Kısaca: Arayan müşteri telefonda yetkiliyle görüşmek istediğinde Alodiyo bir geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, arama özeti ve müşteri kartı da panelde hazır olur. Siz de müşteriyi, kimin aradığını ve ne istediğini bilerek geri ararsınız.
Telefonda yetkiliyle görüşmek isteyen müşteriye ne olacağı, telefonu bir asistana emanet etmeden önce sorulması en doğal sorudur. Alodiyo, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Geri arama talebi ise arayan bir insanla konuşmak istediğinde asistanın açtığı ve panelinize düşen kayıttır. Müşteriniz asistanla baş başa kalmaz; isteği kayda geçer ve size ulaşır.
Aşağıda talebin nasıl açıldığını, size hangi yollarla geldiğini ve geri dönüşünüzü nasıl kolaylaştırdığını adım adım bulacaksınız. Yazının ilerleyen bölümünde hangi aramaların asistanda kaldığını, hangilerinin size geldiğini gösteren bir tablo da var.
Arayan telefonda yetkiliyle görüşmek isterse ne olur
Arayan bir yetkiliyle konuşmak istediğini söylediğinde asistan bu isteği dinler ve bir geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür, arama bittiğinde arama özeti de panelde yerini alır. Müşterinin ne istediği, siz telefonu açmadan önünüzdedir.
İşletme sahipleri çoğu zaman müşterinin asistana takılıp kalmasından çekinir. Asistanın görevi müşteriyi sizden uzak tutmak değildir. Rutin soruları yanıtlar, bir insanla konuşmak isteyen müşterinin isteğini geri arama talebiyle size iletir. Kimi ve ne zaman arayacağınıza siz karar verirsiniz.
Örneğin bir veteriner kliniğinde salı sabahı saat on bir olsun. Hekim muayenede, resepsiyondaki çalışan yeni gelen bir hayvan sahibinin kaydını açıyor. O sırada telefon çalar ve arayan, köpeğinin geçen haftaki kontrolü hakkında hekimle konuşmak istediğini söyler. Asistan aramayı açar, isteği dinler ve geri arama talebi açar.
Hekim muayeneden çıktığında panelde talebi, arama özetini ve arayanın müşteri kartını görür. Telefonu açtığında söze "Geçen haftaki kontrol için aramışsınız" diye başlar. Resepsiyon kaydı yarıda kalmamış, muayene bölünmemiş, arayan da beklediği kişiyle konuşmuştur. Veteriner kliniklerinin günlük akışını veteriner kliniği sayfamızda daha ayrıntılı anlattık.
Geri arama talebi nasıl açılır
Geri arama talebini asistan açar; arayanın bir insanla konuşmak istediğini söylemesi yeterlidir. Sizin ya da ekibinizin bir düğmeye basması beklenmez. Talep açıldığı anda panelinize düşer.
Talebin açıldığı ikinci durum, asistanın bilmediği bir soruyla karşılaşmasıdır. Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Asistanın neyi bildiğini siz belirlersiniz
Asistan, bilgi bankasına girdiğiniz bilgilerle konuşur. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları bilgi bankasına siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Bilgi bankası ne kadar dolu olursa asistan rutin sorulara o kadar çok yanıt verir. Bilgi bankasının dışında kalan konular geri arama talebiyle size gelir.
Diyelim ki bir avukatlık bürosunda perşembe öğleden sonra saat üç. Avukat duruşmada, büronun telefonu açık. Büro sahibi bilgi bankasına çalışma saatlerini, hizmet alanlarını ve ilk randevunun nasıl alındığını yazmış, hukuki değerlendirme yazmamış. Arayan kira sözleşmesindeki bir maddeyi sorduğunda asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar.
Avukat duruşmadan çıktığında arama özetinde sorunun konusunu okur. Dosyayı açar ve müşteriyi hazırlıklı arar. Hukuk bürolarına uygun kullanım örneklerini avukatlık bürosu sayfamızda bulabilirsiniz.
Talep size hangi yollarla ulaşır
Geri arama talebi panelinizde görünür; arama bitince de e-posta ve panel bildirimiyle haberiniz olur. Müşteri takibini başka bir sistemde yapıyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi oraya da gönderilir. Masa başında olsanız da olmasanız da isteği öğrenirsiniz.
Panelde
Talep panelinizde görünür, aynı aramanın özeti de panelde yer alır. Arama bittiğinde panelde bir bildirim çıkar. Gün içinde paneli açık tutan bir resepsiyon çalışanı talepleri geldikleri sırayla görür.
E-postada
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider. Sahada ya da müşteri başında olan işletme sahibi, telefonundaki e-postadan bir aramanın geldiğini öğrenir. Paneli açtığında talebi ve arama özetini orada bulur.
Kendi sisteminizde
Müşteri takibini Salesforce'ta ya da kendi sisteminizde yapıyorsanız aramalar ve müşteri bilgisi oraya gönderilir. Bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Satış ekibi alıştığı ekrandan ayrılmadan hangi müşterinin aradığını görür.
Arama özeti geri dönüşü nasıl kolaylaştırır
Arama özeti, müşteriyi geri aramadan önce neyi konuşacağınızı bilmenizi sağlar. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Arayanın neyi sorduğunu ve ne istediğini telefonu açmadan okursunuz.
Özeti okuyarak dönmekle özetsiz dönmek arasındaki fark ilk cümlede duyulur. Özeti okumuş biri "Ne için aramıştınız?" diye sormaz. "Teslim tarihini sormuşsunuz, bilgiyi getirdim" diye başlar. Konuşma doğrudan konuya girer.
Arama kaydıyla ayrıntıyı dinlersiniz
Özetin yetmediği yerde arama kaydını açarsınız. Aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Arayanın ses tonu, kullandığı sözcükler ve verdiği ayrıntılar kayıtta durur.
Duygu analiziyle sıranızı belirlersiniz
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir, panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Sabah önünüzde birkaç geri arama talebi varsa işaretli olanla başlarsınız. Planların içeriğini fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Müşteri kartı arayanı size nasıl tanıtır
Müşteri kartı, arayanın numarasıyla kendiliğinden açılan ve o kişinin aramalarını bir arada tutan kayıttır. Bir müşteri ilk kez aradığında kart açılır. Sonraki her arama aynı karta bağlanır.
Geri arama talebi geldiğinde kartı açar ve o müşterinin önceki aramalarını görürsünüz. Müşteri bir hafta önce randevu almış, üç gün önce adres sormuş, bugün de yetkiliyle konuşmak istemiş olabilir. Telefonu açmadan müşterinin hikâyesini bilirsiniz.
Müşteri kartı, aynı kişinin aynı konu için birkaç kez aradığını da gösterir. Arayan aynı soruyu tekrar tekrar soruyorsa bilgi bankanızda o konunun eksik kaldığını anlarsınız. Bilgi bankasına birkaç satır eklersiniz ve bir sonraki arayana asistan yanıt verir.
Alodiyo bu akışı adım adım nasıl yürütür
Alodiyo aramayı açtığı andan siz müşteriyi geri arayana kadar her adımı kayıt altında tutar. Akış her işletmede aynı mantıkla ilerler; içeriğini bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlarsınız. Asistan sektörden bağımsız çalışır, diş kliniğinden oto servise kadar aynı yapıyı kullanırsınız.
Bir yetkili isteğinin, telefonun çaldığı andan sizin geri dönüşünüze kadar izlediği yol şöyledir:
- Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
- Asistan, panelden sizin yazdığınız karşılama cümlesiyle işletmenizin adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler.
- Arayan sorusunu sorar, asistan bilgi bankasındaki bilgiyle yanıt verir ve randevu istenirse randevuyu alıp Google Takvim'e yazar.
- Arayan yetkiliyle konuşmak isterse ya da asistan bir konuda kesin bilgi veremezse, arayanın isteğiyle geri arama talebi açılır.
- Arama bittiğinde arama özeti panelde görünür ve arama, arayanın müşteri kartına bağlanır.
- Bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim çıkar.
- Siz ya da ekibinizden biri talebi görür, özeti okur ve müşteriyi geri arar.
Sizin bir kez ayarladıklarınız
Akışın sizin elinizden geçen kısmı kısadır. Asistanı mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlarsınız; bugünkü numaranızı kullanacaksanız yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Karşılama cümlesini panelden yazarsınız. Bilgi bankasına işletmenizin bilgilerini girer ya da web sitenizden aktarırsınız.
Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Pazar akşamı yetkiliyle konuşmak isteyen müşterinin talebi, pazartesi sabahı panelinizde sizi bekler. Alodiyo'nun bir sekreter gibi hangi işleri üstlendiğini sanal sekreter sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Hangi aramalar asistanda kalır, hangileri size gelir
Rutin bilgi soruları ve randevu istekleri asistanda kalır; yetkili isteyen ve bilgi bankasının dışına çıkan aramalar geri arama talebiyle size gelir. Ayrımı, bilgi bankasına ne yazdığınız ve arayanın ne istediği belirler. Hangi konuların sizde kalacağına, bilgi bankasında neyi açık bıraktığınızla siz karar verirsiniz.
Aşağıdaki tablo, sık gelen arama türlerinde asistanın ne yaptığını ve size ne kaldığını gösterir.
| Arama türü | Asistanın yaptığı | Size kalan |
|---|---|---|
| Çalışma saati, adres ya da hizmet sorusu | Bilgi bankasındaki bilgiyle yanıt verir | Bilgi bankasını güncel tutmak |
| Randevu ya da rezervasyon isteği | Randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar | Takviminizi takip etmek |
| Bilgi bankasında olmayan bir soru | "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der, arayan isterse geri arama talebi açar | Talebi görüp müşteriyi aramak |
| Yetkiliyle konuşma isteği | Geri arama talebi açar | Arama özetini okuyup geri aramak |
| Memnuniyetsiz bir müşterinin araması | Arayanı dinler, arayan isterse geri arama talebi açar | Duygu analizinin işaretlediği aramaya öncelik vermek (Pro ve üstü) |
| Gece ya da hafta sonu gelen arama | Aramayı açar, randevu alır ya da arayan isterse geri arama talebi açar | Ertesi iş günü talepleri sırayla aramak |
Randevu tarafının nasıl çalıştığını merak ediyorsanız randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz. Tablodaki dağılımda asistan, ekibinizin vaktini alan tekrar eden işleri üstlenir. Uzmanlığınızı isteyen konular ise özetiyle birlikte masanıza gelir.
Müşteriye asistanla konuştuğunu nasıl söylersiniz
Müşterinize asistanla konuştuğunu, panelden yazdığınız karşılama cümlesiyle aramanın ilk saniyelerinde söylersiniz. Önerilen yapıda işletmenizin adı, asistanın yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Arayan kiminle konuştuğunu baştan bilir.
Aramaların kaydı ve kişisel veriler hakkındaki ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Veri sorumlusu Webito Yazılım'dır. Karşılama cümlesine kişisel verilerin bu kanuna uygun işlendiğini de ekleyebilirsiniz.
Yetkiliye giden yol açık kalır
Arayan bir yetkiliyle konuşmak istediğinde asistan geri arama talebi açar. Müşteri derdini telefonda bir kez anlatır, özet size gelir. Telefonu kapattığında isteği panelinizde bekler.
Geri dönüş alışkanlığı güveni pekiştirir
Asistanın açtığı talep, sizin geri dönüşünüzle anlam kazanır. Talepleri günün belli saatlerinde toplu aramayı alışkanlık hâline getirebilirsiniz. Arama raporlarında toplam aramaları, saat ve haftanın günü dağılımını görürsünüz. Yoğun saatleri bildiğinizde geri arama saatlerinizi ona göre planlarsınız.
Alodiyo ile telefonu asistan açar, kararı siz verirsiniz. Hangi talebe ne zaman döneceğinizi panelden planlarsınız. Müşteriyle asıl konuşmayı, hazırlıklı olarak siz yaparsınız.
Sık sorulan sorular
Telefonda yetkiliyle görüşmek isteyen müşteri için asistan ne yapar?
Arayan bir yetkiliyle konuşmak istediğini söylediğinde asistan bir geri arama talebi açar. Talep panelinizde görünür, arama bittiğinde arama özeti de panele düşer. Bildirim kişilerinize e-posta gider ve siz müşteriyi geri ararsınız.
Geri arama talebini nerede görürüm?
Geri arama talebi panelinizde görünür. Aynı aramanın özetine ve arayanın müşteri kartına da panelden ulaşırsınız. Gün içinde paneli açık tutan bir çalışan talepleri geldikleri sırayla takip eder.
Talep açıldığında bana haber gelir mi?
Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim çıkar. Masa başında olmasanız da telefonunuzdaki e-postadan bir aramanın geldiğini öğrenirsiniz. Ayrıntıyı paneli açtığınızda arama özetinde okursunuz.
Asistan bilmediği bir soruda ne söyler?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Arama özeti panelinize düşer, siz de konuyu bilen kişi olarak müşteriye dönersiniz.
Aynı müşterinin daha önce aradığını görebilir miyim?
Müşteri kartı arayanın numarasıyla kendiliğinden açılır ve o kişinin aramaları karta bağlanır. Geri arama talebi geldiğinde kartı açıp önceki aramaları görürsünüz. Müşterinin geçmişini bilerek telefonu açarsınız.
Müşterinin ne söylediğini birebir dinleyebilir miyim?
Arama kaydı sayesinde aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Arama özeti konuyu kısaca anlatır, arama kaydı ise ayrıntının tamamını verir. Hassas bir konuda geri aramadan önce kaydı dinlemek size hazırlık sağlar.
Asistan hangi işletmelerde bu şekilde çalışır?
Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği, avukatlık bürosu, restoran, oto servis, otel, emlak ofisi ve kuaför için sektör sayfalarımız bulunur. Geri arama talebi her işletme türünde aynı biçimde açılır.
Özet
- Arayan bir yetkiliyle konuşmak istediğinde asistan geri arama talebi açar ve talep panelinizde görünür.
- Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim çıkar.
- Arama özeti, arama kaydı ve müşteri kartıyla müşteriyi ne istediğini bilerek geri ararsınız.
- Asistan bilmediği konuda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse konuyu size bırakır.
- Rutin sorular asistanda kalır, uzmanlığınızı isteyen konular özetiyle size gelir.
Müşterinizin isteğini kayda geçirip hazırlıklı geri dönmek için Alodiyo'yu bugün kurun.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
