Kısaca: Randevu hatırlatma araması, randevusu yaklaşan müşterilerin listesini hazırlayıp her birini arayarak yapılır: aramada randevu hatırlatılır ve müşterinin gelip gelmeyeceği sorulur. Alodiyo'da bu işi Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliği yapar; asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Siz de özetlerden kimin geleceğini, kimin saat değiştirdiğini ve kimin gelemeyeceğini görürsünüz.
Randevu hatırlatma araması, randevuyla çalışan bir işletmenin, randevusu yaklaşan müşteriyi telefonla arayıp randevusunu hatırlattığı ve gelip gelmeyeceğini sorduğu kısa bir aramadır. Bir veteriner kliniği, kuaför ya da oto servis, ertesi günün takvimini bu aramalarla netleştirir. Alodiyo, işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Hatırlatma aramalarını da Dış aramalar özelliğiyle sizin listenizden yapar.
Aşağıda hatırlatma listesini nasıl hazırlayacağınızı, asistanın müşteriye ne söyleyeceğini ve sonuçları nereden izleyeceğinizi adım adım bulacaksınız. Örnekler, Türkiye'de randevuyla çalışan küçük işletmelerin sıradan bir günü düşünülerek kuruldu.
Randevu hatırlatma araması nedir ve ne işe yarar
Randevu hatırlatma araması, müşteriye yaklaşan randevusunu sesli olarak hatırlatır ve gelip gelmeyeceğini aynı aramada öğrenmenizi sağlar. Kısa mesajı müşteri okur ve çoğu zaman cevap vermez. Telefonda ise "geliyorum" der, "saati kaydırabilir miyiz" diye sorar ya da gelemeyeceğini söyler. Üç cevabın her biri, takviminizi düzenlemek için işinize yarayan bir bilgidir.
Hatırlatmanın asıl zorluğu, onu yapacak boş bir el bulmaktır. Resepsiyondaki kişi hem içerideki müşteriyle ilgilenir hem gelen telefona bakar hem de ertesi günün listesini aramaya çalışır. Liste uzadıkça hatırlatmalar akşama, akşamdan ertesi sabaha kayar.
Diyelim ki bir veteriner kliniği işletiyorsunuz. Pazartesi sabah onda bekleme salonunda kucağında kedisiyle oturan biri var, muayene odasında bir köpeğe aşı yapılıyor ve masanızda salı günü aşı randevusu olan hasta sahiplerinin listesi duruyor. Hatırlatma aramalarını asistana verdiğinizde siz hastanızla ilgilenirken liste aranır. Öğle arasında panele baktığınızda her aramanın özeti sizi bekler.
Veteriner kliniklerine yönelik anlatımı veteriner kliniği sayfamızda bulabilirsiniz.
Alodiyo ile randevu hatırlatma araması nasıl kurulur
Alodiyo'da randevu hatırlatma araması, asistanınızı hazırlayıp aranacak müşterilerin listesini verdikten sonra Dış aramalar özelliğiyle başlatılır. Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Hazırlığı panelden kendiniz yaparsınız.
Aşağıdaki adımlar, hatırlatma aramalarının kurulumunu baştan sona gösterir.
- Asistanı numaranıza bağlayın: Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da 0850 veya şehir kodlu yeni bir numaraya bağlanır.
- Bilgi bankasını doldurun: Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları Bilgi bankasına kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Hatırlatma talimatını yazın: Asistana yarınki randevuyu hatırlatmasını, müşterinin gelip gelmeyeceğini sormasını ve yeni saat isteyene randevu almasını talimatla anlatın.
- Açılış cümlesini yazın: Panelden işletmenizin adını, asistanın yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen bir cümle belirleyin.
- Listenizi hazırlayın: Ertesi gün randevusu olan müşterileri aranacak kişiler listesine ekleyin.
- Dış aramaları başlatın: Asistan listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır.
- Özetleri okuyun: Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve özet panelde görünür.
Yeni bir numara alırsanız başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Mevcut numaranızla çalışıyorsanız bu adımı geçersiniz.
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur. Hatırlatma aramaları için bir asistan, gelen randevu aramaları için başka bir asistan çalıştırırsınız. Her asistanın talimatını kendi işine göre ayrı yazarsınız.
Telefonda ve takvimde randevu tarafının nasıl çalıştığını randevu sistemi sayfamız ayrıntılı anlatır.
Hatırlatma aramasında asistan müşteriye ne söyler
Asistan sizin yazdığınız açılış cümlesiyle başlar, talimatınızdaki hatırlatmayı yapar ve müşterinin sorularını Bilgi bankanızdaki bilgiyle cevaplar. Konuşmanın çerçevesini siz çizersiniz. Asistan da bu çerçevede müşteriyle konuşur.
Bir veteriner kliniği için açılış şöyle olabilir: "Örnek Veteriner Kliniği, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Yarınki aşı randevunuzu hatırlatmak için arıyorum." Ardından asistan, talimatınıza göre müşterinin randevuya gelip gelmeyeceğini sorar.
Müşteri soru sorduğunda
Müşteriler hatırlatmayı duyunca çoğu zaman bir şey daha sorar. "Kaçta kapanıyorsunuz", "Aşının fiyatı nedir" ya da "Cumartesi açık mısınız" gibi soruların cevabı Bilgi bankanızda yazılıysa asistan bunları cevaplar. Hizmetlerinizi, saatlerinizi ve fiyatlarınızı ne kadar açık yazarsanız müşteri de cevabını o kadar net duyar.
Bilgi bankasında olmayan bir konuda asistana uydurmaması söylenir. Asistan böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Müşteri isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Sizin sesinizle ve müşterinin dilinde
Pro ve üstü planlarda ses klonu kullanılır ve asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Müşteri hatırlatmayı her zaman duyduğu tanıdık sesten dinler.
Yabancı müşterisi olan işletmeler için Çoklu dil özelliği vardır. Pro ve üstü planlarda asistan, arayanın dilinde yanıt verir. Turistik bir ilçedeki güzellik salonu, hatırlatmayı müşterinin anladığı dilde yapar.
Müşteri randevu saatini değiştirmek isterse ne olur
Müşteri hatırlatma sırasında yeni bir saat isterse asistan telefonda yeni randevuyu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır. Saat değişikliği aynı aramada konuşulur. Müşterinin sizi ayrıca aramasına gerek kalmaz.
Örneğin bir kuaför salonu işletiyorsunuz ve cumartesi en yoğun gününüz. Cuma öğleden sonra saat üçte asistan, ertesi gün randevusu olan müşterileri arıyor. Bir müşteri sabah ondaki boya randevusuna yetişemeyeceğini, öğleden sonrayı tercih ettiğini söylüyor. Asistan yeni randevuyu alıyor, randevu takviminize yazılıyor ve siz akşam özette müşterinin saat değiştirdiğini okuyorsunuz.
Özette saat değişikliğini gördüğünüzde takviminizdeki eski saati boşaltır, o saati bekleyen başka bir müşteriye açarsınız. Gelemeyeceğini söyleyen müşteri için de aynısını yaparsınız. Cumartesi sabahı salonu açtığınızda günün planı netleşmiş olur.
Kuaförler için hazırladığımız anlatımı kuaför sayfamızda bulabilirsiniz.
Müşteri sonradan sizi ararsa
Hatırlatmayı duyan müşteri bazen birkaç saat sonra kendisi arar. Gelen aramalar özelliğiyle asistan bu aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve müşteriyle konuşur; arama gece ya da hafta sonu gelse de açılır. Gelen aramaları karşılayan tarafı sanal sekreter sayfamız anlatır.
Hatırlatma sonuçlarını panelden nasıl izlersiniz
Her randevu hatırlatma aramasının sonucu, arama bittikten sonra panelde Arama özeti olarak görünür. Özette müşterinin randevuyu onaylayıp onaylamadığını, saat değiştirip değiştirmediğini ve ne sorduğunu okursunuz. Listedeki kişi sayısı ne olursa olsun kimin ne dediğini panelde bir arada görürsünüz.
Bir aramanın ayrıntısını merak ettiğinizde Arama kaydını açarsınız. Aramanın ses kaydını panelden dinler, müşterinin hangi saati istediğini kendi kulağınızla duyarsınız.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi de vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde aramanın yanında duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür.
Aşağıdaki tablo, özette karşılaşacağınız durumları ve her birinde sizin yapacağınız işi gösterir.
| Arama özetinde gördüğünüz durum | Sizin yapacağınız iş |
|---|---|
| Müşteri randevuyu onayladı | Randevu takviminizde olduğu gibi kalır. |
| Müşteri yeni bir saat istedi ve asistan yeni randevuyu aldı | Google Takvim'de yeni randevuya bakar, eski saati boşaltırsınız. |
| Müşteri randevuya gelemeyeceğini söyledi | Boşalan saati başka bir müşteriye açarsınız. |
| Müşteri bir soru sordu ve asistan kesin bilgi veremedi | Müşteriyi kendiniz arar, soruyu cevaplar ve cevabı Bilgi bankasına eklersiniz. |
| Arama Duygu analizinde düşük memnuniyetle işaretlendi | Arama kaydını dinler ve müşteriyle kendiniz ilgilenirsiniz. |
Tablonun dördüncü satırı Bilgi bankanızı büyütmenin en kolay yoludur. Kesin bilgi verilemeyen her soru, eklenecek yeni bir bilgiyi gösterir. Aynı soru sonraki bir aramada gelirse asistan cevabı Bilgi bankasında bulur.
Müşteri kartı ve raporlar takibi nasıl kolaylaştırır
Müşteri kartı her müşterinin aramalarını tek yerde toplar, Arama raporları da hatırlatma aramalarının genel resmini verir. İkisini birlikte kullandığınızda tek tek özet açmadan da telefondaki durumu görürsünüz.
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Hatırlatmadan sonra sizi arayan müşterinin kartında, onunla yapılan aramaları bir arada bulursunuz. Müşteri "Dün aradınız, saati değiştirmiştim" dediğinde bilgi önünüzde olur.
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, aramaların saate ve haftanın gününe göre dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Hatırlatma için ayrı bir asistan kurduysanız onun sonuçlarını ayrıca izlersiniz. Saat ve gün dağılımı, müşterilerinizin hangi zamanlarda daha çok aradığını da ortaya koyar.
Kendi müşteri sisteminizle çalışıyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız. Hatırlatma sonuçları da böylece alıştığınız ekranda görünür.
Hangi işletmeler hatırlatma aramasından yararlanır
Randevu ya da rezervasyonla çalışan her işletme hatırlatma aramasından yararlanır. Alodiyo sektörden bağımsız çalışır ve Bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. İşletmeden işletmeye değişen şey, hatırlatılan randevunun türü ve müşterinin sorabileceği bilgidir.
Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre hatırlatılan randevuyu ve Bilgi bankasına yazılabilecek bilgiyi gösterir.
| İşletme türü | Hatırlatılan randevu | Bilgi bankasına yazılabilecek bilgi |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Aşı ve kontrol randevusu | Çalışma saatleri ve aşı fiyatları |
| Kuaför | Saç kesimi ve boya randevusu | Hizmet fiyatları ve cumartesi çalışma saati |
| Güzellik salonu | Bakım randevusu | Hizmetlerin adları ve fiyatları |
| Diş kliniği | Kontrol randevusu | Çalışma saatleri ve kliniğin adresi |
| Oto servis | Bakım randevusu | Servisin açılış saati ve yapılan bakım türleri |
| Avukatlık bürosu | Ofis randevusu | Büronun adresi ve randevuya getirilecek belgeler |
| Emlak ofisi | Ev gösterme randevusu | Ofisin çalışma saatleri ve buluşma noktası |
| Restoran | Masa rezervasyonu | Çalışma saatleri ve rezervasyonla ilgili sık sorulanlar |
Tablodaki bilgiler örnektir. Müşterinizin randevudan önce bilmesini istediğiniz ne varsa onu Bilgi bankasına ya da talimata yazarsınız.
İyi bir hatırlatma listesi nasıl hazırlanır
İyi bir hatırlatma listesi, doğru kişilerin doğru zamanda ve net bir bilgiyle aranacağı biçimde düzenlenir. Liste düzenli olunca özetleri okumak da kolaylaşır. Aşağıdaki öneriler listenizi hazırlarken işinize yarar.
- Aramaları randevudan bir gün önce başlatmak, müşteriye plan yapması için zaman tanır.
- Müşterilerin telefona bakabileceği saatleri seçmek, aramayı karşılıklı bir konuşmaya çevirir.
- Her müşteriyi listeye bir kez eklemek, özetlerle listeyi eşleştirmeyi kolaylaştırır.
- Talimattaki hatırlatma cümlesini kısa tutmak, müşterinin randevuyu aklında tutmasına yardım eder.
- Bayram ve tatil dönemlerinde değişen çalışma saatlerini Bilgi bankasına önceden yazmak, müşterinin sorusunu aynı aramada cevaplar.
Hangi müşteriyi arayacağınıza ve aramada hangi bilgiyi paylaşacağınıza siz karar verirsiniz. Kişisel verilerle ilgili ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır; veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Hukuki sorularınızda kendi danışmanınızın görüşünü almanız iyi olur.
Sık sorulan sorular
Randevu hatırlatma araması hangi planlarda kullanılır?
Randevu hatırlatma araması Dış aramalar özelliğiyle yapılır ve Dış aramalar Pro ve üstü planlarda yer alır. Alodiyo planları Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur; aylık ya da yıllık seçilir. Plan içeriklerini ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Asistan müşterilerimi kendi sesimle arayabilir mi?
Evet, Pro ve üstü planlarda ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Ne söyleyeceğini ise talimat ve Bilgi bankasıyla siz belirlersiniz.
Yabancı müşterilere hatırlatma hangi dilde yapılır?
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil özelliğiyle asistan, karşısındaki kişinin dilinde yanıt verir. Aramanın özeti panelinizde her zamanki gibi görünür.
Müşteri hatırlatma sırasında bilinmeyen bir şey sorarsa ne olur?
Asistan Bilgi bankanızda yazılı olan soruları cevaplar. Bilgi bankasında olmayan bir konuda asistana uydurmaması söylenir ve asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Müşteri isterse geri arama talebi açılır ve talep panelinizde görünür.
Hatırlatma aramalarının sonucunu nereden görürüm?
Her aramanın özeti arama bittikten sonra panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider. Ses kaydını panelden dinlersiniz. Tek bir müşterinin aramalarını Müşteri kartında, genel tabloyu Arama raporlarında görürsünüz.
Hatırlatmadan sonra müşteri beni ararsa kim açar?
Gelen aramalar özelliğiyle asistan, işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve müşteriyle konuşur. Arama gece ya da hafta sonu gelse de açılır. Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve yeni arama karta bağlanır.
Hatırlatma sonuçlarını kendi sistemime aktarabilir miyim?
Evet, aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız ve sonuçları kullandığınız sistemde de görürsünüz.
Özet
- Randevu hatırlatma araması, Alodiyo'nun Pro ve üstü planlardaki Dış aramalar özelliğiyle listenizdeki müşterileri arayarak yapılır.
- Asistan sizin açılış cümleniz ve talimatınızla konuşur, soruları Bilgi bankanızdaki bilgiyle cevaplar.
- Müşteri yeni bir saat isterse asistan telefonda randevu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
- Her aramanın sonucunu Arama özeti, Arama kaydı, Müşteri kartı ve Arama raporlarından izlersiniz.
Hatırlatma listenizi arayan ve her aramanın özetini bırakan asistanınızı bugün kurun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
