Kısaca: Telefon görüşmesi geçmişini korumanın yolu, her aramanın özetini, ses kaydını ve arayanın kartını tek bir panelde biriktirmektir. Alodiyo işletmenize gelen aramayı açar, arama bitince özetini panelinize bırakır ve aramayı müşterinin kartına bağlar. Böylece bir müşterinin geçen hafta ne istediğini hafızanızdan değil, kayıttan bulursunuz.
Telefon görüşmesi geçmişi, işletmenize gelen aramalarda kimin aradığını, ne konuşulduğunu ve aramanın nasıl bittiğini gösteren kayıtların toplamıdır. Alodiyo, işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Bu yazıda geçmiş bir aramayı üç kayıttan nasıl bulacağınızı anlatıyoruz: Arama özeti, Arama kaydı ve Müşteri kartı.
Yoğun bir günde telefon çalar, konuşursunuz ve hemen bir sonraki işe geçersiniz. Üç gün sonra aynı müşteri arar ve "Size anlatmıştım" der. Aşağıdaki bölümler o anı kolaylaştırmak için hazırlandı.
Telefon görüşmesi geçmişi neden kolayca kaybolur
Arama geçmişi kaybolur, çünkü konuşulanlar birçok küçük işletmede tek bir kişinin hafızasında kalır. Telefonun ekranında kimin aradığı ve ne zaman aradığı görünür. Ne konuşulduğu görünmez.
Küçük bir işletmede telefonu bazen sahibi, bazen tezgâhtaki çalışan, bazen de o an kim boştaysa o açar. Her biri konuşulanı farklı bir yere yazar. Biri ajandaya not alır, biri telefonun notlarına yazar, biri de "aklımda" der.
Bir aramanın ayrıntısı küçük görünür ama işinize doğrudan dokunur. Müşterinin hangi gün uygun olduğu, hangi hizmeti sorduğu ve neye canının sıkıldığı bu ayrıntılardandır. Ayrıntı kaybolunca müşteri aynı şeyi baştan anlatır.
Hafızaya dayanan düzenin üç zayıf noktası
Hafızaya dayanan düzen, işletme büyüdükçe daha çok zorlanır. Aşağıdaki üç durum en sık karşılaşılanlardır:
- Telefonu açan kişi izne çıktığında konuşulanlar da onunla birlikte gider.
- Gece ya da hafta sonu gelen arama kimse açmadığı için hiç not edilmez.
- Aynı müşteri farklı günlerde farklı kişilerle konuştuğunda bilgiler birbirine bağlanmaz.
Bir aramadan geriye hangi kayıtlar kalır
Alodiyo ile her aramadan geriye üç kayıt kalır: Arama özeti, Arama kaydı ve aramanın bağlandığı Müşteri kartı. Üçü aynı aramayı farklı açılardan gösterir. Özet hızlı okumak, ses kaydı dinleyip emin olmak, kart da müşterinin bütün geçmişini görmek içindir.
Arama özeti, arama bittikten sonra panelinizde görünür. Arama kaydı, aramanın ses kaydıdır ve panelden dinlenir. Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o numaradan gelen aramalar karta bağlanır.
Arama bitince size ayrıca bildirim gelir. Belirlediğiniz kişilere e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Yeni bir aramadan haberiniz olur ve özetine panelden geçersiniz.
Arama özeti ne işe yarar
Arama özeti, bir aramada ne konuşulduğunu ses kaydını baştan sona dinlemeden okumanızı sağlar. Her arama bittikten sonra özet panelde görünür. Bir bakışta arayanın ne istediğini ve aramanın nasıl bittiğini anlarsınız.
Özetler, günün sonunda telefon trafiğini toparlamanızı kolaylaştırır. Akşam dükkânı kapatırken o günün özetlerine göz atarsınız. Randevu alanları, bilgi soranları ve sizden dönüş bekleyenleri ayırırsınız.
Arayan bir konuda dönüş isterse asistan geri arama talebi açar. Talep de panelde görünür. Kimi arayacağınızı ayrıca bir kâğıda yazmanıza ihtiyaç kalmaz.
Örneğin bir veteriner kliniğini düşünün. Salı akşamı kapanıştan sonra bir hayvan sahibi arar ve kedisinin aşısı için randevu ister. Asistan aramayı açar, kliniğin bilgi bankasındaki çalışma saatlerine göre cevap verir ve randevuyu alır. Perşembe sabahı aynı kişi "Salı akşamı konuşmuştuk" diye aradığında çalışan, panelde salı akşamının özetini açar ve kaldıkları yerden devam eder.
Kliniğinize uygun örnekleri veteriner kliniği sayfamızda bulabilirsiniz.
Arama kaydını ne zaman dinlemek işinize yarar
Arama kaydını, özetin yetmediği ve müşterinin tam olarak ne söylediğini duymak istediğiniz durumlarda dinlersiniz. Arama kaydı, aramanın ses kaydıdır ve panelden açılır. Özet ne konuşulduğunu kısaca anlatır, kayıt ise nasıl konuşulduğunu da duyurur.
Bazı aramalarda sözün kendisi önemlidir. Müşteri bir tarih, bir adres ya da özel bir istek söylemiş olabilir. Kaydı dinleyerek bu ayrıntıyı müşterinin kendi sözüyle duyarsınız.
Kayıt, bir yanlış anlamayı netleştirirken de işinize yarar. Müşteri "Ben öyle demedim" dediğinde siz hatırladığınıza değil, kayda bakarsınız. Konuşma tahmin üzerinden değil, söylenen söz üzerinden ilerler.
Memnuniyeti düşük aramaları ayırmak
Hangi kaydı önce dinleyeceğinizi seçmek için Duygu analizi size yol gösterir. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda vardır ve arama bittikten sonra çalışır. Konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir.
Panelde aramanın yanında bir duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Gün sonunda işe işaretli aramaların kaydını dinleyerek başlarsınız. Canı sıkılan müşteriyi, kendisi yeniden aramadan önce fark etme fırsatı bulursunuz.
Müşteri kartı geçmişi tek yerde nasıl toplar
Müşteri kartı, aynı numaradan gelen bütün aramaları tek bir yerde birleştirir. Bir numara işletmenizi ilk kez aradığında o numarayla bir kayıt kendiliğinden açılır. Aynı numaradan gelen sonraki aramalar da bu karta bağlanır.
Özet tek bir aramayı anlatır, kart ise bir müşterinin hikâyesini. İlk aramada fiyat soran, ikincide randevu alan, üçüncüde randevusunu değiştiren bir müşteriyi kartında sırayla görürsünüz. Telefon görüşmesi geçmişi en çok bu noktada işinize yarar, çünkü müşteriyle her konuştuğunuzda öncesini bilirsiniz.
Kartın asıl faydası, telefonu kimin açtığından bağımsız olmasıdır. Siz izindeyken çalışanınız, çalışanınız yoğunken siz aynı kartı açarsınız. Müşteri kiminle konuşursa konuşsun, aynı bilgiyle karşılanır.
Diyelim ki bir kuaför salonu işletiyorsunuz. Cumartesi sabahı salon dolu, siz makasla çalışırken telefon gün boyu çalıyor. Asistan aramayı açıyor; bir müşteri saç kesimi için randevu alırken her zamanki çalışanla çalışmak istediğini söylüyor. Ertesi hafta aynı müşteri aradığında salondaki herkes kartı açar, önceki aramanın özetinde bu isteği görür ve müşteri tercihini baştan anlatmaz.
Kuaför salonlarına özel örnekleri kuaför sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Alodiyo ile geçmiş bir arama adım adım nasıl bulunur
Alodiyo ile geçmiş bir aramayı bulmak için müşterinin kartından ya da o güne ait arama özetlerinden başlarsınız. Müşteriyi tanıyorsanız kart en kısa yoldur. Müşteriyi tanımıyor ama aramanın hangi gün geldiğini hatırlıyorsanız özetlerden başlarsınız.
Aşağıdaki adımlar, bir müşterinin geçmişte ne söylediğini bulmanın sırasını gösterir:
- Panelinizi açın ve arayan müşterinin Müşteri kartına gidin.
- Kartta o numaradan gelen aramaların sırasına bakın ve aradığınız aramayı seçin.
- Aramanın Arama özetini okuyun ve konuşulanı kısaca görün.
- Ayrıntı ya da müşterinin kendi sözü önemliyse Arama kaydını panelden dinleyin.
- Aramada bir geri arama talebi açıldıysa talebi panelde görün ve müşteriye dönün.
- Aramada randevu alındıysa randevuyu Google Takvim'inizde açın.
Altıncı adım, randevuyla çalışan işletmeler için ayrıca önemlidir. Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Konuşulanı özette okur, randevunun yerini takviminizde görürsünüz.
Kurulum tarafında ne yaparsınız
Kayıtların birikmesi için asistanın aramalarınızı açması yeter. Alodiyo mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız.
Asistanın doğru cevap vermesi için işletmenizi ona Bilgi bankasıyla öğretirsiniz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır.
Asistana bilmediği bir konuda uydurmaması söylenir. Böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar. Soruyu sonra siz cevaplarsınız.
Kurulumdan sonra asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Mesai dışında gelen arama da sabah özetiyle panelinizde olur.
Randevu tarafını ayrıntılı görmek isterseniz randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.
Hangi kayıt hangi soruya cevap verir
Her kayıt farklı bir soruya cevap verir ve doğru kayda gitmek aradığınızı daha hızlı bulmanızı sağlar. Özet okumak, ses kaydı dinlemek, kart müşterinin bütün geçmişini görmek içindir. Arama raporları ise tek tek aramalara değil, genel tabloya bakar.
Aşağıdaki tablo, aklınızdaki soruya göre hangi kayda bakacağınızı gösterir:
| Aklınızdaki soru | Bakacağınız kayıt | Size ne gösterir |
|---|---|---|
| Bu müşteri dün ne istedi? | Arama özeti | Aramada konuşulanın kısa anlatımı |
| Müşteri tam olarak hangi sözü söyledi? | Arama kaydı | Aramanın ses kaydı |
| Bu müşteri bizi daha önce aradı mı, neler konuştuk? | Müşteri kartı | Aynı numaradan gelen bütün aramalar |
| Hangi aramada müşterinin canı sıkıldı? | Duygu analizi (Pro ve üstü) | Memnuniyetin düşük olduğu işaretli aramalar |
| Kimi geri aramam bekleniyor? | Geri arama talebi | Panelde görünen dönüş istekleri |
| Telefonlar en çok hangi saatte ve hangi gün geliyor? | Arama raporları | Saat ve haftanın günü dağılımı |
Arama raporları şunları gösterir: toplam ve kaçırılan aramalar, ortalama süre, saat ve haftanın günü dağılımı ve asistan başına sonuç. Raporları tek bir aramayı bulmak için değil, telefon trafiğinizin genel resmini görmek için kullanırsınız. Örneğin aramaların hangi günlerde yoğunlaştığını görür, çalışanlarınızın vardiyasını buna göre planlarsınız.
Kayıtları ekip içinde nasıl düzenli kullanırsınız
Kayıtları ekip içinde düzenli kullanmanın yolu, herkesin aynı paneli aynı alışkanlıkla açmasıdır. Kayıtlar kendiliğinden birikir; farkı, ekibin onlara bakmayı alışkanlık hâline getirmesi yaratır. Birkaç basit kural bu alışkanlığı kolaylaştırır.
Günlük alışkanlıklar
Bu alışkanlıklar küçük bir ekipte uzun bir eğitim istemez. Aşağıdaki maddeler günlük işin içine rahatça yerleşir:
- Müşteriyi geri aramadan önce kartındaki son aramaların özeti okunur.
- Gün sonunda o günün arama özetleri okunur ve dönüş bekleyenler ayrılır.
- Geri arama talepleri aynı gün ya da ertesi sabah kapatılır.
- Memnuniyeti düşük işaretlenen aramaların kaydı haftada bir ekipçe dinlenir.
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur. Örneğin randevu soruları için bir asistan, satış soruları için başka bir asistan çalışır. Arama raporları asistan başına sonucu da gösterdiği için her asistanın aramalarını ayrı ayrı izlersiniz.
Dış aramalardan kalan geçmiş
Geçmiş, size gelen aramalarla sınırlı kalmaz. Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Örneğin randevusu yaklaşan müşterilerinizi aratır, aramaların özetlerini aynı panelde okursunuz.
Kendi sisteminize göndermek
Müşteri bilgilerinizi başka bir yerde de tutuyorsanız aramaları oraya da gönderirsiniz. Aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız.
Arayana kaydı nasıl söylersiniz
Arayana aramanın kaydedildiğini baştan söylemek, hem ekibiniz hem müşteriniz için rahat bir başlangıçtır. Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı üç parçadan oluşur: işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği.
Kişisel verilerle ilgili ayrıntılar Alodiyo'nun KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. İşletmenize özel sorularınızı bir hukukçuya danışabilirsiniz.
Sanal sekreterin bütün işlerini tek sayfada görmek isterseniz sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıç noktasıdır.
Sık sorulan sorular
Telefon görüşmesi geçmişi için ayrı bir program kurmak mı lazım?
Hayır, Alodiyo aramalarınızı açmaya başladığında her aramanın özeti, ses kaydı ve müşteri kartı aynı panelde birikir. Ayrı bir not defteri ya da tablo tutmanıza ihtiyaç kalmaz. Müşteri bilgilerinizi başka bir sistemde de görmek isterseniz bağlantıyı panelden kendiniz kurarsınız.
Arama özeti panelde ne zaman görünür?
Arama özeti, arama bittikten sonra panelinizde görünür. Arama bitince belirlediğiniz kişilere e-posta gider ve panelde bildirim çıkar. Bildirimden yeni aramayı öğrenir, özetini panelden okursunuz.
Müşteri ilk kez arıyorsa Müşteri kartı açılır mı?
Evet, bir numara işletmenizi ilk kez aradığında o numarayla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır. Aynı numaradan gelen sonraki aramalar da bu karta bağlanır. Kartı elle oluşturmanıza ihtiyaç yoktur.
Arama kaydını nereden dinlerim?
Arama kaydını panelinizden dinlersiniz. İlgili aramayı müşterinin kartından ya da o günün özetlerinden seçer ve kaydı açarsınız. Müşterinin tam sözünü duymak istediğinizde kayıt en net kaynaktır.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistana bilmediği bir konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Soruyu kendiniz cevaplar ve müşteriye dönersiniz.
Memnun olmayan müşterinin aramasını nasıl fark ederim?
Pro ve üstü planlardaki Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir ve panelde duygu rozeti ile memnuniyet çubuğu görünür. Bu aramaların kaydını önce dinleyerek müşteriye erken dönersiniz.
Arama geçmişiyle ilgili özellikler hangi planlarda var?
Arama özeti, Arama kaydı, Müşteri kartı ve Arama raporları bütün planlarda vardır. Duygu analizi, Dış aramalar ve birden fazla asistan Pro ve üstü planlarda yer alır. Planları fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Özet
- Telefon görüşmesi geçmişi, her aramanın özetinin, ses kaydının ve müşteri kartının tek panelde birikmesiyle korunur.
- Arama özeti konuşulanı hızlıca okumanızı, Arama kaydı müşterinin tam sözünü duymanızı sağlar.
- Müşteri kartı aynı numaradan gelen bütün aramaları birleştirir ve ekipte herkes aynı bilgiyle konuşur.
- Pro ve üstü planlardaki Duygu analizi, memnuniyeti düşük aramaları arama bittikten sonra işaretler.
Konuştuklarınızı hafızaya bırakmamak için her aramanın geçmişini Alodiyo ile tek panelde toplamaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
