Kısaca: Yapay zekâ telefon asistanı kurulumu Alodiyo panelinde altı adımda yapılır: numarayı bağlarsınız, bilgi bankasını doldurursunuz, karşılama cümlesini yazarsınız, takviminizi hazırlarsınız, bildirim kişilerini belirlersiniz ve kendi numaranızı ararsınız. Her adım, işletmeniz hakkında zaten bildiklerinizi asistana aktarmaktır. Kurulum bitince asistan aramaları 1 saniyeden kısa sürede açar, randevuyu Google Takvim'e yazar ve her aramanın özetini panelinize bırakır.
Yapay zekâ telefon asistanı, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini panelinize bırakan bir asistandır. Yapay zekâ telefon asistanı kurulumu ise bu asistanı kendi işletmenize göre ayarlamaktır. Asistanın hangi numaraya bakacağını, neyi bileceğini ve arayanı nasıl karşılayacağını siz belirlersiniz.
Aşağıda Alodiyo ile kurulumun her adımını, hangi bilgiyi hazırlayacağınızı ve hangi kararı vereceğinizi bulacaksınız. Asistanın genel olarak hangi işleri yaptığını merak ediyorsanız sanal sekreter sayfamız iyi bir başlangıç noktasıdır.
Yapay zekâ telefon asistanı kurulumu Alodiyo'da nasıl ilerler
Yapay zekâ telefon asistanı kurulumu Alodiyo'da altı adımdan oluşur ve her adımı panelden siz tamamlarsınız. Adımların sırası bir aramanın yolunu izler: telefonun açılmasından arama bittikten sonraki bildirime kadar. Bir adımı bitirince bir sonrakine geçersiniz.
Alodiyo'da kurulumun sırası aşağıdaki gibidir.
- Asistanın bakacağı numarayı seçin: bugünkü numaranızı yönlendirin, asistanı mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza bağlayın veya yeni bir numara alın.
- Bilgi bankasını doldurun: hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları kendiniz yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini yazın: işletme adını, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen bir açılış belirleyin.
- Takviminizi hazır tutun: asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır.
- Bildirim kişilerini belirleyin: arama bitince bu kişilere e-posta gider, panelde de bildirim görünür.
- Kendi numaranızı arayın: asistanla bir müşteri gibi konuşun, ardından Arama özetini panelde okuyun.
Bugünkü numaranızı yönlendirecekseniz yönlendirmeyi bilgi bankasını doldurduktan sonra açın. Böylece asistan ilk aramadan itibaren sizin yazdığınız bilgilerle konuşur.
Kuruluma başlamadan önce hangi bilgileri hazırlamalısınız
Yapay zekâ telefon asistanı kurulumuna başlamadan önce hizmet listenizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı, sık sorulan soruları ve bildirim alacak kişilerin e-posta adreslerini bir araya getirin. Bu bilgiler elinizin altındaysa paneldeki her adım akıcı ilerler. Web siteniz varsa adresini de not edin; bilgi bankasını oradan aktarabilirsiniz.
Aşağıdaki kontrol listesi, kurulum gününden önce hazır olması iyi olan bilgileri sıralar.
- Sunduğunuz hizmetlerin adı ve kısa açıklaması bir yerde yazılı olsun.
- Hafta içi, cumartesi ve pazar çalışma saatleriniz net olsun.
- Fiyat listeniz güncel olsun.
- Müşterilerin telefonda en sık sorduğu soruları ve cevaplarını yazın.
- Randevuların görüneceği Google Takvim hesabınızı hazır tutun.
- Arama bildirimlerini kimlerin alacağına karar verin.
- Bugünkü numaranızı mı koruyacağınızı yoksa yeni numara mı alacağınızı seçin.
Örneğin bir mahalle kuaförünü düşünün. Cumartesi sabahı salon dolu, sahibinin elinde fön makinesi var ve telefon arka arkaya çalıyor. Kurulumdan önceki hafta salon sahibi telefonda duyduğu her soruyu bir kâğıda not eder: "Pazar açık mısınız", "Boya kaç saat sürer", "Gelin başı için önceden prova yapıyor musunuz". Hafta sonunda elinde bilgi bankasının ilk taslağı vardır ve asistan, salonda en çok sorulan sorularla işe başlar.
Asistanı hangi numaraya bağlayabilirsiniz
Asistanı bugünkü numaranıza, mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni alacağınız bir numaraya bağlayabilirsiniz. Seçimi, müşterilerinizin sizi hangi numaradan aradığına göre yaparsınız. Hangi yolu seçerseniz seçin, asistan gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
Bugünkü numaranızı yönlendirmek
Müşterileriniz yıllardır aynı numarayı arıyorsa en doğal yol o numarayı korumaktır. Bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz; yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız. Kartvizitiniz, tabelanız ve internet ilanlarınız olduğu gibi kalır.
Mevcut santrale ya da 0850 numarasına bağlamak
Santralle ya da 0850 numarasıyla çalışıyorsanız asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza bağlanır. Arayan kişi alışık olduğu numarayı çevirir ve karşısında asistanınızı bulur. Santral düzeninizi yeniden kurmayı düşünüyorsanız sanal santral sayfamız seçenekleri anlatır.
Yeni numara almak
Yeni açılan bir işletmede ya da iş telefonunu kişisel telefondan ayırmak istediğinizde yeni bir numara alırsınız. Yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur. Başvuru, e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
Aşağıdaki tablo, üç bağlantı yolunu nasıl yapıldıklarına ve hangi işletmeye uyduklarına göre karşılaştırır.
| Bağlantı yolu | Nasıl yapılır | Kime uygun |
|---|---|---|
| Bugünkü numarayı yönlendirmek | Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden siz yaparsınız | Müşterilerinin yıllardır bildiği numarayı korumak isteyen işletmeler |
| Mevcut santrale ya da 0850 numarasına bağlamak | Asistan santralinize ya da 0850 numaranıza bağlanır | Santralle ya da 0850 numarasıyla çalışan işletmeler |
| Yeni numara almak | 0850 ya da şehir kodlu numara için başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır | Yeni açılan ya da iş numarasını kişisel numarasından ayırmak isteyen işletmeler |
Bilgi bankası nasıl doldurulur
Bilgi bankasını, hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulan soruları yazarak ya da web sitenizden aktararak doldurursunuz. Asistan telefonda ne biliyorsa bilgi bankasından bilir. Bilgiyi siz verirsiniz, asistan sizin yazdığınızla konuşur.
Yeni bir çalışana anlatır gibi yazın
İyi bir bilgi bankası, yeni bir çalışana ilk gününde yaptığınız konuşmaya benzer. "Cumartesi 10.00 ile 18.00 arası açığız, pazar kapalıyız" gibi açık cümleler kurun. Bir hizmetin süresi, fiyatı ve kime uygun olduğu aynı yerde yazılsın. Kısaltma yerine müşterinin telefonda kullandığı sözcükleri tercih edin.
Web sitenizden aktarın, sonra gözden geçirin
Web sitenizde hizmet ve fiyat sayfaları varsa bilgi bankasını oradan aktarabilirsiniz. Aktardıktan sonra metni bir kez okuyun. Sitede kalmış eski bir kampanyayı ya da değişmiş bir çalışma saatini düzeltin.
Asistan bilmediği konuda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve karşılığı bilgi bankasında olmayan bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer.
Diyelim ki bir veteriner kliniği akşam kapandı. Saat 21.30'da bir hayvan sahibi arar ve bilgi bankasında yer almayan bir hizmeti sorar. Asistan aramayı açar, bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söyler ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açar. Ertesi sabah hekim arama özetini panelde okur ve hayvan sahibini geri arar.
Geri arama talebi olarak gelen her soru, bilgi bankasına eklenecek yeni bir satırdır. İlk haftalarda bu soruların cevaplarını yazdıkça asistanınız işletmenizi daha iyi tanır. Veteriner kliniklerine özel ayar fikirlerini veteriner kliniği sayfamızda bulabilirsiniz.
İşletme türüne göre asistan nasıl ayarlanır
Alodiyo'nun asistanı sektörden bağımsız çalışır; işletme türünüze göre ayarı bilgi bankası ve talimatla yaparsınız. Bir kuaförde öne çıkan bilgi hizmet süreleri ve fiyatlardır. Bir avukatlık bürosunda ise çalışma alanları ve ön değerlendirme randevusunun nasıl alındığı öne çıkar.
Aşağıdaki tablo, farklı işletme türlerinde bilgi bankasına ilk yazılacak bilgileri ve asistanın telefonda üstleneceği işi gösterir.
| İşletme türü | Bilgi bankasına ilk yazılacaklar | Asistanın telefonda üstleneceği iş |
|---|---|---|
| Kuaför | Hizmetler, hizmet süreleri, fiyatlar, çalışma saatleri | Randevu almak ve fiyat sorularını cevaplamak |
| Veteriner kliniği | Muayene saatleri, hizmetler, adres ve yol tarifi | Randevu almak ve sık sorulanları cevaplamak |
| Restoran | Rezervasyon saatleri, menü bilgisi, özel gün kuralları | Rezervasyon almak |
| Avukatlık bürosu | Çalışma alanları, ön değerlendirme randevusu, çalışma saatleri | Randevu almak ve geri arama talebi açmak |
| Oto servis | Bakım hizmetleri, çalışma saatleri, randevu kuralları | Servis randevusu almak |
| Emlak ofisi | Çalıştığınız bölgeler, satılık ve kiralık ilan türleri | Arayanın ihtiyacını dinlemek ve geri arama talebi açmak |
Tablodaki satırlar bir başlangıçtır; kendi işletmenizin sık sorulanlarıyla genişletirsiniz. Kuaförünüz için hazır ayar fikirleri arıyorsanız kuaför sayfamıza göz atabilirsiniz.
Pro ve üstü planlarda ek ayarlar
Pro ve üstü planlarda asistanı işletmenize daha da yaklaştıran ayarlar vardır. Birden fazla asistan kurabilirsiniz; örneğin biri satış sorularına, diğeri randevulara bakar. Ses klonu ile asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Çoklu dil ile arayanın dilinde yanıt verir; turistik bölgedeki bir işletme için bu ayar değerlidir.
Dış aramalar da Pro ve üstü planlardadır: asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Kurulum oturduktan sonra bu adımı düşünebilirsiniz. Planlar Starter, Pro, Business ve Elit olarak sunulur, aylık ya da yıllık seçilir; karşılaştırma için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz.
Karşılama cümlesi nasıl yazılır
Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız ve önerilen yapı üç parçadan oluşur: işletme adı, asistanın yapay zekâ olduğu ve aramanın kaydedildiği. Arayan ilk saniyede nereyi aradığını ve kiminle konuştuğunu öğrenir.
Onaylı örnek cümle önce işletme adıyla "merhaba" der ve asistanın yapay zekâ olduğunu söyler. Ardından aramanın kaydedildiğini ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlendiğini belirtir. Son olarak "Size nasıl yardımcı olabilirim?" diye sorar.
Kendi cümlenizi yazarken örnekteki işletme adının yerine müşterilerinizin sizi tanıdığı adı koyun. Tabeladaki ad ile telefondaki ad aynı olsun.
Karşılama cümlesi kısa kalsın. Kampanya, adres ya da çalışma saatleri gibi bilgileri buraya sığdırmayın; arayan sorarsa asistan bunları bilgi bankasından anlatır. "Size nasıl yardımcı olabilirim" ile sözü arayana bırakmak, aramayı doğrudan onun ihtiyacına yöneltir.
Kişisel veriler konusunda Alodiyo'da veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. İşletmenize özgü hukuki sorular için kendi danışmanınızın görüşünü almanız en sağlıklısıdır.
Randevular takvime nasıl yazılır
Asistan telefonda aldığı randevuyu Google Takvim'e yazar. Telefondan gelen her randevu takviminizde görünür ve gününüzü alıştığınız takvimden takip edersiniz.
Asistan arayanla konuşur, randevuyu alır ve takvime yazar. Restoran gibi masa düzeniyle çalışan işletmelerde aynı akış rezervasyon için geçerlidir.
Arayanın numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar bu karta bağlanır. Aynı kişi bir ay sonra yeniden aradığında önceki aramalarını kartında görürsünüz. Düzenli gelen müşterilerin geçmişi böylece tek yerde toplanır.
Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası da vardır. Müşteriniz telefon etmeden internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Randevu düzeninizi baştan kurmak istiyorsanız randevu sistemi sayfamız bu seçenekleri ayrıntılı anlatır.
Kurulumdan sonra ilk aramaları nasıl takip edersiniz
Yapay zekâ telefon asistanı kurulumu bittikten sonra ilk aramaları e-posta bildirimleri, Arama özeti ve Arama kaydı ile takip edersiniz. Arama bittiğinde bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Telefonun başında olmasanız da hangi aramanın geldiğini öğrenirsiniz.
İlk aramayı kendiniz yapın
Kurulumun son adımı, kendi numaranızı bir müşteri gibi aramaktır. Çalışma saatlerinizi, bir hizmetin fiyatını ve bilgi bankasında olmayan bir konuyu sorun. Ardından bir randevu alın ve takviminizde göründüğünü kontrol edin. Arama bitince Arama özetini okuyun; asistanın ne anladığını ve ne söylediğini orada görürsünüz.
İlk haftada neye bakmalısınız
İlk haftada her aramanın özetini okumak, asistanı işletmenize göre inceltmenizi sağlar. Bir özette asistanın bir soruya kesin bilgi veremediğini görürseniz cevabı bilgi bankasına ekleyin. Bir aramanın tonunu merak ederseniz Arama kaydını panelden dinleyin. Geri arama talepleri de panelde görünür ve onlara sırayla dönersiniz.
Örneğin bir oto servis kurulumu cuma akşamı bitirir ve hafta sonu kapalıdır. Pazartesi sabahı servis sahibi paneli açar ve cumartesi ile pazar gelen aramaların özetlerini sırayla okur. Birkaç randevunun takvime yazıldığını, bir müşterinin de kış lastiği saklama hizmetini sorup geri arama talebi bıraktığını görür. Müşteriyi geri arar ve cevabı bilgi bankasına ekler; bir sonraki arayan aynı soruya cevabını telefonda alır.
Arama raporları telefonunuzun düzenini gösterir. Toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu burada izlersiniz. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için gece ve hafta sonu gelen aramalar da raporlarda yer alır.
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi de vardır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür; işaretli aramaları önce okuyarak dikkat isteyen müşteriye öncelik verirsiniz.
Bilgileri kendi sisteminize göndermek
Müşteri bilgilerinizi başka bir yerde tutuyorsanız aramaları ve müşteri bilgisini Salesforce'a ya da kendi sisteminize gönderebilirsiniz. Bu bağlantıyı panelden siz kurarsınız. Böylece telefondan gelen bilgi, alıştığınız düzende sizi bekler.
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ telefon asistanı kurulumunu teknik bilgi olmadan yapabilir miyim?
Evet. Kurulumda yaptığınız iş, yeni bir çalışana işinizi anlatmaya benzer: asistanın hangi numaraya bakacağını, neyi bileceğini ve arayanı nasıl karşılayacağını yazarsınız. Numara yönlendirmesini operatörünüzün panelinden, diğer ayarları Alodiyo panelinden siz yaparsınız.
Asistana geçerken bugünkü numaramı koruyabilir miyim?
Evet. Bugünkü numaranızı asistana yönlendirirsiniz ve yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yaparsınız. Müşterileriniz sizi alıştıkları numaradan aramaya devam eder.
Yeni numara başvurusu nasıl tamamlanır?
Yeni numara 0850 ya da şehir kodlu olur. Başvuru, e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır. Numara açıldığında asistan bu numaraya gelen aramaları karşılar.
Bilgi bankasını web sitemden aktarabilir miyim?
Evet. Bilgi bankasını kendiniz yazabilir ya da web sitenizden aktarabilirsiniz. Aktardıktan sonra metni bir kez okuyup eski fiyat ve saatleri güncellemeniz, asistanın doğru bilgi vermesine yardım eder.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bu soruların cevabını bilgi bankasına ekledikçe asistanınız daha çok soruyu cevaplar.
Telefonda alınan randevular hangi takvime yazılır?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Gününüzü alıştığınız takvimden takip edersiniz. Pro ve üstü planlarda müşterileriniz Randevu sayfası ile internetten de randevu alır.
Arama bitince nasıl haberdar olurum?
Arama bittiğinde kurulumda belirlediğiniz bildirim kişilerine e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Panelde aramanın özetini okur, isterseniz Arama kaydını dinlersiniz.
Özet
- Kurulum altı adımdır: numara, bilgi bankası, karşılama cümlesi, takvim, bildirim kişileri ve ilk arama.
- Asistanı bugünkü numaranıza, santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir 0850 veya şehir kodlu numaraya bağlarsınız.
- Bilgi bankasını kendiniz yazar ya da web sitenizden aktarırsınız; asistan bilmediği konuda arayanın isteğiyle geri arama talebi açar.
- Karşılama cümlesi işletme adını, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler.
- İlk haftada Arama özetlerini okuyup bilgi bankasını tamamladıkça asistan işletmenizi daha iyi tanır.
İşletmenizin telefonunu açacak asistanı bugün kurmaya başlayın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
