Kısaca: Yoğun arama döneminde telefonu bir yapay zekâ telefon asistanı açarsa, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve her arama 1 saniyeden kısa sürede açılır. Kampanyadan önce bilgi bankasına kampanya koşullarını yazarsınız, kampanya boyunca da Arama raporlarıyla yoğunluğu izlersiniz. Alodiyo bu üç işi tek panelde toplar.
Yoğun arama dönemi, bir indirim, reklam ya da kampanya yüzünden işletmenize gelen aramaların kısa sürede olağandan çok arttığı günlerdir. Alodiyo, işletmenizin numarasına gelen aramayı açan, arayanla konuşan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Kampanya günlerinde telefonu asistan açar. Siz ve ekibiniz de dükkândaki, salondaki ya da atölyedeki müşteriyle ilgilenirsiniz.
Aşağıda kampanya öncesini, kampanya günlerini ve kampanya sonrasını ayrı ayrı ele alıyoruz. Aynı anda gelen aramaların nasıl karşılandığını, bilgi bankasını nasıl hazırlayacağınızı ve raporlarda nelere bakacağınızı adım adım anlatıyoruz. Bir tablo da hangi işletme türünün bu düzenden nasıl yararlandığını gösteriyor.
Yoğun arama dönemi nedir, telefon neden tıkanır
Yoğun arama dönemi, duyurduğunuz bir indirimden ya da yayımladığınız bir reklamdan sonra telefonunuzun aynı saatlerde art arda çaldığı günlerdir. Telefon tıkanır, çünkü bir çalışan aynı anda tek bir aramayla ilgilenir. İkinci arayan meşgul sesi duyar ya da telefon çalıp durur. Kampanya ne kadar ilgi görürse bu tablo o kadar sık yaşanır.
Kampanya aramalarında sorular çoğu zaman birbirine benzer. İndirim hangi ürünlerde geçerli, ne zamana kadar sürüyor, hangi gün boş saat var, adres nerede. Cevaplar belli olduğu hâlde ekibiniz gün boyunca aynı bilgiyi tekrar tekrar anlatır. Karşısında bekleyen müşteriye ayırdığı zaman da her aramayla biraz daha azalır.
Diyelim ki Ankara'da bir oto servis işletiyorsunuz ve kasım başında kış lastiği değişimine indirim duyurdunuz. Pazartesi sabah saat dokuzda ustalarınız ilk araçların başında, ön bankodaki çalışanınız bir müşteriye teslim bilgisi veriyor. Telefon üst üste çalıyor ve arayanların hepsi lastik ebadını, indirimin bitiş tarihini ve boş saati soruyor. Kampanya ilgi görmüş, telefon ise bu ilgiyi taşıyamıyor.
Aynı sabahı telefonu asistan açtığında düşünün. Her arama 1 saniyeden kısa sürede açılır, arayan lastik sorusunun cevabını bilgi bankasındaki bilgiyle öğrenir ve randevusunu telefonda alır. Ön bankodaki çalışanınız karşısındaki müşteriyle ilgilenmeye devam eder. Oto servislerin günlük akışına uyan ayarları oto servis sektör sayfamızda bulabilirsiniz.
Aynı anda gelen aramalar nasıl karşılanır
Alodiyo'da planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır; ikinci arayan, birinci aramanın bitmesini beklemez. Asistan işletmenizin numarasına gelen her aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve arayanla konuşur. Bir arayan fiyat sorarken diğeri randevu alır, üçüncüsü adres öğrenir. Her biri kendi aramasında kendi sorusunun cevabını alır.
Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Starter, Pro, Business ve Elit planlarını aylık ya da yıllık seçebilirsiniz. Kampanyanızın getireceği ilgiye göre planları karşılaştırmak için fiyatlandırma sayfamıza bakabilirsiniz. Böylece yoğun arama döneminde kaç aramayı aynı anda karşılayacağınızı önceden bilirsiniz.
Kampanya için plan nasıl seçilir
Plan seçerken en sağlam rehber, önceki kampanyanızın Arama raporlarıdır. Raporlar en yoğun saati ve günü gösterir. Kaçırılan aramalarda artış görürseniz planınızı büyütme zamanı gelmiş demektir. İlk kampanyanızı yapıyorsanız reklamınızın erişeceği kitleyi ve indiriminizin süresini düşünerek başlarsınız.
Gece ve hafta sonu gelen kampanya aramaları
Asistan saatten bağımsız çalışır; gece ve hafta sonu gelen aramayı da açar. Reklamlar çoğu zaman insanların telefonuna akşam saatlerinde düşer. Reklamınızı gece yarısı görüp hemen arayan kişi de gündüz arayanla aynı karşılamayı bulur. Cumartesi başlayan bir indirimin ilk aramaları pazartesiyi beklemez.
Kampanyadan önce bilgi bankasını nasıl hazırlarsınız
Bilgi bankasını kampanya başlamadan önce, kampanyanın bütün koşullarını açık cümlelerle yazarak hazırlarsınız. Bilgi bankası, asistana hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları öğrettiğiniz yerdir. Bilgiyi panelde kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Kampanya sayfanız sitenizde hazırsa oradan aktarmak hazırlığı kısaltır.
Kampanya bilgi bankasına neler yazılır
Aşağıdaki maddeler, kampanya aramalarında en sık sorulan bilgileri bilgi bankasına eksiksiz koymanıza yardım eder.
- Kampanyanın adını, başlangıç tarihini ve bitiş tarihini yazın.
- İndirimin geçerli olduğu ürünleri ya da hizmetleri ve geçerli olmadığı durumları yazın.
- Kampanyalı fiyatları ve normal fiyatları yan yana yazın.
- Kampanya günlerinde çalışma saatleriniz değiştiyse yeni saatleri yazın.
- Randevunun ya da rezervasyonun telefonda alınabildiğini belirtin.
- Adres, otopark ve ulaşım gibi pratik bilgileri ekleyin.
- Müşterilerin önceki kampanyalarda sorduğu soruları cevaplarıyla birlikte yazın.
Bilgiyi kısa ve açık cümlelerle yazın. "Kış lastiği değişiminde indirim 30 Kasım'a kadar geçerlidir" gibi bir cümle, uzun bir kampanya metninden daha kolay aktarılır. Her koşulu ayrı bir cümleye koyun. Aynı bilgiyi iki farklı biçimde yazmaktan kaçının.
Asistan bilmediği soruda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bilgi bankasında olmayan bir soru gelirse "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Geri arama talepleri panelde görünür. Akşam bu talepleri okuyup eksik kalan cevapları bilgi bankasına eklersiniz.
Asistan kampanya aramalarında hangi işleri üstlenir
Asistan kampanya aramalarında soruları cevaplar, randevu ya da rezervasyon alır ve her aramanın özetini panele bırakır. Telefonda alınan randevular Google Takvim'e yazılır. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider, panelde de bildirim görünür. Arayanın numarasıyla Müşteri kartı kendiliğinden açılır ve aramalar karta bağlanır.
Örneğin İzmir'de bir güzellik salonu cuma akşamı sosyal medyada cilt bakımı kampanyası için reklam yayımlıyor. Cumartesi öğlen telefon art arda çalıyor, salon sahibi ise iki müşterinin arasında. Asistan kampanyalı fiyatı bilgi bankasından söylüyor ve arayanın istediği saate randevuyu alıyor; randevu Google Takvim'e yazılıyor. Bir arayan kampanyanın kendi cilt durumuna uygun olup olmadığını soruyor; asistan bu konuda kesin bilgi veremeyeceğini söylüyor ve arayanın isteğiyle geri arama talebi açıyor.
Salon sahibi akşam paneli açtığında her aramanın özetini, alınan randevuları ve geri arama talebini görür. Talebi açan kişiyi ertesi gün kendisi arar ve sorusunu cevaplar. Salonların kampanya günlerine uyan kullanım biçimlerini güzellik salonları için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
Telefonu açmadan randevu almak
Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası açılır. Müşteri bu sayfalardan internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Reklamınıza Randevu sayfasının bağlantısını eklerseniz kampanya ilgisinin bir kısmı telefona hiç uğramadan takviminize ulaşır. Telefonda alınan randevuyla Randevu sayfasını nasıl birlikte kullanacağınızı randevu sistemi sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Kampanya için ayrı bir asistan
Pro ve üstü planlarda birden fazla asistan kurarsınız; örneğin satış ve randevu için ayrı asistan. Kampanya sorularını satış asistanına, günlük randevuları randevu asistanına öğretirsiniz. Her asistanın sonucu Arama raporlarında ayrı görünür. Kampanya bittiğinde hangi asistanın neyi karşıladığını net okursunuz.
Alodiyo'yu kampanya haftasına adım adım nasıl hazırlarsınız
Alodiyo'yu kampanya haftasına hazırlamak için numaranızı bağlar, bilgi bankasını doldurur, karşılama cümlesini yazar ve bildirimleri ayarlarsınız. Hazırlığın tamamını kendiniz yaparsınız. Aşağıdaki adımlar bu hazırlığı sırasıyla gösterir.
- Numaranızı bağlayın. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz; asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Yeni bir 0850 ya da şehir kodlu numara isterseniz başvuruyu e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlarsınız; başvuruyu kampanyanızdan önce başlatmak hazırlığınızı rahatlatır. Santralinizle birlikte kullanımı sanal santral sayfamızda bulabilirsiniz.
- Bilgi bankasına kampanyayı yazın. Yukarıdaki maddelere göre kampanya koşullarını yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Karşılama cümlesini kampanyaya göre güncelleyin. Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; önerilen yapı işletme adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler. Örnek: "Örnek Oto Servis, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; aramamız kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Kış lastiği kampanyamızla ilgili de bilgi verebilirim. Size nasıl yardımcı olabilirim?"
- Takviminizi ekibinizle paylaşın. Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır; ekibiniz kampanya günlerinin akışını aynı takvimden izler.
- Bildirim alacak kişileri seçin. Arama bitince seçtiğiniz kişilere e-posta gider, panelde de bildirim görünür.
- Planınızı kampanyaya göre gözden geçirin. Beklediğiniz ilgiye göre planınızın aynı anda karşıladığı arama sayısını değerlendirin.
- Kendi telefonunuzdan arayıp dinleyin. Bir müşteri gibi kampanya sorusu sorun, cevabı dinleyin ve eksik gördüğünüz bilgiyi bilgi bankasına ekleyin.
Yedi adımı tamamladığınızda yoğun arama dönemi başladığında telefonun başında kimin olacağını düşünmezsiniz. Asistan aramayı açar, bilgiyi verir, randevuyu yazar. Siz de akşam paneldeki özetlerle günü kapatırsınız.
Hangi işletme türü kampanya yoğunluğunu yaşar
Kampanya yoğunluğunu en çok, indirimini ya da reklamını telefonla randevuya, rezervasyona veya bilgi almaya bağlayan işletme türleri yaşar. Alodiyo sektörden bağımsız çalışır; bilgi bankası ve talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo, Türkiye'de sık görülen kampanya dönemlerini ve asistanın bu dönemde üstlendiği işi işletme türüne göre gösterir.
| İşletme türü | Tipik kampanya dönemi | Asistanın üstlendiği iş |
|---|---|---|
| Oto servis | Kış ve yaz lastiği değişimi indirimleri | Lastik değişimi randevusu alır, kampanya koşullarını anlatır |
| Güzellik salonu | Sosyal medya reklamının yayımlandığı günler | Kampanyalı fiyatı söyler, randevu alır |
| Kuaför | Bayram öncesi ve düğün sezonu kampanyaları | Randevu alır, çalışma saatlerini söyler |
| Restoran | Özel gün menüsü ve yılbaşı duyuruları | Masa rezervasyonu alır, menü sorularını cevaplar |
| Veteriner kliniği | Aşı ve kontrol kampanyası haftaları | Randevu alır, kampanya tarihlerini söyler |
| Diş kliniği | Kontrol ve bakım kampanyası dönemleri | Randevu alır, fiyat sorularını cevaplar |
| Emlak ofisi | Yeni ilan ya da yeni proje duyurusu | İlan bilgisini verir, geri arama talebi açar |
| Mağaza | Kasım indirimleri ve sezon sonu satışları | İndirim koşullarını ve mağaza saatlerini anlatır |
Hangi işletme türünde olursanız olun düzen aynı kalır. Bilgi bankası kampanyayı anlatır, asistan aramayı açar, panel size özeti bırakır. Değişen şey bilgi bankasına yazdığınız içerik ve karşılama cümlesidir.
Arama raporlarıyla yoğunluğu nasıl izlersiniz
Arama raporları kampanya boyunca toplam ve kaçırılan aramaları, aramaların ortalama süresini, saat ve haftanın günü dağılımını ve asistan başına sonucu gösterir. Alodiyo panelinde bu rakamları kampanya sürerken de izlersiniz. Kampanyanın telefona etkisini tahminle değil, rakamla görürsünüz.
Kampanya sırasında hangi rakamlara bakılır
Aşağıdaki maddeler, Arama raporlarındaki her rakamın kampanya günlerinde size neyi anlattığını gösterir.
- Toplam aramalar kampanyanın telefona ne kadar ilgi getirdiğini gösterir.
- Kaçırılan aramalar planınızın kampanya yoğunluğuna yetip yetmediğini gösterir.
- Saat dağılımı reklamınızın en çok arama getirdiği saati gösterir.
- Haftanın günü dağılımı kampanyanın hangi gününde en çok arama aldığınızı gösterir.
- Ortalama süre arayanların kısa bir bilgi mi, uzun bir açıklama mı istediğini gösterir.
- Asistan başına sonuç, birden fazla asistanınız varsa her birinin kampanyada ne kadar arama karşıladığını gösterir.
Raporu kampanya kararına nasıl çevirirsiniz
Oto servis örneğine dönelim. Saat dağılımı aramaların sabah dokuz ile on bir arasında toplandığını gösteriyorsa, aynı saatlerde atölyeye bir usta daha koyarsınız. Ortalama süre uzunsa bilgi bankasındaki kampanya metnini gözden geçirip sadeleştirirsiniz. Kaçırılan aramalar arttıysa bir sonraki kampanyadan önce planınızı büyütürsünüz.
Kampanya bitince aramalardan ne öğrenirsiniz
Kampanya bitince Arama özeti, Arama kaydı ve Duygu analizi size müşterinin kampanyayı nasıl karşıladığını anlatır. Her arama bittikten sonra özeti panelde görünür. Özetleri okuduğunuzda en sık sorulan soruyu ve en çok istenen hizmeti görürsünüz. Bir sonraki kampanya metnini bu sorulara göre yazarsınız.
Arama kaydıyla aramanın ses kaydını panelden dinlersiniz. Özette dikkatinizi çeken bir aramayı açıp baştan sona dinlersiniz. Arayanın sorusunu kendi cümleleriyle duymak, kampanya dilinizi müşterinin diline yaklaştırır. Karşılama cümlesini de bu dinlemelere göre düzeltirsiniz.
Memnuniyeti düşük aramaları bulmak
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi açılır. Arama bittikten sonra konuşmanın tonu ve içeriği puanlanır, memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir. Panelde her aramanın yanında duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Kampanyadan sonra işaretli aramalara bakarak hangi koşulun kafa karıştırdığını bulursunuz.
Kampanya müşterisini bir sonraki kampanyaya taşımak
Kampanyada ilk kez arayan her kişi için Müşteri kartı kendiliğinden açılır. Aynı kişi bir sonraki kampanyada aradığında yeni araması aynı karta bağlanır. Pro ve üstü planlarda Dış aramalar ile asistan sizin listenizdeki kişileri arar ve her aramanın özetini bırakır. Geri arama bekleyenleri bir listeye koyduğunuzda kampanya bitmeden onlara da ulaşırsınız.
Sık sorulan sorular
Yoğun arama döneminde asistan kaç aramayı aynı anda karşılar?
Yoğun arama döneminde asistan, planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramaları birlikte karşılar. Plan büyüdükçe aynı anda karşılanan arama sayısı artar. Kampanyanıza uygun planı fiyatlandırma sayfasından seçersiniz.
Kampanya için yeni bir numara almalı mıyım?
Yeni numara almadan başlayabilirsiniz. Bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirirsiniz; asistan mevcut santralinize ya da 0850 numaranıza da bağlanır. Yeni numara isterseniz 0850 ya da şehir kodlu numara alırsınız ve başvuru e-Devlet onayı ve belgeyle tamamlanır.
Asistan kampanya koşullarını nereden öğrenir?
Asistan kampanya koşullarını sizin hazırladığınız bilgi bankasından öğrenir. Bilgiyi panelde kendiniz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Kampanya koşulları değiştiğinde bilgi bankasını güncellersiniz.
Asistan bilmediği bir soruya ne cevap verir?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; bu durumda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse geri arama talebi açılır ve arama özeti panelinize düşer. Talebi gördüğünüzde arayanı siz ararsınız.
Kampanyanın en yoğun saatini nereden görürüm?
Kampanyanın en yoğun saatini Arama raporlarındaki saat dağılımında görürsünüz. Haftanın günü dağılımı da en çok arama aldığınız günü gösterir. Ekibinizi ve bir sonraki reklamınızın zamanını bu rakamlara göre planlarsınız.
Kampanya sırasında alınan randevuları nereden takip ederim?
Asistanın telefonda aldığı randevular Google Takvim'e yazılır. Her arama bittiğinde seçtiğiniz kişilere e-posta gider ve panelde bildirim görünür. Randevunun alındığı aramanın özetini de panelde okursunuz.
Kampanya müşterisi telefon açmadan randevu alabilir mi?
Pro ve üstü planlarda Randevu sayfası ve Rezervasyon sayfası açılır. Müşteri bu sayfalardan internetten kendisi randevu ya da rezervasyon alır. Sayfanın bağlantısını reklamınıza ekleyerek ilgiyi telefon ile internet arasında paylaştırırsınız.
Özet
- Yoğun arama dönemi, kampanya ya da reklam sonrası aramaların kısa sürede arttığı günlerdir ve Alodiyo bu günlerde aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar.
- Planınızın sınırı içinde aynı anda gelen aramalar birlikte karşılanır ve plan büyüdükçe bu sayı artar.
- Kampanya koşullarını önceden bilgi bankasına yazdığınızda asistan sık sorulan soruları sizin bilginizle cevaplar.
- Telefonda alınan randevular Google Takvim'e yazılır ve her aramanın özeti panelde görünür.
- Arama raporları en yoğun saati, günü ve kaçırılan aramaları gösterir; bir sonraki kampanyayı bu rakamlarla planlarsınız.
Bir sonraki kampanyanızdan önce Alodiyo'yu kurun, artan aramaları asistanınız karşılasın.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
