Kısaca: Yapay zekâ asistan bilgi bankası, hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları telefon asistanınıza öğrettiğiniz bölümdür. Bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız; asistan arayana bu bilgiyle cevap verir. Bilgi bankasında olmayan bir konuda asistana uydurmaması söylenir; arayan isterse geri arama talebi açılır ve özeti panelinize düşer.
Yapay zekâ telefon asistanı, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan ve arayanla konuşan bir yardımcıdır. Yapay zekâ asistan bilgi bankası ise bu asistanın işletmeniz hakkında neyi bildiğini belirleyen yerdir. İçinde hizmetleriniz, saatleriniz, fiyatlarınız ve müşterilerinizin sık sorduğu sorular bulunur. Asistanı yeni kurduysanız ilk işiniz bu bölümü doldurmaktır.
Bu rehber, boş bir bilgi bankasından ilk test aramanıza kadar giden yolu izler. Hangi dört başlığı yazacağınızı, "Hafta içi açığız" gibi bir cümleyi nasıl açık hâle getireceğinizi ve Alodiyo panelinde bilgi bankasını yedi adımda nasıl kuracağınızı görürsünüz. Son bölümler, eksik kalan bilgiyi arama özetlerinden nasıl yakalayacağınızı anlatır.
Yapay zekâ asistan bilgi bankası nedir
Yapay zekâ asistan bilgi bankası, asistanınızın işletmeniz hakkında bildiklerinin yazılı hâlidir. Alodiyo'da bu bölüme hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazarsınız. Arayan bir soru sorduğunda asistan cevabını bu bilgilere dayanarak verir.
Telefona bakan bir çalışanın masasında genellikle üç kâğıt durur: fiyat listesi, haftalık saat çizelgesi ve "en çok bunlar soruluyor" notu. Bilgi bankası, yapay zekâ telefon asistanı için bu üç kâğıdın tek bir yerde toplanmış hâlidir. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için bir kez yazdığınız bilgi gece ve hafta sonu gelen aramalarda da kullanılır.
Asistan sektörden bağımsız çalışır. Diş kliniğinde de oto serviste de aynı asistan çalışır; onu işinize göre ayarlayan şey bilgi bankası ve talimattır. Asistanın bilgi vermenin yanında üstlendiği işleri sanal sekreter sayfamızda görebilirsiniz.
Bilgi bankasına hangi bilgileri yazmalısınız
Bilgi bankasına arayanların en sık sorduğu dört konuyu yazın: hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, fiyatlarınız ve sık sorulan sorular. Geçen haftanın telefon trafiğini hatırlayın. Hangi soruları tekrar tekrar cevapladığınızı düşündüğünüzde listenin büyük kısmı kendiliğinden çıkar.
Hizmetleriniz
Her hizmeti ayrı bir satırda, müşterinin kullandığı adla yazın. Listenizde "kalıcı oje" yazıyorsa ve müşterileriniz "jel oje" diyorsa iki adı da ekleyin. Hizmetin kime uygun olduğunu, yaklaşık ne kadar sürdüğünü ve müşterinin önceden bilmesinde fayda olan noktaları da yazın. Yapmadığınız hizmetleri de belirtin; arayan doğru yere daha erken yönelir.
Çalışma saatleriniz
Saatleri gün gün yazın. Öğle arası, cumartesi saatleri, pazar günü ve resmî tatiller ayrı ayrı yer alsın. "Bayramın ilk günü kapalıyız, ikinci gün 10.00'da açıyoruz" gibi dönemsel bilgileri de ekleyin. Kapalı saatte arayan biri "Yarın kaçta açıksınız" diye sorduğunda asistan yazdığınız saatlere bakarak cevap verir.
Fiyatlarınız
Belli bir fiyatı olan hizmetin fiyatını açıkça yazın. Fiyatı görmeden belli olmayan hizmetlerde bunu da yazın: "Fiyat, aracı gördükten sonra belli olur; ön inceleme için randevu alabilirsiniz." Telefonda fiyat söylemek istemediğiniz bir konu varsa arayana ne söylenmesini istediğinizi bilgi bankasına yazın. Böylece arayan boşlukta kalmaz, bir sonraki adımı öğrenir.
Sık sorulan sorular
Adres, yol tarifi, otopark, kartla ödeme, kampanyalar ve randevu öncesi hazırlık bu bölüme girer. Bilgileri soru ve cevap biçiminde yazmak işinizi kolaylaştırır. "Otopark var mı? Binanın arkasında müşterilerimize ayrılmış otopark var." gibi kısa bir çift yeterlidir.
Asistanın anlayacağı bilgi bankası metni nasıl yazılır
Bilgi bankası metnini, telefonda bir müşteriye anlatır gibi kısa ve açık cümlelerle yazın. Belirsiz bir ifade arayana belirsiz bir cevap olarak döner. Açık bir ifade ise arayanın aradığı bilgiyi ilk cevapta verir.
Aşağıdaki tablo, aynı bilginin belirsiz ve açık yazılmış hâllerini yan yana gösterir.
| Belirsiz yazım | Açık yazım |
|---|---|
| Hafta içi açığız. | Pazartesi ile cuma arası 09.00 ile 18.00 arasında açığız, öğle arası 12.30 ile 13.30 arasındadır. |
| Fiyatlar değişkendir. | Boya fiyatı saç uzunluğuna göre değişir; kısa, orta ve uzun saç için ayrı fiyatımız vardır. |
| Her türlü bakım yapılır. | Periyodik bakım, fren balatası değişimi ve lastik değişimi yapıyoruz; kaporta işi yapmıyoruz. |
| Randevuyla çalışıyoruz. | Randevuyla çalışıyoruz; aynı gün için boş saat varsa telefonda randevu verilebilir. |
| Merkezdeyiz. | Belediye binasının karşısındaki pasajın ikinci katındayız. |
Tablonun sağ sütunundaki cümlelerin ortak noktası, arayanın aklına gelecek bir sonraki soruyu baştan cevaplamasıdır. "Hafta içi açığız" cümlesini duyan kişi hemen "Kaça kadar?" diye sorar. Saati baştan yazdığınızda o sorunun cevabı da hazırdır. İyi yazılmış bir yapay zekâ asistan bilgi bankası, arayanın ikinci sorusunu ilk cevabın içinde karşılar.
Metni yazarken şu alışkanlıklar işinizi kolaylaştırır:
- Her bilgiyi tek bir yerde yazın ki aynı saat iki farklı biçimde geçmesin.
- Gün adlarını kısaltmadan, "pazartesi" diye tam yazın.
- Müşterilerinizin günlük konuşmada kullandığı sözcükleri de ekleyin.
- Tedarikçi fiyatları ya da personel notları gibi arayana söylenmesini istemediğiniz iç bilgileri bilgi bankasına koymayın.
- Bir bilgiyi eklerken "Bunu duyan müşteri ne sorar?" diye düşünün ve cevabını da yazın.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir
Bilgi bankasında olmayan bir soru geldiğinde asistana uydurmaması söylenir ve asistan arayana "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve arama özeti panelinize düşer, arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak gider. Asistanın tahmin yürütmek yerine bunu söylemesi ona verilmiş bir kuraldır.
Örneğin bir veteriner kliniğinde saat 21.30'da telefon çalsın. Klinik kapalı, asistan aramayı açar. Arayan önce pazar günü açık olup olmadığınızı sorar; asistan bilgi bankasındaki saatlere bakıp cevap verir. Ardından kedisinin karma aşısının fiyatını sorar ve fiyat listede yazılı olduğu için onu da öğrenir.
Konuşmanın sonunda arayan, kliniğin muhabbet kuşlarına bakıp bakmadığını sorar. Bilgi bankasında kuşlarla ilgili tek satır yoktur. Asistan bu konuda bilgisi olmadığını açıkça söyler ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar. Ertesi sabah kliniği açtığınızda geri arama talebi ve arama özeti panelde sizi bekler.
Klinik sahibi o sabah iki iş yapar. Önce arayan kişiyi arayıp sorusunu cevaplar. Sonra bilgi bankasına "Kuş ve sürüngen hastalarına bakmıyoruz; egzotik hayvanlara bakan bir kliniğe başvurmanızı öneriyoruz" satırını ekler. Aynı soruyu soran bir sonraki kişiye asistan bu bilgiyle cevap verir.
Geri arama talepleri bilgi bankanızın eksik listesi gibi çalışır. Aynı konuda birkaç talep birikiyorsa o konu bilgi bankasına girmeyi bekliyordur. Veteriner kliniklerine özel kullanım için veteriner kliniği sayfamıza göz atabilirsiniz.
Alodiyo'da bilgi bankası adım adım nasıl kurulur
Alodiyo'da bilgi bankasını kendiniz kurarsınız: bilgiyi yazar ya da web sitenizden aktarır, sonra asistanı kendi sorularınızla sınarsınız. İçeriği asistan değil siz belirlersiniz. Asistanın arayana aktardığı bilgi, sizin yazıp onayladığınız bilgidir.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo'da yapay zekâ asistan bilgi bankasını ilk kez dolduran bir işletmenin izleyeceği sırayı gösterir.
- Asistanınızın Bilgi bankası bölümünü açın.
- Web siteniz varsa bilgiyi oradan aktarın; yoksa hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları kendiniz yazın.
- Aktarılan metni baştan sona okuyun; eski kalmış fiyatı ya da biten kampanyayı düzeltin, telefonda sık sorulan ama sitede olmayan bilgileri ekleyin.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; önerilen yapıda işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği yer alır.
- Asistanı numaranıza bağladıktan sonra kendi cep telefonunuzdan işletme numaranızı arayın ve müşterilerinizin en sık sorduğu soruları sorun.
- Arama bitince panelde arama özetini okuyun ve arama kaydını dinleyin.
- Eksik ya da belirsiz kalan her cevabı bilgi bankasında düzeltin ve aynı soruyu bir kez daha sorun.
Kurulumun asıl işi beşinci ile yedinci adım arasındaki döngüdür. Kendi sorularınıza verilen cevapları dinlediğinizde bilgi bankasının nerede ince kaldığını kolayca duyarsınız. Bir yakınınızdan da arayıp sizin aklınıza gelmeyecek sorular sormasını isteyebilirsiniz.
Asistanı bugünkü numaranıza yönlendirerek ya da yeni bir numaraya bağlayarak kullanırsınız; yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Asistan telefonda randevu ya da rezervasyon da alır ve randevular Google Takvim'e yazılır. Bilgi bankasına hizmet sürelerini yazdığınızda arayan, randevu alırken hizmetin ne kadar süreceğini de öğrenir. Randevu tarafının nasıl çalıştığını randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
İşletme türüne göre bilgi bankasında neler öne çıkar
Bilgi bankasında öne çıkan bilgi işletme türünüze göre değişir; asistan ise her işletmede aynı biçimde çalışır. Bir kuaförü arayan fiyat ve uygunluk sorar. Bir avukatlık bürosunu arayan ise hangi konularda çalışıldığını öğrenmek ister.
Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre bilgi bankasında öne çıkan bilgileri ve arayanın sık sorduğu soru örneklerini gösterir.
| İşletme türü | Bilgi bankasında öne çıkan bilgiler | Arayanın sık sorduğu soru örneği |
|---|---|---|
| Diş kliniği | Yapılan tedavi türleri, muayene saatleri, ilk muayenede neler yapıldığı | "Diş taşı temizliği için bu hafta randevu var mı?" |
| Güzellik salonu | Uygulamalar, uygulama süreleri, uygulama öncesi hazırlık | "Kalıcı oje ne kadar sürüyor?" |
| Veteriner kliniği | Bakılan hayvan türleri, aşı fiyatları, kapalı saatlerde nereye başvurulacağı | "Muhabbet kuşuna bakıyor musunuz?" |
| Avukatlık bürosu | Çalışma alanları, ilk randevunun nasıl alındığı, gelirken getirilecek belgeler | "Kira anlaşmazlıklarıyla ilgileniyor musunuz?" |
| Restoran | Menü, açık olduğu saatler, rezervasyon kuralları, paket servis bölgesi | "Cumartesi akşamı altı kişilik masa ayırabilir misiniz?" |
| Oto servis | Yapılan bakım türleri, çalışılan markalar, araç teslim saatleri | "Periyodik bakım bugün akşama yetişir mi?" |
| Kuaför | Hizmetler, saç uzunluğuna göre fiyatlar, çalışan ustalar | "Boya ve kesim aynı gün yapılabilir mi?" |
| Emlak ofisi | Çalışılan semtler, satılık ve kiralık ilanların özeti, ofis saatleri | "Bu semtte kiralık iki odalı daire var mı?" |
Tablodaki ikinci sütun bilgi bankanızın iskeletidir. Üçüncü sütundaki soruları kendi işletme numaranızı arayıp sorarak bilgi bankanızın bunlara cevap verip vermediğini görebilirsiniz. Avukatlık bürosu gibi işlerde bilgi bankasına hukuki yorum değil, büronun hizmet bilgileri yazılır; yorum sizin işinizdir.
Bilgi bankasını ne zaman güncellemelisiniz
Yapay zekâ asistan bilgi bankasını işinizde bir şey değiştiği gün güncelleyin: fiyat, saat, hizmet ya da kampanya. Asistan arayana bilgi bankasında ne yazıyorsa onu söyler. Güncel bilgi bankası, telefondaki sözle kasadaki fiyatın aynı olması demektir.
Diyelim ki bir kuaför salonu ay başında boya fiyatlarını yeniledi ama bilgi bankasında eski fiyat kaldı. Cumartesi sabahı salon dolu, telefona bakacak kimse yok ve asistan arayana bilgi bankasındaki eski fiyatı söylüyor. Salon sahibi akşam arama özetlerini okurken farkı görüyor. Fiyatı bilgi bankasında düzeltiyor ve pazartesi arayan herkes yeni fiyatı duyuyor.
Fiyat listesini değiştirdiğiniz gün bilgi bankasını da değiştirmek bu durumu baştan önler. Salonlara özel kullanım örneklerini kuaför sayfamızda bulabilirsiniz.
Aşağıdaki liste, bilgi bankasını güncellemeniz için iyi birer hatırlatma olan anları gösterir.
- Fiyat listeniz değiştiğinde fiyatları aynı gün bilgi bankasına yazın.
- Yeni bir hizmet eklediğinizde ya da bir hizmeti bıraktığınızda hizmet listesini düzeltin.
- Bayram, yaz tatili ya da tadilat dönemlerinde değişen saatleri önceden ekleyin.
- Bir kampanya başladığında ekleyin, bittiğinde silin.
Mevsimlik işlerde güncellemeyi takvime bağlamak da işe yarar. Restoran yaz menüsüne geçtiğinde ya da oto servis kış lastiği dönemine girdiğinde bilgi bankası da aynı gün değişsin. Menü kartını ya da servis fiyat listesini yenilediğiniz güne telefonunuzda bir hatırlatma koymanız yeterlidir.
Asistanın doğru cevap verdiğini nasıl anlarsınız
Asistanın cevaplarını her aramadan sonra panelde görünen Arama özeti ve dinleyebildiğiniz Arama kaydı ile takip edersiniz. Özeti okuyup gerekirse kaydı açmak, asistanın bilgi bankanızı nasıl kullandığını görmenin kısa yoludur. Alodiyo'da bu takibi destekleyen üç bölüm daha vardır: Müşteri kartı, Arama raporları ve Duygu analizi.
Arama özeti ve arama kaydı
Arama özeti, aramada neler konuşulduğunu kısaca gösterir. Bir cevabın tonunu ya da ayrıntısını merak ettiğinizde arama kaydını açıp dinlersiniz. İlk haftalarda her akşam birkaç özeti okumak, bilgi bankasındaki boşlukları görmenizi kolaylaştırır.
Müşteri kartı
Arayanın numarasıyla bir müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Düzenli müşterilerinizin zaman içinde hangi soruları sorduğunu tek yerde görürsünüz. Aynı müşteri her seferinde aynı şeyi soruyorsa o bilgi, bilgi bankasında daha açık yazılmayı hak ediyordur.
Arama raporları
Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama süreyi, saat ve haftanın günü dağılımını gösterir. Hangi gün ve saatlerde daha çok arandığınızı görmek, bilgi bankasında hangi bilgileri öne çıkaracağınızı anlamanıza yardım eder. Cumartesi sabahları yoğunsa cumartesi saatlerini ve o günkü uygunluğu özellikle net yazın.
Duygu analizi
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. İşaretli aramaları önce dinlemek, eksik ya da eski kalmış bilgiyi aramaya nereden başlayacağınızı gösterir. Planların içeriğini fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ asistan bilgi bankasına neler yazılır?
Yapay zekâ asistan bilgi bankasına hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, fiyatlarınız ve sık sorulan sorular yazılır. Adres, yol tarifi, otopark, ödeme seçenekleri ve kampanyalar sık sorulanlar bölümüne girer. Arayana söylenmesini istemediğiniz iç bilgileri bilgi bankasına eklemezsiniz.
Bilgi bankasını kim hazırlar?
Bilgi bankasını işletme sahibi olarak siz hazırlarsınız. Alodiyo'da bilgiyi kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Asistan, sizin bilgi bankasına koyduğunuz içerikle konuşur.
Web sitemdeki bilgiler bilgi bankasına aktarılabilir mi?
Evet, bilgi bankasını web sitenizden aktararak doldurabilirsiniz. Aktarımdan sonra metni baştan sona okumak iyi bir alışkanlıktır. Sitede eski kalan fiyatları düzeltir, telefonda sık sorulan ama sitede olmayan bilgileri eklersiniz.
Asistan bilgi bankasında olmayan bir soruya ne der?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; tahminde bulunmak yerine o konuyu bilmediğini arayana açıkça belirtir. Arayan isterse geri arama talebi açılır. Talep ve arama özeti panelinizde görünür, böylece arayana dönüp eksik bilgiyi bilgi bankasına ekleyebilirsiniz.
Telefonda fiyat söylemek istemezsem asistan ne söyler?
Bu durumda arayana ne söylenmesini istediğinizi bilgi bankasına yazarsınız. Örneğin bir kuaför "Fiyat, saçınızı gördükten sonra belli olur; salonumuza uğrayarak bilgi alabilirsiniz" yazabilir. Böylece arayan fiyatı öğrenmese de bir sonraki adımı öğrenir.
Bilgi bankası her işletme türünde işe yarar mı?
Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimat sayesinde işinize göre ayarlanır. Diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği, avukatlık bürosu, restoran, oto servis, otel, emlak ofisi ve kuaför için sektör sayfalarımız bulunur. Her işletme türünde bilgi bankasında öne çıkan bilgi farklıdır.
Bilgi bankasını ne sıklıkla güncellemeliyim?
Bilgi bankasını işinizde bir şey değiştiği gün güncellemek en sağlıklı yoldur. Fiyat, çalışma saati, hizmet ya da kampanya değiştiğinde aynı gün düzeltme yapın. Bayram ve tatil gibi dönemlerde değişen saatleri önceden eklemek de iyi bir alışkanlıktır.
Özet
- Bilgi bankası, asistanınızın işletmeniz hakkında bildiklerinin yazılı hâlidir ve içeriğini siz belirlersiniz.
- Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları kısa ve açık cümlelerle yazın.
- Bilgi bankasında olmayan bir soruda asistana uydurmaması söylenir ve arayan isterse geri arama talebi açılır.
- Arama özeti, arama kaydı ve geri arama talepleri bilgi bankanızın nerede eksik kaldığını gösterir.
- Fiyat, saat ya da hizmet değiştiği gün bilgi bankasını da güncelleyin.
Bilgi bankanızı bugün yazmaya başlayın, asistanınız işletmenizi sizin anlattığınız gibi anlatsın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
