Kısaca: Sanal sekreter, siz elinizdeki işle uğraşırken işletmenizin telefonunu açan, arayanla konuşan ve randevu alan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Alodiyo aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevuyu Google Takvim'inize yazar ve her aramanın özetini panelinize bırakır. Hem işi yapan hem telefonu açan tek kişilik bir işletmede telefon için elinizdeki müşteriyi bekletmezsiniz.
Sanal sekreter, işletmenizin numarasına gelen aramaları sizin yerinize açan, arayanla konuşan ve randevu alan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Alodiyo, Türkiye'deki işletmeler için bu işi yapan bir sanal sekreterdir. Siz bir müşterinin saçını boyarken, bir kediyi muayene ederken ya da bir sonraki işe araç kullanırken telefonunuz açılmaya devam eder.
Aşağıdaki bölümler, dükkânında resepsiyon görevlisi ya da çırağı olmayan işletme sahipleri için hazırlandı. Sanal sekreterin hangi işleri üstlendiğini, gününüzün hangi saatlerinde devreye girdiğini ve panelden nasıl kurulduğunu sırasıyla bulacaksınız.
Sanal sekreter hangi işleri yapar
Sanal sekreter üç iş yapar: aramayı açar, arayanla konuşur ve konuşulanları size özet olarak bırakır. Sesli mesaj kaydeden bir telesekreterden farkı, arayanı dinleyip ona cevap vermesidir. Arayan derdini kendi cümleleriyle anlatır, asistan da ona göre konuşur.
Alodiyo'da bu üç iş şu özelliklerle karşılanır:
- Gelen aramalar özelliğiyle asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur.
- Asistan, arayan isterse telefonda randevu ya da rezervasyon alır.
- Arama özeti ile her arama bittikten sonra konuşulanları panelinizde okursunuz.
Asistan işletme türünden bağımsız çalışır. Bir kuaför, bir veteriner hekim ya da evlere giden bir usta için aynı asistan, Bilgi bankasına yazdığınız bilgiye ve verdiğiniz talimata göre ayarlanır. Ürünün ayrıntılı tanıtımı sanal sekreter sayfamızda yer alıyor.
Tek kişilik işletmede telefon neden zor yönetilir
Tek kişilik işletmede telefon zor yönetilir, çünkü işi yapan da telefonu açan da aynı kişidir. Büyük bir salonda telefonu resepsiyondaki kişi açar; tek kişilik dükkânda o görevi devredeceğiniz kimse yoktur. Elleriniz doluyken çalan telefon size iki seçenek bırakır: işi yarıda kesmek ya da aramayı açmamak.
Örneğin mahallesinde tek başına çalışan bir kuaför düşünün. Saat 14.00'te bir müşterinin saçına boya sürüyor, elleri eldivenli ve boyanın süresi işliyor. Telefon on dakika arayla iki kez çalıyor; kuaför ikisini de açamıyor. Akşam telefonuna baktığında iki numara görüyor ama kimin ne istediğini bilmiyor.
Sanal sekreter devredeyken aynı öğleden sonra başka geçer. Asistan iki aramayı da açar; birinci arayana pazartesi açık olup olmadığınızı söyler, ikinci arayanın cumartesi için randevusunu alır. Kuaför boyayı durulayıp eldivenleri çıkardığında panelde iki arama özeti, takviminde de cumartesi randevusu durur. Kuaförlere özgü kullanım kuaför sektör sayfamızda anlatılıyor.
Akşam elinizde cevapsız numaralar yerine kimin ne istediğini anlatan özetler olur. Hangi müşteriyi önce arayacağınızı da özetlere bakarak seçersiniz.
Siz meşgulken arama nasıl karşılanır
Siz meşgulken asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle konuşmaya başlar. Arayan uzun uzun çalan bir telefonu dinlemez; derdini anlatır ve asistan ona göre cevap verir.
Karşılama cümlesini siz belirlersiniz
Karşılama cümlesini panelden kendiniz yazarsınız. İçine üç bilgi koymanızı öneririz: dükkânınızın adı, telefondakinin bir yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Arayan kiminle konuştuğunu daha ilk cümlede öğrenir.
Aynı anda gelen aramalar
Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır. Bir müşteri cumartesi randevusunu konuşurken başka biri ararsa ikinci arayan da asistanla konuşur. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar.
Gece ve hafta sonu gelen aramalar
Asistan saatten bağımsız çalışır. Kepengi indirdikten sonra ya da pazar günü gelen aramayı da açar. Pazartesi sabahı dükkânı açtığınızda hafta sonunun arama özetleri panelinizde sizi bekler.
Müşteri kartı kendiliğinden açılır
Her arayan için numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve o kişinin bütün aramaları bu karta bağlanır. Aynı müşteri bir ay sonra yeniden aradığında önceki aramalarını tek yerde görürsünüz. Defterde isim aramak yerine kartı açarsınız.
Asistan telefonda randevuyu nasıl alır
Asistan arayanla gün ve saati konuşur, randevuyu alır ve Google Takvim'inize yazar. Takviminizi açtığınızda yeni randevu öteki randevularınızın arasında durur. Eldiven çıkarıp tezgâhtaki deftere not düşmenize ihtiyaç kalmaz.
Diyelim ki tek başına çalışan bir veteriner hekimsiniz. Cumartesi saat 10.30'da muayene masasında bir kedinin kulağına bakıyorsunuz. Telefon çalıyor; arayan, köpeğinin aşısı için haftaya salı uygun bir saat soruyor.
Asistan çalışma saatlerinizi Bilgi bankasından bilir ve arayanla salı öğleden sonrası için anlaşır. Kediyi sahibine teslim ettiğinizde arama özeti panelinizde, aşı randevusu da takviminizde olur. Veteriner hekimler için örnekler veteriner sektör sayfamızda yer alıyor.
Asistan randevunun yanı sıra rezervasyon da alır. Küçük atölyesinde tek başına grup dersi veren biri, telefonla gelen ders rezervasyonlarını aynı biçimde toplar. Randevu tarafının tamamı randevu sistemi sayfamızda anlatılıyor.
Arama özeti size ne söyler
Arama özeti, her arama bittikten sonra konuşulanları panelde size kısaca anlatır. Bütün aramayı dinlemeden arayanın ne istediğini kısa bir metinden okursunuz. Gün boyu biriken aramaları akşam kasayı kapattıktan sonra tek oturuşta gözden geçirirsiniz.
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Müşteri koltuktayken telefonunuza düşen e-postaya göz atar, hangi aramanın geldiğini takip edersiniz.
Özetin yanında şu üç araç da işinize yarar:
- Arama kaydı ile aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz.
- Geri arama talebi, arayan isterse açılır ve panelinizde görünür.
- Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını gösterir.
Arama raporları, telefonun dükkânınızda hangi saatte ve hangi gün yoğunlaştığını gösterir. Örneğin salı öğleden sonraları en çok aramanın geldiğini gören bir usta, evlere gideceği işleri başka günlere kaydırabilir. Tek kişilik işletmede kendi programınızı kurarken bu dağılım elinizde somut bir bilgi olur.
Asistan hangi soruları cevaplar, hangilerini size bırakır
Asistan, Bilgi bankasına yazdığınız konulardaki soruları cevaplar; orada karşılığı olmayan soruları geri arama talebiyle size bırakır. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları Bilgi bankasına siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Asistan arayana bu bilgiyle cevap verir.
Bilgi bankasını ne kadar ayrıntılı doldurursanız asistan o kadar çok soruyu cevaplar. Tezgâhta her gün duyduğunuz "Pazar açık mısınız", "Saç kesimi ne kadar sürüyor", "Dükkânın önüne park edilir mi" gibi soruları birer cümleyle yazmanız yeterlidir. İlk haftalarda arama özetlerini okurken sık gelen yeni soruları fark eder, onları da eklersiniz.
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Bilgi bankasında olmayan bir soru geldiğinde "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Eliniz boşaldığında o kişiyi arar, sorusunu kendiniz cevaplarsınız.
Sanal sekreter gününüzün hangi saatlerinde işe yarar
Sanal sekreter, telefona bakamadığınız her saatte aramayı açar ve sonucunu size bırakır. Aşağıdaki tablo, tek kişilik bir işletmenin sıradan bir gününde asistanın ne yaptığını ve sizin panelde ne gördüğünüzü gösteriyor.
| Gününüzdeki saat | Asistanın yaptığı | Sizin gördüğünüz |
|---|---|---|
| Sabah ilk müşteriyle ilgilenirken | Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur | E-posta bildirimi ve panelde arama özeti |
| Öğle arasında yemekteyken | Randevu isteyen müşterinin randevusunu alır | Google Takvim'inizde yeni randevu |
| Bir sonraki işe araç kullanırken | Fiyat ve çalışma saati sorularını Bilgi bankasındaki bilgiyle cevaplar | Panelde arama özeti ve arama kaydı |
| Akşam kepengi indirdikten sonra | Geç saatte gelen aramayı da açar | Ertesi sabah panelde arama özetleri |
| Bilgi bankasında karşılığı olmayan bir soru geldiğinde | Kesin cevap veremeyeceğini söyler, arayan isterse geri arama talebi açar | Panelde geri arama talebi |
| Müdavim bir müşteri yeniden aradığında | Aramayı o müşterinin kartına bağlar | Müşteri kartında önceki aramalar |
Tablodaki "Sizin gördüğünüz" sütunu, eliniz boşaldığında bakacağınız dört yeri gösterir: e-posta, panel, takvim ve Müşteri kartı. Gün içinde telefona dönmek için koltuktaki müşterinizi bekletmezsiniz.
Alodiyo ile sanal sekreter nasıl kurulur
Alodiyo ile sanal sekreteri panelden kendiniz kurarsınız: Bilgi bankasını doldurur, karşılama cümlenizi yazar, takviminizi bağlar ve numaranızı seçersiniz. Aşağıdaki liste, panele ilk girişten ilk arama özetine kadar izleyeceğiniz sırayı gösteriyor.
- Alodiyo hesabınızı açın ve panele girin.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlenizi yukarıda anlatılan üç bilgiyle yazın.
- Randevuların yazılacağı Google Takvim'inizi bağlayın.
- Asistanın karşılayacağı numarayı seçin.
- Arama bitince e-posta alacak bildirim kişilerini ekleyin.
- İlk aramalardan sonra arama özetlerini okuyun ve Bilgi bankasına yeni soruları ekleyin.
Numara seçenekleri
Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır.
Yeni bir numara almak isterseniz 0850 ya da şehir kodlu bir numara seçersiniz. Başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. İş aramalarını kendi cep numarasından karşılayan tek kişilik işletmeler için yeni numara, iş ile kişisel aramaları birbirinden ayırır.
Kişisel veriler hakkında genel bilgi
Arama kayıtları ve Müşteri kartları arayanların bilgilerini taşır. Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Ayrıntıları KVKK Aydınlatma Metni'nde okuyabilirsiniz.
İşiniz büyüdükçe hangi özellikler işinize yarar
İşiniz büyüdükçe Pro ve üstü planlardaki Randevu sayfası, Duygu analizi, ses klonu, Çoklu dil ve Dış aramalar işinize yarar. Çırak alan, ikinci bir hizmet ekleyen ya da yabancı müşterisi artan işletme sahipleri bu özelliklerle asistanın işini genişletir.
Pro ve üstü planlarda açılan özellikler şunlardır:
- Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşterileriniz internetten kendileri randevu ya da rezervasyon alır.
- Duygu analizi arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar, memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler.
- Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur.
- Çoklu dil ile asistan arayanın dilinde yanıt verir.
- Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır.
- Birden fazla asistan kurarsınız, örneğin satış ve randevu için ayrı asistanlar.
Telefon etmeyi sevmeyen müşteriniz Randevu sayfasındaki bağlantıya tıklar ve uygun saati kendisi seçer. Ses klonunu kendi sesinizle kurduğunuzda müşterileriniz telefonda dükkânda duydukları sesi duyar. Duygu analizi panelde bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu olarak görünür; memnuniyeti düşük işaretlenen aramaları önce dinler, o müşteriyle kendiniz ilgilenirsiniz.
Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur, aylık ya da yıllık seçilir. Güncel fiyatları fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Destek ekibimiz her planda 7/24 çalışır. Plan büyüdükçe destek ekibinden ilk dönüş süresi kısalır. Elit planda size atanmış bir temsilci vardır.
Sık sorulan sorular
Sanal sekreter gerçek bir insan mı?
Hayır, sanal sekreter bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Arayanla konuşur, sorusunu cevaplar ve randevusunu alır. Karşılama cümlesinde yapay zekâ asistanı olduğunu belirttiğinizde arayan bunu konuşmanın başında öğrenir.
Sanal sekreter mevcut numaramla çalışır mı?
Evet, bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz. Asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Dilerseniz 0850 ya da şehir kodlu yeni bir numara da alabilirsiniz.
Asistan bilmediği bir soru gelirse ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; arayana bu soruya kesin cevap veremeyeceğini belirtir. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Siz de eliniz boşaldığında o kişiyi geri ararsınız.
Aynı anda iki kişi ararsa ne olur?
Planınızın sınırı içinde iki arayan da asistanla ayrı ayrı konuşur ve biri ötekini beklemez. Daha büyük bir plana geçtiğinizde aynı anda karşılanan arama sayısı artar.
Telefonda alınan randevular nereye kaydedilir?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'inize yazılır. Takviminizi açtığınızda yeni randevuyu öteki randevularınızla birlikte görürsünüz. Randevunun konuşulduğu aramanın özeti de panelinizde yer alır.
Asistanın arayanla ne konuştuğunu sonradan dinleyebilir miyim?
Evet, Arama kaydı ile her aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Arama özeti konuşulanları kısaca anlatır, ses kaydı ise ayrıntısını verir. Aynı müşterinin bütün aramaları Müşteri kartında toplanır.
Sanal sekreterin uygun olduğu işletme türleri hangileri?
Alodiyo sektörden bağımsız çalışır ve Bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği, avukatlık bürosu, restoran, oto servis, otel, emlak ofisi ve kuaför için ayrı sektör sayfalarımız bulunur. Tek başına çalışan her işletme sahibi asistanı kendi hizmetlerine göre kurar.
Özet
- Sanal sekreter, işletmenizin telefonunu açan ve arayanla konuşan bir yapay zekâ telefon asistanıdır.
- Alodiyo aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, randevuyu alır ve Google Takvim'inize yazar.
- Her arama bittikten sonra özeti panelinize düşer ve bildirim kişilerinize e-posta gider.
- Asistan Bilgi bankasına yazdığınız bilgiyle cevap verir, karşılığı olmayan soruda arayan isterse geri arama talebi açar.
- Kurulumu panelden kendiniz yapar, bugünkü numaranızı ya da yeni bir numarayı kullanırsınız.
Makası, muayene aletini ya da direksiyonu bırakmadan telefonunuzu Alodiyo'ya devretmek için hesabınızı bugün açın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
