Yeni işyeri telefon hattı: numara ve asistan hazırlığı

Kısaca: Yeni işyeri telefon hattı için 0850 ya da şehir kodlu yeni bir numara alırsınız veya bugünkü numaranızı yeni işyerinde kullanırsınız. Yeni numara başvurusu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır; Alodiyo'nun yapay zekâ telefon asistanı yeni numaranıza, bugünkü numaranıza ya da mevcut santralinize bağlanır. Açılıştan önce karşılama cümlesini ve bilgi bankasını hazırlarsanız ilk aramayı işinizi tanıyan bir asistan açar.

Yeni işyeri telefon hattı, dükkânınızın, ofisinizin ya da kliniğinizin müşterilerine verdiği ilk numaradır. Tabelada, kartvizitte ve internetteki işletme kaydınızda bu numara yazar. Alodiyo, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Numarayı ve asistanı birlikte planlarsanız açılış günü telefonu kimin açacağı sorusu baştan çözülür.

Rehber açılış hazırlığını sırayla anlatıyor. Önce hangi numarayı seçeceğinizi ve yeni numara başvurusunun nasıl tamamlandığını ele alıyoruz. Ardından asistanı karşılama cümlesi ve bilgi bankasıyla nasıl hazırlayacağınızı adım adım gösteriyoruz. Son bölümde açılış haftasında aramaları nasıl takip edeceğinizi bulacaksınız.

Yeni işyeri telefon hattı için hangi numara seçilir

Yeni işyerinde dört seçeneğiniz vardır: yeni bir 0850 numarası, yeni bir şehir kodlu numara, bugün kullandığınız numara ya da ofisinizde kurulu santral. Asistan mevcut santralinize, 0850 numaranıza ya da yeni bir numaraya bağlanır. Bugünkü numaranızı ise asistana yönlendirirsiniz.

Seçimi kartvizit ve tabela basılmadan önce yapmak işinizi kolaylaştırır. Numara belli olunca afişte, sosyal medya hesabınızda ve harita kaydınızda aynı numarayı kullanırsınız. Müşteri sizi hangi kanaldan bulursa bulsun aynı numarayı arar. Asistan da her aramayı aynı karşılama ve aynı bilgiyle açar.

Karar verirken kendinize şu üç soruyu sorun:

• Müşterilerim beni şehrimle mi tanısın, şehirden bağımsız bir marka olarak mı?
• Eski işyerimden ya da cep telefonumdan beni arayan müşterilerim var mı?
• Yeni ofisimde zaten bir santral kurulu mu?

Cevaplarınız sizi bir sonraki bölümdeki tablonun satırlarından birine götürür.

0850 mi, şehir kodlu numara mı tercih edilmeli

Şehrinizi öne çıkarmak istiyorsanız şehir kodlu numara, şehirden bağımsız bir görünüm istiyorsanız 0850 numarası size uygun olur. İki numara türünde de asistanın yaptığı iş değişmez. Fark, müşterinin numaraya bakınca işletmenizi nasıl algıladığındadır. Mahalle kliniği ile birden fazla şehre hizmet veren bir danışmanlık ofisinin tercihi bu yüzden farklı olur.

Aşağıdaki tablo dört seçeneği, kime uygun olduğunu ve asistanla nasıl çalıştığını yan yana gösterir.

Hangi satırı seçerseniz seçin, arayan için deneyim aynıdır. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar, karşılama cümlenizle işletmenizin adını söyler ve soruyu bilgi bankanızdaki bilgiyle cevaplar. Randevu isteyen müşteriye telefonda randevu verir.

Elinizdeki numarayı yeni işyerinde nasıl kullanırsınız

Bugünkü numaranızı yeni işyerinde kullanmak için numarayı asistana yönlendirirsiniz. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramayı sürdürür. Telefonu yeni işyerinizin bilgileriyle hazırlanmış asistan açar.

Diyelim ki yıllarca bir semt kuaföründe çalıştınız ve şimdi kendi salonunuzu açıyorsunuz. Sadık müşterileriniz randevu için hep cep numaranızı arıyor ve cumartesi öğleden sonra iki müşterinin boyası beklerken telefon üst üste çalıyor. Cep numaranızı asistana yönlendirdiğinizde müşteri yine sizin numaranızı arar. Asistan yeni salonun adresini söyler ve randevuyu Google Takvim'inize yazar.

Kuaför salonlarına özel ayarları kuaförler için hazırladığımız sektör sayfamızda bulabilirsiniz. Yeni ofisinizdeki santralle çalışmayı düşünüyorsanız sanal santral sayfamız seçenekleri ayrıntılı anlatır.

Yeni numara başvurusu nasıl tamamlanır

Yeni 0850 ya da şehir kodlu numara başvurusu e-Devlet onayı ve istenen belgeyle tamamlanır. Başvuru tamamlandığında asistan yeni numaranıza bağlanır. Numara türünü bir önceki bölümdeki tabloya göre önceden seçtiyseniz başvuru sırasında karar vermekle uğraşmazsınız.

Başvuruyu açılış tarihinizden önce başlatmak takviminizi rahatlatır. Tadilat sürerken ve tabela siparişi verilirken numara başvurusunu da aynı dönemde yola çıkarın. Kartvizit ve afiş baskıya girdiğinde numaranız belli olur. Açılış günü yaklaşırken aklınız numarada kalmaz.

Başvuru sürerken asistanın geri kalan hazırlığını panelden yaparsınız. Karşılama cümlesini yazar, bilgi bankasını doldurur ve randevuların yazılacağı Google Takvim'i belirlersiniz. Numara bağlandığında asistan bu bilgilerle çalışmaya başlar.

Karşılama cümlesi nasıl yazılır

Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; önerilen yapı işletmenizin adı, arayanın bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğu ve aramanın kaydedildiği bilgisinden oluşur. Arayan böylece kiminle konuştuğunu en başta öğrenir. Yeni bir işyerinde karşılama cümlesi aynı zamanda adınızı müşteriye tanıtan ilk cümledir.

Onaylı örnek cümle şöyledir:

> "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"

Kendi cümlenizi yazarken "Örnek İşletme" yerine tabelanızdaki adı birebir kullanın. Tabelada "Diş Kliniği" yazıyorsa karşılamada da aynı sözcükleri tercih edin.

Yeni işyerine uygun karşılama için ipuçları

Yeni açılan işyerinde karşılamayı kısa ve net tutmak işe yarar. Aşağıdaki ipuçları cümlenizi toparlamanıza yardım eder:

• İşletme adını kısaltmadan ve tabeladaki biçimiyle yazın.
• Açılış kampanyası gibi geçici bilgileri karşılamaya değil bilgi bankasına yazın.
• Cümleyi yüksek sesle okuyun ve tek nefeste söylenebildiğinden emin olun.
• Açılıştan sonra ilk arama kayıtlarını dinleyin ve uzun bulduğunuz yeri kısaltın.

Karşılama cümlesi panelde durduğu için açılıştan sonra da dilediğiniz zaman değiştirirsiniz. İşletme adınıza bir ek geldiğinde ya da ikinci bir hizmet açtığınızda cümleyi panelden güncellersiniz.

Bilgi bankasına hangi bilgileri eklemelisiniz

Bilgi bankasına müşterinin telefonda soracağı dört temel konuyu ekleyin: hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, fiyatlarınız ve sık sorulanlar. Asistan arayanın sorusunu bu bilgilerle cevaplar. Bilgiyi panelde kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Web siteniz henüz yayında değilse birkaç sade paragraf açılış için yeterli bir başlangıçtır.

Örneğin Eskişehir'de yeni bir veteriner kliniği açılıyor ve kapıya iki hafta önceden "Çok yakında" afişi asılıyor. Afişteki numarayı gören komşular kliniğin hangi gün açılacağını, hafta sonu açık olup olmadığını ve aşı yapılıp yapılmadığını soruyor. Hekim o sırada tadilatla, cihaz kurulumuyla ve ilaç siparişiyle meşgul. Bilgi bankasına açılış tarihi, çalışma saatleri ve hizmet listesi yazıldığında asistan bu soruları hekimin işini bölmeden cevaplar.

Veteriner kliniklerine özel ayarları veteriner kliniği sayfamızda inceleyebilirsiniz. Asistan sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla sizin işinize göre ayarlanır.

Yeni işyerine özel sorular

Yeni açılan bir işletmeyi arayan kişi, yerleşik bir işletmeyi arayandan farklı sorular sorar. Bilgi bankanıza şu başlıkları ekleyin:

• Açılış tarihinizi ve açılış haftasındaki çalışma saatlerinizi yazın.
• Yeni adresinizin kısa bir tarifini ve bilinen bir yere göre konumunu ekleyin.
• Otopark ve toplu taşıma bilgisini ekleyin.
• Taşındıysanız eski adresin artık kullanılmadığını belirtin.
• Açılışa özel bir tanıtım varsa koşullarını ve bitiş tarihini yazın.

Asistan bilmediği soruda ne yapar

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Açılışın ilk günlerinde bu talepler, müşterilerin sorduğu ve bilgi bankanızda henüz yer almayan konuları size gösterir. Bu konuları bilgi bankasına eklediğinizde asistan sonraki aramalarda o soruları da cevaplar.

Alodiyo ile açılışa hazırlık adım adım nasıl yapılır

Alodiyo ile açılışa hazırlık, numara seçiminden ilk test aramasına kadar sekiz adımda tamamlanır. Adımların çoğunu panelden kendiniz yaparsınız ve tadilat süreciyle aynı dönemde ilerlersiniz.

Aşağıdaki liste, yeni işyerinde asistanı açılış gününe hazırlamanın adımlarını sırayla gösterir.

1. Numara seçeneğinizi belirleyin: yeni 0850 numarası, yeni şehir kodlu numara, bugünkü numaranız ya da mevcut santraliniz.
2. Yeni numara seçtiyseniz başvuruyu e-Devlet onayı ve istenen belgeyle tamamlayın.
3. Bugünkü numaranızı kullanacaksanız yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden yapın.
4. Karşılama cümlesini panelden yazın; işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini ekleyin.
5. Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
6. Randevuların yazılacağı Google Takvim'i belirleyin.
7. Arama bitince e-posta alacak bildirim kişilerini ekleyin.
8. Kendi cep telefonunuzdan numaranızı arayın, ardından paneldeki arama özetini okuyup arama kaydını dinleyin.

Son adım en öğretici olanıdır. Kendinizi müşteri yerine koyup açılış tarihini, adresi ve fiyatı sorun. Asistanın cevabını arama kaydında dinleyin ve eksik gördüğünüz bilgiyi bilgi bankasına ekleyin.

Telefonda alınan randevular Google Takvim'inize yazılır. Pro ve üstü planlarda müşterileriniz Randevu sayfası ya da Rezervasyon sayfası üzerinden internetten kendileri de randevu ya da rezervasyon alır. Randevu akışının ayrıntılarını randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.

Açılış haftasında aramaları nasıl takip edersiniz

Açılış haftasında her aramanın özetini panelde okur, ses kaydını panelden dinlersiniz; arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Kasada, tezgâhta ya da muayenede olsanız bile kimin ne için aradığını sonradan tek bakışta görürsünüz. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için afişi akşam ya da hafta sonu görüp arayan kişinin aramasını da açar.

Her arayan için numarasıyla bir Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramaları bu karta bağlanır. Yeni bir işletmede müşteri listesi sıfırdan oluşur; açılış haftasında arayan her kişi kartlarınıza eklenir. Aynı kişi ikinci kez aradığında önceki aramaları kartında durur. Geri arama talepleri de panelde görünür.

Arama raporları yeni işyerine ne söyler

Arama raporları toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Yeni bir işyerinde bu dağılım, müşterinin sizi en çok hangi saatte ve hangi gün aradığını ilk kez görmenizi sağlar. Personel vardiyasını, öğle arasını ya da hafta sonu açılış saatini bu tabloya bakarak planlarsınız.

Afiş ve açılış duyurusundan sonra aynı anda birden fazla arama gelebilir. Aynı anda gelen aramalar planınıza göre birlikte karşılanır; plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Starter, Pro, Business ve Elit planlarını aylık ya da yıllık seçenekleriyle fiyatlandırma sayfamızda karşılaştırabilirsiniz. Asistanın gün içinde üstlendiği diğer işleri sanal sekreter sayfamızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yeni işyeri telefon hattı açılmadan asistanı hazırlayabilir miyim?

Evet, numara başvurusu sürerken karşılama cümlesini, bilgi bankasını ve Google Takvim'i panelden hazırlarsınız. Numara bağlandığında asistan bu bilgilerle çalışmaya başlar. Açılışın ilk aramasını işinizi tanıyan bir asistan açar.

Yeni numara başvurusunu ne zaman başlatmalıyım?

Başvuruyu açılış tarihinizden önce, tabela ve kartvizit siparişiyle aynı dönemde başlatmak en rahat yoldur. Başvuru e-Devlet onayı ve istenen belgeyle tamamlanır. Erken başlamak, baskı materyallerinize yazacağınız numarayı önceden netleştirir.

Eski numaramı yeni işyerimde kullanabilir miyim?

Evet, bugünkü numaranızı asistana yönlendirerek yeni işyerinizde kullanırsınız. Yönlendirmeyi operatörünüzün panelinden kendiniz yaparsınız. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramayı sürdürür, asistan da yeni işyerinizin bilgileriyle cevap verir.

Karşılama cümlesinde aramanın kaydedildiğini söylemek neden öneriliyor?

Önerilen karşılama yapısı işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini içerir. Arayan böylece kiminle konuştuğunu ve aramanın kaydedildiğini en başta öğrenir. Alodiyo tarafında veri sorumlusu Webito Yazılım'dır ve ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.

Web sitem henüz hazır değilse bilgi bankasını nasıl doldururum?

Bilgi bankasını panelde kendiniz yazarak doldurursunuz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları kısa paragraflarla eklemek açılış için iyi bir başlangıçtır. Web siteniz yayına girdiğinde bilgiyi oradan da aktarırsınız.

Asistan bilmediği bir soru gelirse ne yapar?

Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Bu talepleri inceleyerek bilgi bankanıza hangi bilgiyi ekleyeceğinizi belirlersiniz.

Alodiyo hangi işletmelerde kullanılır?

Alodiyo sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Yeni açılan dükkân, ofis ve klinik aynı kurulum adımlarını izler. Diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği, avukatlık bürosu, restoran, oto servis, otel, emlak ofisi ve kuaför için ayrı sektör sayfalarımız bulunur.

Özet

• Yeni işyerinde 0850 ya da şehir kodlu yeni bir numara alırsınız, bugünkü numaranızı yönlendirirsiniz ya da asistanı mevcut santralinize bağlarsınız.
• Yeni numara başvurusu e-Devlet onayı ve istenen belgeyle tamamlanır ve açılıştan önce başlatmak takviminizi rahatlatır.
• Karşılama cümlesini işletme adı, yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği bilgisiyle panelden siz yazarsınız.
• Bilgi bankasına hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı, sık sorulanları ve yeni adres bilgilerinizi eklersiniz.
• Açılış haftasında arama özeti, arama kaydı, Müşteri kartı ve Arama raporları kimin ne için aradığını size gösterir.

Açılış gününüzden önce asistanınızı hazırlamak için Alodiyo'yu bugün kurmaya başlayın.

Ücretsiz Başla

Bu yazı hakkında

Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.