü.

Son adım, telefondaki konuşmayı sizin tercih ettiğiniz yola sokar. Asistan bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. "Kesim uzmanı yoksa diğer kesim uzmanını öner, müşteri ısrar ederse uzmanın bir sonraki gününü söyle" gibi tek bir cümle, arayana ne söyleneceğini belirler.

Örnek bir yazım biçimi

Aşağıdaki satırlar, bir kuaför salonunun bilgi bankasında uzman günlerinin nasıl görünebileceğini gösterir.

• Kıdemli kesim uzmanı salı, çarşamba ve cumartesi günleri 10.00 ile 19.00 arasında çalışır.
• Renk uzmanı perşembe, cuma ve cumartesi günleri 11.00 ile 20.00 arasında çalışır ve ombre ile röfle hizmetini tek başına verir.
• İkinci kesim uzmanı pazartesi, perşembe ve pazar günleri 10.00 ile 18.00 arasında çalışır.
• Renk uzmanı 10 Aralık ile 17 Aralık arasında yıllık izindedir.
• Bir uzman o gün çalışmıyorsa asistan önce aynı hizmeti veren uzmanı, ardından istenen uzmanın bir sonraki gününü önerir.

Göreli zaman yerine tarih yazın

Bilgi bankasına "bu hafta", "yarın" ya da "önümüzdeki ay" gibi göreli ifadeler yazmayın. Metin haftalarca orada kalır ve "bu hafta" iki hafta sonra başka bir haftayı anlatır. "10 Aralık ile 17 Aralık arası" gibi tam tarih her zaman aynı anlamı taşır.

Alodiyo randevu alırken bu bilgiyi nasıl kullanır

Alodiyo, arayanın istediği uzmanı ya da hizmeti dinler, bilgi bankasındaki çalışma günlerine göre cevap verir ve randevuyu o uzmanın çalıştığı bir güne alır. Arayanın uzmanın adını söylemesi şart değildir. "Röfle yaptırmak istiyorum" diyen birine asistan, bu hizmeti veren uzmanın günlerini söyler.

Aşağıdaki sıra, bir aramanın baştan sona nasıl ilerlediğini gösterir.

1. Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar.
2. Arayan hangi hizmeti ya da hangi uzmanı istediğini söyler.
3. Asistan, bilgi bankasındaki satırlara göre o uzmanın hangi günlerde ve hangi saatlerde çalıştığını arayana söyler.
4. Arayan bir gün ve saat seçer; asistan randevuyu alır.
5. Randevu Google Takvim'inize yazılır.
6. Arama bittikten sonra arama özeti panelinizde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta olarak gider.
7. Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır.

Arama özetinde arayanın hangi uzmanı istediğini ve hangi güne randevu aldığını okursunuz. Aynı müşteri bir ay sonra yeniden aradığında, geçmiş aramalarını müşteri kartında görürsünüz. Uzmanınıza "Bu müşteri sizi soruyordu" demek için ayrıca not tutmazsınız.

Uzman o gün yoksa ne olur

İstenen uzman o gün çalışmıyorsa asistan, bilgi bankasına yazdığınız talimata göre hareket eder. Talimatta aynı hizmeti veren başka bir uzman öneriliyorsa önce onu sorar. Arayan kendi uzmanında ısrar ederse, uzmanın bir sonraki çalışma gününü söyler ve randevuyu o güne alır.

Bilgi bankasında bu durum için bir yönlendirme yazmadıysanız, yukarıda anlattığımız uydurmama kuralı geçerli olur. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve müşteriyi siz ararsınız.

Randevu akışının ayrıntılarını randevu sistemi sayfamız anlatır. Telefonu açan asistanın diğer işlerini ise sanal sekreter sayfamızda bulabilirsiniz.

Kuaförde ve veteriner kliniğinde bir gün nasıl geçer

Uzman günleri bilgi bankasına yazılmış bir işletmede telefon, uzmanların işini bölmeden açılır ve randevular doğru uzmanın gününe yazılır. Aşağıdaki iki sahne, Türkiye'de birden fazla uzmanla çalışan iki küçük işletmenin sıradan gününden kurulmuş örneklerdir.

Cumartesi sabahı bir kuaför salonu

Örneğin dört uzmanla çalışan bir kuaför salonu düşünün. Cumartesi saat 11.00'de üç koltuk da dolu, kalfa fön çekiyor ve telefon üst üste çalıyor. Eskiden bu aramalardan biri ya açılmaz ya da elinde makas olan birinin aceleyle "Bir saat sonra arar mısınız" demesiyle biterdi.

Şimdi telefonu Alodiyo açıyor. İlk arayan renk uzmanını soruyor ve röfle için randevu istiyor. Asistan, renk uzmanının perşembe, cuma ve cumartesi çalıştığını söylüyor, gelecek perşembe öğleden sonrayı öneriyor ve randevuyu alıyor.

İkinci arayan kıdemli kesim uzmanını pazartesi günü istiyor. Asistan, kesim uzmanının pazartesi çalışmadığını söylüyor ve talimata uygun olarak pazartesi çalışan ikinci kesim uzmanını öneriyor. Müşteri kendi uzmanında kalmak istiyor ve randevu salı gününe yazılıyor.

Öğle arasında salon sahibi panele bakıyor. İki randevu Google Takvim'de duruyor, iki arama özeti de hangi uzmanın istendiğini gösteriyor. Kuaför salonları için hazırladığımız diğer örnekleri kuaför sektör sayfamızda görebilirsiniz.

Pazar akşamı bir veteriner kliniği

Diyelim ki iki veteriner hekimle çalışan bir klinik pazar günleri kapalı. Akşam saat 21.00'de bir hayvan sahibi arıyor. Köpeğinin aşı takibini hep aynı hekim yapıyor ve randevuyu o hekime almak istiyor.

Klinik kapalı olsa da asistan aramayı açıyor. Bilgi bankasında hekimin pazartesi ve çarşamba sabahları, perşembe ise öğleden sonra çalıştığı yazıyor. Asistan bu günleri söylüyor, hayvan sahibi çarşamba sabahını seçiyor ve randevu Google Takvim'e yazılıyor.

Ertesi sabah kliniği açan çalışan, e-postasında arama bildirimini buluyor. Arama özetinde hangi hekimin istendiği ve hangi günün seçildiği yazıyor; hayvan sahibinin numarasıyla açılan müşteri kartı da panelde duruyor. Veteriner klinikleri için diğer örnekler veteriner sektör sayfamızda yer alıyor.

Hangi işletmeler uzman günlerini bilgi bankasına yazmalı

Müşterinin belli bir kişiyi istediği her işletme, uzman günlerini bilgi bankasına yazmaktan fayda görür. Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankasıyla işinize göre ayarlanır. Kuaförden avukatlık bürosuna kadar soru aynıdır; değişen, uzmanın unvanıdır.

Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde arayanın sık sorduğu soruyu ve bilgi bankasına yazılabilecek örnek satırı gösterir.

Tablodaki satırlar birer örnektir. Kendi satırlarınızı yazarken uzmanın unvanını, hizmetini, günlerini ve saatlerini aynı cümlede toplamanız yeterlidir.

Çalışma günleri değişince bilgi bankasını nasıl güncellersiniz

Personel çalışma günleri değiştiğinde panelden bilgi bankasındaki ilgili satırı düzeltirsiniz ve asistan sonraki aramalarda güncel bilgiyle cevap verir. Yeni bir uzman başladığında ona ait bir satır eklersiniz. Ayrılan bir uzmanın satırını silersiniz.

Güncellemeyi alışkanlığa çevirmek için haftada bir an seçin. Cuma akşamı kasayı kapatırken bir sonraki haftanın vardiyasına bakın ve bilgi bankasıyla karşılaştırın. İki liste farklıysa aynı akşam düzeltin.

Bayram, tatil ve özel günler

Bayram ve resmî tatil haftalarında çalışma düzeni çoğu işletmede değişir. Değişikliği başlangıç ve bitiş tarihiyle ayrı bir satıra yazın: "28 Mart ile 31 Mart arasında salon kapalıdır, 1 Nisan'dan itibaren olağan düzen geçerlidir." Tatil bittiğinde satırı silerek bilgi bankasını sade tutarsınız.

İzin ve rapor günleri

Uzmanlardan biri beklenmedik biçimde birkaç gün işe gelemiyorsa, o tarihleri bilgi bankasına ekleyin. Asistan o günler için randevu isteyen arayana uzmanın çalışmadığını söyler ve talimata göre başka bir uzman ya da başka bir gün önerir. Önceden alınmış randevuları Google Takvim'inizde görürsünüz.

Pro ve üstü planlarda bu müşterilere ulaşmak için Dış aramalar özelliğini kullanabilirsiniz. Aranacak kişilerin listesini asistana verirsiniz; asistan listedeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır.

Arama raporları hangi güne uzman eklemenizi gösterir

Arama raporları, aramaların hangi saatlerde ve haftanın hangi günlerinde yoğunlaştığını göstererek uzman günlerini planlamanıza yardım eder. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini ve asistan başına sonucu görürsünüz. Haftanın günü dağılımı, telefonun en yoğun olduğu günü açıkça ortaya koyar.

Örneğin raporda cumartesi sabahlarının yoğun olduğunu, arama özetlerinde de renk uzmanının sık sorulduğunu görüyorsunuz. Renk uzmanı cumartesi zaten çalışıyorsa, ikinci bir uzmanı aynı güne almayı düşünebilirsiniz. Çarşamba sessiz geçiyorsa, bir uzmanın izin gününü o güne kaydırmak mantıklı olabilir.

Pro ve üstü planlarda Duygu analizi bu tabloya bir katman ekler. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir ve panelde duygu rozeti ile memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaların özetlerinde istenen uzmanın o gün olmadığı sık geçiyorsa, o uzmanın günlerini gözden geçirebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Personel çalışma günlerini bilgi bankasına nasıl yazarım?

Personel çalışma günlerini panelde bilgi bankasına her uzman için ayrı bir satır açarak yazarsınız. Her satırda uzmanın unvanını, verdiği hizmetleri, çalıştığı günleri ve saatleri belirtin. Web sitenizde ekip sayfası varsa oradan aktarıp eksikleri elle tamamlayabilirsiniz.

Arayan bir uzmanı adıyla isterse asistan ne yapar?

Arayan bir uzmanı adıyla isterse asistan bilgi bankasındaki o uzmana ait satıra göre çalıştığı günleri söyler. Arayan bir gün seçtiğinde randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. Uzman istenen gün çalışmıyorsa, bilgi bankasındaki talimata göre başka bir uzman ya da başka bir gün önerir.

Asistan bir uzmanın izinde olduğunu nereden bilir?

Asistan bir uzmanın izinde olduğunu bilgi bankasına yazdığınız tarihlerden bilir. İzin başlangıç ve bitiş tarihini tam olarak yazdığınızda asistan, o günler için randevu isteyen arayana uzmanın çalışmadığını söyler. İzin bittiğinde satırı panelden silersiniz.

Bilgi bankasında yazmayan bir gün sorulursa ne olur?

Bilgi bankasında yazmayan bir gün sorulduğunda asistanın kuralı tahmin yürütmemektir; arayana "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür. Aramanın özeti de panele düşer ve müşteriyi doğru bilgiyle siz ararsınız.

Telefonda alınan randevular nereye kaydedilir?

Telefonda alınan randevular Google Takvim'inize yazılır. Arama bittikten sonra arama özeti panelinizde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta olarak gider. Arayanın numarasıyla açılan müşteri kartına da arama bağlanır.

Asistanın uzman günleri hakkında ne söylediğini nasıl görürüm?

Asistanın arayana ne söylediğini her aramanın ardından panelde görünen arama özetinden okursunuz. Konuşmayı kelimesi kelimesine duymak isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz. Bir cevabı farklı vermesini istediğiniz durumda bilgi bankasındaki satırı düzeltirsiniz.

Asistan gece ve hafta sonu gelen aramalarda da randevu alır mı?

Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramaları da açar. Bilgi bankasındaki uzman günlerine göre randevuyu işletmenizin açık olduğu bir güne alır. Sabah işe geldiğinizde randevuları Google Takvim'de, özetleri panelde bulursunuz.

Müşteriler internetten kendileri randevu alabilir mi?

Müşteriler Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası üzerinden internetten kendileri randevu alabilir. Böylece telefonu açmak istemeyen müşteri de randevusunu oluşturur. Planları ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.

Özet

• Personel çalışma günleri, her uzmanın hangi gün ve hangi saatte çalıştığını gösteren listedir ve bilgi bankasına uzman başına ayrı satırla yazılır.
• Alodiyo arayanın istediği uzmanı ya da hizmeti dinler, bilgi bankasındaki günlere göre randevu alır ve Google Takvim'e yazar.
• Uzman o gün yoksa asistan talimatınıza göre başka bir uzman ya da başka bir gün önerir; bilgi eksikse arayan isterse geri arama talebi açılır.
• Çalışma günleri değiştiğinde panelden ilgili satırı güncellersiniz.
• Arama raporlarındaki haftanın günü dağılımı, uzman günlerini telefonun yoğun olduğu günlere göre planlamanıza yardım eder.

Uzmanlarınızın günlerini bilgi bankasına yazın, telefondaki randevuyu Alodiyo'ya bırakın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.