Kısaca: Yapay zekâ asistan talimatını yazmak için asistanın kimliğini, konuşma tonunu, yapacağı işleri ve geri arama talebi açacağı durumları kısa ve net cümlelerle sırayla yazarsınız. Hizmet, saat ve fiyat gibi bilgiler bilgi bankasına, davranış kuralları talimata girer. Alodiyo asistanı bu ikisine göre işletmenizin telefonunu açar ve arayanla sizin kurallarınızla konuşur.
Yapay zekâ asistan talimatı, yapay zekâ telefon asistanınızın arayanla nasıl konuşacağını, hangi işi nasıl yapacağını ve nerede duracağını anlatan yazılı yönergedir. Yeni bir çalışana ilk sabah verdiğiniz brifingin yazılı hâli gibi düşünebilirsiniz. Alodiyo'da asistan sektörden bağımsız çalışır. Onu işletmenize göre ayarlayan şey, yazdığınız bilgi bankası ve talimattır.
Bu rehberde talimatın bölümlerini, yazmaya nereden başlayacağınızı ve asistanın duracağı yerleri nasıl tarif edeceğinizi bulacaksınız. Bir veteriner kliniği ile bir kuaförden örnek sahneler, hazır talimat cümleleri ve zayıf cümlelerin düzeltilmiş hâlleri de yazıda yer alıyor.
Yapay zekâ asistan talimatı nedir ve ne işe yarar
Yapay zekâ asistan talimatı, asistanınızın telefonda nasıl davranacağını belirleyen kısa bir kurallar metnidir ve aynı asistanı sizin işletmenize özgü hâle getirir. Asistan işletmenizin numarasına gelen aramayı açar ve arayanla konuşur. Ne soracağını, hangi sırayla ilerleyeceğini ve nerede duracağını talimatınız söyler.
Bir kuaför ile bir veteriner kliniğinin telefonu aynı gün içinde bambaşka sorular alır. Kuaföre "Cumartesi boşluğunuz var mı?" diye sorulur. Veteriner kliniğine "Kedim iki gündür yemiyor, getirebilir miyim?" diye sorulur. Talimat, asistanın iki durumda da işletmenin istediği gibi konuşmasını sağlar.
İyi yazılmış bir talimat size üç şey kazandırır:
- Asistan arayanla sizin seçtiğiniz tonda konuşur.
- Asistan randevu ya da rezervasyon alırken sizin belirlediğiniz bilgileri sizin belirlediğiniz sırayla sorar.
- Asistan size bırakmak istediğiniz konularda durur ve arayan isterse geri arama talebi açar.
Talimat ile bilgi bankası arasındaki fark nedir
Bilgi bankası asistanın ne bildiğini, talimat ise bildiğini nasıl kullanacağını belirler. Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruların cevaplarını yazarsınız. Bilgiyi kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz.
Talimat davranış içindir. "Arayana siz diye hitap et", "Randevu almadan önce hangi hizmeti istediğini sor" ve "Fiyat pazarlığına girme" gibi cümleler talimata yazılır. İkisini ayrı tuttuğunuzda, bir şeyi değiştirmek istediğinizde nereye bakacağınızı hemen bilirsiniz.
Aşağıdaki tablo, işletmenizdeki tipik bilgilerin bilgi bankasına mı yoksa talimata mı yazılacağını gösteriyor.
| Yazmak istediğiniz şey | Bilgi bankasına | Talimata |
|---|---|---|
| Çalışma saatleriniz ve tatil günleriniz | Evet | Hayır |
| Hizmet listesi ve fiyatlar | Evet | Hayır |
| Adresiniz ve nasıl gelineceği | Evet | Hayır |
| Sık sorulan bir sorunun cevabı | Evet | Hayır |
| Arayana nasıl hitap edileceği | Hayır | Evet |
| Randevu alırken sorulacak bilgilerin sırası | Hayır | Evet |
| Asistanın konuşmayacağı konular | Hayır | Evet |
| Geri arama talebinin hangi durumda önerileceği | Hayır | Evet |
Fiyat değiştiğinde bilgi bankasını güncellersiniz ve talimat olduğu gibi kalır. Tonu değiştirmek istediğinizde talimatı güncellersiniz ve bilgi bankası aynı kalır. Her bilgi tek yerde durduğu için iki yeri birden düzeltmekle uğraşmazsınız.
İyi bir talimat hangi bölümlerden oluşur
İyi bir yapay zekâ asistan talimatı altı bölümden oluşur: karşılama, görev ve ton, yapılacak işler, sınırlar, durma noktaları ve kapanış. Her bölüm birkaç kısa cümleden ibarettir. Bölümleri bu sırayla yazdığınızda metni siz rahat okursunuz, asistan için de açık kalır.
Karşılama cümlesi
Karşılama cümlesi arayanın duyduğu ilk sözdür ve onu panelden siz yazarsınız. Önerilen yapı üç parçadan oluşur: işletmenin adı, asistanın yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Onaylı örnek şöyledir:
> "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"
Örnekteki işletme adının yerine kendi adınızı koyup cümleyi sesli okuyun. Kulağa akıcı geliyorsa karşılamanız hazırdır.
Görev ve ton
Görev bölümünde asistanın kim olduğunu ve ne için orada olduğunu tek cümleyle yazarsınız. Örneğin: "Sen Kadıköy'deki bir kuaförün telefon asistanısın; randevu alır ve hizmetlerimiz hakkında bilgi verirsin." Ton bölümünde nasıl konuşacağını tarif edersiniz: siz diye hitap etmek, kısa cümle kurmak, sıcak ama ölçülü olmak gibi.
Yapılacak işler ve akış
İşler bölümü, asistanın telefonda yapacağı somut görevlerin listesidir. Randevu ya da rezervasyon almak, çalışma saatlerini söylemek ve adres tarif etmek en yaygın olanlardır. Her iş için asistanın soracağı bilgileri sırasıyla yazın; randevu için arayanın adı, istediği hizmet ve uygun olduğu gün gibi.
Sınırlar
Sınırlar bölümü, asistanın yapmayacağı şeyleri söyler. İndirim sözü vermemek, başka işletmeler hakkında yorum yapmamak ve bilgi bankasında olmayan bir bilgiyi tahmin etmemek bu bölüme girer. Net bir sınır, konuşmayı sizin istediğiniz alanda tutar.
Durma noktaları ve kapanış
Durma noktaları, asistanın konuşmayı ilerletmek yerine geri arama talebi önereceği durumlardır; ayrıntısını aşağıda anlatıyoruz. Kapanışta asistanın aramayı nasıl bitireceğini yazarsınız: alınan randevuyu tekrar etmek, teşekkür etmek ve iyi günler dilemek gibi.
Talimatı yazmaya nereden başlamalısınız
Talimatı yazmaya, telefonda size en çok sorulan soruları toplayarak başlamalısınız. Boş bir sayfa yerine kendi işletmenizin gerçek gününden yola çıkarsınız. Neyin bilgi bankasına, neyin talimata gideceği de bu listeden kendiliğinden belirginleşir.
Aşağıdaki yedi adım, ilk talimatınızı boş sayfadan bitmiş metne kadar sırayla gösteriyor.
- Son haftalarda telefonda en sık duyduğunuz soruları bir kâğıda alt alta yazın.
- Soruları ikiye ayırın: bilgi isteyen sorular bilgi bankasına, bir iş isteyen sorular talimata gider.
- Talimata giden her iş için asistanın arayana soracağı bilgileri sırasıyla yazın.
- Asistanın cevap vermesini istemediğiniz konuları ayrı bir başlık altında toplayın.
- Her cümleyi "sor", "söyle", "aç" gibi bir emirle ve tek fikirle yazın; "Randevu almadan önce hizmeti sor" gibi.
- Metni yüksek sesle okuyun ve yeni bir çalışana söyler gibi duruyorsa bırakın.
- Kendi cep telefonunuzdan işletme numaranızı arayıp asistanı dinleyin.
Sesli okuma adımını atlamayın. Uzun ve karışık cümleler okurken hemen kulağınıza takılır. Bir çalışana söylemeyeceğiniz bir cümleyi asistana da yazmayın.
Talimat gündelik dille yazılır; teknik terime yer yoktur. "Arayan kızgınsa sakin kal, özür dile ve geri arama talebi öner" cümlesi, yapay zekâ asistan talimatı için yeterli ve anlaşılır bir kuraldır.
Asistan nerede durmalı ve geri arama talebi açmalı
Asistan, bilmediği bir konuya geldiğinde ya da sizin ilgilenmek istediğiniz bir durumda durmalı ve arayan isterse geri arama talebi açmalıdır. Alodiyo asistanına bilmediği konuda uydurmaması söylenir. Böyle bir soruda asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar.
Geri arama talebi panelinizde görünür, aramanın özeti de panelinize düşer. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta olarak gider ve panelde de görünür. Kimin, ne zaman, hangi konuda aradığını bilerek geri dönersiniz.
Hangi durumlar durma noktası olmalı
Her işletme türünün kendi durma noktaları vardır; aşağıdakiler pek çok işletmede ortaktır:
- Arayan bilgi bankasında olmayan bir konuyu sorduğunda asistan durur.
- Arayan fiyat pazarlığı ya da özel indirim istediğinde asistan durur.
- Arayan bir şikâyetini anlattığında asistan dinler, özür diler ve geri arama talebi önerir.
- Arayan sağlık, hukuk ya da para gibi uzman yorumu isteyen bir soru sorduğunda asistan yorum yapmaz.
- Arayan doğrudan işletme sahibiyle konuşmak istediğinde asistan geri arama talebi önerir.
Durma noktasını talimata nasıl yazarsınız
Durma noktasını bir koşul ve bir davranış olarak yazın. Koşul "ne zaman", davranış "ne yapsın" sorusunu cevaplar. İki örnek:
> Arayan bilgi bankasında olmayan bir fiyat sorarsa tahmin etme; kesin bilgi veremeyeceğini söyle ve geri arama talebi açmak isteyip istemediğini sor.
> Arayan doktorla ya da ustayla konuşmak isterse onu ikna etmeye çalışma; adını ve konusunu al, geri arama talebi aç.
Geri arama talebinde hangi bilgilerin toplanacağını da yazın. Arayanın numarasıyla müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır. Asistana ayrıca adı ve konuyu kısaca sormasını söylerseniz geri dönüşünüz kolaylaşır.
İki işletme türünde talimat nasıl görünür
Talimatın yapısı her işletmede aynıdır, kuralları işletme türüne göre değişir. Aşağıdaki iki sahne, aynı altı bölümün iki farklı işte nasıl doldurulduğunu gösteriyor. Sahneler örnektir, gerçek bir işletmeyi anlatmaz.
Veteriner kliniğinde akşam saatleri
Diyelim ki İzmir'de küçük bir veteriner kliniği işletiyorsunuz ve klinik akşam yedide kapanıyor. Saat dokuz buçukta bir hayvan sahibi arıyor: köpeği bahçede bir şey yutmuş. Asistan bu saatte de aramayı açıyor, talimatınızdaki gibi sakin kalıyor ve hayvanın sağlığı hakkında yorum yapmıyor.
Talimatınızda şu cümleler yazıyor:
> Hayvanın sağlığıyla ilgili hiçbir soruda yorum yapma, ilaç ya da tedavi önerme.
> Acil bir durum anlatılırsa bilgi bankasındaki acil durum bilgisini söyle, geri arama talebi aç ve hayvanın türünü, yaşını ve ne olduğunu kısaca sor.
> Rutin aşı ya da kontrol için arayanlara randevu ver.
Asistan geri arama talebini açıyor, arama özeti panelinize düşüyor ve size e-posta gidiyor. Ertesi sabah gelen rutin aşı aramasında aynı asistan bu kez randevu alıyor ve randevu Google Takvim'inize yazılıyor. Veteriner klinikleri için ayrıntılar veteriner kliniği sayfamızda yer alıyor.
Kuaförde yoğun cumartesi sabahı
Örneğin cumartesi sabahı saat onda bir müşterinin fönünü çekiyorsunuz, iki müşteri de sırada bekliyor ve telefon arka arkaya çalıyor. Arayanlardan biri saç kesimi için randevu istiyor, biri boya fiyatını soruyor, biri de gelin saçı için bilgi almak istiyor. Asistan üçüne de talimatınıza göre farklı karşılık veriyor.
Talimatınızda şu cümleler yazıyor:
> Saç kesimi ve fön için randevu ver; önce hizmeti, sonra uygun günü ve saati sor.
> Boya fiyatı sorulursa bilgi bankasındaki fiyatı söyle ve saçın uzunluğuna göre değişebileceğini ekle.
> Gelin saçı ve özel gün hazırlığı için randevu verme; geri arama talebi aç ve düğün tarihini sor.
Saç kesimi isteyen arayanın randevusu Google Takvim'inize yazılıyor. Boya soran arayan fiyatı bilgi bankasından öğreniyor. Gelin saçı için arayan kişiye öğle arasında siz dönüyorsunuz, çünkü özel gün işini kendiniz konuşmak istiyorsunuz. Kuaförlere yönelik ayrıntılar kuaför sayfamızda yer alıyor.
Alodiyo'da talimat kurulumu adım adım nasıl ilerler
Alodiyo'da kurulum, numaranızı bağlamakla başlar ve ilk aramaların özetlerini okumakla tamamlanır. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır; yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur. Bugünkü numaranızı kullanmak isterseniz yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız.
Aşağıdaki adımlar, Alodiyo panelinde asistanınızı işinize göre ayarlamanın sırasını gösteriyor.
- Asistanınızı oluşturun ve mevcut ya da yeni numaranızı asistana bağlayın.
- Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini panelden yazın; işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini ekleyin.
- Yapay zekâ asistan talimatınızı altı başlığa göre yazın ve kaydedin.
- Kendi telefonunuzdan işletme numaranızı arayın; bir randevu isteyin, bir de bilgi bankasında olmayan bir soru sorun.
- Arama bittikten sonra panelde arama özetini okuyun ve arama kaydını dinleyin.
- Açılan geri arama talebini panelde görün ve gelen e-posta bildirimine göz atın.
Beşinci adımdaki iki soru bilerek seçilmiştir. Randevu isteği asistanın işi doğru yapıp yapmadığını, bilinmeyen soru da durma noktasının yerinde olup olmadığını gösterir. İkisinde de beklediğinizi duyduysanız talimatınız kullanıma hazırdır.
Telefonda randevu alma tarafını randevu sistemi sayfamız, asistanın hangi işleri üstlendiğini ise sanal sekreter sayfamız anlatıyor.
Talimatı zamanla nasıl iyileştirirsiniz
Talimatı, gerçek aramaların özetlerini okuyup kayıtlarını dinleyerek iyileştirirsiniz. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür ve ses kaydını panelden dinlersiniz. İlk haftalarda özetleri düzenli okumak, talimatınızdaki eksikleri gösterir.
Özetlerde üç işarete bakın. Asistan aynı soruya sık sık "kesin bilgi veremiyorum" diyorsa o bilgi bilgi bankasında eksiktir. Arayanlar aynı yerde takılıyorsa talimattaki soru sırasını değiştirin. Asistan istemediğiniz bir konuda konuşmuşsa sınırlar bölümüne bir cümle ekleyin.
Pro ve üstü planlarda duygu analizi bu okumayı kolaylaştırır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür; işaretli aramaları dinleyerek talimatın hangi cümlesini düzelteceğinizi bulursunuz.
İşleriniz çeşitlendikçe her işe ayrı talimat yazabilirsiniz. Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur; örneğin satış ve randevu için ayrı asistan. Her asistan kendi işine odaklandığında talimatlar da kısa kalır. Planların ayrıntıları fiyatlandırma sayfamızda yer alıyor.
Talimat yazarken hangi hatalardan kaçınmalısınız
Talimat yazarken belirsiz ifadeden, bilgiyle davranışı karıştırmaktan ve eksik durma noktasından kaçınmalısınız. Her biri birkaç kelimelik düzeltmeyle giderilir.
Aşağıdaki tablo, yapay zekâ asistan talimatında sık görülen zayıf cümleleri düzeltilmiş hâlleriyle yan yana gösteriyor.
| Zayıf talimat cümlesi | Daha iyi talimat cümlesi | Neden daha iyi |
|---|---|---|
| Müşterilere iyi davran. | Arayana siz diye hitap et, kısa cümle kur ve sözünü kesme. | Davranışı somut olarak tarif ediyor. |
| Randevu al. | Önce hizmeti, sonra günü, sonra saati sor ve randevuyu tekrar ederek onayla. | Sorulacak bilgilerin sırasını veriyor. |
| Fiyatları söyle. | Fiyat sorulursa bilgi bankasındaki fiyatı söyle, bilgi bankasında yoksa tahmin etme. | Bilginin nereden geleceğini ve sınırı belirtiyor. |
| Zor sorularda yardımcı ol. | Bilgi bankasında olmayan bir soru gelirse kesin bilgi veremeyeceğini söyle ve geri arama talebi öner. | Durma noktasını ve yapılacak şeyi açıkça yazıyor. |
| Şikâyetleri çöz. | Arayan şikâyet ederse dinle, özür dile, söz verme ve geri arama talebi aç. | Asistanın tutamayacağı bir sözün önünü kesiyor. |
| Çalışma saatlerimiz hafta içi dokuz ile altı arası, randevu alırken nazik ol. | Nazik ol ve randevu alırken uygun günü sor. | Bilgiyi bilgi bankasına, davranışı talimata ayırıyor. |
Çelişen cümlelere de dikkat edin. "Her arayana randevu ver" yazıp birkaç satır aşağıda "Gelin saçına randevu verme" yazarsanız asistanın hangisine uyacağı belirsizleşir. Genel kuralı ve istisnayı aynı cümlede toplayın: "Saç kesimi ve fön için randevu ver; gelin saçı için geri arama talebi aç."
Talimatı bir kez yazıp bırakmayın. Yeni bir hizmet eklediğinizde, kampanya başlattığınızda ya da çalışma düzeniniz değiştiğinde talimata ve bilgi bankasına birlikte göz atın. Kısa bir okuma, asistanınızı işletmenizle aynı güncellikte tutar.
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ asistan talimatı ne kadar uzun olmalı?
Yapay zekâ asistan talimatı, işletmenizin telefonda yaptığı işleri anlatacak kadar uzun, okununca akılda kalacak kadar kısa olmalıdır. Karşılama, görev ve ton, yapılacak işler, sınırlar, durma noktaları ve kapanış başlıklarının her biri birkaç kısa cümleyle yazılabilir. Talimat uzadıkça işleri ayrı asistanlara bölmek, Pro ve üstü planlarda bir seçenektir.
Talimatı yazmak için teknik bilgiye ihtiyacım var mı?
Talimatı yazmak için teknik bilgiye ihtiyacınız yoktur. Talimat, yeni bir çalışana söyleyeceğiniz cümlelerin yazılı hâlidir. Tek fikirli, "sor" ya da "söyle" gibi bir emirle biten gündelik Türkçe cümleler yeterlidir.
Asistan bilmediği bir soru gelince ne yapar?
Alodiyo asistanına bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Arama bitince kişilerinize e-posta bildirimi de gider.
Fiyatları talimata mı, bilgi bankasına mı yazmalıyım?
Fiyatları bilgi bankasına yazmalısınız. Bilgi bankası hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları tutmak içindir. Talimata ise "Fiyat sorulursa bilgi bankasındaki fiyatı söyle" gibi bir davranış cümlesi yazarsınız.
Karşılama cümlesinde yapay zekâ olduğunu söylemeli miyim?
Önerilen karşılama yapısında asistanın yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söylemesi yer alır. Karşılama cümlesini panelden kendiniz yazarsınız ve onaylı örneği kendi işletme adınızla kullanabilirsiniz. Kişisel verilerle ilgili ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.
Farklı işler için ayrı talimat yazabilir miyim?
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurulur ve her asistanı kendi işine göre ayarlarsınız. Örneğin satış için bir asistan, randevu için başka bir asistan kurabilirsiniz. Böylece her talimat kendi işine odaklanır ve kısa kalır.
Talimatın işe yarayıp yaramadığını nasıl anlarım?
Talimatın işe yarayıp yaramadığını arama özetlerini okuyup arama kayıtlarını dinleyerek anlarsınız. Kendi telefonunuzdan arayıp hem bir randevu isteyin hem de bilgi bankasında olmayan bir soru sorun. Pro ve üstü planlarda duygu analizi, memnuniyeti düşük aramaları işaretleyerek hangi cümleyi düzelteceğinizi bulmanıza yardım eder.
Özet
- Yapay zekâ asistan talimatı, asistanın nasıl konuşacağını, hangi işi yapacağını ve nerede duracağını anlatan yazılı yönergedir.
- İşletme bilgileri bilgi bankasına, davranış kuralları talimata yazılır.
- İyi bir talimat karşılama, görev ve ton, yapılacak işler, sınırlar, durma noktaları ve kapanış bölümlerinden oluşur.
- Durma noktalarında asistan kesin bilgi veremeyeceğini söyler ve arayan isterse geri arama talebi açar.
- Arama özetleri, arama kayıtları ve Pro ve üstü planlarda duygu analizi, talimatı zamanla iyileştirmenize yardım eder.
Talimatınızı bugün yazın ve Alodiyo asistanınızın işletmenizin telefonunu sizin kurallarınızla açmasını izleyin.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
