Telefon asistanı test etme: yayına almadan kontrol listesi

Kısaca: Telefon asistanı test etme, asistanınızı müşteriye açmadan önce kendi telefonunuzdan arayıp cevaplarını, arama özetlerini ve arama kayıtlarını kontrol etmektir. Gerçek müşteri sorularından oluşan senaryoları sırayla arar, her aramadan sonra panele bakar ve eksik bilgiyi bilgi bankasına eklersiniz. Kontrol listesindeki her madde tamamlandığında asistanınız müşterilerinize açılmaya hazırdır.

Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Telefon asistanı test etme ise bu asistanı müşterilerinize açmadan önce onu müşteri gibi aramak, cevaplarını dinlemek ve panelde bıraktığı bilgileri okumaktır. Asistanı kurdunuz, bilgi bankasını doldurdunuz ve karşılama cümlesini yazdınız. Şimdi sıra, asistanın işletmenizi sizin anlattığınız gibi anlattığını kendi kulağınızla duymakta.

Bu rehber, test aramalarını hangi sırayla yapacağınızı, her aramada neye bakacağınızı ve eksikleri nasıl kapatacağınızı anlatır. Örnekler Türkiye'deki küçük işletmelerin gündelik akışına göre kurgulandı. Hepsini kendi işletme türünüze kolayca uyarlarsınız.

Telefon asistanı test etme neden yayından önce yapılır

Telefon asistanı test etme yayından önce yapılır, çünkü müşterinin duyacağı ilk cümleyi ve alacağı ilk cevabı önce sizin duymanız en sağlam başlangıçtır. Asistan, bilgi bankasına yazdığınız bilgilerle konuşur. Eksik yazılmış bir çalışma saati ya da listeye eklenmemiş bir fiyat, ilk müşteri aramasında değil test aramasında ortaya çıkar. Düzeltmesi de panelde sizin elinizdedir.

Test aramaları size panelin dilini de öğretir. Arama özeti, Arama kaydı ve Müşteri kartı, yayından sonra her gün bakacağınız ekranlardır. Bu ekranları kendi aramalarınızla tanırsanız, ilk müşteri aramaları geldiğinde neyin nerede durduğunu zaten bilirsiniz.

Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Bir kuaförün müşterisi boya randevusu sorar, bir veteriner kliniğinin müşterisi aşı saatini sorar. Test, asistanın sizin müşterinizin sorularına hazır olduğunu gösterir. Asistanın genel olarak hangi işleri üstlendiğini merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamız bu konuyu ayrıntılı anlatır.

Teste başlamadan önce panelde neler hazır olmalı

Teste başlamadan önce panelde üç şey hazır olsun: karşılama cümlesi, dolu bir bilgi bankası ve arama bitince bildirim alacağınız e-posta adresi. Üçü de Alodiyo panelinden sizin yaptığınız ayarlardır. Hazır olduklarında test aramaları gerçek bir müşteri aramasının provası olur.

Karşılama cümlesi

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı üç parçadır: işletme adı, arayanla bir yapay zekâ asistanının konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Bu yapıya uyan bir örnek şöyledir: "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"

Cümleyi yazarken sesli okuyun. Kâğıtta güzel duran bir cümle kulakta uzun gelebilir. Test aramasında bu cümleyi ilk kez müşterinin duyacağı biçimde duyarsınız.

Bilgi bankası

Bilgi bankası, asistanın işletmeniz hakkında bildiklerinin yazılı olduğu yerdir. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları buraya siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Web sitenizden aktardıysanız aktarılan metni bir kez okuyun; sitede eskimiş bir fiyat varsa asistan da onu öğrenmiş olur.

Müşterilerinizin en sık sorduğu soruları bir kâğıda yazın. Bu liste hem bilgi bankasının eksiklerini gösterir hem de test senaryolarınızın hammaddesi olur. Telefonu en çok hangi çalışanınız açıyorsa ona da sorun; onun aklındaki sorular sizinkinden farklı olabilir.

Bildirim e-postası

Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Bildirim kişileri arasına kendi adresinizi ekleyin. Böylece test aramalarında bildirimin size ulaştığını da görürsünüz.

Alodiyo'da test aramaları adım adım nasıl yapılır

Alodiyo'da test araması, asistanın bağlı olduğu numarayı kendi cep telefonunuzdan arayıp müşteri gibi konuşmak ve ardından paneli kontrol etmektir. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Hangisini seçtiyseniz test aramasını o numaraya yaparsınız. Numarayı müşterilere duyurmayı testler bittikten sonraya bırakırsınız.

Aşağıdaki adımlar tek bir test aramasının baştan sona akışını gösterir.

1. Senaryo listenizden bir soru seçin ve asistandan duymayı beklediğiniz cevabı bir kâğıda yazın.
2. Kendi cep telefonunuzdan asistanın bağlı olduğu numarayı arayın.
3. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar; karşılama cümlesini dikkatle dinleyin.
4. Senaryodaki müşteriyi oynayın ve sorunuzu kendi cümlelerinizle sorun.
5. Asistanın cevabını kâğıttaki beklediğiniz cevapla karşılaştırın.
6. Aramayı kapatın ve Alodiyo panelinde o aramanın arama özetini açın.
7. Aynı aramanın arama kaydını panelden dinleyin.
8. Arayan numaranızla açılan müşteri kartına göz atın.
9. Eksik ya da yanlış bilgiyi bilgi bankasında düzeltin ve aynı senaryoyu yeniden arayın.

Her senaryo için aynı döngüyü tekrarlayın. Bir senaryo istediğiniz gibi bitince listede işaretleyip sıradakine geçin. Her test aramasının arama özeti panelde göründüğü için hangi düzeltmenin cevabı değiştirdiğini oradan izlersiniz.

Hangi arama senaryolarını sırayla test etmelisiniz

Önce müşterilerinizin her gün sorduğu sorularla başlayın, sonra randevu, bilinmeyen soru ve zor müşteri senaryolarına geçin. Kolaydan zora giden bu sıra, bir eksiğin nereden geldiğini görmenizi kolaylaştırır. Temel bilgiler yerine oturduğunda zor senaryolarda da yalnız o senaryoya özgü konulara odaklanırsınız.

Temel bilgi soruları

İlk turda çalışma saatlerinizi, hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı sorun. Aynı soruyu farklı biçimlerde sorun: "Cumartesi açık mısınız" ile "Hafta sonu kaça kadar çalışıyorsunuz" aynı bilgiyi ister. Asistanın iki biçimde de bilgi bankanızdaki saati söylediğini duyun.

Randevu ya da rezervasyon talebi

Asistan telefonda randevu ya da rezervasyon alır ve randevular Google Takvim'e yazılır. Test aramasında belirli bir gün ve saat için randevu isteyin. Arama bitince Google Takvim'inizi açıp randevunun istediğiniz gün ve saatte durduğunu kontrol edin. Randevu akışının tamamını görmek isterseniz randevu sistemi sayfamız yardımcı olur.

Asistanın bilmediği bir soru

Bilgi bankasına bilerek yazmadığınız bir şeyi sorun. Asistanın bu durumda ne dediğini duymak, yayından önce yapacağınız en değerli testlerden biridir. Bu senaryoyu aşağıda ayrı bir bölümde ayrıntılı anlatıyoruz.

Zor müşteri

Hızlı konuşan, sözü kesen ya da bir sorudan diğerine atlayan bir müşteriyi oynayın. Pro ve üstü planlarda Duygu analizi de vardır: arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Sinirli bir müşteriyi oynadığınız aramadan sonra paneldeki duygu rozetine ve memnuniyet çubuğuna bakarak bu ekranı da tanırsınız.

Gece ve hafta sonu araması

Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Akşam evdeyken bir test araması yapın ve "Şu an açık mısınız" diye sorun. Mesai dışında arayan müşteriye asistanın ne söylediğini böylece kendiniz duyarsınız.

Başka dilde arama ve ses

Pro ve üstü planlarda Çoklu dil özelliğiyle asistan arayanın dilinde yanıt verir. Yabancı müşteri ağırlıyorsanız o dili konuşan bir tanıdığınızdan test araması yapmasını isteyin. Pro ve üstü planlarda ses klonu da vardır; asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur ve testte bu sesin işletmenize yakıştığını dinlersiniz.

Bir test sabahı nasıl geçer

Diyelim ki bir kuaför salonu işletiyorsunuz ve salı sabahı ilk müşteri gelmeden önce biraz vaktiniz var. Kalfanızdan kendi telefonuyla asistanı aramasını ve aceleci bir müşteriyi oynamasını istiyorsunuz. Kalfa hızlı konuşuyor, cumartesi öğleden sonrası için fön ve boya randevusu istiyor, sonra saati biraz öne çekmek istediğini söylüyor.

Arama bitince önce Google Takvim'inize bakıp randevunun hangi saate yazıldığını görüyorsunuz. Ardından panelde arama özetini açıp saat değişikliğinin özette nasıl anlatıldığını okuyorsunuz. Arama kaydını dinlerken asistanın her soruya verdiği cevabı tek tek duyuyorsunuz. Salonunuza özel örnekler için kuaför sektör sayfamıza bakabilirsiniz.

Asistanın cevaplarını neye göre değerlendirirsiniz

Asistanın cevabını üç ölçüyle değerlendirin: bilgi doğru mu, eksiksiz mi ve işletmenizin diliyle mi söylendi. Doğruluk, bilgi bankasındaki yazıya bağlıdır. Eksiksizlik, müşterinin bir sonraki adımı bilip bilmediğine bakar. Dil ise karşılama cümlesinden başlayarak asistanın tonunu anlatır.

Telefon asistanı test etme sırasında her konuda neye bakacağınızı ve bunu nereden kontrol edeceğinizi aşağıdaki tablo gösterir.

Tabloyu yazdırıp test sırasında yanınızda tutun. Her satırın yanına "tamam" ya da "düzeltilecek" yazmanız yeterlidir. Düzeltilecek satırlar bir sonraki test turunun konusu olur.

Arama özeti ve arama kaydı nasıl kontrol edilir

Her test aramasından sonra önce arama özetini okuyun, sonra arama kaydını dinleyin; ikisi birlikte aramanın tam resmini verir. Arama özeti her arama bittikten sonra panelde görünür. Arama kaydı ise aramanın ses kaydıdır ve onu da panelden dinlersiniz.

Arama özetinde neye bakılır

Özeti okurken kendinize üç soru sorun: kim aradı, ne istedi ve ne konuşuldu. Yayından sonra yoğun bir günde müşteri aramalarını çoğunlukla bu özetlerden takip edeceksiniz. Konuşmasını bildiğiniz bir test aramasının özetini okumak, ileride okuyacağınız özetleri yorumlamanızı kolaylaştırır.

Özette bir ayrıntıyı göremediyseniz arama kaydını açın. Ayrıntı konuşmada geçtiyse özetin nasıl toparladığını öğrenmiş olursunuz. Konuşmada hiç geçmediyse eksik sorduğunuz sorudadır ve senaryoyu yeniden ararsınız.

Arama kaydında neye bakılır

Arama kaydını dinlerken içerikten çok sese ve akışa odaklanın. Karşılama cümlesi doğal mı, cevaplar uzun mu kısa mı, konuşma rahat ilerliyor mu? Kayıt, yazının yakalayamadığı tonu duyurur.

Müşteri kartı ve bildirim

Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Aynı telefondan ikinci bir test araması yaptığınızda iki aramanın da aynı karta bağlandığını görürsünüz. Her aramadan sonra e-posta kutunuza da göz atıp bildirimi kontrol edin.

Asistan bilmediği bir soruda nasıl davranır

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Alodiyo'da asistanın kuralı budur. Testte bu kuralın kendi işletmenizin sorularında nasıl işlediğini kendi kulağınızla duyarsınız.

Senaryoyu bilerek kurun. Bilgi bankasına yazmadığınız bir hizmeti, yeni başlayacağınız bir kampanyayı ya da özel bir durumu sorun. Asistanın cevabını dinledikten sonra geri aranmak istediğinizi söyleyin ve talebi panelde görün.

Örneğin bir veteriner kliniğinin sahibisiniz ve pazar akşamı evde, klinik kapalıyken asistanı kendi cep telefonunuzdan arıyorsunuz. Önce pazartesi kaçta açtığınızı soruyorsunuz; asistan bilgi bankasına yazdığınız saati söylüyor. Ardından kedi kısırlaştırma ücretini soruyorsunuz, oysa fiyat listesini bilgi bankasına henüz eklemediniz. Asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor, siz geri aranmak istediğinizi söylüyorsunuz ve asistan geri arama talebi açıyor.

Telefonu kapattıktan sonra panelde arama özetini ve geri arama talebini görüyorsunuz. Aynı akşam fiyat listesini bilgi bankasına ekleyip soruyu yeniden soruyorsunuz. Pazartesi sabahı ilk müşteri aramasından önce eksik kapanmış oluyor. Kliniklere özel örnekler için veteriner kliniği sektör sayfamıza göz atabilirsiniz.

Test sonrasında eksikleri nasıl düzeltirsiniz

Eksikleri bilgi bankasına ve karşılama cümlesine ekleyip aynı senaryoyu yeniden arayarak düzeltirsiniz. Asistan işletmeniz hakkındaki bilgiyi sizin yazdığınız bilgi bankasından aldığı için düzeltmenin yeri bellidir. Bilgi bankasını Alodiyo panelinden istediğiniz zaman güncellersiniz.

Düzeltmeleri bir not sayfasında üç sütunla takip edin: senaryo, asistanın cevabı ve yaptığınız düzeltme. Her turda bir ya da birkaç şeyi değiştirin, sonra o senaryoları yeniden arayın. Böylece hangi değişikliğin cevabı iyileştirdiğini net görürsünüz.

Bilgiyi yazarken müşterinin kullandığı sözcükleri de ekleyin. Siz hizmete "keratin bakımı" diyorsanız ama müşterileriniz "saç düzleştirme" diye soruyorsa ikisini de yazın. Fiyatı, süreyi ve hazırlığı aynı başlık altında toplu yazmak, bilgi bankasını sizin için de okunaklı kılar.

İlk turu kendiniz yaptıktan sonra ikinci turu işletmenizi tanımayan birine yaptırın. Bir yakınınız ya da yeni başlayan bir çalışanınız, sizin aklınıza gelmeyen soruları sorar. Onların test aramalarının özetlerini okumak, gerçek müşterinin bakış açısına en yakın provadır.

Yayına almaya hazır olduğunuzu nasıl anlarsınız

Aşağıdaki kontrol listesindeki her maddeyi işaretleyebiliyorsanız asistanınız yayına hazırdır. Telefon asistanı test etme sürecinin sonunda bu listeye bakmak, atlanan bir adımı yakalamanın en kısa yoludur.

Yayına almadan önce son kez işaretleyeceğiniz maddeler şunlardır.

• Karşılama cümlesi işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söylüyor.
• Çalışma saatleri, hizmetler ve fiyatlar sorulduğunda asistan bilgi bankanızdaki bilgiyi aktarıyor.
• Telefonda alınan test randevusu Google Takvim'inizde istenen gün ve saatte görünüyor.
• Bilinmeyen bir soruda asistan uydurmuyor ve istediğinizde geri arama talebi açıyor.
• Her test aramasının arama özeti panelde görünüyor ve konuşulanı doğru anlatıyor.
• Arama kayıtlarını dinlediğinizde asistanın tonu işletmenize yakışıyor.
• Arama bittiğinde bildirim e-postası adresinize ulaşıyor.
• Aynı telefondan yapılan test aramaları aynı müşteri kartına bağlanıyor.

Liste tamamlandıysa asistanı müşterilerinize açarsınız. Bugünkü numaranızı kullanacaksanız aramaları asistana yönlendirirsiniz; yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara aldıysanız o numarayı müşterilerinize duyurursunuz.

Yayından sonra Alodiyo panelindeki Arama raporları size yol gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını buradan izlersiniz. Duygu analizi, Çoklu dil ve ses klonu gibi Pro ve üstü özellikleri planlarla birlikte görmek için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Telefon asistanı test etme sırasında kaç arama yapmalıyım?

Sabit bir sayı yoktur; senaryo listenizdeki her soruyu en az bir kez arayın. Bilgi bankasında bir bilgiyi değiştirdiğinizde o senaryoyu yeniden arayın. Kontrol listesindeki her madde işaretlendiğinde test tamamlanmış olur.

Test aramaları da panelde arama özeti olarak görünür mü?

Evet, test aramaları da birer aramadır ve her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Aynı aramanın arama kaydını da panelden dinlersiniz. Böylece yayından önce özet ve kayıt ekranlarını kendi aramalarınızla tanırsınız.

Asistanın verdiği bir cevabı nasıl düzeltirim?

Cevabın dayandığı bilgiyi bilgi bankasında güncelleyin ya da eksikse ekleyin. Ardından aynı soruyu yeniden sorarak yeni cevabı dinleyin. Karşılama cümlesindeki bir ifadeyi değiştirmek isterseniz onu da panelden siz düzenlersiniz.

Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bilgi bankasına yazmadığınız bir konuyu sorarak bu durumu testte kendiniz dinlersiniz.

Karşılama cümlesi nasıl bir yapıda olmalı?

Önerilen yapı üç parçadır: işletme adı, arayanla bir yapay zekâ asistanının konuştuğu ve aramanın kaydedildiği. Cümleyi panelden siz yazarsınız ve test aramasında kulağa nasıl geldiğini dinlersiniz. Kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.

Testi kendim mi yapmalıyım, başkasına da yaptırmalı mıyım?

İlk turu kendiniz yapın, çünkü bilgi bankasını en iyi siz bilirsiniz. İkinci turda bir çalışanınızdan ya da yakınınızdan aramasını isteyin. İşletmenizi tanımayan biri, sizin aklınıza gelmeyen soruları sorar.

Test bitince asistanı müşterilere nasıl açarım?

Bugünkü numaranızı kullanacaksanız aramaları asistana yönlendirirsiniz ve yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Yeni bir numara aldıysanız o numarayı müşterilerinize duyurursunuz. Yayından sonra arama özetlerine ve Arama raporlarına düzenli göz atın.

Özet

• Telefon asistanı test etme, asistanı müşteriye açmadan önce kendi telefonunuzdan arayıp cevapları, arama özetlerini ve arama kayıtlarını kontrol etmektir.
• Teste karşılama cümlesi, dolu bir bilgi bankası ve bildirim e-postası hazır olarak başlarsınız.
• Senaryoları temel sorulardan randevuya, bilinmeyen sorudan zor müşteriye doğru sırayla ararsınız.
• Eksikleri bilgi bankasında düzeltip aynı senaryoyu yeniden arayarak kapatırsınız.
• Kontrol listesindeki her madde işaretlendiğinde asistanınız müşterilerinize açılmaya hazırdır.

Asistanınızı bugün kurun, kendi telefonunuzdan ilk test aramasını yapın ve müşterilerinize hazır bir asistanla açılın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.