Kısaca: Randevuya gelirken getirilecekleri müşteriye söylemenin en kolay anı, randevunun alındığı aramadır. Alodiyo'da bu listeyi her hizmet için bilgi bankasına bir kez yazarsınız ve yapay zekâ telefon asistanınız randevuyu aldıktan sonra listeyi arayana söyler. Her aramanın özeti panelinizde görünür, kime ne söylendiğini sonradan okursunuz.
Randevuya gelirken getirilecekler, müşterinin randevu gününde yanında olması beklenen belge, eşya ve bilgilerin listesidir. Veteriner kliniğinde aşı karnesi, oto serviste araç ruhsatı, avukatlık bürosunda ilgili sözleşme bu listenin tanıdık parçalarıdır. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Aşağıda listeyi asistana nasıl öğreteceğinizi ve asistanın randevu alırken bu listeyi nasıl söylediğini adım adım anlatıyoruz.
Hazırlık isteyen bir hizmet sunuyorsanız şu sahneyi tanırsınız. Müşteri saatinde gelir ve oturur, sonra beklediğiniz belgenin evde kaldığı ortaya çıkar. Randevu ya yarım kalır ya da başka bir güne kayar. Listeyi randevu alındığı anda söylerseniz müşteriye hazırlanmak için zaman tanırsınız.
Randevuya gelirken getirilecekler neden önceden söylenmeli
Getirilecekler önceden söylenmeli, çünkü müşteri hazırlığını randevu gününden önce yapar. Belgeyi bulmak zaman ister. Fotokopi çektirmek ya da eski bir raporu dosyadan çıkarmak da öyle. Listeyi söylemenin en doğal anı, müşterinin randevu saatini not aldığı andır.
Diyelim ki bir oto servis, cumartesi sabahı için periyodik bakım randevusu veriyor. Araç sahibi geliyor ama ruhsat başka araçta, bakım kitapçığı da evde kalmış. Usta aracı teslim alıyor, kayıtları tamamlamak için müşteriyi öğleden sonra yeniden arıyor ve aynı iş iki kez yapılıyor. Randevu alınırken "Ruhsatınızı ve bakım kitapçığınızı getirin" cümlesi söylenseydi sabah daha sakin geçerdi.
Yoğun bir işletmede bu liste telefonda en kolay atlanan şeydir. Telefon çoğu zaman siz kasadayken, tezgâhta bir müşteri varken ya da usta aracın altındayken çalar. Randevu saati aceleyle yazılır, hazırlık listesi akla gelmez. Yapay zekâ telefon asistanına ise listeyi bir kez öğretirsiniz, asistan da talimatınıza göre randevu aldığı aramalarda listeyi arayana aktarır.
Hangi işletmeler hazırlık listesinden en çok yararlanır
Müşterisinden belge, eşya ya da ön hazırlık bekleyen her işletme hazırlık listesinden yararlanır. Asistan sektörden bağımsız çalışır, bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Sağlık ve bakım işletmeleri, hukuk büroları, araç servisleri ve emlak ofisleri bu listeyi sık kullanan işletme türleridir. Listede ne olacağına her zaman işletmenin kendisi karar verir.
Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre randevuya gelirken getirilecekler için örnekler verir.
| İşletme türü | Örnek hizmet | Getirilecekler örneği |
|---|---|---|
| Veteriner kliniği | Aşı randevusu | Aşı karnesi, varsa önceki tahlil sonuçları, kedi için taşıma çantası |
| Diş kliniği | İlk muayene | Kimlik kartı, varsa önceki röntgen ya da raporlar |
| Avukatlık bürosu | İlk randevu | Kimlik kartı, ilgili sözleşme, yazışmalar ve gelen tebligatlar |
| Oto servis | Periyodik bakım | Araç ruhsatı, bakım kitapçığı, jant kilit anahtarı |
| Emlak ofisi | Satış sözleşmesi randevusu | Kimlik kartı, tapu fotokopisi |
| Kuaför | Saç boyama | İstenen rengin fotoğrafı |
| Güzellik salonu | Cilt bakımı | Salonun istediği hazırlık, örneğin makyajsız gelmek |
Tablodaki her satır bir örnektir. Sizin listeniz kendi hizmetinize ve kurallarınıza göre şekillenir. Sektöre özel kullanımları görmek isterseniz veteriner kliniği sayfamıza ve avukatlık bürosu sayfamıza göz atabilirsiniz.
Getirilecekler listesi bilgi bankasına nasıl yazılır
Getirilecekler listesini bilgi bankasında her hizmetin altına kısa ve açık cümlelerle yazarsınız. Bilgi bankası, hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana öğrettiğiniz yerdir. Bilgiyi siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Sitenizde "Randevuya gelmeden önce" gibi bir sayfa varsa oradaki metni aktararak başlayabilirsiniz.
Her hizmete ayrı liste yazın
Tek bir genel liste yazarsanız asistan her müşteriye ilgisiz maddeleri de söyler. Aşı randevusu alan kişinin röntgenle bir işi yoktur. Hizmetleri ayrı ayrı yazdığınızda asistan arayana o hizmetin listesini söyler. Müşteri de ihtiyacı olmayan bir şeyi aramakla uğraşmaz.
Mutlaka getirilecekleri ve varsa getirilecekleri ayırın
Bazı belgeler randevunun yapılması için şarttır, bazıları ise elde varsa işe yarar. İkisini ayrı cümlelerle yazın: "Aşı karnenizi getirin." ve "Varsa önceki kliniğin tahlil sonuçlarını da getirin." Böylece müşteri, elinde olmayan bir belge yüzünden randevusunu ertelemeyi düşünmez. Asistan da iki türü arayana ayrı ayrı aktarır.
Telefonda söyleyeceğiniz gibi yazın
Bilgi bankasına yazdığınız cümleler telefonda arayana söylenir. Bu yüzden uzun paragraflar yerine kısa cümleler kurun ve en önemli maddeyi başa koyun. Kısaltma kullanmayın, "kimlik kartı" gibi açık sözcükler seçin. Metin ne kadar sade olursa arayanın not alması o kadar kolaylaşır.
Hazırlık talimatlarını da ekleyin
Bazı hizmetlerde getirilecek bir eşyadan çok yapılacak bir hazırlık vardır. Güzellik salonu makyajsız gelinmesini isteyebilir. Kuaför, müşteriden önceki boyanın tarihini hatırlamasını, emlak ofisi ise tapu sahiplerinin birlikte gelmesini isteyebilir. Sağlıkla ilgili hazırlıklarda metni kliniğinizin kendi talimatına göre, hekiminizin onayladığı biçimde yazın.
Asistan randevu alırken listeyi nasıl hatırlatır
Asistan randevuyu aldıktan sonra, arama bitmeden ilgili hizmetin getirilecekler listesini arayana söyler. Önce işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Arayanın ne istediğini dinler ve randevuyu alır, randevu da Google Takvim'inize yazılır. Hazırlık listesi verdiğiniz talimata göre konuşmanın sonunda söylenir.
Örneğin bir veteriner kliniğinde salı sabahı saat 09.40. Hekim muayenede, resepsiyondaki çalışan kasada bir müşteriyle ilgilenirken telefon çalıyor. Asistan aramayı açıyor ve arayan, yavru kedisi için aşı randevusu istiyor. Asistan perşembe 11.00 için randevuyu alıyor, ardından ekliyor: "Aşı karnesini getirmeyi unutmayın, kediniz taşıma çantasıyla gelsin; varsa önceki kliniğin tahlil sonuçlarını da getirebilirsiniz."
Kasadaki iş bitince çalışan paneldeki arama özetine bakıyor. Randevunun saati, hayvanın türü ve listenin söylendiği orada yazıyor. Perşembe sabahı takvime bakan hekim, gelecek hastanın aşı randevusu olduğunu ve kedi sahibine karnenin hatırlatıldığını biliyor.
Listenin ne zaman ve nasıl söyleneceğini talimatla siz belirlersiniz. Asistana "Randevuyu onayladıktan sonra o hizmetin getirilecekler listesini söyle" demeniz yeterlidir. Randevu almanın genel akışını randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.
Asistan saatten bağımsız çalışır. Gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar ve aynı listeyi söyler. Pazar akşamı randevu alan müşteri, pazartesi sabahı arayan müşteriyle aynı bilgiyi duyar.
Alodiyo'da hazırlık hatırlatması nasıl kurulur
Alodiyo'da hazırlık hatırlatmasını kurmak için listeyi bilgi bankasına yazar, asistana da randevunun sonunda bu listeyi söylemesini talimatla bildirirsiniz. Aşağıdaki adımlar, listeyi hazırlamaktan ilk aramayı dinlemeye kadar bütün akışı sırasıyla gösterir.
- Hizmetlerinizi alt alta yazın ve her birinin yanına müşterinin getireceği belge ile eşyaları sıralayın.
- Panelde bilgi bankasını açın, her hizmetin listesini o hizmetin altına yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Asistanın talimatına, randevuyu onayladıktan sonra ilgili hizmetin listesini arayana söylemesini ekleyin.
- Google Takvim'inizi bağlayın; asistanın aldığı randevular takviminize yazılır.
- Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza veya yeni bir numaraya bağlayın.
- Kendi telefonunuzdan arayıp bir randevu alın, ardından arama özetini okuyun ve arama kaydını dinleyin.
- Duyduğunuz cümlelerde eksik ya da uzun bir yer varsa bilgi bankasındaki metni düzeltin.
Yedinci adım ilk haftalarda da işinize yarar. Arama özetlerini okudukça müşterilerin en çok neyi sorduğunu görürsünüz. Listeyi de buna göre sadeleştirirsiniz. Hangi planda neler olduğunu fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Arayan listede olmayan bir şey sorarsa ne olur
Arayan listede olmayan bir şey sorarsa asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenmiştir; bu, asistanın uyduğu bir kuraldır. Geri arama talebi ve arama özeti panelinize düşer. Siz de müsait olduğunuzda müşteriyi arayıp soruyu kendiniz cevaplarsınız.
Diyelim ki bir avukatlık bürosu cuma akşamı saat 18.00'de kapanmış ve 18.15'te telefon çalıyor. Kira uyuşmazlığı yaşayan biri pazartesi için ilk randevu istiyor. Asistan randevuyu alıyor, kimlik kartını, kira sözleşmesini ve ödeme dekontlarını getirmesini söylüyor. Arayan bir de soruyor: "Ev sahibiyle telefondaki mesaj yazışmalarım var, çıktısını mı alayım?"
Bilgi bankasında bu soruya bir cevap yok. Asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor. Arayan geri aranmak istediğini söyleyince asistan geri arama talebi açıyor. Pazartesi sabahı avukat talebi ve arama özetini panelde görüyor, müşteriyi arayıp yazışmaları nasıl getireceğini anlatıyor.
Sahnenin asıl kazancı pazartesi öğleden sonra gelir. Avukat, mesaj yazışmalarının nasıl getirileceğini bilgi bankasına tek bir cümle olarak ekler. Aynı soruyu soran bir sonraki kişi cevabı doğrudan asistandan duyar. Geri arama talepleri böylece listenizdeki boşlukları tek tek gösterir.
Müşterinin listeyi duyduğunu nereden anlarsınız
Müşterinin listeyi duyduğunu, her arama bittikten sonra panelde görünen arama özetinden anlarsınız. Özette aramada konuşulanları ve alınan randevuyu kısaca okursunuz. Bir ayrıntıyı kendi kulağınızla duymak isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz. Arama bittiğinde belirlediğiniz kişilere e-posta gider, Alodiyo panelinde de bildirim görünür.
Müşteri kartı geçmişi bir arada tutar
Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Aynı kişi bir hafta sonra yeniden aradığında önceki aramanın özetine kartından ulaşırsınız. Müşteri "Geçen sefer ne getirmem söylenmişti?" diye sorduğunda cevabı kartta bulursunuz. Ekipte telefonla birden fazla kişi ilgileniyorsa herkes aynı geçmişe bakar.
Randevu günü sabahı kısa bir kontrol
Randevu günü sabahı takviminize ve ilgili arama özetlerine kısa bir göz atın. Hangi müşterinin hangi belgeyle geleceğini önceden görürsünüz. Hazırlığından emin olmadığınız bir müşteri varsa onu kendiniz arayabilirsiniz. Randevuyu ve listeyi asistan aktarır, son kontrolü siz yaparsınız.
Hazırlık listesi nasıl güncel tutulur
Randevuya gelirken getirilecekler listesini güncel tutmak için değişen her kuralı ve sık gelen her yeni soruyu bilgi bankasına eklersiniz. Kurallar zamanla değişir. Bir veteriner kliniği aşı takvimini yenileyebilir, bir emlak ofisi yeni bir belge istemeye başlayabilir. Bilgi bankasındaki metni güncellediğinizde asistan sonraki aramalarda yeni listeyi kullanır.
Yabancı müşterilere kendi dilinde
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir. Turistlerin uğradığı bir kuaför ya da yabancı müşterisi olan bir emlak ofisi düşünün. Asistan hazırlık listesini bu müşterilere de kendi dillerinde aktarır. Müşteri neyi getireceğini anladığı dilde duyar.
Randevudan önce bir kez daha hatırlatmak
Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Ertesi günün randevularından bir liste hazırlayıp bu kişileri asistana aratabilirsiniz. Böylece hazırlık hatırlatmasını randevuya yakın bir zamanda tekrarlarsınız. Asistanın üstlendiği diğer işleri sanal sekreter sayfamızda görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Randevuya gelirken getirilecekler listesini asistana nasıl öğretirim?
Listeyi panelde bilgi bankasına, her hizmetin altına kısa cümlelerle yazarsınız. Web sitenizde bu bilgileri içeren bir sayfa varsa oradan da aktarabilirsiniz. Asistanın talimatına da randevuyu onayladıktan sonra listeyi söylemesini eklersiniz.
Asistan her hizmet için farklı bir liste söyleyebilir mi?
Evet, listeleri hizmet hizmet yazdığınızda asistan arayana randevu aldığı hizmetin listesini söyler. Aşı randevusu alan kişi aşı listesini, ilk muayene için arayan kişi muayene listesini duyar. Müşteri de ilgisi olmayan maddelerle uğraşmaz.
Asistana listede olmayan bir şey sorulursa ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenmiştir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır, talep ve arama özeti panelinizde görünür. Siz müşteriyi arayıp soruyu cevaplar, cevabı bilgi bankasına eklersiniz.
Müşteriye listenin söylendiğini nereden görürüm?
Her arama bittikten sonra arama özeti panelinizde görünür. Ayrıntıyı duymak isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz. Arama, arayanın müşteri kartına da bağlanır.
Gece gelen aramalarda da liste söylenir mi?
Evet, asistan saatten bağımsız çalışır, gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar. Randevuyu alır ve listeyi gündüzle aynı biçimde aktarır. Sabah arama özetlerini panelde bulursunuz.
Alodiyo hatırlatmayı randevudan önce bir kez daha yapabilir mi?
Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile asistan, sizin hazırladığınız listedeki kişileri arar. Ertesi günün randevularını bu listeye ekleyerek hazırlık hatırlatmasını tekrarlatabilirsiniz. Her aramanın özeti panelinizde kalır.
Liste değişirse ne yapmalıyım?
Bilgi bankasındaki metni panelden güncellersiniz ve asistan sonraki aramalarda güncel listeyi kullanır. Değişikliği yaptıktan sonra kendi telefonunuzdan arayıp yeni cümleyi bir kez dinlemeniz yararlı olur.
Özet
- Randevuya gelirken getirilecekler listesini her hizmet için ayrı ayrı bilgi bankasına yazarsınız.
- Asistan randevuyu alır, Google Takvim'inize yazar ve ilgili listeyi arayana söyler.
- Listede olmayan bir soruda asistan kesin bilgi veremediğini söyler, arayan isterse geri arama talebi açar.
- Arama özeti, arama kaydı ve müşteri kartıyla kime ne söylendiğini panelden görürsünüz.
Getirilecekler listenizi bilgi bankasına yazın ve Alodiyo'nun ilk randevu aramasında bunu müşterinize nasıl söylediğini kendiniz dinleyin.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
