Kısaca: Telefonda randevu alırken sorulacaklar beş temel başlıkta toplanır: arayanın adı, istediği hizmet, uygun gün ve saat, iletişim numarası ve kısa bir not. Bunlara işletmenize özel bir ya da iki soru eklenir; fiyat ve adres gibi müşteriye verilecek bilgiler ise ayrı tutulur. Alodiyo'da soruları talimata, bilgileri bilgi bankasına siz yazarsınız; asistan aramada sorularınızı sorar ve randevuyu Google Takvim'e yazar.
Telefonda randevu alırken sorulacaklar, bir randevunun doğru gün, doğru saat ve doğru hizmetle takvime girmesi için arayandan alınan bilgilerin listesidir. Yapay zekâ telefon asistanı ise işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan ve telefonda randevu alan bir yardımcıdır. Asistanın aldığı randevunun kalitesini, ona verdiğiniz soru listesi belirler.
Aşağıda her işletmede ortak olan soruları, sektöre göre eklenen soruları ve listeyi asistanınıza nasıl öğreteceğinizi bulacaksınız. Örnekler, Türkiye'de randevuyla çalışan küçük işletmelerin sıradan bir gününden kuruldu. Yazının sonunda listenizi gerçek aramalara bakarak nasıl iyileştireceğinizi de anlatıyoruz.
Telefonda randevu alırken sorulacaklar nelerdir
Telefonda randevu alırken sorulacaklar, randevuyu takvime yazmaya yetecek bilgiyi toplayan kısa ve sıralı bir soru dizisidir. Listenin amacı arayanı sorgulamak değildir. Amaç, randevu günü geldiğinde sizin ve ekibinizin hazırlıklı olmasıdır.
Bir randevu aramasında bilgi iki yönde akar. Bir yanda müşteriden aldığınız bilgiler vardır: adı, istediği hizmet, uygun olduğu saat. Öbür yanda müşteriye verdiğiniz bilgiler vardır: fiyat, adres, çalışma saatleri, randevuya gelirken yanında getireceği şeyler.
İyi bir randevu düzeninde bu iki akış ayrı tutulur. Müşteriden alınacaklar soru listesine, müşteriye verilecekler bilgi bankasına yazılır. Ayrım net olunca asistan hem kısa sorar hem de doğru cevap verir.
Listeyi kurarken tek bir ölçüt işinizi görür: her soru bir hazırlığa ya da karara hizmet etmelidir. Cevabı randevunuzda hiçbir şeyi değiştirmeyen soruyu listeden çıkarın. Kısa bir liste aramayı toparlar ve arayanı yormaz.
Her işletme türünde sorulan temel sorular hangileri
Her işletme türünde sorulan temel sorular ad ve soyad, istenen hizmet, uygun gün ve saat, iletişim numarası ve kısa nottur. Diş kliniğinden oto servise kadar randevuyla çalışan hemen her işletme bu beş soruyla başlar.
Aşağıdaki liste, sektörden bağımsız olarak her randevu aramasında sorulan temel soruları arayanın duyacağı biçimde gösterir:
- Adınız ve soyadınız nedir?
- Hangi hizmet için randevu almak istiyorsunuz?
- Hangi gün ve saat size uygun?
- Size bu numaradan mı ulaşalım?
- Eklemek istediğiniz bir not var mı?
Ad ve soyad
Ad ve soyad, randevuyu takvimde tanımanızı sağlar. Aynı gün aynı adı taşıyan iki müşterinin randevusu varsa soyad karışıklığı önler. Takvimdeki randevu başlığı da bu bilgiyle okunur.
Hizmet
Hizmet sorusu listenin en önemli sorusudur. Kesim ile boyanın, kontrol ile dolgu randevusunun takvimde kapladığı zaman farklıdır. Hizmet adı randevuya doğru yazıldığında ekibiniz o güne ne kadar zaman ayıracağını baştan bilir.
Gün ve saat
Gün ve saat sorusunu ikiye bölmek aramayı kolaylaştırır. Önce gün, sonra saat sorulur. Arayan "Bu hafta bir gün" diyorsa, asistanın çalışma saatlerinizi söyleyip arayana hangi günü seçtiğini sormasını talimata yazabilirsiniz.
İletişim numarası
İletişim numarası çoğu zaman ayrıca istenmez. Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve arama bu karta bağlanır. Arayan başka bir numara bırakmak isterse, asistanın bunu sormasını talimatla isteyebilirsiniz.
Kısa not
Kısa not sorusu, listenin kapanış sorusudur. "Eklemek istediğiniz bir şey var mı?" sorusu arayana kendi cümlesiyle konuşma alanı açar. Tercih edilen çalışan, erişim ihtiyacı ya da randevuya birlikte gelecek biri gibi ayrıntılar çoğu zaman bu soruyla gelir.
Sektöre göre hangi ek sorular sorulur
Sektöre göre sorulan ek sorular, hizmetinizin hazırlığını değiştiren bilgilerdir ve bir ya da iki soruda kalması önerilir. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Ek soruları seçerken kendinize şunu sorun: randevu günü ekibim neyi önceden bilmek ister?
Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre temel sorulara eklenen soruları ve bilgi bankasına yazılması önerilen bilgileri gösterir:
| İşletme türü | Temel sorulara ek sorulacaklar | Bilgi bankasına yazılacaklar |
|---|---|---|
| Diş kliniği | Kliniğe ilk kez mi geliyor, tercih ettiği hekim var mı | Hizmet listesi, çalışma saatleri, adres ve ulaşım bilgisi |
| Güzellik salonu | Bu hizmeti daha önce aldı mı, tercih ettiği uzman var mı | Hizmet süreleri, fiyatlar, randevu öncesi hazırlık notları |
| Kuaför | Kesim, boya ya da fön mü istiyor, tercih ettiği çalışan var mı | Hizmet süreleri, fiyatlar, çalışma saatleri |
| Veteriner kliniği | Hayvanın türü, adı, yaşı ve randevunun nedeni | Hizmetler, çalışma saatleri, gelirken getirilecek belgeler |
| Avukatlık bürosu | Konunun başlığı, büroya ilk kez mi geliyor | Çalışma alanları, ilk randevunun nasıl ilerlediği, adres |
| Oto servis | Aracın markası, modeli, plakası ve şikâyeti | Hizmetler, çalışma saatleri, aracın bırakılma düzeni |
| Restoran | Kişi sayısı, özel bir gün olup olmadığı, özel istek | Menü bilgisi, çalışma saatleri, adres |
| Emlak ofisi | Hangi ilanla ilgileniyor, satılık mı kiralık mı arıyor | İlan özetleri, çalışılan bölgeler, ofis adresi |
Diyelim ki bir veteriner kliniğinde cumartesi sabahı saat 09.40. Hekim muayenede, resepsiyonda kimse yok ve telefon çalıyor. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar; arayan kedisinin aşı randevusu için aradığını söyler. Asistan talimattaki sırayla kedinin adını, yaşını ve uygun günü sorar, ücreti soran sahibine de bilgi bankasındaki fiyatı söyler.
Arama bittiğinde randevu Google Takvim'e yazılır, arama özeti panelde görünür. Hekim muayeneden çıktığında hangi hayvanın, hangi gün, ne için geleceğini tek bakışta görür. Veteriner kliniklerine özel kullanımları veteriner kliniği sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Örneğin bir kuaför salonunda salı akşamı saat 19.15. Usta bir müşterinin saçına fön çekiyor, telefon çalıyor ve arayan boya ile kesim istiyor. Asistan önce hangi hizmetleri istediğini, sonra tercih ettiği çalışanı, en son uygun günü sorar.
Kuaför örneğinde hizmetin randevuya "boya ve kesim" diye yazılması, ustanın o saate uzun bir randevu koyacağını baştan bilmesini sağlar. Usta fönü bitirdiğinde randevuyu takvimde, ayrıntıları arama özetinde bulur. Kuaförler için hazırladığımız örnekleri kuaför sektör sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Hangi bilgiyi sormak yerine bilgi bankasına yazmalısınız
Müşterinin sizden öğrenmek istediği her bilgiyi bilgi bankasına yazmalısınız; soru listesinde müşteriden alacağınız bilgiler kalır. Fiyat, adres, otopark, çalışma saatleri ve randevuya gelirken getirilecek belgeler bilgi bankasının konusudur. Bu bilgiler soru listesine karışırsa arama uzar ve arayan, cevap almak yerine soru yağmuruna tutulmuş gibi hisseder.
Bilgi bankasıyla asistana hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları öğretirsiniz. Bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Web sitenizde güncel bir hizmet sayfası varsa, aktarmak iyi bir başlangıç olur.
Bilgi bankasına yazmadığınız bir konu sorulduğunda asistana uydurmaması söylenir. Asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Telefonda randevu alırken sorulacakları belirlerken kişisel bilgiyi de tartın: randevu için kullanmayacağınız bilgiyi listeye koymayın. Kimlik bilgisi ya da ayrıntılı geçmiş gibi konular randevu için çoğu zaman işe yaramaz. Az soru, kişisel bilgiler açısından da sade bir düzen kurar.
Asistanın randevu dışında hangi işleri üstlendiğini merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamız bu konuyu ayrıntısıyla anlatır.
Soru listesini talimata nasıl yazarsınız
Soru listesini talimata, asistanın soracağı sırayla, kısa ve açık cümlelerle yazarsınız. Talimat, asistana ne yapacağını anlatan düz bir metindir. Yeni bir çalışana ilk gününde neyi nasıl soracağını anlatır gibi yazmanız yeterlidir.
Talimat yazarken işinize yarayacak ilkeler şunlardır:
- Soruları asistanın arayana soracağı sırayla yazın.
- Her soruda tek bir bilgi isteyin.
- Bazı soruları duruma bağlayın; örneğin "Arayan ilk kez geliyorsa adresi aktar" gibi.
- Randevuyu almadan önce gün, saat ve hizmetin arayana tekrar söylenmesini isteyin.
- Bilgi bankasında olmayan bir konu için arayana geri arama talebi önerilmesini hatırlatın.
Örneğin bir diş kliniği için talimat şöyle yazılabilir:
> Randevu isteyen arayana sırasıyla şunları sor: adı ve soyadı, hangi hizmet için randevu istediği, kliniğe ilk kez gelip gelmediği, tercih ettiği gün ve saat. Her seferinde tek soru sor. Arayan ilk kez geliyorsa adresi ve otopark bilgisini bilgi bankasından aktar. Randevuyu almadan önce gün, saat ve hizmeti arayana tekrar söyle ve onayını al.
Talimattaki dil, arayanın duyacağı dili belirler. "Hizmet türünü öğren" yerine "hangi hizmet için randevu istediğini sor" yazmak daha doğal bir konuşma doğurur. Kendi işletmenizde kullandığınız ifadeleri talimata taşıyın; arayan sizin dilinizi duysun.
Alodiyo telefonda randevuyu adım adım nasıl alır
Alodiyo, sizin yazdığınız bilgi bankası ve talimatla aramayı açar, soruları sırayla sorar ve randevuyu Google Takvim'e yazar. Kurulumu panelden kendiniz yaparsınız. Aşağıda önce kurulumu, sonra tek bir randevu aramasında olanları görebilirsiniz.
Kurulum adımları
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo'yu randevu alacak biçimde hazırlamanın sırasını gösterir:
- Bilgi bankasını doldurun ya da web sitenizden aktarın.
- Randevu sorularınızı, asistanın soracağı sırayla talimata yazın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söylemesi önerilir.
- Asistanı numaranıza bağlayın: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden yönlendirin, mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza bağlayın veya yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara alın.
- Arama bittiğinde bildirim alacak kişilerinizi belirleyin.
Bugünkü numaranızı yönlendirirseniz müşterileriniz alışık oldukları numarayı aramaya devam eder. Yeni numara seçerseniz başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
Bir randevu aramasında olanlar
Aşağıdaki adımlar, bir müşteri randevu için aradığında baştan sona neler olduğunu gösterir:
- Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve karşılama cümlesini söyler.
- Arayanın isteğini dinler; fiyat ya da adres gibi bir soru gelirse bilgi bankasından cevaplar.
- Talimattaki randevu sorularını sırayla sorar.
- Randevuyu alır ve randevu Google Takvim'e yazılır.
- Arama bitince arama özeti panelde görünür, bildirim kişilerinize e-posta gider ve arama müşteri kartına bağlanır.
Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen randevu aramalarını da açar. Pazar akşamı gelen bir aramayla alınan randevu, pazartesi sabahı takviminizde sizi bekler. Randevuların telefondan ve internetten nasıl toplandığını randevu sistemi sayfamızda görebilirsiniz.
Arama bittikten sonra randevu bilgileri nerede görünür
Arama bittikten sonra randevu bilgileri üç yerde görünür: Google Takvim'de, arama özetinde ve müşteri kartında. Her biri farklı bir ihtiyaca cevap verir. Takvim günü planlar, özet aramayı anlatır, kart müşteriyi tanıtır.
Google Takvim, ekibinizin günün akışını gördüğü yerdir. Telefonda alınan randevu takvime yazıldığında çalışanlarınız ayrı bir ekran açmadan programı görür. Elle girdiğiniz randevular da aynı takvimde yan yana durur.
Arama özeti, her arama bittikten sonra panelde görünür. Arayanın neden aradığını ve aramada neler konuşulduğunu özetten okursunuz. Bir ayrıntıyı tam duymak isterseniz arama kaydını panelden dinlersiniz.
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır. Aynı müşteri ikinci kez aradığında yeni arama aynı karta bağlanır. Böylece bir müşterinin geçmiş aramalarını tek bir yerde görürsünüz.
Kendi müşteri sisteminizi kullanıyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Randevu aramalarının bilgisi böylece ekibinizin alışık olduğu ekrana da ulaşır.
Soru listesini zamanla nasıl iyileştirirsiniz
Soru listesini, arama özetlerini ve arama kayıtlarını düzenli okuyarak iyileştirirsiniz. İlk listeniz bir başlangıçtır. Gerçek aramalar, hangi sorunun işe yaradığını ve hangisinin fazla kaldığını size gösterir.
Özetlerde aynı soruyu tekrar tekrar görüyorsanız, o bilgi bilgi bankasına yazılmayı bekliyordur. Örneğin birçok arayan "Otopark var mı?" diye soruyorsa, cevabı bilgi bankasına eklemek sonraki aramaları kısaltır. Geri arama talepleri de benzer bir işaret verir; hangi konuda talep açıldığına bakarak eksik bilgiyi bulursunuz.
Duygu analizi, Pro ve üstü planlarda listenizi iyileştirmenin bir başka yoludur. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. İşaretli aramaların kaydını dinleyerek arayanı yoran bir soru olup olmadığını görürsünüz.
Arama raporları, aramaların hangi saatlerde ve haftanın hangi günlerinde yoğunlaştığını gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi de buradan izlersiniz. Ortalama süre uzuyorsa, telefonda randevu alırken sorulacaklar listenizi sadeleştirmenin zamanı gelmiş olabilir.
Listeyi büyütürken işinize yarayacak özellikler
Randevu düzeniniz, işletmeniz büyüdükçe genişler. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurabilirsiniz; örneğin satış ve randevu için ayrı asistanlar kendi talimatlarıyla çalışır. Çoklu dil özelliğiyle asistan arayanın dilinde yanıt verir.
Bazı müşteriler telefon yerine internetten randevu almayı tercih eder. Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşteri randevusunu ya da rezervasyonunu kendisi alır. Planların içeriğini fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Telefonda randevu alırken sorulacaklar listesi ne kadar uzun olmalı?
Telefonda randevu alırken sorulacaklar listesi, randevuyu takvime yazmaya yetecek kadar kısa tutulmalıdır. Beş temel soruya işletmenize özel bir ya da iki soru eklemek çoğu işletmeye yeter. Cevabı randevuda hiçbir şeyi değiştirmeyen soruyu listeden çıkarmanızı öneririz.
Asistan bilmediği bir soruyla karşılaşınca ne yapar?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve arama özeti panelinize düşer, siz de müşteriye dönersiniz.
Telefonda alınan randevular hangi takvime yazılır?
Telefonda alınan randevular Google Takvim'e yazılır. Ekibiniz randevuları takvimde, günün geri kalanıyla birlikte görür. Aramanın ayrıntıları ise panelde arama özeti olarak durur.
Asistan müşterinin telefon numarasını ayrıca sorar mı?
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açıldığı için numara çoğu zaman ayrıca sorulmaz. Arayan başka bir iletişim numarası bırakmak isterse, asistanın bunu sormasını talimata yazabilirsiniz. Aynı müşterinin her yeni araması aynı karta bağlanır.
Farklı hizmetler için farklı sorular sordurabilir miyim?
Talimata hizmete bağlı sorular yazarak tek asistanla farklı hizmetler için farklı sorular sordurabilirsiniz. Örneğin "Arayan boya istiyorsa tercih ettiği çalışanı sor" gibi bir cümle yeterlidir. Pro ve üstü planlarda satış ve randevu gibi işler için ayrı asistanlar da kurabilirsiniz.
Yabancı dilde arayan müşteriden de randevu alınır mı?
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil özelliğiyle asistan arayanın dilinde yanıt verir. Randevu soruları da arayanın dilinde sorulur. Randevu Google Takvim'e yazılır ve arama özeti panelde görünür.
Alodiyo ile müşteri randevuyu internetten de alabilir mi?
Pro ve üstü planlarda Alodiyo'nun Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası ile müşteri randevusunu internetten kendisi alır. Telefonu tercih eden müşterilerin aramalarını asistan açmaya devam eder. İki yolu birlikte kullanarak müşterinize seçim hakkı tanırsınız.
Özet
- Telefonda randevu alırken sorulacaklar ad, hizmet, gün ve saat, iletişim ve kısa not başlıklarında toplanır.
- Sektöre özel bir ya da iki ek soru, randevu günü ekibinizin hazırlıklı olmasını sağlar.
- Fiyat, adres ve çalışma saati gibi müşteriye verilecek bilgiler soru listesine değil bilgi bankasına yazılır.
- Alodiyo, talimattaki soruları sırayla sorar, randevuyu Google Takvim'e yazar ve aramanın özetini panelde bırakır.
- Arama özetleri, arama kayıtları ve arama raporları soru listenizi zamanla iyileştirmenize yardım eder.
Soru listenizi bugün yazın ve Alodiyo'ya öğretmeye başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
