Kısaca: Telefonda kampanya bilgisi, koşullar tek ve yazılı bir kaynakta toplandığında doğru anlatılır. Alodiyo'da bu kaynak bilgi bankasıdır: kampanyayı siz yazarsınız, süresi bitince de siz kaldırırsınız. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; emin olmadığı noktada "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar.
Telefonda kampanya bilgisi, dönemsel indiriminizin koşullarını, tarihlerini ve kapsamını arayan müşteriye telefonda aktardığınız bilgidir. Alodiyo, işletmenizin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Kampanya duyurusundan sonra telefon daha sık çalar ve aynı sorular tekrar tekrar gelir.
Rehber, dönemsel kampanya yapan işletme sahipleri için hazırlandı. Kampanya metnine hangi bilgilerin yazılacağını, metnin bilgi bankasına nasıl ekleneceğini, kampanya bitince ne yapılacağını ve arama özetleriyle metnin nasıl netleşeceğini adım adım bulacaksınız.
Telefonda kampanya bilgisi neden kolayca karışır
Telefonda kampanya bilgisi karışır, çünkü koşullar çoğu zaman yazılı bir kaynakta değil, çalışanların aklında durur. Afişte iki satır yazar, sosyal medya gönderisinde üç satır. Telefonu açan kişinin hatırladığı ise bambaşka olabilir.
Kampanya için arayan müşteri çoğu zaman üç şey sorar: kampanya ne zaman bitiyor, hangi hizmetleri kapsıyor ve başka bir indirimle birleşiyor mu. Cevap kişiden kişiye değişirse müşteri hangisine inanacağını bilemez. Kampanya dönemi işletmenin en dolu zamanına denk geldiğinde cevaplar da aceleyle verilir.
Örneğin bir kuaför, yılbaşı öncesi iki hafta boyunca boya yaptırana fön hediye eden bir kampanya başlatır. Cumartesi öğleden sonra koltuklar doludur ve telefonu elindeki fırçayı bırakan çalışan açar. Arayan kampanyanın pazar günü de geçerli olup olmadığını sorar, çalışan aceleyle "geçerli" der. Oysa salon pazar günü kapalıdır ve kampanya hafta içi için planlanmıştır.
Yanlış bilgi iki yönde iz bırakır. Kampanyayı olduğundan geniş anlatırsanız müşteri kapıda hayal kırıklığı yaşar. Olduğundan dar anlatırsanız gelecek müşteri hiç gelmez. Çözüm, kampanyanın tek ve yazılı bir kaynağının olması ve telefondaki her cevabın o kaynaktan verilmesidir.
Kampanya metnine hangi bilgiler yazılır
Kampanya metnine altı temel bilgi yazılır: kampanyanın adı, tarihleri, kimlerin yararlanacağı, kapsamı, başka indirimle birleşme kuralı ve nasıl yararlanılacağı. Bu altı bilgi yerindeyse telefonda kampanya bilgisi her arayana aynı biçimde ulaşır. Eksik kalan her bilgi, telefonda bir soru olarak size geri döner.
Aşağıdaki tablo her kampanya bilgisi için belirsiz ve net yazımı yan yana gösterir.
| Kampanya bilgisi | Belirsiz yazım | Net yazım |
|---|---|---|
| Kampanyanın adı | Yılbaşı indirimi | Yılbaşı öncesi boya ve fön kampanyası |
| Tarihler | Yılbaşına kadar | 1 Aralık ile 14 Aralık arası, son gün dâhil, pazartesi ile cuma günleri |
| Kimler yararlanır | Herkes | Yeni ve mevcut bütün müşteriler |
| Kapsam | Boya hizmetleri | Bütün saç boyası hizmetleri, röfle kapsam dışı |
| Birleşme kuralı | Yazılmamış | Öğrenci indirimiyle birleşmez |
| Nasıl yararlanılır | Gelin | Telefonda ya da salonda randevu alarak |
Kapsam dışını da yazın
Kapsam dışını yazmak, kapsamı yazmak kadar önemlidir. Telefonda sık duyulan kampanya sorularından biri "Bu da dâhil mi?" sorusudur. Kapsam dışı hizmetler metinde açıkça yazılıysa asistan bu soruyu metindeki bilgiyle cevaplar.
Tarihi tartışmaya yer bırakmadan yazın
"Ayın on dördüne kadar" ifadesi on dördüncü günün dâhil olup olmadığını söylemez. "Bitiş tarihi 14 Aralık, son gün dâhil" yazdığınızda bu soru ortadan kalkar. Kampanya belirli günlerde geçerliyse gün adlarını da ekleyin.
Fiyatı iki hâliyle yazın
Kampanyanın bir fiyatı varsa kampanyalı fiyatı ve normal fiyatı birlikte yazın. Arayan farkı duyduğunda kampanyayı daha kolay değerlendirir. Kampanya bittiğinde normal fiyat metinde hazır durur.
Kampanya Alodiyo bilgi bankasına nasıl eklenir
Kampanya, panelinizdeki Bilgi bankası bölümüne yazılarak ya da web sitenizden aktarılarak eklenir. Bilgi bankası, hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları asistana öğrettiğiniz yerdir. Asistan arayana bu bilgilerle cevap verir.
Aşağıdaki adımlar bir kampanyanın bilgi bankasına eklenmesini baştan sona gösterir.
- Alodiyo panelinde Bilgi bankası bölümünü açın.
- Kampanya metninin ilk satırına kampanyanın adını ve bitiş tarihini yazın.
- Önceki bölümdeki altı bilgiyi kısa cümlelerle, her birini ayrı satırda yazın.
- Kampanya web sitenizde yayındaysa metni oradan aktarın, aktarılan metni okuyun ve sitede yazmayan istisnaları ekleyin.
- Kampanya bir hizmetin fiyatını değiştiriyorsa bilgi bankasındaki fiyat bilgisini de gözden geçirin.
- Kendi telefonunuzdan işletme numaranızı arayın ve asistana kampanyayı bir müşteri gibi sorun.
- Arama bitince panelde Arama özetini okuyun; cevap metninizle uyuşmuyorsa metni sadeleştirip yeniden arayın.
Test aramasında kolay soruların yanında zor soruları da sorun. Kapsam dışı bir hizmeti, bitiş tarihinden sonraki bir günü ve başka bir indirimle birleşmeyi ayrı ayrı deneyin. Asistanın bu sorulara verdiği cevaplar, metninizin hangi noktada netleşeceğini gösterir.
Kampanya yayına girdiğinde asistan işletmenizin numarasına gelen aramaları 1 saniyeden kısa sürede açar. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için duyuru akşam paylaşıldığında gelen gece ve hafta sonu aramaları da açılır. Kampanyadan yararlanmak isteyen arayana asistan randevu alır ve randevu Google Takvim'inize yazılır; ayrıntılar için randevu sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Asistan emin olmadığı kampanya sorusunda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bilgi bankasında karşılığı olmayan bir kampanya sorusunda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Kampanyalarda bu kural özellikle değerlidir. Telefonda söylenen bir indirim, müşterinin gözünde verilmiş bir sözdür.
Arayan isterse asistan geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür ve aramanın özeti de panele düşer. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak gider, panelde de bildirim çıkar.
Kuaför örneğine dönelim ve salonun Alodiyo kullandığını düşünelim. Bir arayan ombrenin kampanyaya dâhil olup olmadığını soruyor. Bilgi bankasında bu bilgi yok; asistan kesin bilgi veremediğini söylüyor ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açıyor.
Salon sahibi akşam paneldeki özeti okur ve müşteriyi geri arar. Ardından ombre bilgisini bilgi bankasına ekler. Ertesi gün aynı soruyu soran arayan, bilgi bankasındaki bu yeni bilgiyle cevap alır.
Geri arayacağınız kişiyi Müşteri kartından kolayca bulursunuz. Arayanın numarasıyla kart kendiliğinden açılır ve kişinin aramaları bu karta bağlanır. Müşteriyi ararken önceki aramanın özeti elinizin altında olur.
Kampanya süresi bitince bilgi bankasında ne yapılır
Kampanya süresi bitince kampanya metnini bilgi bankasından siz kaldırırsınız ya da metni "kampanya sona erdi" bilgisiyle güncellersiniz. Asistan arayana bilgi bankasında yazanı anlatır. Bitmiş bir kampanya metinde durursa telefonda kampanya bilgisi eski koşullarla verilir.
Diyelim ki bir veteriner kliniği ekim ayı boyunca kedi ve köpekler için yıllık kontrol paketinde kampanya yaptı. Kampanya 31 Ekim'de bitti, kasımın ilk günleri yoğun geçti ve metne kimse dokunmadı. 4 Kasım'da arayan bir müşteri kampanyayı sorduğunda bilgi bankası hâlâ ekim koşullarını taşıyordu.
Klinik sahibi 1 Kasım sabahı metni güncellemiş olsaydı asistan arayana kampanyanın bittiğini ve paketin güncel fiyatını söylerdi. Arayan da kliniğe gelmeden ne ödeyeceğini öğrenirdi. Klinik için bütün fark, sabah ayrılan kısa bir düzenlemedir.
Silmek yerine kısa süre "bitti" notu bırakın
Kampanyadan geç haberdar olan müşteriler kampanya bittikten sonra da sormaya devam eder. Metni hemen silmek yerine bir süre şöyle bir not bırakmak işe yarar: "Ekim yıllık kontrol kampanyası 31 Ekim'de sona erdi. Kontrol paketinin güncel fiyatı şudur." Sorular azaldığında bu notu da kaldırırsınız.
Bitiş gününü baştan takviminize koyun
Kampanyayı bilgi bankasına eklediğiniz gün, bitiş gününe kendi takviminizde bir hatırlatma oluşturun. Hatırlatmaya üç iş yazın: bilgi bankasındaki kampanya metni, karşılama cümlesindeki kampanya sözü ve değişen fiyat bilgisi. Bitiş günü geldiğinde neyi güncelleyeceğinizi düşünmeden yaparsınız.
Arama özetleri kampanya metnini nasıl iyileştirir
Arama özetleri, müşterilerin kampanya hakkında gerçekte ne sorduğunu gösterir ve metindeki boşlukları ortaya çıkarır. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Kampanyanın ilk günlerinde özetleri okumak, metni hızla netleştirmenin pratik bir yoludur.
Özetleri okurken şu üç işarete bakın:
- Asistanın kesin bilgi veremediği sorular, bilgi bankasına eklenecek koşulları gösterir.
- Aynı sorunun tekrar tekrar gelmesi, kampanya duyurunuzun o noktada belirsiz kaldığını gösterir.
- Açılan geri arama talepleri, sizden dönüş bekleyen müşterileri gösterir.
Bir cevabın tam olarak nasıl verildiğini duymak isterseniz Arama kaydını panelden dinlersiniz. Kayıt, kampanya metnindeki bir cümlenin telefonda nasıl duyulduğunu size gösterir. Uzun ve iç içe yazılmış koşullar dinlerken hemen fark edilir.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi de vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Kampanya koşulunu farklı anlamış ve canı sıkılmış bir müşteriyi panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu sayesinde fark edersiniz.
Arama raporları ise kampanya döneminin telefon trafiğini gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Aramaların hangi gün ve saatlerde yoğunlaştığına bakarak bir sonraki kampanyanın duyurusunu planlarsınız.
Bir kampanya dönemi baştan sona nasıl yönetilir
Bir kampanya dönemi beş aşamada yönetilir: hazırlık, ilk günler, kampanya süresi, bitiş ve değerlendirme. Her aşamanın panelde karşılık gelen bir bölümü vardır. Böylece telefonda kampanya bilgisi ilk günden son güne kadar güncel kalır.
Aşağıdaki tablo her aşamada Alodiyo panelinde yapılacak işleri özetler.
| Aşama | Yapılacak iş | Paneldeki bölüm |
|---|---|---|
| Kampanya başlamadan önce | Koşulları yazmak ve kendi telefonunuzdan test araması yapmak | Bilgi bankası, Arama özeti |
| Kampanyanın ilk günleri | Özetleri okuyup eksik koşulları metne eklemek | Arama özeti, Bilgi bankası |
| Kampanya süresince | Geri arama taleplerine dönmek ve memnuniyeti düşük aramaları incelemek | Geri arama talebi, Müşteri kartı, Duygu analizi (Pro ve üstü) |
| Kampanya bitince | Metni kaldırmak ya da "sona erdi" notu yazmak, karşılama cümlesini güncellemek | Bilgi bankası, karşılama cümlesi |
| Kampanyadan sonra | Telefon trafiğini incelemek ve bir sonraki kampanyayı planlamak | Arama raporları |
Karşılama cümlesini kampanyaya göre ayarlayın
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Önerilen yapıda işletme adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Kampanya döneminde bu cümleye kısa bir kampanya sözü eklerseniz, bitiş gününde onu da güncelleme listenize yazın.
Kampanya metnini sade tutun
Telefonda dinlenen bir metin, okunan bir metinden farklıdır. Bir cümlede tek koşul yazdığınızda arayan koşulları telefonda daha kolay takip eder. Parantez içindeki istisnalar ve uzun dipnotlar yerine her istisnayı ayrı bir satıra yazın.
Kampanya yapan hangi işletmeler bu yöntemden yararlanır
Dönemsel kampanya yapan ve kampanyası telefonla sorulan her işletme bu yöntemden yararlanır. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Kampanyanın türü değişse de yöntem aynıdır: yaz, sına, oku, kaldır.
Kuaförler yılbaşı, bayram öncesi ve düğün sezonu gibi dönemlerde kampanya yapar ve bu dönemlerde soruların çoğu telefona gelir. Kuaförler için asistanın nasıl ayarlandığını kuaför sektör sayfamızda bulabilirsiniz. Veteriner klinikleri ise yıllık kontrol paketi gibi dönemsel tekliflerin koşullarını telefonda sık anlatır; ayrıntılar veteriner kliniği sektör sayfamızda yer alıyor.
Sezon sonu indirimi yapan bir mağaza, okul dönemi kampanyası yapan bir kırtasiye ya da yeni dönem kaydı açan bir kurs da aynı ihtiyaca sahiptir. Türkiye'de birçok küçük işletme kampanyasını sosyal medyada duyurur, sorular ise telefona gelir. Bilgi bankasına yazılmış tek bir kampanya metni, her arayana aynı kaynaktan cevap verilmesini sağlar.
Asistanın kampanya dışında hangi işleri yaptığını sanal sekreter sayfamızda inceleyebilirsiniz. Starter, Pro, Business ve Elit planlarını aylık ya da yıllık seçenekleriyle fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Telefonda kampanya bilgisini asistana nasıl öğretirim?
Kampanyanın koşullarını panelinizdeki Bilgi bankası bölümüne yazarsınız ya da web sitenizdeki kampanya sayfasından aktarırsınız. Adını, tarihlerini, kapsamını, kapsam dışını, birleşme kuralını ve nasıl yararlanılacağını kısa cümlelerle yazmak asistanın net cevap vermesini kolaylaştırır. Ardından kendi telefonunuzdan arayıp kampanyayı sorar ve cevabı Arama özetinden kontrol edersiniz.
Kampanya bitince asistan eski kampanyayı anlatmaya devam eder mi?
Kampanya metni bilgi bankasında durduğu sürece asistan arayana o koşulları anlatır. Kampanya bitince metni siz kaldırırsınız ya da "kampanya sona erdi" notuyla güncellersiniz. Karşılama cümlesine kampanya sözü eklediyseniz onu da aynı gün güncellersiniz.
Asistan kampanyayla ilgili bilmediği bir soruda ne der?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Siz müşteriyi geri arar, eksik bilgiyi bilgi bankasına eklersiniz.
Aynı dönemde birden fazla kampanyayı nasıl anlatırım?
Her kampanyayı ayrı bir başlık altında, kendi tarihleri ve kapsamıyla yazın. İki kampanyanın birbiriyle birleşip birleşmediğini iki metne de açıkça ekleyin. Arayan böylece hangi hizmette hangi kampanyanın geçerli olduğunu net duyar.
Kampanya bilgisini web sitemden aktarabilir miyim?
Evet, bilgi bankasına bilgiyi kendiniz yazabileceğiniz gibi web sitenizden de aktarabilirsiniz. Aktarılan metni bir kez okuyun, sitede yazmayan istisnaları ve bitiş tarihini ekleyin. Metnin son hâline siz karar verirsiniz.
Müşterilerin kampanya hakkında ne sorduğunu nereden görürüm?
Her arama bittikten sonra Arama özeti panelde görünür ve aramada konuşulanları kısaca okursunuz. Bir cevabı birebir duymak isterseniz Arama kaydını panelden dinlersiniz. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak da gider.
Bu özellikler hangi planlarda var?
Bilgi bankası, Arama özeti, Arama kaydı, geri arama talebi, Müşteri kartı ve Arama raporları bütün planlarda vardır. Duygu analizi Pro ve üstü planlarda yer alır. Planların ayrıntılarını ve fiyatlarını fiyatlandırma sayfamızda bulabilirsiniz.
Özet
- Telefonda kampanya bilgisi, koşullar tek ve yazılı bir kaynakta toplandığında doğru anlatılır.
- Alodiyo'da bu kaynak Bilgi bankasıdır ve kampanyayı siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız.
- Asistan emin olmadığı noktada "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar.
- Kampanya bitince metni bilgi bankasından siz kaldırır ya da "sona erdi" notuyla güncellersiniz.
- Arama özetleri eksik kalan koşulları gösterir ve her kampanyada metninizi daha net hâle getirir.
Bir sonraki kampanyanızın koşullarını bilgi bankasına yazın, telefonunuzu Alodiyo açsın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
