Kısaca: Tatilde iş telefonunu Alodiyo'ya bırakırsanız aramalar 1 saniyeden kısa sürede açılır, arayanla konuşulur ve alınan randevular Google Takvim'inize yazılır. Her aramanın özeti panelde, geri arama talepleri de ayrıca kayıtlı durur. Dönüş günü işe kaldığınız yerden başlarsınız.
Yapay zekâ telefon asistanı, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yardımcıdır. Tatilde iş telefonu sorusu, çoğu işletme sahibinin izin planını daha bavul hazırlanmadan bozar. Telefon cepte kalır, her titreşimde akıl dükkâna gider. Bu rehber, siz yokken aramaların nasıl karşılanacağını, randevuların nereye yazılacağını ve dönüşte işe nereden başlayacağınızı adım adım anlatıyor.
Türkiye'de küçük bir işletmede telefonun sahibi çoğu zaman işletmenin sahibidir. İş telefonunu birkaç günlüğüne gönül rahatlığıyla bırakmanın yolu, aramayı açacak, not alacak ve randevuyu yazacak bir yardımcıdan geçer. Alodiyo, bu yardımcıyı kendi panelinizden kurmanızı sağlayan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Yazıyı, izne çıkmayı yıllardır erteleyen işletme sahipleri için hazırladık.
Tatilde iş telefonu için hangi seçenekleriniz var
Tatilde iş telefonu için dört yolunuz vardır: telefonu yanınızda taşımak, kapatmak, birine bırakmak ya da bir yapay zekâ telefon asistanına devretmek. Her yol tatilinize ve işinize farklı bir şey bırakır. Seçimden önce kendinize tek bir soru sorun: dönüş günü masama oturduğumda elimde ne olsun?
Telefonu yanınızda taşırsanız aramaların hepsini siz açarsınız ve plajda, yemekte, çocukla oynarken işe dönersiniz. Telefonu kapatırsanız tatil sizindir ama arayanlar size ulaşamaz. Bir çalışana ya da yakınınıza bırakırsanız tatilin bir kısmı o kişinin notlarını kontrol etmekle geçer. Dördüncü yolda aramayı asistan açar, konuşur ve özet bırakır; isterseniz tatilde göz atarsınız, istemezseniz dönüşte topluca okursunuz.
Aşağıdaki tablo, dört seçeneğin tatilde size ne bıraktığını ve dönüşte elinizde ne olduğunu karşılaştırıyor.
| Seçenek | Aramayı kim açar | Tatilde size düşen | Dönüşte elinizde ne olur |
|---|---|---|---|
| Telefonu yanınızda taşımak | Siz | Her aramada tatile ara vermek | Aceleyle aldığınız notlar |
| Telefonu kapatmak | Kimse | Hiçbir şey | Size ulaşamamış kişiler |
| Telefonu bir çalışana ya da yakınınıza bırakmak | O kişi | Ara ara o kişiyle konuşmak | O kişinin tuttuğu notlar |
| Yapay zekâ telefon asistanı | Asistan, 1 saniyeden kısa sürede | İsterseniz e-postadaki bildirimlere göz atmak | Her aramanın özeti, ses kaydı, takvimdeki randevular ve geri arama talepleri |
Siz tatildeyken yapay zekâ telefon asistanı ne yapar
Siz tatildeyken yapay zekâ telefon asistanı işletmenizin numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalışır; gece gelen aramayı da, pazar sabahı gelen aramayı da açar.
Asistan neyi söyleyeceğini sizin yazdığınız bilgiden öğrenir. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları Bilgi bankasına siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Tatil tarihlerinizi ve dönüş gününüzü de oraya eklersiniz. Arayan "Ne zaman açıksınız?" diye sorduğunda asistan sizin yazdığınız cevabı verir.
Tatil boyunca asistanın üstlendiği işler şunlardır:
- Gelen aramayı açar ve arayanla konuşur.
- Telefonda randevu ya da rezervasyon alır.
- Aldığı randevuyu Google Takvim'inize yazar.
- Arayan isterse geri arama talebi açar.
- Her arama bitince özeti panele bırakır.
- Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gönderir.
Hangi sektörde olduğunuz fark etmez. Alodiyo sektörden bağımsız çalışır; Bilgi bankası ve verdiğiniz talimatla işinize göre ayarlanır. Asistanın gündelik işleri için sanal sekreter sayfamıza bakabilirsiniz.
Tatilden önce Alodiyo'yu nasıl hazırlarsınız
Alodiyo'yu tatile hazırlamak dört işten oluşur: Bilgi bankasını güncellemek, karşılama cümlesini yazmak, bildirim kişilerini seçmek ve numaranızı bağlamak. Hepsini kendi panelinizden yaparsınız. Tatilde iş telefonunuzu düşünmek istemiyorsanız hazırlığı son güne bırakmayın; sakin bir günde bitirin.
Aşağıdaki adımlar, tatile çıkmadan önce panelde yapacağınız işleri sırasıyla gösteriyor.
- Bilgi bankasına tatil bilgisini ekleyin. İşletmenin hangi tarihler arasında kapalı olduğunu, hangi gün açılacağını ve o hafta neyin yapılıp neyin yapılmayacağını yazın.
- Randevu talimatını yazın. Asistana randevuları dönüş gününüzden sonrasına almasını söyleyin; hangi hizmetin ne kadar sürdüğünü de Bilgi bankasına ekleyin.
- Karşılama cümlesini gözden geçirin. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır.
- Bildirim kişilerini seçin. Arama bitince e-postanın size mi, ekibinizden birine mi, yoksa ikinize birden mi gideceğine karar verin.
- Numaranızı asistana bağlayın. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin; mevcut santraliniz ya da 0850 numaranız varsa asistan oraya da bağlanır.
- Kendinizi arayın. Başka bir telefondan işletme numaranızı arayın, bir randevu isteyin, sonra takviminize ve paneldeki arama özetine bakın.
Altıncı adım küçük görünür ama içinizi rahatlatır. Asistanın sizin cümlelerinizle konuştuğunu kendi kulağınızla duyarsınız. Takvime düşen randevuyu da kendi gözünüzle görürsünüz.
Bilgi bankasındaki tatil notunu nasıl yazmalısınız
Tatil notunu, arayanın soracağı sorulara göre yazın. "Kapalıyız" demek yetmez. "Bayram haftası kapalıyız, pazartesi saat 9'da açılıyoruz, o haftaya randevu alabiliriz" demek arayanın aklındaki üç soruyu birden cevaplar.
Tarihi gün ve ay olarak yazın. "Yakında açılıyoruz" gibi belirsiz ifadeler yerine net bir gün verin. Kısa ve somut cümleler, asistanın arayana verdiği cevabı da kısa ve somut kılar.
Tatildeyken gelen randevular takviminize nasıl yazılır
Tatildeyken asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'inize yazılır. Dönüşte takvimi açtığınızda haftanızın ilk günleri planlanmış olarak karşınıza çıkar. Hangi randevunun kimden geldiğini arama özetinden ve Müşteri kartından görürsünüz.
Diyelim ki Eskişehir'de bir mahalle kuaförü işletiyorsunuz ve ağustosun ikinci haftası yıllar sonra ilk kez izne çıkıyorsunuz. Salı sabahı saat 10.40'ta deniz kenarındasınız ve düzenli bir müşteriniz, okullar açılmadan önce saç kesimi için arıyor. Asistan aramayı açar, kuaförün o hafta kapalı olduğunu söyler ve dönüşünüzdeki pazartesiye randevuyu alır. Randevu Google Takvim'inize yazılır.
O akşam e-postanıza baktığınızda arama bildirimini görürsünüz. Panelde arama özeti durur: kim aradı, ne istedi, randevu ne zamana alındı. Telefonu bir kez bile açmadan haftanızın ilk randevusu yerleşmiş olur.
Müşteri kartı randevuyu nasıl tamamlar
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o kişinin aramaları karta bağlanır. Aynı müşteri tatil boyunca iki kez aradıysa iki aramayı da tek kartta görürsünüz. Dönüşte "Bu kişi neden iki kez aramış?" sorusunun cevabı tek ekranda durur.
İnternetten randevu da açık kalsın mı
Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası da kullanılır. Bu sayfalarda müşteri telefon etmeden, internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Böylece tatilde hem telefon hem internet randevuya açık kalır. Ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Asistan cevabını bilmediği soruda ne yapar
Asistan, Bilgi bankasında olmayan bir konuda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Bilmediği konuda uydurmaması ona kural olarak söylenmiştir. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Örneğin Antalya'da bir veteriner kliniği işletiyorsunuz ve bayram tatilinde kliniği birkaç günlüğüne kapatıyorsunuz. Bir hayvan sahibi arıyor ve kliniğin evcil hayvan konaklama hizmeti verip vermediğini soruyor. Siz bu konuyu Bilgi bankasına hiç yazmamışsınız. Asistan bu konuda kesin bilgi veremediğini söyler, arayana geri aranmak isteyip istemediğini sorar ve arayan "evet" deyince geri arama talebi açar.
Dönüşte panelinizde o talebi görürsünüz. Arayanın numarası, ne sorduğu ve ne zaman aradığı arama özetindedir. Siz de o soruyu cevabıyla birlikte Bilgi bankasına eklersiniz; bir dahaki sefere asistan cevabı bilir.
Tatilde asıl rahatlatan, bilinmeyen sorunun kaybolmamasıdır. Soru, arayanın numarasıyla birlikte panelde sizi bekler. Veteriner kliniklerine özel bilgiler veteriner kliniği sayfamızda yer alıyor.
Tatilde telefona bakmadan işi nasıl takip edersiniz
Tatilde işi takip etmek için aramaları açmanıza gerek yoktur; e-postanıza gelen arama bildirimlerine göz atmanız yeter. Her arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Bildirimden aramanın özetine ulaşırsınız.
Takibin ölçüsünü siz belirlersiniz. İsterseniz günde bir kez, akşam yemeğinden sonra bildirimlere bakarsınız. İsterseniz bildirimleri ekibinizden birine bırakır, tatil boyunca hiç bakmazsınız. Arama özetleri panelde kalır; dönüşte hepsini topluca okumak da bir seçenektir.
Bildirimleri ekibinizle paylaşmak
Bildirim kişilerine ekibinizden birini eklerseniz tatilde gelen geri arama talepleriyle o kişi ilgilenir. Siz de aynı bildirimi görürsünüz ama işi o üstlenir. Geri aramaları o yapar, siz arama özetlerini okursunuz.
Arama özeti size ne söyler
Arama özeti, aramanın kısa bir dökümüdür: arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl sonuçlandığını birkaç satırda okursunuz. Bir aramayı daha yakından merak ederseniz Arama kaydından ses kaydını panelden dinlersiniz. Tatilde çoğu zaman özet yeter; ses kaydı dönüşte işinize yarar.
Tatil dönüşü işe nereden başlarsınız
Tatil dönüşünde işe Arama raporlarından ve geri arama taleplerinden başlarsınız. Önce tatil boyunca gelen aramaların genel resmine bakar, sonra dönüş bekleyen kişileri ararsınız. Takviminizdeki yeni randevular da haftanın planını hazır eder.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo panelinde dönüş gününün ilk saatini sırasıyla nasıl geçireceğinizi gösteriyor.
- Arama raporlarını açın. Toplam aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını görün.
- Geri arama taleplerini listeleyin. Her talebin arama özetini okuyun ve kimi önce arayacağınıza karar verin.
- Müşteri kartına bakarak arayın. Aramadan önce kişinin kartındaki önceki aramalara göz atın; konuya hazırlıklı girersiniz.
- Takvimdeki yeni randevuları gözden geçirin. Tatilde Google Takvim'inize yazılan randevuları kendi programınızla karşılaştırın.
- Memnuniyeti düşük işaretlenen aramalara bakın. Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler.
- Bilgi bankasını yeni sorularla güncelleyin. Tatilde asistanın kesin bilgi veremediği soruları cevaplarıyla birlikte Bilgi bankasına ekleyin.
Arama raporlarındaki saat ve gün dağılımı bir sonraki izniniz için de iş görür. Tatil haftasında aramaların hangi günlerde yoğunlaştığını görürsünüz. Bir sonraki tatilde iş telefonu konusunu düşünürken tatil notunu ve randevu talimatını buna göre yazarsınız.
Memnuniyeti düşük bir aramayı nasıl ele alırsınız
Pro ve üstü planlarda panelde her aramanın yanında duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Memnuniyeti düşük işaretlenen bir aramada önce arama özetini okuyun, sonra ses kaydını dinleyin. Arayanın neye takıldığını anladıktan sonra telefonu açtığınızda konuşmaya hazırlıklı başlarsınız. Duygu analizi arama sırasında değil, arama bittikten sonra çalışır.
Hangi işletmeler tatilde asistanla rahat eder
Telefonu işletme sahibinin cebinde duran ve randevuyla çalışan her işletme tatilde asistanla rahat eder. Kuaför, veteriner kliniği, emlak ofisi, oto servis ya da diş kliniği fark etmez. Alodiyo her sektörde Bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır.
Aşağıdaki tablo, birkaç işletme türünde tatilde gelebilecek örnek bir aramayı ve asistanın o aramada ne yaptığını gösteriyor.
| İşletme türü | Tatilde gelebilecek örnek arama | Asistanın yaptığı |
|---|---|---|
| Kuaför | Dönüş haftasına saç kesimi randevusu | Randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar |
| Veteriner kliniği | Bilgi bankasında olmayan bir hizmet sorusu | Kesin bilgi veremediğini söyler ve arayan isterse geri arama talebi açar |
| Emlak ofisi | İlandaki daire için bilgi isteyen arayan | Bilgi bankasındaki bilgiyi verir ve arama özeti bırakır |
| Oto servis | Bakım için dönüş gününe randevu | Randevuyu alır ve özeti panele bırakır |
| Diş kliniği | Kliniğin açılış gününü soran hasta | Tatil notundaki tarihi söyler ve isterse randevu alır |
Tablodaki satırların hepsi aynı hazırlıkla çalışır: Bilgi bankasına yazdığınız tatil notu ve randevu talimatı. Kuaförlere özel bilgiler kuaför sayfamızda duruyor. Kendi işletmeniz için Bilgi bankası başlıklarını çıkarırken oradaki örneklerden yararlanabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tatilde iş telefonunu asistana nasıl yönlendiririm?
Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi siz yaparsınız ve müşterileriniz her zaman aradıkları numarayı aramaya devam eder. Mevcut santraliniz ya da 0850 numaranız varsa asistan oraya da bağlanır.
Asistan tatildeyken aldığı randevuyu nereye yazar?
Asistan telefonda aldığı randevuyu Google Takvim'inize yazar. Randevunun kimden geldiğini ve arayanın ne istediğini arama özetinden görürsünüz. Pro ve üstü planlarda müşteriler Randevu sayfasından internetten de randevu alır.
Arayan benimle konuşmak isterse ne olur?
Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider. Siz ya da ekibinizden biri uygun bir zamanda o kişiyi arar.
Gece ya da hafta sonu gelen aramalar da açılır mı?
Asistan saatten bağımsız çalışır ve gece ya da hafta sonu gelen aramayı da 1 saniyeden kısa sürede açar. Her aramanın özeti, arama bittikten sonra panelde görünür. Tatilin hangi gününde aranırsanız arayın, dönüşte o aramanın kaydı sizi bekler.
Asistan arayana yapay zekâ olduğunu söyler mi?
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Arayan kiminle konuştuğunu ilk cümleden öğrenir.
Tatildeyken tatil notunu değiştirebilir miyim?
Bilgi bankasını ve karşılama cümlesini panelden istediğiniz zaman güncellersiniz. Dönüş gününüz değişirse yeni tarihi yazmanız yeter. Asistan sonraki aramalarda sizin yazdığınız güncel bilgiyle cevap verir.
Tatil için hangi Alodiyo planını seçmeliyim?
Gelen aramalar, telefonda randevu, Arama özeti, Arama kaydı ve geri arama talebi bütün planlarda vardır. Randevu sayfası, Duygu analizi, Çoklu dil ve ses klonu Pro ve üstü planlardadır. Planları ve fiyatları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Özet
- Tatilde iş telefonunu bir yapay zekâ telefon asistanına bırakırsanız aramalar saatten bağımsız olarak 1 saniyeden kısa sürede açılır.
- Asistan telefonda aldığı randevuları Google Takvim'inize yazar ve her aramanın özetini panele bırakır.
- Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve arayan isterse geri arama talebi açılır.
- Tatilden önce Bilgi bankasını, karşılama cümlesini ve bildirim kişilerini panelden kendiniz hazırlarsınız.
- Dönüşte Arama raporları, geri arama talepleri ve Müşteri kartıyla işe kaldığınız yerden devam edersiniz.
Bir sonraki izninizden önce asistanınızı kurun ve iş telefonunu düşünmeden tatile çıkın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
