Sanal santral yapay zekâ ile: santralinize asistan ekleyin

Kısaca: Sanal santral yapay zekâ asistanıyla birleştiğinde, santralinizdeki numaraya gelen aramayı asistan 1 saniyeden kısa sürede açar, soruları yanıtlar ve randevu alır. Alodiyo asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır; bugünkü numaranızı seçtiğinizde müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder. Her arama bittiğinde Arama özeti panelinizde görünür.

Sanal santral yapay zekâ asistanı, işletmenizin santralindeki numaraya bağlanan, gelen aramayı sizin yerinize açan ve arayanla konuşan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Alodiyo'da asistan, santralinizin bugün kullandığı numaraya bağlanır. Santralinizden vazgeçmezsiniz; değişen, telefonu açan taraftır.

Santrali olan bir işletmede telefon çoğu zaman ön büroda çalar. O masadaki kişi de aynı anda kasaya, tezgâha ya da karşısındaki müşteriye bakar. Müşterinin bildiği numara aynı kalırken telefonu kim açacak sorusunun cevabı bu yazıda: bağlama seçenekleri, kurulum adımları, asistanın bir iş gününde yaptıkları ve panelde gördükleriniz. Santral tarafındaki genel seçenekler için sanal santral sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sanal santral yapay zekâ asistanıyla nasıl çalışır

Sanal santral ile yapay zekâ asistanı birlikte çalıştığında santraliniz yerinde kalır, santraldeki numaraya gelen aramayı asistan açar ve arayanla konuşur. Alodiyo'da bu özelliğin adı Gelen aramalar. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalıştığı için santralinize gece ya da hafta sonu düşen aramayı da açar.

Santralinizin en yoğun saatlerinde aynı numaraya birden fazla arama düşer. Aynı anda gelen aramalar planınızın sınırı içinde birlikte karşılanır; plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Yoğun saatlerinizi Arama raporlarındaki saat dağılımında görür, planınızı buna göre seçersiniz.

Ön büro personeliniz için değişen şey, karşısındaki müşteriyi bırakıp telefona yetişmeye çalışmamasıdır. Asistan arayanla konuşurken personel elindeki işi bitirir. Sonra panelden aramanın özetini okur ve kaldığı yerden devam eder.

Asistan santralinizdeki aramalarda hangi işleri üstlenir

Asistan aramayı açar, soruları yanıtlar, randevu ya da rezervasyon alır ve her aramanın özetini bırakır. Santralinize gelen aramalarda asistanın üstlendiği işler şunlardır:

• Arayanı karşılar ve ne istediğini dinler.
• Hizmet, çalışma saati ve fiyat sorularını bilgi bankanızdaki bilgilere göre yanıtlar.
• Telefonda randevu ya da rezervasyon alır ve randevuyu Google Takvim'inize yazar.
• Arayan isterse geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür.
• Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır.
• Her arama bittiğinde Arama özetini panelinize bırakır.

Randevu işi, santral kullanan işletmelerde ön büronun en çok zamanını alan iştir. Telefona bakan kişi takvimi açar, boş saati arar, müşterinin adını yazar ve bu sırada önündeki müşteri bekler. Asistan randevuyu telefonda alıp takvime yazdığında personeliniz bu adımların hiçbiriyle uğraşmaz. Randevu akışının ayrıntılarını randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.

Müşteri kartı, santral başında kâğıda not tutma alışkanlığının yerini alır. Aynı numara ikinci kez aradığında önceki aramalar kartta durur. Müşteriyi geri arayan personel, önceki aramada ne konuşulduğunu karttan okuyarak arar.

Asistanı hangi numaraya bağlayabilirsiniz

Asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlayabilir, bugünkü numaranızı da asistana yönlendirebilirsiniz. Sanal santral yapay zekâ kurulumunda ilk karar, asistanın hangi numaraya bağlanacağıdır. Seçimi çoğu zaman müşterilerinizin bildiği numara belirler.

Aşağıdaki tablo dört bağlama seçeneğini ve her birinin hangi işletmeye uygun olduğunu gösterir.

Kararı verirken tabelanıza, web sitenize ve kartvizitinize bakın. Müşteri orada hangi numarayı görüyorsa o numarayı arar. Asistanı o numaraya bağladığınızda müşterinin alışkanlığı değişmez, telefonu açan taraf değişir.

Alodiyo ile santralinize asistan nasıl eklenir

Alodiyo ile santralinize asistan eklemek için bağlama biçimini seçer, asistana işinizi öğretir ve numarayı asistana bağlarsınız. Aşağıdaki adımlar ilk gerçek aramadan önce panelde yapacağınız işleri sırasıyla gösterir.

1. Bağlama biçimini seçin: mevcut santraliniz, 0850 numaranız, bugünkü numaranızın yönlendirilmesi ya da yeni bir numara.
2. Bilgi bankasını doldurun; bilgileri kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
3. Karşılama cümlesini panelden yazın.
4. Randevularınızı tuttuğunuz Google Takvim'i hazırlayın; asistanın aldığı randevular oraya yazılır.
5. Bildirim kişilerinizi belirleyin; her arama bitince bu kişilere e-posta gider.
6. Asistanı numaranıza bağlayın ya da bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin.
7. Kendi telefonunuzdan numaranızı arayın, ardından panelde Arama özetini okuyun.

Son adımda bir müşterinin yerine geçin ve ön büronuza en sık sorulan soruyu sorun. Asistanın verdiği cevabı dinleyin ve özetini panelde okuyun. Cevaba eklemek istediğiniz ayrıntıyı bilgi bankasına yazın ve numarayı yeniden arayın.

Müşteri bilgilerinizi başka bir programda da tutuyorsanız sistem bağlantısını kurabilirsiniz. Alodiyo aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.

Asistanı işletmenize göre nasıl ayarlarsınız

Asistanı bilgi bankası, talimat ve karşılama cümlesiyle işletmenize göre ayarlarsınız; üçünü de panelden yaparsınız. Bilgi bankası asistanın ne bildiğini, talimat işinize göre nasıl çalışacağını, karşılama cümlesi de arayanın ilk duyduğu sözü belirler.

Bilgi bankası

Bilgi bankası, asistanın arayana verdiği bilgilerin kaynağıdır. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları buraya girersiniz.

Santralinizde farklı birimler varsa her birimin hizmetlerini ve saatlerini ayrı başlıklarla yazın. Ön büronun çalışma saatleri bir başlıkta, ödeme seçenekleri başka bir başlıkta dursun. Telefona bakan personelinize en çok hangi soruların geldiğini sorun ve her birine kısa bir cevap ekleyin.

Karşılama cümlesi

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız ve önerilen yapı üç parçadan oluşur:

• İşletmenizin adını söyleyin.
• Arayana bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu belirtin.
• Aramanın kaydedildiğini ekleyin.

Cümleyi kısa tutun ve arayana nasıl yardımcı olabileceğinizi sorarak bitirin. Santralinizi arayan kişi kiminle konuştuğunu baştan öğrenir ve derdini anlatmaya geçer.

Bilgi bankasında olmayan sorular

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soru geldiğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve Arama özeti panelinize düşer. Panelde biriken bu sorular, bilgi bankasına hangi bilgiyi ekleyeceğinizi de gösterir.

Asistanlı santral bir iş gününde nasıl çalışır

Asistanlı bir santralde siz elinizdeki işe devam ederken asistan aramaları açar, randevuyu takvime yazar ve her aramanın özetini panele bırakır. Aşağıdaki iki sahne gerçek müşteri değildir; santral kullanan küçük işletmelerin tanıdık bir gününden kurulmuş örneklerdir.

Sabah yoğunluğunda bir oto servis

Diyelim ki Bursa'da bir oto servis işletiyorsunuz ve santralinizdeki ön büro numarası tabelanızda yazıyor. Saat 08.30. Servis danışmanınız bir müşteriye aracını teslim ediyor, ustalar araçların altında. Tam o sırada aynı numaraya iki arama düşüyor.

İki arama planınızın sınırı içinde birlikte karşılanır. İlk arayan periyodik bakım için randevu istiyor; asistan çalışma saatlerinize uygun bir perşembe sabahı için randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. İkinci arayan dün bıraktığı aracın durumunu soruyor. Aracın durumu bilgi bankasında olmadığı için asistan tahmin yürütmez, bu konuda net bir şey söyleyemeyeceğini belirtir ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar.

Danışmanınız teslimi bitirdiğinde panelde iki Arama özeti görür. Randevu takvimde, geri arama talebi listede durur. Danışman aracın durumunu ustaya sorar ve müşteriyi geri arar. Servislere özel anlatım için oto servis sayfamıza göz atabilirsiniz.

Cumartesi akşamı bir veteriner kliniği

Örneğin İzmir'de bir veteriner kliniği, santralinde kullandığı 0850 numarasını asistana bağlamış olsun. Cumartesi akşamı saat 21.00 ve klinik kapalı. Bir kedi sahibi aşı randevusu için arıyor.

Asistan aramayı açar, bilgi bankasındaki çalışma saatlerine göre kliniğin pazartesi açılacağını söyler ve pazartesi öğleden sonrası için randevu alır. Biraz sonra başka biri kısırlaştırma fiyatını soruyor. Fiyat bilgi bankasında yazılı olduğu için asistan bilgiyi verir, arayan da randevu ister.

Pazartesi sabahı hekim paneli açtığında hafta sonu gelen aramaların özetlerini okur ve randevuları takvimde görür. Her arayan için Müşteri kartı açılmıştır. Veteriner kliniklerine özel anlatım için veteriner sayfamıza göz atabilirsiniz.

Aramaların sonucunu panelden nasıl takip edersiniz

Her arama bittiğinde Arama özeti panelde görünür, bildirim kişilerinize e-posta gider ve aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Panelde ayrıca bir bildirim belirir. Ön büro ve yönetici gibi aramaları takip eden kişileri bildirim kişisi yaptığınızda, santralin başında olmayan biri de hangi aramada ne konuşulduğunu bilir.

Arama özeti ve Arama kaydı

Arama özeti, aramayı baştan dinlemeden ne konuşulduğunu okumanızı sağlar. Arama kaydı ise aramanın ses kaydıdır. Bir ayrıntıyı arayanın kendi sözüyle duymak istediğinizde kaydı açar ve dinlersiniz.

Arama raporları

Arama raporları santralinize gelen telefon trafiğinin genel resmini verir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını, asistan başına sonucu burada görürsünüz. Saat dağılımına bakarak personelinizi hangi saatlerde ön büroda tutacağınızı planlarsınız.

Duygu analizi

Duygu analizi Pro ve üstü planlarda yer alır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaları öncelikle geri arayarak müşterinin derdini ilk elden dinlersiniz.

Pro ve üstü planlarda santralinize neler eklenir

Pro ve üstü planlarda ses klonu, Çoklu dil, Dış aramalar, Randevu sayfası, Rezervasyon sayfası ve birden fazla asistan eklenir.

Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Santralinizi yıllardır arayan müşteriler telefonda tanıdık bir ses duyar. Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir; yabancı müşterilerin de aradığı işletmelerde aynı numara bu aramaları da karşılar.

Dış aramalar ile asistan, sizin hazırladığınız listedeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşteriniz santralinizi aramadan internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır.

Pro ve üstünde birden fazla asistan da kurarsınız. Örneğin satış için bir asistan, randevu için ayrı bir asistan çalışır. Arama raporlarındaki asistan başına sonuç, iki asistanın sonuçlarını ayrı ayrı görmenizi sağlar.

Alodiyo planları Starter, Pro, Business ve Elit olarak dörde ayrılır ve aylık ya da yıllık seçilir. Plan içeriklerini ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz. Destek her planda 7/24 çalışır; plan büyüdükçe ilk dönüş süresi kısalır ve Elit planda size atanmış bir temsilci olur.

Sık sorulan sorular

Sanal santral yapay zekâ asistanı bugünkü numaramla çalışır mı?

Evet, Alodiyo asistanı mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza bağlanır. Bugünkü numaranızı asistana yönlendirmek isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder.

Asistan santrale gelen aramayı ne kadar sürede açar?

Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalıştığı için gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar. Arama bittiğinde özeti panelinizde görünür.

Aynı anda birden fazla arama gelirse ne olur?

Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Yoğun saatlerinize uygun planı fiyatlandırma sayfasında seçebilirsiniz.

Asistanın aldığı randevuları nerede görürüm?

Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'inize yazılır. Her arama bittiğinde Arama özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider. Randevuyu hem takvimde hem de arama özetinde görürsünüz.

Santralim için yeni numarayı nasıl alırım?

Yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur. Başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Numara açıldığında asistan bu numaraya bağlanır ve aramaları açmaya başlar.

Arama kayıtlarındaki kişisel verilerden kim sorumludur?

Veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Kişisel verilerin nasıl işlendiğine dair ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Arama kaydını ve Arama özetini kendi panelinizden görürsünüz.

Asistan hangi sektörlerde kullanılır?

Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği, avukatlık bürosu, restoran, oto servis, otel, emlak ofisi ve kuaför için ayrı sektör sayfalarımız bulunur. Her işletme asistanı kendi hizmetlerine ve saatlerine göre doldurur.

Özet

• Sanal santral yapay zekâ asistanıyla birleştiğinde santralinize gelen aramalar 1 saniyeden kısa sürede açılır ve arayanla konuşulur.
• Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır; bugünkü numaranızı da yönlendirebilirsiniz.
• Bilgi bankası, talimat ve karşılama cümlesiyle asistanı panelden işletmenize göre ayarlarsınız.
• Asistan randevu alıp Google Takvim'e yazar, her aramanın özetini ve kaydını panelinize bırakır.
• Pro ve üstü planlarda ses klonu, Çoklu dil, Dış aramalar ve birden fazla asistan eklenir.

Santralinize gelen aramaları Alodiyo asistanına bırakmak için ilk adımı bugün atın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.