Kısaca: Yapay zekâ ile telefon görüşmesi yapan müşteri, asistan karşılamanın ilk cümlesinde yapay zekâ olduğunu söylediğinde kiminle konuştuğunu baştan bilir. Güveni bunu gizlemek korumaz; açık bir karşılama, işletmenize yakışan bir ses ve bilmediği konuda uydurmaması söylenen bir asistan korur. Alodiyo'da karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız ve müşterinizin ilk duyacağı sözlere siz karar verirsiniz.
Yapay zekâ ile telefon görüşmesi, işletmenizin numarasını arayan müşterinin bir yapay zekâ telefon asistanıyla konuştuğu aramadır. Alodiyo, işletmelerin telefonunu açan, randevu alan ve her aramanın özetini bırakan bir yapay zekâ telefon asistanıdır. Telefonu bir asistana bırakmayı düşünen işletme sahibinin ilk sorusu çoğu zaman teknik değildir. Merak ettiği, müşterinin bunu duyunca ne hissedeceğidir.
Müşteri sizin işletmenizi arar ve ona nasıl davranıldığı sizin adınızı taşır. Yazının devamında güveni koruyan üç alışkanlığı sırayla ele alıyoruz: açık bir karşılama, işletmenize yakışan bir ses ve bilmediği soruda konuyu size bırakan bir asistan. Ardından Alodiyo'da bu ayarları adım adım nasıl yapacağınızı ve müşterinin tepkisini arama bittikten sonra nasıl göreceğinizi anlatıyoruz.
Müşteri yapay zekâyla konuştuğunu anlar mı
Asistan karşılamada yapay zekâ olduğunu söylediğinde müşteri bunu aramanın ilk cümlesinde öğrenir ve tahmin yürütmez. Belirleyici olan, müşterinin bir şeyi sezip sezmemesi değil, ona baştan söylenip söylenmediğidir. Açıkça söylenen bilgi müşteri için sıradan bir ayrıntıdır. Sonradan fark edilen bir şey ise "bunu neden benden sakladılar" sorusunu doğurur.
Telefonda bir sistemle konuşmak çoğu kişiye yabancı değildir. Kargo takip numarasını arayan ya da bankanın sesli menüsünü dinleyen biri, karşısında bir insan olmadığını bilir ve konuşmasını buna göre ayarlar. Arayanı yoran çoğu zaman karşısındakinin bir sistem olması değildir. Onu yoran; bekletilmek, anlaşılmamak ya da yanlış bilgi almaktır.
Asistanı insan gibi sunmak neden ters teper
Asistanı insanmış gibi sunmak, müşterinin aramanın geri kalanına duyduğu güveni zayıflatır. Müşteri aramanın ortasında durumu sezerse, o ana kadar duyduğu fiyatı ve aldığı randevuyu da sorgular. Emin olmak için sizi yeniden arayabilir. Açık bir karşılama bu soruyu hiç doğurmaz.
Asistan olduğunu açıkça söylemek neden güven kazandırır
Açıkça söylemek güven kazandırır, çünkü müşteri kiminle konuştuğunu baştan bilir ve aramayı kendi isteğine göre yönlendirir. Karşısında bir yapay zekâ telefon asistanı olduğunu bilen müşteri isteğini daha net söyler ve "Perşembe öğleden sonra boya için yer var mı?" diye doğrudan sorar. Beklentisi de doğru kurulur: asistandan randevu almasını, bilgi vermesini ya da sizin onu geri aramanızı sağlamasını bekler.
Açık bir karşılama işletmenize üç şey kazandırır:
- Müşteri karşısında kimin olduğunu bilir ve yanıltıldığını düşünmez.
- Müşteri aramanın kaydedildiğini baştan duyar ve konuşmasını buna göre yapar.
- İşletmeniz müşterisine dürüst davrandığını daha ilk cümlede gösterir.
Aramanın kaydedildiğini karşılamada söylemek, açık olmanın en basit adımıdır. Kişisel verilerle ilgili kendi durumunuzu bir hukuk danışmanıyla konuşabilirsiniz. Karşılama cümlesi ise müşterinize bu konudaki ilk bilgiyi verir.
Yapay zekâ ile telefon görüşmesi nasıl başlamalı
Güven veren bir arama üç bilgiyle başlar: işletmenizin adı, karşıdakinin bir yapay zekâ asistanı olduğu ve aramanın kaydedildiği. Karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız. Bu yapıya uygun, onaylı bir örnek şöyledir:
> "Örnek İşletme, merhaba. Yapay zekâ asistanıyım; görüşmemiz kaydedilir ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu'na uygun işlenir. Size nasıl yardımcı olabilirim?"
Örnekteki sıra bilerek seçilmiştir. İşletme adı en başta gelir, çünkü müşteri önce doğru yeri aradığını duymak ister. Ardından asistanın kim olduğu ve kayıt bilgisi gelir. Son cümle bir sorudur ve sözü müşteriye bırakır.
Karşılamayı yazarken nelere dikkat edilir
Aşağıdaki maddeler, karşılama cümlenizi yazarken işinize yarayacak noktaları sıralıyor.
- Cümleyi kısa tutun, çünkü müşteri bir an önce derdini anlatmak ister.
- İşletmenizin adını müşterilerinizin bildiği biçimiyle yazın.
- "Yapay zekâ asistanıyım" ifadesini yumuşatmadan, açık sözcüklerle bırakın.
- Karşılamayı bir soruyla bitirerek sözü müşteriye verin.
- Tonu işletmenize göre seçin; bir kuaförün sıcak dili bir hukuk bürosunun ölçülü dilinden farklıdır.
Diyelim ki Eskişehir'de bir kuaför salonu işletiyorsunuz. Salı günü saat 15.20'de iki müşterinin boyası sürerken telefon çalıyor. Asistan aramayı açıyor; salonun adını, yapay zekâ asistanı olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söylüyor. Arayan müşteri lafı uzatmadan perşembe için kesim randevusu istiyor.
Asistan randevuyu alıyor ve randevu Google Takvim'inize yazılıyor. Elinizdeki fırçayı bıraktığınızda aramanın özeti panelde sizi bekliyor. Kuaförlere özel ayrıntıları kuaförler için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
İşletme türüne göre karşılama tonu
Asistan sektörden bağımsız çalışır ve bilgi bankası ile talimatla işinize göre ayarlanır. Aşağıdaki tablo, işletme türüne göre karşılamada öne çıkabilecek tonu ve bilgi bankasına önce yazılabilecek bilgileri gösteriyor.
| İşletme türü | Karşılamada öne çıkabilecek ton | Bilgi bankasına önce yazılacaklar |
|---|---|---|
| Kuaför | Sıcak ve samimi | Hizmetler, fiyatlar, çalışma saatleri |
| Diş kliniği | Sakin ve güven veren | Çalışma saatleri, randevu düzeni, adres |
| Oto servis | Kısa ve net | Hizmet türleri, çalışma saatleri, aracı bırakma düzeni |
| Restoran | Güler yüzlü ve hızlı | Rezervasyon düzeni, çalışma saatleri, menüyle ilgili sık sorulanlar |
| Avukatlık bürosu | Ölçülü ve resmi | Çalışma alanları, ilk randevu düzeni, çalışma saatleri |
| Veteriner kliniği | Şefkatli ve sakin | Hizmetler, çalışma saatleri, randevu düzeni |
Asistanın sesi müşterinin rahatlığını nasıl etkiler
Tanıdık ve işletmenize yakışan bir ses, müşterinin kendini doğru yerde hissetmesini sağlar. Pro ve üstü planlarda ses klonuyla asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Planların içeriğini plan karşılaştırmasını gösteren fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
Müdavimi çok olan işletmelerde müşteri işletmeyi çoğu zaman bir sesle eşleştirir. Mahalle eczanesi, aile kliniği ya da yıllardır aynı dükkânda çalışan bir terzi bunun tanıdık örnekleridir. Ses klonu, bu bağı telefonda da korumanıza yardım eder.
Kendi sesinizle konuşan asistanda açıklık
Asistan sizin sesinizle konuşuyorsa, karşılamada yapay zekâ olduğunu söylemesi daha da önem kazanır. Müşteri sesi tanır ve sizinle konuştuğunu sanabilir. "Yapay zekâ asistanıyım" cümlesi bu karışıklığı baştan önler. Tanıdık ses açık sözle birleşince müşteri hem işletmenizi tanır hem de kiminle konuştuğunu bilir.
Bir çalışanınızın sesini kullanmak istiyorsanız iznini onunla açıkça konuşun. İzni yazılı hâle getirmek ileride yanlış anlaşılmayı önler.
Hız ve dil de güvenin parçasıdır
Müşterinin rahatlığını sesin tınısı kadar aramanın nasıl başladığı da belirler. Asistan aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar ve müşteri uzun süre çalan bir telefonu dinlemez. Pro ve üstü planlarda Çoklu dil özelliğiyle asistan arayanın dilinde yanıt verir. Turistik bir bölgedeki işletmenizi arayan yabancı bir müşteri, kendi dilinde karşılık duyunca rahatlar.
Asistan bilmediği soruda ne yapar
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse asistan bir geri arama talebi açar. Talep, aramanın özetiyle birlikte panelinize düşer ve soruyu müsait olduğunuzda siz cevaplarsınız.
Yanlış bir fiyat ya da yanlış bir saat, düzeltmesi hem sizin hem müşterinin vaktini alan bir karışıklık yaratır. Kesin bilgi veremediğini açıkça söyleyen ve konuyu size bırakan bir asistan, dürüst bir çalışan gibi davranır.
Örneğin bir oto servis işletiyorsunuz ve cumartesi saat 18.40'ta kepengi indirmişsiniz. Asistan saatten bağımsız çalıştığı için hafta sonu gelen aramayı da açar. Arayan müşteri, aracı için belirli bir parçanın fiyatını soruyor. Bilgi bankanızda bu parçanın fiyatı yok ve asistan "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" diyor.
Müşteri geri aranmak istediğini söylüyor, asistan da geri arama talebi açıyor. Arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gidiyor ve pazartesi sabahı panelinizi açtığınızda talep, arama özetiyle birlikte orada duruyor. Müşteriyi arıyor ve fiyatı kendiniz söylüyorsunuz. Oto servislere özel ayrıntıları oto servisler için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
Bilgi bankası boşlukları kapatır
Asistanın neleri bileceğine siz karar verirsiniz. Hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları bilgi bankasına siz yazarsınız ya da web sitenizden aktarırsınız. Arama özetlerinde aynı sorunun sık sorulduğunu görürseniz cevabını bilgi bankasına ekleyin. Asistan sonraki aramalarda o soruyu sizin yazdığınız bilgiyle karşılar.
Müşterinin aklındaki sorulara asistan nasıl karşılık verir
Asistan, müşterinin güvenle ilgili sorularına karşılama cümlesi, hız, bilgi bankası ve geri arama talebiyle karşılık verir. Aşağıdaki tablo, arayan bir müşterinin aklından geçebilecek soruları ve asistanın her birine verdiği karşılığı gösteriyor.
| Müşterinin aklındaki soru | Asistanın verdiği karşılık | İlgili özellik |
|---|---|---|
| Kiminle konuşuyorum? | Karşılamada işletmenin adını ve yapay zekâ asistanı olduğunu söyler. | Karşılama cümlesi |
| Konuşmam kaydediliyor mu? | Karşılamada aramanın kaydedildiğini belirtir. | Karşılama cümlesi ve Arama kaydı |
| Uzun süre bekleyecek miyim? | Aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. | Gelen aramalar |
| Fiyatı ve saatleri doğru söyler mi? | İşletmenin yazdığı ya da web sitesinden aktardığı bilgiyle konuşur. | Bilgi bankası |
| Bilmediği bir şeyi uydurur mu? | "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der ve arayan isterse geri arama talebi açar. | Geri arama talebi |
| Kendi dilimde konuşabilir miyim? | Pro ve üstü planlarda arayanın dilinde yanıt verir. | Çoklu dil |
| Randevum gerçekten alındı mı? | Randevuyu alır ve Google Takvim'e yazar. | Randevu |
Asistanın gün içinde üstlendiği diğer işleri sanal sekreter sayfamızda okuyabilirsiniz. Randevuların takvime nasıl yazıldığını ise randevu sistemi sayfamız anlatıyor.
Alodiyo'da güven veren karşılama nasıl kurulur
Alodiyo'da güven veren bir karşılamayı panelden kendiniz kurarsınız; karşılama cümlesine, bilgi bankasının içeriğine ve asistanın sesine siz karar verirsiniz. Aşağıdaki adımlar, asistanı müşterinize açık ve hazırlıklı biçimde tanıtmanın sırasını gösteriyor.
- Karşılama cümlesini yazın: panelde işletme adınızı, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyleyen cümleyi yazın.
- Bilgi bankasını doldurun: hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi, fiyatlarınızı ve sık sorulanları yazın ya da web sitenizden aktarın.
- Sesi seçin: Pro ve üstü planlarda ses klonuyla kendi sesinizi ya da izin aldığınız bir sesi kullanın.
- Numaranızı bağlayın: bugünkü numaranızı operatörünüzün panelinden asistana yönlendirin ya da asistanı santralinize, 0850 numaranıza veya yeni bir numaraya bağlayın.
- Bildirim kişilerini belirleyin: arama bittiğinde e-posta alacak kişileri seçin.
- İlk aramaları dinleyin: arama kaydını ve arama özetini inceleyip karşılamanın kulağa nasıl geldiğine bakın ve cümleyi ihtiyacınıza göre düzeltin.
Karşılamayı yazdıktan sonra kendi numaranızı arayın ve asistanı bir müşteri gibi dinleyin. Cümle kulağınıza uzun geliyorsa kısaltın, fazla resmi geliyorsa biraz sıcaklaştırın. Müşterilerinizi tanıdıkça karşılamayı panelden güncellemeye devam edersiniz.
Müşterinin tepkisini arama bittikten sonra nasıl görürsünüz
Müşterinin tepkisini arama özeti ve arama kaydıyla, Pro ve üstü planlarda ise Duygu analiziyle görürsünüz. Her arama bittiğinde özeti panelde görünür ve bildirim kişilerinize e-posta gider. Karşılamaya nasıl tepki verildiğini merak ediyorsanız arama kaydını açıp kendiniz dinlersiniz. Arayanın numarasıyla bir Müşteri kartı da kendiliğinden açılır ve aynı kişinin aramaları bu karta bağlanır.
Arama raporları haftanın genel görünümünü verir. Raporlarda toplam ve kaçırılan aramaları, ortalama arama süresini, aramaların saatlere ve haftanın günlerine göre dağılımını görürsünüz. Yoğun saatleri bildiğinizde karşılamayı ve bilgi bankasını o saatlerde gelen sorulara göre düzenlersiniz.
Duygu analizi memnuniyeti düşük aramaları gösterir
Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmanın tonunu ve içeriğini puanlar. Memnuniyetin düşük olduğu aramalar işaretlenir; panelde duygu rozeti ve memnuniyet çubuğu görünür. Analiz arama sırasında değil, arama bittikten sonra çalışır. İncelemeye işaretli aramalardan başlarsınız.
Diyelim ki bir güzellik salonu işletiyorsunuz ve pazar akşamı haftanın aramalarına göz atıyorsunuz. Bir aramanın düşük memnuniyetle işaretlendiğini görüyorsunuz. Kaydı dinlediğinizde müşterinin karşılamayı uzun bulduğunu ve asistanın sözünü kesmeye çalıştığını fark ediyorsunuz. Karşılamayı kısaltıyor, müşteriyi geri arıyor ve sonraki haftanın aramalarını aynı dikkatle izliyorsunuz.
Salonlara özel ayrıntıları güzellik salonları için hazırladığımız sayfada bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Yapay zeka ile telefon görüşmesi yapan müşteri bunu nereden anlar?
Müşteri bunu asistanın karşılama cümlesinden öğrenir. Alodiyo'da karşılama cümlesini panelden siz yazarsınız; önerilen yapıda işletme adı, asistanın yapay zekâ olduğu ve aramanın kaydedildiği yer alır. Böylece müşteri kiminle konuştuğunu aramanın en başında bilir.
Asistan benim sesimle konuşabilir mi?
Evet, Pro ve üstü planlarda ses klonuyla asistan sizin sesinizle ya da izin aldığınız bir sesle konuşur. Kendi sesinizi kullandığınızda karşılamada yapay zekâ asistanı olduğunun söylenmesi, müşterinin sizinle konuştuğunu sanmasını önler.
Asistan bilmediği bir soruya cevap uydurur mu?
Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir; böyle bir soruda "Bu konuda kesin bilgi veremiyorum" der. Arayan isterse bir geri arama talebi açılır ve aramanın özeti panelinize düşer. Bilgi bankasını ayrıntılı doldurdukça asistan daha çok soruyu sizin yazdığınız bilgiyle cevaplar.
Müşteri bir insanla konuşmak isterse ne olur?
Müşteri sizinle konuşmak istediğini söylerse asistan bir geri arama talebi açar. Talep panelde görünür ve arama bitince bildirim kişilerinize e-posta gider. Uygun olduğunuzda müşteriyi arar ve konuyu kendiniz konuşursunuz.
Asistan aramayı ne kadar sürede açar?
Asistan gelen aramayı 1 saniyeden kısa sürede açar. Saatten bağımsız çalıştığı için gece ve hafta sonu gelen aramaları da açar. Müşteri uzun süre çalan bir telefonu beklemeden karşılamayı duyar.
Yabancı bir müşteri ararsa asistan hangi dilde konuşur?
Pro ve üstü planlarda Çoklu dil özelliğiyle asistan, arayan kişinin dilinde yanıt verir. Turistik bölgelerdeki ya da yabancı müşterisi olan işletmelerde bu özellik, aramanın rahat ilerlemesine yardım eder.
Müşterinin aramadan memnun kalıp kalmadığını nasıl anlarım?
Arama özetini okuyup arama kaydını dinleyerek aramanın nasıl geçtiğini görürsünüz. Pro ve üstü planlarda Duygu analizi, arama bittikten sonra konuşmayı puanlar ve memnuniyetin düşük olduğu aramaları işaretler. İşaretli aramaları dinleyerek karşılamanızı ya da bilgi bankanızı iyileştirirsiniz.
Özet
- Karşılamada yapay zekâ olduğunu duyan müşteri, kiminle konuştuğunu aramanın başında bilir.
- Güven veren bir karşılama işletme adını, asistanın yapay zekâ olduğunu ve aramanın kaydedildiğini söyler.
- Pro ve üstü planlarda ses klonu tanıdık bir ses sunar, açık karşılama da olası karışıklığı önler.
- Asistana bilmediği konuda uydurmaması söylenir ve arayan isterse geri arama talebi açılır.
- Arama özeti, arama kaydı ve Pro ve üstü planlardaki Duygu analizi, müşterinin tepkisini görmenizi sağlar.
Karşılama cümlenizi yazın, bilgi bankanızı doldurun ve ilk aramalarınızı Alodiyo ile kendiniz dinleyin.
Bu yazı hakkında
Bu yazı Alodiyo ekibi tarafından, ürünün bugünkü özelliklerine dayanarak hazırlandı. Son güncelleme: 4 Kasım 2026.
